Spåra och hantera ändringar i Word 2002- och Word 2003-dokument

En version av den här artikeln för Microsoft Word 97 och Microsoft Word 2000 finns i326528 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska).

Sammanfattning

Informationen i den här artikeln kommer från Microsoft Press

I den här artikeln beskrivs hur du spårar ändringar, gör ändringar samt accepterar eller ignorerar ändringar i dokument i Microsoft Word 2002 och Microsoft Office Word 2003.

Mer Information

När du delar ett dokument med andra användare, kan du spåra ändringar för att se exakt vad de andra har lagt till och tagit bort. Sedan kan du acceptera eller ignorera ändringarna en i taget eller alla på en gång.

Om granskarna skickar tillbaka sina ändringsförslag i olika dokument kan du samla ändringarna i ett enda dokument och sedan granska dem. Om du vill dokumentera vilka ändringar som har gjorts av ett dokument kan du spara olika versioner av det i samma dokument.

Genom att ändringarna kan spåras går inte originaltexten förlorad. När du spårar ändringar visas ändrad text i en annan färg än originaltexten. Dessutom används ombearbetningsmarkeringar, till exempel understrykning, för att skilja den ändrade texten från originaltexten. För att dokumentets layout ska bevaras anges också ändringen och ändringskategorin, till exempel borttagning, i en pratbubbla i marginalen.

När du öppnar ett dokument som innehåller spårade ändringar, visas dokumentet i vyn Slutversion med markeringar. Detta är standardinställningen. Infogad text stryks under och får en annan färg i Word. Dessutom anger en lodrät linje i marginalen till vänster var det finns ändringar.

Obs! Vilken information som visas i Word om vem som har gjort en ändring, beror på vilken information som har angetts för personen i fälten Namn och Initialer på fliken Användarinformation i dialogrutan Alternativ i Word.

Obs! Du kan förhindra att dokument som har sparats i vyn Slutgiltig öppnas i vyn Slutversion med markeringar. Om du vill veta mer om hur du gör klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:

831771 Markeringstext visas igen när ett dokument öppnas eller sparas i Word 2003

Så här aktiverar du spårning av ändringar: högerklicka i valfritt verktygsfält, klicka på Granska på menyn så att verktygsfältet Granska visas och klicka på Spåra ändringar. Alla ändringar markeras nu med ombearbetningsmarkeringar.

Obs! Om du vill stänga av spårning av ändringar medan du redigerar klickar du på knappen Spåra ändringar i verktygsfältet Granska. När spårning av ändringar är aktivt visas "SPÅR" i statusfältet längst ned i dokumentet. När du stänger av spårning tonas SPÅR ned.

Om du störs av ombearbetningsmarkeringarna kan du spåra ändringar utan att markera dem på skärmen. Så här döljer du ombearbetningsmarkeringarna: klicka på knappen Spåra ändringar i verktygsfältet Granska om spårning inte är aktiverat. Klicka på nedåtpilen Visa för granskning och sedan på Slutgiltig. När du är klar med dokumentet klickar du på nedåtpilen Visa för granskning och sedan på Slutversion med markeringar. Listan Visa för granskning används alltså för att ange om identifierade ändringar ska visas. Dessutom kan Visa användas för att välja vilka typer av ändringar som ska visas i dokumentfönstret.

När du granskar spårade ändringar kan du acceptera eller ignorera dem en i taget eller alla på en gång. När du accepterar en ändring tas de typografiska ombearbetningsmarkeringarna bort. Om du har tagit bort text tas texten bort från dokumentet. Om du har infogat text lämnas den nya texten kvar i dokumentet. När du ignorerar en ändring återställs den ursprungliga texten.

När du granskar ändringar använder du verktygsfältet Granska. Du kan granska en ändring i taget med knapparna Nästa ändring och Föregående ändring. Använd sedan knapparna Acceptera ändring och Ignorera ändring. Om du vill acceptera alla ändringar på en gång klickar du på nedåtpilen Acceptera ändring och sedan på Acceptera alla ändringar i dokumentet. Om du vill ignorera alla ändringar på en gång klickar du på nedåtpilen Ignorera ändring och sedan på Ignorera alla ändringar i dokumentet.

Om du vill dokumentera vilka ändringar som har gjorts av ett dokument kan du spara olika versioner av det i samma dokument. När du sparar olika versioner i Word sparar du också diskutrymme, eftersom bara skillnaderna mellan olika versioner sparas, inte varje dokument för sig. När du har sparat flera versioner av dokumentet kan du gå tillbaka och granska, öppna, skriva ut och ta bort tidigare versioner. Du kan också ange att en version av dokumentet ska sparas varje gång det stängs, vilket är användbart när du behöver veta vem som har gjort ändringar och när, till exempel i juridiska dokument. Så här sparar du en version varje gång du stänger ett dokument: använd kommandot VersionerArkiv-menyn för att öppna dialogrutan Versioner av Dokumentnamn, och markera sedan kryssrutan Spara automatiskt en ny version när dokumentet stängs.

Så här spårar du ändringar i ett Word-dokument

  1. Starta eller växla till Word.
  2. Klicka på Öppna i verktygsfältet Standard.

    Dialogrutan Öppna visas.
  3. I dialogrutan Öppna letar du upp och markerar filen du vill spåra ändringar i. Klicka på Öppna.
  4. Peka på VerktygsfältVisa-menyn och sedan på Granska.

    Verktygsfältet Granska visas.
  5. Klicka på Spåra ändringar i verktygsfältet Granska.
Hädanefter markeras alla ändringar du gör.

