När du anger data i formulär i Access-skrivbordsdatabaser kanske det går snabbare och enklare att välja ett värde i en lista än att komma ihåg ett värde och skriva det. En lista med alternativ gör det också lättare att säkerställa att värdet i ett fält blir rätt. En listkontroll kan kopplas till befintliga data eller också kan den visa fasta värden som du anger när du skapar kontrollen. Läs vidare om du veta mer om vilka listkontroller som är tillgängliga för Access-formulär och hur du kan skapa och anpassa dem.
Vad vill du göra?
- Lära dig mer om olika typer av listrutekontroller
- Skapa en listruta eller kombinationsruta med hjälp av en guide
- Skapa en listruta eller kombinationsruta genom att lägga till ett uppslagsfält i ett formulär
- Skapa en listruta eller kombinationsruta utan hjälp av en guide
- Anpassa en listruta eller kombinationsruta
Lära dig mer om olika typer av listrutekontroller
I Access finns det två listkontroller för formulär: listrutan och kombinationsrutan.
Listruta: Listrutekontrollen visar en lista med värden eller alternativ. Listrutan innehåller rader med data och har vanligtvis ett format så att flera rader är synliga samtidigt. Raderna har en eller flera kolumner, som kan visas med eller utan rubriker. Om listan har fler rader än vad kontrollen kan visa visas en rullningslist i kontrollen. Användarna begränsas till alternativen i listrutan och de kan inte skriva in ett värde i en listruta.
Kombinationsruta: Kombinationsrutekontrollen är ett mer kompakt sätt att presentera en lista med alternativ. Listan är dold tills du väljer pilen för listrutan. I en kombinationsruta kan du även ange ett värde som inte finns med på listan. På så sätt kombineras funktionerna i en textruta och listruta i kombinationsrutekontrollen.
- Välj pilen för att visa listrutan.
- Markera ett alternativ i listrutan.
Listrutor och kombinationsrutor kan vara bundna eller obundna kontroller. Dessa kontroller kan slå upp värden i en fast lista som du skriver själv, eller också kan de slå upp värden i en tabell eller fråga. Om du vill skapa en bunden listruta eller kombinationsruta som letar upp värden i en tabell eller fråga, kontrollerar du att formuläret baseras på en datakälla som innehåller ett sekundärnyckelfält eller uppslagsfält. Det här gör det möjligt att skapa de relationer som behövs för att koppla data i listrutan eller kombinationsrutan till data i formuläret.
Skapa en listruta eller kombinationsruta med hjälp av en guide
Högerklicka på formuläret i navigeringsfönstret och välj sedan Designvy.
Obs
Den här proceduren utgår från att formuläret är bundet till en tabell eller fråga. En del av informationen gäller inte om formuläret är obundet. Om du vill kontrollera om formuläret är bundet till en tabell eller fråga trycker du på F4 för att visa egenskapslistan. På fliken Data i egenskapslistan visar egenskapsrutan Datakälla den tabell eller fråga som formuläret är bundet till.
Kontrollera att Använd kontrollguider är markerat i gruppen Kontroller på fliken Formulärdesign.
Välj listruteverktyget eller kombinationsruteverktyget .
I formuläret väljer du var du vill placera listrutan eller kombinationsrutan.
- Guiden för listruta eller kombinationsruta startar, beroende på ditt val.
När du blir tillfrågad av guiden hur du vill få värdena för kontrollen gör du något av följande:
- Om du vill visa aktuella data från en datakälla väljer du Jag vill att listrutan/kombinationsrutan ska slå upp värdena i en tabell eller fråga.
- Om du vill visa en fast lista med värden som ska ändras sällan väljer du Jag skriver värdena automatiskt.
- Om du vill att kontrollen ska utföra en sökning istället för att fungera som ett datainmatningsverktyg väljer du Sök efter en post i formuläret enligt det värde jag har markerat i min listruta/kombinationsruta. Då skapas en obunden kontroll med ett inbäddat makro som utför en sökåtgärd baserat på det värde användaren anger.
Följ instruktionerna för att ange hur värdena ska visas.
Om du valde något av de två första alternativen på den första sidan i guiden frågar guiden vad du vill att Access ska göra när du väljer ett värde. Gör något av följande:
- Om du vill skapa en obunden kontroll väljer du Kom ihåg värdet för senare användning. Då sparar Access det valda värdet tills användaren ändrar det eller stänger formuläret, men värdet skrivs inte in i någon tabell.
- Om du vill skapa en bunden kontroll väljer du Lagra det värdet i det här fältet och väljer sedan det fält som du vill binda kontrollen till.
