Nyheter i Microsoft Office Outlook 2003

Landmark

Håll ordning i din inkorg

Med Outlook 2003 blir det enklare för dig att hålla ordning i din inkorg. Lär dig hur du hanterar och sorterar din e-post för att snabbt hitta det du söker.
I Outlook 2003 har Outlook-fältet i de tidigare versionerna av Outlook ersatts av ett nytt navigeringsfönster. Navigeringsfönstret som du hittar till vänster i Outlook-fönstret innehåller flera olika fönster. Här hittar du bland annat Favoritmappar, E-post och ett antal knappar där du kan välja vilken vy som ska visas, som till exempel Inkorgen, Uppgifter eller Kalender. Du kan anpassa navigeringsfönstret genom att lägga till och ta bort genvägar till mappar i fönstret Favoritmappar, visa fler eller färre knappar och ändra ordningen på knapparna.

Flera nya och förbättrade funktioner i Outlook 2003 gör det enklare för dig att planera din tid, samt ordna, hantera och söka efter e-postmeddelanden på ett effektivare sätt.

Hitta viktig information snabbare

Om du måste svara på ett e-postmeddelande men inte har tid så kan du markera det med en snabbflagga genom att klicka på flaggikonen bredvid meddelandet. Med hjälp av flera olika färgflaggor kan du enklare ordna dina meddelanden. Mappen För uppföljning innehåller alltid en aktuell lista över alla meddelanden med snabbflaggor från alla mappar i Inkorgen.

För att markera ett meddelande som är viktigt gör du så här:

  1. Högerklicka på meddelandet.
  2. Klicka på alternativet Följ upp i menyn som visas.
  3. Klicka på ett passande alternativ, till exempel Röd flagga eller Blå flagga.

I denna meny kan du också välja att ta bort flaggor från meddelanden som inte längre är aktuella genom att klicka på Flagga slutfört.

Outlook 2003 har flera nya funktioner som hjälper dig att organisera stora mängder e-post. Du kan till exempel gruppera meddelanden efter ämnesrad och på så sätt snabbt få en översikt eller ta bort hela diskussionstrådar. För att visa dina e-postmeddelanden som diskussionstrådar gör du så här:

  1. Gå in på menyn Visa.
  2. Välj Ordna efter.
  3. Klicka på Konversation.

Du kan även välja att sortera din e-post utifrån bland annat datum, flagga, prioritet eller storlek

Sortering efter datum

Här sorteras alla e-postmeddelanden efter datum. Denna sortering används som standard, och förenklar vyn genom att onödiga detaljer inte visas. Här visas till exempel endast klockslag för meddelanden som tagits emot i dag. Meddelanden från tidigare dagar visar veckodag och klockslag, och meddelanden som är äldre än en vecka visar mer detaljerad datuminformation.

Sortering efter flagga

Här är alla e-postmeddelanden grupperade efter flaggfärg och sorterade efter mottagningsdatumet. I ordningen visas endast de meddelanden som du har flaggat. Alla meddelanden som flaggats av någon annan visas i gruppen Ingen flagga.

Sortering efter prioritet

Här visas e-postmeddelanden grupperade efter prioritetsnivåerna Hög, Normal och Låg, samt sorterade efter mottagningsdatumet.

Sortering efter storlek

Här grupperas e-postmeddelanden i olika storlekskategorier, till exempel Extremt stora, Mellanstora, Små och Mycket små. Meddelandena sorteras sedan efter storlek.

Sökmappar är en ny funktion i Outlook 2003. I en vanlig Outlook-mapp lagras objekt, exempelvis nya e-postmeddelanden (Inkorgen) eller skickade e-postmeddelanden (Skickat). I sökmapparna lagras inga meddelanden utan dessa mappar innehåller i stället e-postobjekt som matchar särskilda sökkriterier. Som standard finns sökmapparna För uppföljning, Stora e-postmeddelanden och Oläst e-post, och du hittar dem genom att klicka på mappen Sökmappar i vyn E-post.

Skapa en egen sökmapp

Du kan skapa egna sökmappar, med egna kriterier som måste uppfyllas av de e-postmeddelanden som visas. Du kan till exempel skapa en mapp för E-post med bifogade filer eller E-post från vissa personer. Gör så här:

  1. Gå in på menyn Arkiv.
  2. Välj Nytt.
  3. Klicka på Sökmapp.
  4. Följ sedan instruktionerna i guiden Ny sökmapp.

Samla stora meddelanden

Om du börjar få ont om plats i din Inkorg kan det vara praktiskt att snabbt kunna ta bort alla stora meddelanden som du inte längre behöver spara. Du kan enkelt se vilka meddelanden som är störst med hjälp av mappen Stora e-postmeddelanden. Klicka på mappen Stora e-postmeddelanden under Sökmappar i fältet Alla e-postmappar. Nu visas alla meddelanden efter storlek.

Fler förbättrade funktioner

Lär dig hur de nya funktionerna i Outlook 2003 kan göra ditt arbete både roligare och enklare, till exempel hur det förbättrade skräppostfiltret kan skydda din e-post.
Funktionen Anteckningar i Outlook 2003 fungerar som en elektronisk motsvarighet till post-it-lappar. Du kan använda denna funktion för att skriva ner frågor, idéer, påminnelser och annat som du annars skulle ha skrivit på papper.