TIPS! När spårning av ändringar är aktivt har knappen Spåra ändringar en blå kantlinje, och bokstäverna SPÅR är markerade i statusfältet. När du stänger av spårning av ändringar försvinner kantlinjen runt knappen Spåra ändringar, och SPÅR blir grått i statusfältet.

Göra ändringar och lägga till kommentarer

Så här gör du ändringar och lägger till kommentarer i ett dokument när du har aktiverat spårning av ändringar:
  1. Om det finns text du vill ta bort markerar du den och trycker på DELETE.

    I Word infogas en ballongtext där ändringens typ och innehåll anges. Om du till exempel har tagit bort texten "den snabba bruna räven" visas följande ballongtext: Borttagen: den snabba bruna räven.

    Obs! Om ballongtexten inte syns beror det kanske på att dokumentet visas i normalläge. Växla till utskriftslayoutläge, så att du kan se ballongtexterna, genom att klicka på UtskriftslayoutVisa-menyn.
  2. Håll muspekaren över den borttagna texten. Förutom ballongtexten finns det ett skärmtips som markerar borttagningen. Om du håller muspekaren stilla över borttagningen kan du läsa vem som har gjort ändringen, när det hände och vilken typ av ändring det rör sig om. I det här fallet visas Borttagen i skärmtipset.
  3. Om du vill lägga till text i filen klickar du där du vill att texten ska visas och skriver in den.

    Den nya texten infogas med en annan färg. Färgen är olika för varje person som ändrar i dokumentet medan spårning av ändringar är aktiverat.
  4. Håll muspekaren över den tillagda texten.


    I ett skärmtips står det vem som har gjort ändringen, när det hände och vilken typ av ändring det rör sig om. I det här fallet står det Infogad i skärmtipset.
  5. Klicka på KommentarInfoga-menyn.

    Om du har markerat text och sedan infogat en kommentar omges markeringen av stora färgade parenteser. Om ingen text var markerad när du infogade en kommentar markeras platsen av en färgad lodrät linje. En ballongtext visas i marginalen med en beskrivning av ändringens typ och innehåll. Om du till exempel har lagt till en anmärkning eller anteckning i dokumentet står det Kommentar: i ballongtexten, följt av anmärkningen eller anteckningen.
  6. Håll muspekaren över den tillagda kommentaren.

    I ett skärmtips står det vem som har gjort ändringen, när det hände och vilken typ av ändring det rör sig om. I det här fallet visas Kommenterad i skärmtipset.
  7. Klicka på Visa i verktygsfältet Granska, och klicka sedan på Granskningsruta. Rutan Granskning visas längst ned i Word-fönstret med beskrivningen Ändringar och kommentarer i huvuddokument. För varje tillägg, borttagning eller kommentar anges vem som har gjort ändringen, när den gjordes, vilken typ av ändring det var och ändringens innehåll.

Granska ändringar och acceptera eller ignorera dem

Så här granskar du dina egna eller andras ändringar och accepterar eller ignorerar dem:
  1. Flytta insättningspunkten till början av dokumentet genom att trycka på CTRL+HOME.
  2. Klicka på Nästa i verktygsfältet Granska.

    Den första ändringen i dokumentet markeras.
  3. Klicka på Acceptera ändring i verktygsfältet Granska.

    Ändringen accepteras. Om ändringen var en borttagning tas texten och ombearbetningsmarkeringarna bort. Dessutom tas ballongtexten och ändringsinformationen bort från rutan Granska. Om ändringen var ett tillägg läggs texten till och ombearbetningsmarkeringarna tas bort. Ändringsinformationen tas också bort från rutan Granska.

    TIPS! Om du vill acceptera en ändring kan du även högerklicka på den och sedan klicka på Acceptera infogning eller Acceptera borttagning på menyn.
  4. Klicka på Nästa i verktygsfältet Granska.
  5. Klicka på Ignorera ändring/ta bort kommentar i verktygsfältet Granska. Texten blir åter som den var före infogningen eller borttagningen, och ballongtexten tas bort. Ändringsinformationen tas också bort från rutan Granska.

    TIPS! När du pekar på en ändring på skärmen är namnet i skärmtipset användarnamnet som angavs när operativsystemet installerades. Om inget namn angavs då visas Användare. Du kan ändra användarnamnet i dialogrutan Alternativ. Klicka på AlternativVerktyg-menyn, klicka på fliken Användarinformation, skriv ett användarnamn i rutan Namn och klicka på OK.

Så här granskar du en tidigare version av ett dokument

  1. Klicka på VersionerArkiv-menyn.
  2. Markera den version du vill granska i rutan Befintliga versioner och klicka på Öppna.
Den markerade versionen öppnas och visas sida vid sida med den senaste versionen av dokumentet. Om du vill återgå till en tidigare version öppnar du den och klickar på Spara somArkiv-menyn, så att den aktuella versionen av dokumentet ersätts. Om du inte vill återgå till en tidigare version stänger du versionen du har öppnat utan att spara ändringarna.

Så här tar du bort versionsinformation

  1. Klicka på VersionerArkiv-menyn.
  2. Markera den version som du vill ta bort i rutan Befintliga versioner och klicka på Ta bort.

    Obs! Den här åtgärden kan inte ångras. Du kan inte återställa borttagen versionsinformation.

Referenser

Mer information om böcker från Microsoft Press finns på http://mspress.microsoft.com.
Egenskaper

Artikel-id: 305216 – senaste granskning 3 juni 2008 – revision: 1

Feedback