Välj Nästa och ange sedan en etikett för kontrollen. Etiketten visas bredvid kontrollen.
Välj Slutför.
Skapa en listruta eller kombinationsruta genom att lägga till ett uppslagsfält i ett formulär
Du kan skapa en bunden listruta eller kombinationsruta genom att lägga till ett uppslagsfält i ett formulär.
Skapa ett uppslagsfält i en tabell. Det uppslagsfält du skapar kan vara antingen ett flervärdesfält eller innehålla ett enda värde. Mer information om hur du skapar uppslagsfält med flera värden finns i Skapa eller ta bort ett flervärdesfält.
Gör något av följande:
Skapa ett nytt formulär som baseras på en datakälla som innehåller uppslagsfältet. Du kan till exempel välja en tabell eller fråga som innehåller uppslagsfältet i navigeringsfönstret och sedan välja Formulär i gruppenFormulär på fliken Skapa. Access skapar automatiskt en kombinationsruta för uppslagsfältet.
Lägga till en listruta eller kombinationsruta i ett formulär:
I Designvy öppnar du ett formulär som baseras på en datakälla som innehåller uppslagsfältet.
Om fönstret Fältlista inte visas trycker du på Alt+F8 så att det visas.
Dubbelklicka på uppslagsfältet eller dra uppslagsfältet från fönstret Fältlista till formuläret. Access skapar automatiskt en kombinationsruta som är bunden till fältet.
Tips
Om du vill ändra en kombinationsruta till en listruta eller tvärtom högerklickar du på kontrollen, väljer Ändra till på snabbmenyn och väljer sedan den kontrolltyp du vill använda.
Skapa en listruta eller kombinationsruta utan hjälp av en guide
När du skapar en listruta eller kombinationsruta utan guide anger du många av kontrollens egenskaper själv. Om du vill ha mer information om en särskild egenskap markerar du lämplig egenskapsruta och trycker på F1.
Öppna ett formulär i Designvy.
Kontrollera att Använd kontrollguider inte är markerat i gruppen Kontroller på fliken Formulärdesign.
Välj listruteverktyget eller kombinationsruteverktyget .
Markera en gång i formuläret för att skapa en kontroll med standardstorlek eller markera och dra tills kontrollen har den storlek du vill använda.
När kontrollen är markerad öppnar du egenskapslistan genom att trycka på F4 .
Ange egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla med hjälp av följande tabell som vägledning.
Om du vill Ange egenskapen Typ av radkälla till Ange egenskapen Radkälla enligt följande Visa värden från en tabell eller fråga, eller resultatet av ett SQLuttryckTabell/fråga I listrutan väljer du den tabell eller fråga som innehåller de värden du vill ska visas i listrutan eller kombinationsrutan. Eller skriv en SQLsats. Du kan också gå till fliken Data på egenskapssidan och välja knappen Skapa för att öppna frågeverktyget. Mer information om hur du skapar en fråga finns i Skapa en enkel urvalsfråga.Visa en fast lista med värden Värdelista Ange en lista med fasta värden och separera värdena med semikolon ( ;). Till exempelNorth;South;East;West. Du kan också välja knappen Skapa på fliken Data på egenskapssidan för att öppna dialogrutan Redigera listobjekt och sedan skriva objekten på separata rader.Visa en fältlista från en tabell eller fråga Fältlista I den nedrullningsbara listrutan väljer du den tabell eller fråga som innehåller de fältnamn du vill ska visas i listrutan eller kombinationsrutan. Om du vill att mer än en kolumn ska visas i kontrollen markerar du egenskapsrutan Antal kolumner och anger det antal kolumner du vill ha. Ställ in egenskapen Kolumnbredder för att ändra kolumnernas bredder. Mer information om varje egenskap får du genom att placera markören i egenskapsrutan och sedan trycka på F1.
Om du vill att Access ska lagra det värde du väljer väljer du egenskapsrutan Kontrollkälla och sedan det fält som du vill binda listrutan eller kombinationsrutan till.
Anpassa en listruta eller kombinationsruta
Kontrollera att listrutan eller kombinationsrutan är markerad när formuläret är öppet i designvyn och tryck sedan på F4 så öppnas kontrollens egenskapslista. Gör sedan något av följande:
Ändra sorteringsordningen i en listruta eller kombinationsruta: Om du skapade listrutan eller kombinationsrutan med hjälp av en guide sorterar Access automatiskt de rader som listan består av efter den första synliga kolumnen. Om du vill ha en annan ordning, eller om du har ställt in egenskapen Radkälla för kontrollen på en sparad fråga, gör du så här:
- Välj fliken Data och välj sedan egenskapsrutan Radkälla .
