Funktionsguide till Outlook 2002

Landmark

Installation och underhåll

Vill du lära dig hur du säkerhetskopierar din e-post och adressinformation i Outlook? Lär dig mer om olika inställningar och smarta funktioner för installation och underhåll i Outlook.
En nyhet i Outlook är det inbyggda stödet för flera olika typer av e-postkonton, vilket innebär att du lätt kan komma åt och skicka e-post från olika konton inifrån Outlook. Därmed kan du samla all din e-post på ett och samma ställe.


Lägg till ett e-postkonto i Outlook

För att komma åt e-post från ett annat e-postkonto, till exempel Hotmail, inifrån Outlook gör du så här:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj E-postkonton.
  • Markera alternativet Lägg till ett nytt e-postkonto.
  • Klicka på Nästa.
  • Välj rätt servertyp för det e-postkonto du vill lägga till, exempelvis HTTP för Hotmail.
  • Fyll i dina användar- och inloggningsuppgifter.
  • Klicka på Nästa.
  • Klicka på Slutför.

Nu lägger Outlook till det nya e-postkontot och skapar en genväg till kontot under Genvägar i Outlook. Om du väljer att visa Mapplista i stället för Genvägar i Outlook hittar du det nytillagda e-postkontot ovanför Outlook i dag i mappträdet.

Vad menas med HTTP?

HTTP är förkortning för Hyper Text Transfer Protocol och är ett protokoll som används när du öppnar webbsidor på Internet. Outlook använder HTTP som e-postprotokoll när du använder ett webbmailkonto i Outlook, till exempel Hotmail.

Om ni är flera personer hemma som använder samma dator kan det underlätta om varje användare har sin egen profil i Outlook. Med en egen profil kommer du direkt till ditt eget e-postkonto när du öppnar Outlook.

Skapa en användarpofil

För att en skapa en användarprofil i Outlook gör du så här:

  • Stäng ner Outlook.
  • Högerklicka på skrivbordsikonen för Outlook och välj Egenskaper.
  • Klicka på knappen Visa profiler.
  • Vill du bli förfrågad om vilken profil som ska användas varje gång Outlook startas ställer du in detta genom att bocka för alternativet Fråga efter profil.
  • Klicka på Lägg till för att skapa en ny profil.
  • Fyll i ett profilnamn och klicka OK så öppnas fönstret E-postkonton.
  • Välj Lägg till ett nytt e-postkonto.
  • Följ instruktionerna från stycket Lägg till ett e-postkonto i Outlook ovan.

Ändra eller ta bort en användarprofil

Om du vill ändra inställningarna för en befintlig profil gör du så här:

  • Markera profilen.
  • Klicka på Egenskaper.

Du kan också ta bort en profil genom att markera den och klicka på Ta bort.

Om du tidigare har använt Outlook Express men nu använder Outlook kan du enkelt flytta över sparade adresser och e-post till Outlook genom att importera informationen.

Importera e-post från Outlook Express

För att importera information i Outlook gör du så här:

  • Gå in på menyn Arkiv.
  • Välj Importera och exportera.
  • Välj Importera Internet-e-post och Internet-adresser.
  • Klicka på Nästa.
  • I fönstret som kommer upp väljer du vilket program du vill importera från, Outlook Express 4.x, 5 i detta fall.
  • Klicka på Nästa.
  • Välj var du vill att adresser som importeras ska placeras samt hur dubbletter av objekt ska hanteras.
  • Klicka på Slutför. När importen är klar får du en sammanfattning om vad som importerats.
  • Klicka OK för att återgå till Outlook.

Du kan också importera information från ett flertal andra program till Outlook, till exempel från Netscape Messenger, Eudora och Microsoft Mail.

Observera att...

Outlook automatiskt importerar alla mappar från Outlook Express. Du kan alltså inte välja att importera en specifik mapp.