Skapa en anteckning

För att skapa en anteckning i Outlook gör du så här:

  1. Gå in på menyn Arkiv.
  2. Välj Nytt.
  3. Klicka på Anteckning.
  4. Skriv det du vill anteckna.

Du kan alltid låta anteckningarna vara framme på skärmen medan du arbetar. När du ändrar anteckningen sparas ändringarna automatiskt. När du vill stänga anteckningen klickar du på Stäng. Om du vill komma åt dina gamla anteckningar hittar du dem samlade i mappen Anteckningar.

Med Outlook 2003 kan du låta en vän eller kollega få tillgång till din kalender. Du kan även bestämma om personen i fråga ska få redigera i din kalender eller endast läsa innehållet. Gör så här:

  1. Gå in på menyn Verktyg.
  2. Välj Alternativ.
  3. Klicka på fliken Ombud.
  4. Om du vill att alla dina kontakter ska få tillgång till informationen markerar du Standard i rutan Namn.
  5. Markera önskade alternativ under Behörighet.
  6. För att ange vilka personer som ska kunna se din kalender och dina kontakter klickar du på Lägg till.
  7. Ange namnet på den person som du vill bevilja behörighet i rutan Ange ett namn eller välj ett i listan.
  8. Klicka på Lägg till.
  9. Klicka på OK.
  10. Klicka på namnet på den person som du just har lagt till i rutan Namn.
  11. Markera önskade alternativ under Behörighet.

Observera att...

… den här funktionen kräver att du och de du vill dela informationen med använder e-postkonton som ligger på en Microsoft Exchange Server.

Mappen Kontakter i Outlook 2003 fungerar som en elektronisk adressbok där du kan lagra en persons e-postadress, gatuadress, flera telefonnummer och annan viktig information. En nyhet är att du nu även kan lägga till bilder i kontaktkorten för att göra Outlook mer personligt. För att lägga till en bild i ett kontaktkort gör du så här:

  1. Börja med att öppna ett befintligt kontaktkort, alternativt skapa ett nytt kontaktkort.
  2. Klicka på bilden intill kontaktens e-postadress.
  3. Bläddra fram till den bild du vill lägga till.
  4. Klicka på OK.

För att spara dina ändringar och lämna kontaktkortet klickar du på Spara och Stäng.

Du har säkert någon gång fått skräppost, även kallad spam. Det är svårt att helt skydda sig mot reklam och oönskad e-post, men med nya Microsoft Outlook 2003 kan du minska dessa problem betydligt.

Slipp skräppost i Outlook 2003

Det nya skräppostfiltret i Outlook 2003 kan filtrera bort mycket av den oönskade e-post som du får varje dag. Med hjälp av skräppostfiltret undersöks om ett meddelande ska behandlas som skräppost baserat på flera faktorer, till exempel tidpunkten det skickades och innehållet i meddelandet. Filtret blockerar inte någon särskild avsändare eller typ av e-post. Det är istället meddelandets innehåll och struktur som avgör om meddelandet ska anses vara skräppost. Alla meddelanden som fångas upp av filtret flyttas till mappen Skräppost där du kan hämta eller läsa dem vid ett senare tillfälle.

Ändra inställningar för skräppostfiltret

Du kan anpassa inställningarna för skräppostfiltret. Bland annat kan du lägga till e-postadresser i listan Betrodda avsändare om du vill vara säker på att deras meddelanden inte behandlas som skräppost och blockera meddelanden från vissa e-postadresser genom att lägga till dem i listan Spärrade avsändare. Gör så här:

  1. Högerklicka på ett e-postmeddelande.
  2. Välj Skräppost.
  3. Välj Lägg till avsändaren i listan Betrodda avsändare eller Lägg till avsändare i listan Spärrade avsändare.

Anpassa skyddsnivån för skräppostfiltret

Skräppostfilterfunktionen är som standard aktiverad med skyddsnivån Låg. För att anpassa skyddsnivån gör du så här:

  1. Gå in på menyn Verktyg.
  2. Välj Alternativ.
  3. Klicka på fliken Inställningar.
  4. Klicka på knappen Skräppostalternativ.
  5. Välj ett passande alternativ, exempelvis Mellan eller Hög.
  6. Klicka på OK.

Outlook har även förbättrade funktioner för att läsa e-postmeddelanden. Den nya fönsterlayouten visar mer information samtidigt, vilket blir mer lättöverskådligt även på små bildskärmar. Läsfönstret visas som standard till höger på skärmen och kan visa mer text än tidigare, vilket minskar bläddringen när du läser långa e-postmeddelanden.



Du kan anpassa läsfönstrets placering på skärmen, om du till exempel hellre vill läsa dina meddelanden längst ner på sidan. Du kan också stänga av denna funktion helt, och bara visa de meddelanden som du aktivt har valt att öppna. För att anpassa inställningarna för läsfönstret gör du så här:

  1. Gå in på menyn Visa.
  2. Välj Läsfönster.
  3. Klicka på ett passande alternativ, till exempel Botten eller Av.

Nu visas läsfönstret på det sätt du har valt.

Gör mer med Office Online

På Microsofts webbplats Office Online finns en mängd resurser som gör det enklare för dig när du arbetar med Outlook 2003. Här hittar du bland annat en mängd smarta tips, utbildningsmöjligheter och andra värdefulla resurser som hjälper dig att få ut det mesta av Outlook 2003.

Besök Office Online

Egenskaper

Artikel-id: 843009 – senaste granskning 27 juli 2004 – revision: 1

Feedback