- På fliken Data på egenskapssidan väljer du knappen Skapa för att öppna frågeverktyget.
- På raden Sortera för den kolumn som du vill sortera anger du vilken sorteringsordning du vill använda.
Binda en kolumn från en listruta eller kombinationsruta: I egenskapsrutan Bunden kolumn för listrutan eller kombinationsrutan anger du ett nummer som motsvarar kolumnens placering i listrutan eller kombinationsrutan. Skriv till exempel
1att binda den första kolumnen i listrutan eller kombinationsrutan till det underliggande fältet som anges i egenskapen Kontrollkälla . Inkludera dolda kolumner när du räknar kolumner. Om du ställer in egenskapen0Bunden kolumn på sparar Access listindexet istället för ett värde från någon av kolumnerna. Det är praktiskt om du vill spara en sekvens med nummer istället för listvärdet.Dölja en kolumn i en listruta eller kombinationsruta i ett formulär:
I egenskapsrutan Kolumnbredder skriver du
0för den eller de kolumner som du vill dölja. Anta till exempel att du har en bunden kombinationsruta med två kolumner som har en 0,5 tum bred SupplierID-kolumn och en 2 tum bred SupplierName-kolumn. SupplierID-kolumnen är den första kolumnen i listan, så egenskapen Kolumnbredder är inställd0.5";2"på . Om du vill dölja SupplierID-kolumnen ställer du in egenskapen Kolumnbredder på0";2". SupplierID-kolumnen kan vara bunden trots att den är dold.Obs
I en kombinationsruta visas den första synliga kolumnen i kombinationsrutans textrutedel när listan inte visas. SupplierName-kolumnen i föregående exempel skulle visas eftersom SupplierID-kolumnen är dold. Om SupplierID-kolumnen inte var dold skulle den visas istället för SupplierName-kolumnen.
Lägga till kolumnrubriker i en kombinationsruta i ett formulär:
- I egenskapsrutan Kolumnrubriker väljer du Ja för att visa kolumnrubriker. Rubriker i kombinationsrutor visas endast när listan är öppen. Om kombinationsrutan eller listrutan är baserad på en datakälla används fältnamnen från datakällan som kolumnrubriker i Access. Om kombinationsrutan eller listrutan är baserad på en fast värdelista, används de första n dataobjekten från värdelistan (egenskapen Radkälla ) som kolumnrubriker, där n = det antal som angetts i egenskapen Antal kolumner .
Stänga av funktionen för att fylla i medan du skriver för en kombinationsruta i ett formulär:
- I egenskapsrutan Utöka automatiskt väljer du Nej. När egenskapen Utöka automatiskt är inställd på Nej måste du välja ett värde från listan eller skriva in hela värdet.
Ange bredden på listrutedelen av en kombinationsruta i ett formulär:
- I egenskapsrutan Listbredd anger du den bredd du vill använda med den aktuella måttenheten som angetts i Windows kontrollpanelen. Om du vill använda en annan måttenhet än standardenheten inkluderar du en måttindikator. Ange
2 cmtill exempel . Se till att lämna tillräckligt med utrymme för en rullningslist. Kombinationsrutans listrutedel kan vara bredare än textrutedelen, men den kan inte vara smalare. Med standardinställningen (Auto) får listrutan samma bredd som kombinationsrutans textrutedel.
- I egenskapsrutan Listbredd anger du den bredd du vill använda med den aktuella måttenheten som angetts i Windows kontrollpanelen. Om du vill använda en annan måttenhet än standardenheten inkluderar du en måttindikator. Ange
Ange det maximala antalet rader som ska visas i en kombinationsruta i ett formulär:
- I egenskapsrutan Listrader anger du ett nummer. Om det faktiska antalet rader överskrider det angivna antalet i egenskapen Listrader visas en lodrät rullningslist i kombinationsrutan.
Begränsa kombinationsruteposter till objekt i listdelen av en kombinationsruta i ett formulär:
I egenskapsrutan Begränsa till lista väljer du Ja.
Obs
- Om den första kolumnen som visas i en kombinationsruta inte är den bundna kolumnen begränsar Access posterna till listan även om egenskapen Endast från lista är inställd på Nej.
- Om egenskapen Endast från lista är inställd på Nej när du anger en post som inte finns med på listan och om kombinationsrutan är bunden lagras posten i det underliggande fältet men läggs inte till i listan. Du kan lägga till nya poster i listan med egenskapen Vid ej i lista och i händelsen Ej i lista.