Kontakter med både e-postadress och faxnummer visas två gånger vid val av e-postmottagare i Outlook

Symptom

När du öppnar adressboken i Microsoft Outlook och sedan klickar på Kontakter förekommer vissa mottagaradresser två gånger. I det ena fallet har en e-postadress bifogats och i det andra ett faxnummer.

Orsak

Detta orsakas av Outlook-adressbokens utformning. Mottagare som har både en e-postadress och ett faxnummer förekommer två gånger, en gång för e-postadressen och en gång för faxnumret.

Workaround

Om du inte använder Outlook för att skicka fax kan du undvika denna dubblering genom att lagra faxnummer i ett fält som inte är specifikt för faxnummer. Du kan exempelvis spara faxnummer i fältet Övrigt i avsnittet med telefonnummer i dialogrutan namn - Kontakt. På så sätt är faxnumret tillgängligt men betraktas inte som en alternativ leveransmetod av Outlook eller funktionen Kontrollera namn.

Om du redan har sparat faxnummer i ett faxnummerfält kan du undvika problemet genom att flytta alla faxnummer från det aktuella fältet till ett annat fält som inte är relaterat till faxnummer.

Säkerhetskopiera mappen Kontakter, gör en kopia av den exporterade filen innan du gör några ändringar eller importera tillbaka dem till Outlook, så att du inte förlorar några kontakter av misstag.

Så här flyttar du alla faxnummer från ett fält till ett annat:
  • Exportera den aktuella mappen Kontakter till en CSV-fil (kommaavgränsad).
  • Redigera den exporterade datafilen i Microsoft Excel.
  • Så här importerar du ändrade data tillbaka till Outlook.

Så här exporterar du den aktuella mappen Kontakter

  1. Klicka på Importera och exporteraArkiv-menyn i Outlook.
  2. Klicka på Exportera till en fil i dialogrutan Import-/exportguiden, och klicka på Nästa.
  3. Klicka på Semikolonavgränsade värden (Windows) i dialogrutan Exportera till en fil och klicka sedan på Nästa.
  4. Klicka på Kontakter och sedan på Nästa.
  5. Ange den exporterade filens plats och sökväg i rutan Spara exporterad fil som och klicka sedan på Nästa.
  6. Klicka på Slutför.

Så här redigerar du den exporterade datafilen

  1. Öppna den exporterade filen i Excel.
  2. Ändra faxnummerkolumnens namn till "Annantelefon" (utan citattecken), och ta sedan bort den ursprungliga, tomma kolumnen Annantelefon.
  3. Om den ursprungliga kolumnen Annantelefon innehåller information markerar du en annan tom kolumn, byter namn på faxnummerkolumnen till denna kolumn och tar sedan bort den ursprungliga kolumnen.
  4. Spara ändringarna i Excel.

    Obs! Om du får en fråga om du vill behålla filens format när du sparar ändringarna av datafilen i Excel, svarar du Ja.
  5. Avsluta Excel.

Importera ändrade data tillbaka till Outlook

  1. Klicka på Importera och exporteraArkiv-menyn i Outlook.
  2. Klicka på Importera från ett annat program eller en annan fil i dialogrutan Import-/exportguiden och klicka sedan på Nästa.
  3. Klicka på Semikolonavgränsade värden (Windows) i dialogrutan Importera en fil och klicka sedan på Nästa.
  4. Skriv in den ändrade filens plats och namn i rutan Fil som ska importeras, klicka på Ersätt dubbletter med importerade objekt och klicka sedan på Nästa.
  5. Klicka på Kontakter och sedan på Nästa.
  6. Klicka på Slutför.
Mottagarna ska nu förekomma endast en gång i dialogrutan Välj namn.

Mer Information

Dubbletter fördubblar storleken på listan du måste söka igenom för att ge ett meddelande en adress. Om du använder funktionen Kontrollera namn när du adresserar ett e-postmeddelande, tvingas du dessutom att välja mellan faxnumret och e-postadressen, även om du skickar ett e-postmeddelande.
Egenskaper

Artikel-id: 305361 – senaste granskning 3 juni 2008 – revision: 1

Feedback