Att ta säkerhetskopior av viktig information är alltid att rekommendera. I Outlook är det enkelt att säkerhetskopiera information genom att exportera och spara den.

Exportera och säkerhetskopiera Outlook-mappar

För att säkerhetskopiera din Outlook-information genom att exportera den gör du så här:

  • Gå in på menyn Arkiv.
  • Välj Importera och exportera.
  • Välj Exportera till en fil.
  • Klicka på Nästa.
  • Välj att skapa en fil av typen Personlig mappfil (.pst).
  • Klicka på Nästa.
  • Välj vilken Outlook-mapp du vill exportera, det vill säga säkerhetskopiera.
  • Klicka på Nästa.
  • Om du markerar Personliga mappar och bockar för alternativet Inkludera undermappar sparas all information du har i dina personliga mappar i Outlook.
  • Klicka på Bläddra för att välja var din säkerhetskopia ska sparas.
  • Klicka OK.
  • Klicka på Slutför.
  • Nu får du upp ett fönster där du kan välja att sätta ett lösenord på din säkerhetskopia, detta är dock valfritt. Klicka sedan OK.

Installera säkerhetskopian genom import

Om du av någon anledning skulle råka förlora din information i Outlook får du enkelt tillbaka den genom att importera din sparade säkerhetskopia.

För att importera din säkerhetskopia i Outlook gör du så här:

  • Gå in på menyn Arkiv.
  • Välj Importera och exportera.
  • Välj Importera från ett annat program eller en annan fil.
  • Klicka på Nästa.
  • Välj att importera från filtypen Personlig mappfil (.pst).
  • Klicka på Nästa.
  • Klicka på Bläddra.
  • Leta upp din säkerhetskopia, markera den och klicka på Öppna.
  • Klicka på Nästa.
  • Klicka på Slutför så importeras din säkerhetskopierade Outlook-information till Outlook.

Eftersom brevlådan i Outlook lätt blir ganska stor kan det vara bra att arkivera gammal e-post. Självklart kan du göra detta manuellt men ett smidigare sätt är att ställa in Outlook så att det automatiskt arkiverar gammal e-post.

Ställ in automatisk arkivering

För att ställa in Outlook så att det automatiskt arkiverar e-post gör du så här:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Alternativ.
  • Klicka på fliken Annat.
  • Klicka på knappen Arkivera automatiskt och välj de inställningar du vill ha.

När du har aktiverat funktionen kan du göra specifika arkiveringsinställningar för enskilda mappar. Det gör du så här:

  • Högerklicka på en mapp och välj Egenskaper.
  • Klicka på fliken Arkivera automatiskt och välj de inställningar du vill ska gälla för den aktuella mappen.

Skicka och ta emot e-post

Vill du bli meddelad när du får ny e-post eller ha automatisk sortering av din inkorg? Lär dig mer om olika inställningar och smarta funktioner för hur du skickar och tar emot e-post i Outlook.
När du väntar extra viktig information är det bra om du får veta direkt när ett e-postmeddelande inkommer. Outlook har funktioner som på olika sätt uppmärksammar dig på att ny e-post har kommit in.

Visa meddelanderuta vid ny e-post

För att Outlook ska visa en meddelanderuta när du får ny e-post gör du så här:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Alternativ.
  • Under fliken Inställningar klickar du på E-postalternativ.
  • Bocka för alternativet Visa en meddelanderuta när ny e-post anländer.
  • Klicka OK.

Andra alternativ för att meddela om ny e-post

Du kan också välja att visa en brevikon i aktivitetsfältet, spela upp ett ljud och ändra utseendet på muspekaren när ny e-post inkommer. Så här gör du:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Alternativ.
  • Klicka på E-postalternativ under fliken Inställningar.
  • Klicka på Avancerade e-postalternativ.
  • Under När nya objekt anländer bockar du för de alternativ du önskar.
  • Klicka OK.

