Allt om arbetsflöden för godkännande

Allt om arbetsflöden för godkännande

SharePoint arbetsflöden kan hjälpa dig att automatisera affärsprocesser, vilket gör dem både mer konsekventa och mer effektiva. Med arbetsflödet Godkännande kan du dirigera dokument och andra objekt som lagras i SharePoint till en eller flera personer för deras godkännande.

Obs!: SharePoint 2010-arbetsflöden har tagits bort sedan den 1 augusti 2020 för nya klientorganisationar och togs bort från befintliga klientorganisation den 1 november 2020. Om du använder SharePoint 2010-arbetsflöden rekommenderar vi att du migrerar till Power Automate eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i SharePoint 2010-arbetsflödet har utserts.

Mer information finns i Om de arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Viktigt!: Som standard är arbetsflödet för godkännande inte aktiverat och visas inte i listrutan Välj en arbetsflödesmall i associationsformuläret. Om den ska vara tillgänglig för användning måste en webbplatsadministratör aktivera den på webbplatssamlingsnivån. Gå till Webbplatsinställningar > Funktioner för > och aktivera arbetsflödesfunktionen. Dessutom SharePoint 2013 de här arbetsflödesmallarna baserat SharePoint 2010 kompatibilitetsläge. Om du vill skapa SharePoint 2013 ett baserat arbetsflöde med liknande logik använder du SharePoint Designer 2013.

Om allt du behöver göra är en arbetsflödesuppgift för godkännande    Rulla ned till avsnittet Slutför och expandera det. För tillfället kanske du inte behöver några av de andra segmenten.

Jämförelse mellan manuell process och automatiserat arbetsflöde

SharePoint arbetsflöden är:

  • Effektiv och konsekvent    Ett arbetsflöde för godkännande dirigerar automatiskt dokumentet eller objektet, tilldelar granskningsuppgifter och följer upp förloppet samt skickar påminnelser och meddelanden när det behövs. Aktiviteten i ett arbetsflöde kan övervakas och justeras från en central statussida, och historiken över händelser i ett arbetsflödeskörning bibehålls i 60 dagar efter att den slutförts.

  • Mindre arbete för dig    Med ett arbetsflöde för godkännande sparar du och dina kollegor både tid och problem, och samtidigt effektiviserar och standardiserar ni godkännandeprocessen.

Här är ett diagram över en mycket enkel version av arbetsflödet för godkännande.

Diagram över enkelt arbetsflöde för godkännande

Informationen i den här artikeln presenteras i tio expanderbara segment.

Klicka här för några tips om hur du får ut mesta av den här artikeln

Om allt du behöver göra är en arbetsflödesuppgift för godkännande    Rulla ned till avsnittet Slutför och expandera det. För tillfället kanske du inte behöver några av de andra segmenten.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbetsflöden    Om du inte redan är bekant med de här uppgifterna kan det vara bra att arbeta dig igenom den här artikeln segmentera efter segment första gången du utformar och lägger till ett arbetsflöde. När du är bekant med informationen och artikellayouten kan du gå direkt till det segment du behöver under alla besök du kommer tillbaka till.

Godkännande av innehåll och publiceringsgodkännande    Du kanske har listor eller bibliotek där du vill att nya objekt och/eller nya versioner av aktuella objekt ska granskas för att kontrollera om innehållet är korrekt eller om deras format är korrekt innan de blir synliga för alla som har åtkomst till listan. Den här typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll och du kan använda ett arbetsflöde för godkännande för att styra godkännande av innehåll i en lista eller ett bibliotek. (Arbetsflödet för publiceringsgodkännande är också liknande, särskilt för användning på SharePoint-webbplatser som publicerar webbsidor på Internet.)

Ett ord om att skriva ut den här artikeln    Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut markerade segment kontrollerar du att bara de segmenten är expanderade när du skriver ut. (Om du dessutom vill ta med hela grafiken i din utskrivna kopia kan du skriva ut i liggande orientering och inte stående orientering.)

Och ett ord om att söka    Innan du söker efter någon text eller term i den här artikeln kontrollerar du att alla de segment som du vill söka i är expanderade.

Ett arbetsflöde för godkännande är en SharePoint-funktion som dirigerar ett dokument eller andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett Bibliotek till en eller flera personer för godkännande eller avvisning. Arbetsflödet automatiserar, effektiviserar och standardiserar hela processen.

Diagram över ett enkelt arbetsflöde för godkännande

Det grundläggande arbetsflödet för godkännande som ingår i SharePoint-produkter fungerar som en mall. Med den här mallen kan du lägga till flera arbetsflöden för godkännande på webbplatserna. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för godkännande, var och en med sitt eget specialiserade sätt att arbeta, baserat på de inställningar som du anger när du lägger till det.