Slipp skräppost

Outlook har en inbyggd funktion för skräppost. Genom att aktivera funktionen kan du bestämma hur e-post du väljer att kategorisera som skräppost ska hanteras, till exempel färga den eller automatiskt flytta den till mappen Borttaget. Så här gör du:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Ordna.
  • Klicka på Skräppost i menyn till vänster.
  • Välj hur din skräppost ska hanteras och klicka sedan på Aktivera.

För att ställa in så att e-post från en särskild avsändare hanteras som skräppost gör du så här:

  • Högerklicka på ett meddelande från avsändaren.
  • Välj Skräppost.
  • Välj Lägg till i listan över avsändare av skräppost.

I Outlook kan du välja vilket format du vill skriva dina e-postmeddelanden i. Ändra inställningen för meddelandeformat så här:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Alternativ.
  • Klicka på fliken E-postformat.
  • Under Meddelandeformat finns en rullgardinsmeny där du väljer det format du vill ha. De alternativ du kan välja mellan är: HTML, RTF och Oformaterad text.
  • Klicka på Verkställ.
  • Klicka OK.

HTML som meddelandeformat

HTML erbjuder flest ändringar och är ett format som de flesta e-postprogram förstår. Om du använder HTML kan du även infoga bilder i e-postmeddelanden. För att infoga en bild gör du så här:

  • Gå in på menyn Infoga.
  • Välj Bilder.
  • I fönstret Infoga bild som öppnas bläddrar du fram till den bild du vill ha.
  • Klicka på Infoga.

RTF som meddelandeformat

RTF står för Rich Text Format och är ett specifikt Microsoft-format som erbjuder viss formatering. Inte alla e-postprogram förstår formatet och därför är det lämpligast att endast använda det inom företag som har en egen mailserver av typen Exchange Server.

Oformaterad text som meddelandeformat

Oformaterad text är ett format som inte erbjuder någon formatering alls men som alla e-postprogram förstår.

I Outlook finns något som kallas regelguiden. Med hjälp av regelguiden kan du sätta regler för hur e-post du tar emot ska hanteras. Du kan använda dig av färdiga mallar eller skapa regler.

Skapa regler för din e-posthantering

För att skapa en regel gör du så här:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Regelguiden.
  • Klicka på Ny.
  • För att skapa en egen regel bockar du för Börja med en tom regel. Vill du använda någon av de fördefinierade mallarna bockar du för Skapa en regel från en mall.
  • Om du skapar en regel från en mall väljer du vilken mall du vill använda. Om du skapar en egen regel väljer du om den ska gälla för utgående eller inkommande e-post.
  • Klicka på Nästa och följ de anvisningar som ges i regelguiden.
  • Klicka på Nästa och följ de anvisningar som ges i regelguiden.
  • När du gått igenom alla steg klickar du på Slutför.

För att skydda dig mot virussmittade filer som kan komma med e-post har vissa filtyper som anses riskfyllda och osäkra spärrats i Outlook. Några av de filtyper som har spärrats är: *.exe, *.bat, *.ins, *.inf, *.mdb, *.msi och *.com.

Du hittar mer information om vilka filtyper som berörs under avsnittet Säkerhet och kryptering i Outlooks produkthjälp. Produkthjälpen hittar du genom att gå in på menyn Hjälp och välja Hjälp om Microsoft Outlook.

Kalendern och andra funktioner

Med hjälp av kalendern i Outlook kan du schemalägga och planera möten och andra aktiviteter. Lär dig mer om Outlooks kalender och hur du kan använda den.
Med hjälp av kalendern i Outlook kan du schemalägga och planera möten och andra aktiviteter. Outlook hjälper dig också att komma ihåg dina avtalade tider genom påminnelser. Eftersom kalendern är en del av själva Outlook är den fullt integrerad med programmets alla funktioner såsom e-post och kontakter.