Avsnitt i detta segment

  1. Vad kan ett arbetsflöde för godkännande göra för mig?

  2. Vad kan inte ett arbetsflöde för godkännande göra?

  3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

  4. Hur planerar, lägger du till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

1. Vad kan ett arbetsflöde för godkännande göra för mig?

  • När du först lägger till ett arbetsflöde för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen kan du ange hur många deltagare som ska ingå och ange om deras uppgifter tilldelas efter varandra (seriellt) eller alla samtidigt (parallellt). Du kan till och med bestämma om deltagarnas uppgifter ska delas upp i två eller flera separata steg, samt ange ett slutligt förfallodatum och/eller den tid som respektive aktivitet ska slutföras. Varje gång du startar arbetsflödet manuellt för ett objekt kan du ändra någon av de här inställningarna.

  • Arbetsflödet tilldelar varje angiven deltagare en uppgift. Varje deltagare väljer bland flera olika svar: för att godkänna eller avvisa objektet, för att begära en ändring i objektet, för att omtilldela uppgiften eller för att avbryta eller ta bort uppgiften.

  • Medan arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från en enda central arbetsflödesstatussida.

  • I 60 dagar efter att arbetsflödet har slutförts är listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under den här körningen (eller instansen)av arbetsflödet fortfarande tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus, som informella referenser.

Du kan också använda ett arbetsflöde för godkännande för att hantera en process för godkännande av innehåll för en lista eller ett bibliotek. Mer information finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

2. Vad kan inte ett arbetsflöde för godkännande göra?

Deltagare i ett arbetsflöde för godkännande har vanligtvis inte rätt att göra ändringar i det objekt som granskas. I stället kan deltagarna begära att objektet ändras under arbetsflödesinstansen. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagare infogar kommentarer och spårade ändringar i själva objektet går du till artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedbacki avsnittet Se även.

Arbetsflöden för godkännande är inte heller utformade för att samla in signaturer. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in signaturer i ett Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-arbetsbok eller ett Microsoft InfoPath-formulär kan du läsa artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av signatureriavsnittet Se även.

Överst i segment

3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

Lägga till ett arbetsflöde   Som standard måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, inte gruppen Medlemmar och Besökare.)

Starta ett arbetsflöde   Som standard måste du också ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde som redan har lagts till. (Både gruppen Medlemmar och Gruppen Ägare har behörigheten Redigera objekt som standard, det har inte gruppen Besökare.)

Ägare kan också välja att konfigurera specifika arbetsflöden så att de endast kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Det gör du genom att markera kryssrutan Kräv behörighet för hantera listor för att starta det här arbetsflödet, på första sidan i associationsformuläret.)

Överst i segment

4. Hur planerar, lägger du till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

Det här är de grundläggande stegen:

  • INNAN arbetsflödet körs (planera, lägga till, starta)   
    Innan du lägger till ett arbetsflöde planerar du var du vill lägga till det (för en enda lista eller ett bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och information om hur det fungerar. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet kan alla med rätt behörighet starta arbetsflödet för ett visst objekt. Arbetsflödet kan också konfigureras så att det körs automatiskt. Automatiska körningar kan aktiveras baserat på en eller båda av två utlösande händelser: när ett objekt läggs till i eller skapas i en lista eller ett bibliotek, eller när något objekt i en lista eller ett bibliotek ändras.

  • MEDAN arbetsflödet körs (slutfört, övervaka, justera)   
    Medan arbetsflödet körs slutför enskilda deltagare sina tilldelade uppgifter. Automatiska påminnelser skickas till deltagare som inte uppfyller tidsgränserna för aktiviteter. Under tiden kan förloppet för arbetsflödet övervakas från en central sida för arbetsflödets status för just den instansen av arbetsflödet. Justeringar av arbetsflödet medan det körs kan göras från samma sida. och vid behov kan arbetsflödet avbrytas eller avslutas därifrån.

  • NÄR arbetsflödet har körs (granska, rapport, ändra)   
    När arbetsflödet är klart kan hela historiken för den körningen (eller instansen)granskas i upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. På samma sida kan statistiska rapporter om prestanda för den här arbetsflödesversionen skapas. Slutligen kan du öppna och redigera associationsformuläret som du slutförde när du först lade till arbetsflödet om du skulle vilja ändra hur arbetsflödet fungerar.

I följande flödesschema visas de här stegen ur perspektivet för den person som lägger till ett nytt arbetsflöde.