Lägg till ett möte i kalendern

För att lägga till ett möte i din kalender gör du så här:

  • Klicka på önskat datum i kalendern.
  • Markera den tid då mötet ska börja.
  • Högerklicka någonstans i markeringen så får du upp en meny där du snabbt kan välja vad du vill göra, till exempel skapa Ny avtalad tid.
  • Ett fönster kommer upp på skärmen där du fyller i de fält du önskar.
  • Klicka sedan på Spara och stäng.

Väljer du i stället Ny mötesförfrågan fyller du i samma fält som i ovan angivna exempel, men du anger också e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet. De får då en mötesförfrågan skickad till sig per e-post som de kan välja att acceptera, tacka nej till eller föreslå en ny tid.

Mängden e-post i inkorgen och andra mappar växer ofta fort. För att hitta ett specifikt meddelande i denna e-postmassa kan du ta hjälp av sökfunktionerna i Outlook.

Enkel sökning

När du gör en enkel sökning söker Outlook efter objekt baserat på ett ord eller en fras som objektet innehåller. Så här gör du:

  • Klicka på knappen Sök i verktygsfältet eller gå in på menyn Verktyg och välj Sök.
  • Rutan Sök efter öppnas precis under verktygsfältet.
  • Skriv in ett sökord eller en sökfras och välj i vilken eller vilka mappar du vill söka.
  • Klicka på Sök nu.

Avancerad sökning

I en avancerad sökning kan du påverka sökvillkoren betydligt mer än i en enkel sökning. Du kan till exempel söka efter alla meddelanden du fått från en viss avsändare och som bara har skickats till dig eller efter alla meddelanden som innehåller bifogade filer. Så här gör du:

  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Avancerad sökning.
  • Välj dina sökkriterier.
  • Klicka på Sök nu.

Du kan utnyttja den information du har sparat i dina kontakter i Outlook om du skulle behöva göra adressetiketter till ett vanligt brevutskick. Genom att göra en så kallad kopplad utskrift i Word 2002 kan du plocka relevant information ur dina Outlook-kontakter och sedan skriva ut den som adressetiketter.

Skriv ut etiketter

För att skriva ut etiketter gör du så här:

  • Starta Word 2002.
  • Gå in på menyn Verktyg.
  • Välj Brev och Utskick.
  • Välj Guiden Kopplad utskrift.
  • Åtgärdsfönstret Koppla dokument visas. Välj vilken typ av dokument du vill arbeta med, i detta fall Etiketter.
  • Klicka på Nästa: Startdokument, längst ner i åtgärdsfönstret.
  • Klicka på Etikettalternativ och välj vilket format etiketterna ska ha.
  • Klicka OK och sedan Nästa: Välj mottagare.
  • Under Välj mottagare, bocka för Välj från Outlook-kontakter.
  • Klicka på Välj mappen Kontakter.
  • Markera den mapp du vill använda och klicka OK.
  • I fönstret Koppla dokument för mottagare som kommer upp på skärmen, bocka för de kontakter du vill göra etiketter från.
  • Klicka OK och sedan Nästa: Ordna etiketterna.
  • Klicka på Fler objekt.
  • I fönstret Infoga kopplingsinstruktion, välj de fält du vill ha med på etiketterna, till exempel förnamn, efternamn och så vidare.
  • Markera ett fält i taget och klicka sedan på Infoga.
  • När du är klar, klicka på Stäng.
  • Ordna fälten i den ordning du vill ha dem, detta gör du direkt i dokumentet genom att infoga blanksteg och radbrytningar där du önskar.
  • Klicka på Uppdatera alla etiketter och sedan på Nästa: Förhandsgranska etiketterna för att se resultatet.
  • Klicka på Nästa: Slutför koppling av dokument och skriv ut dina adressetiketter.

Med hjälp av kalendern i Outlook kan du schemalägga och planera möten och andra aktiviteter. Lär dig mer om Outlooks kalender och hur du kan använda den.

Egenskaper

Artikel-id: 842986 – senaste granskning 27 juli 2004 – revision: 1

Feedback