Arbetsflödesprocess

I det här segment identifierar vi vilka beslut du behöver fatta och vilken information du behöver sammanställa innan du lägger till en version av arbetsflödet för godkännande.

Om du redan är bekant med hur du lägger till den här typen av arbetsflöde och bara behöver en påminnelse om de specifika stegen, kan du gå direkt till lämpligt Lägg till segment(lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Avsnitt i detta segment

  1. Mallar och versioner

  2. Introduktion till associationsformuläret

  3. Tolv frågor att besvara

1. Mallar och versioner

De arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter fungerar som huvudmallar där de specifika enskilda arbetsflöden som du lägger till i listor, bibliotek och webbplatssamlingar baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för godkännande lägger du till exempel till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för godkännande. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, alla versioner baserade på huvudmallen för arbetsflödet för godkännande, men var och en av versionerna namngivna och skräddarsydda efter det specifika sätt som du ska använda den. De namngivna versionerna kan även kallas arbetsflödesinstanser.

Överst i segment

2. Introduktion till associationsformuläret

När du lägger till en ny arbetsflödesversion som baseras på någon av de inkluderade arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär för att ange hur du vill att den nya instansen ska fungera.

I följande avsnitt hittar du en lista med frågor som förbereder dig för att fylla i associationsformuläret. Men först måste du titta över formuläret och dess fält.

Första sidan i associationsformuläret

Formulär för första initiering

Andra sidan i associationsformuläret

Formulär för körningsspecifik information

Fälten i den röda rutan på den andra sidan visas också i initieringsformuläret ,som visas varje gång arbetsflödet startas manuellt, och kan redigeras där för den enskilda körningen.

Överst i segment

3. Tolv frågor att besvara

När du har fått svar på alla frågor i det här avsnittet är du redo att lägga till arbetsflödet.

  1. Är det här rätt arbetsflödestyp?

  2. En lista eller ett bibliotek, eller hela webbplatssamlingen? och en innehållstyp, eller alla innehållstyper?

  3. Vad är ett bra namn?

  4. Uppgiftslistor och historiklistor: Befintliga eller nya?

  5. Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

  6. Får innehållstyper som ärver från det här också det här arbetsflödet?

  7. Deltagare: Vilka personer, i vilken ordning?

  8. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

  9. När förfaller uppgifter?

  10. När avslutas det här arbetsflödet?

  11. Vem behöver meddelas?

  12. Kommer arbetsflödet att styra godkännande av innehåll?

01. Är det här rätt arbetsflödestyp?

Det finns flera arbetsflödesmallar som innehåller ordet "Godkännande" i namnet. Den här artikeln handlar om arbetsflödesmallen som visas i menyn som Godkännande – SharePoint 2010. Om du inte är säker på att den här arbetsflödestypen är det bästa alternativet kan du gå tillbaka till avsnittet LÄR dig mer i den här artikeln. Mer information om andra arbetsflödesmallarsom är tillgängliga finns i artikeln Om de arbetsflöden som ingår i SharePointi avsnittet Se även.

Överst i segment

02. En lista eller ett bibliotek, eller hela webbplatssamlingen? (och) En innehållstyp, eller alla innehållstyper?

Du kan göra den nya versionen av arbetsflödet för godkännande tillgänglig endast i en enda lista eller ett enda bibliotek, eller så kan du göra den tillgänglig i hela webbplatssamlingen.

  • Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enda bibliotek kan du konfigurera det så att det körs antingen på alla innehållstyper eller på en enda innehållstyp.

  • Om du däremot lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du konfigurera det så att det endast körs på en enda webbplatsinnehållstyp.

Översikt över webbplatssamling med förklaringar av hur du lägger till ett arbetsflöde på tre olika sätt

Vad är en innehållstyp?

Varje dokument eller andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek tillhör en eller annan innehållstyp. En innehållstyp kan vara lika grundläggande och allmän som dokument- eller Excel-kalkylbladeller så högt specialiserade som juridiskt avtal ellerproduktdesignspecifikation. Vissa innehållstyper är tillgängliga som standard i SharePoint-produkter, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du skapar själv. Mer information finns i Skapa eller anpassa en webbplatsinnehållstyp och Lägga till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek.

Överst i segment

03. Vad är ett bra namn?

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

  • Indikerar tydligt vad det används till.

  • Skiljer den tydligt från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Tänk dig att du är medlem i en grupp med redigerare. Din grupp vill använda två olika arbetsflöden för godkännande för att hantera dokumentinskick från externa deltagare:

  • Du kör det första arbetsflödet för varje skickat dokument för att bestämma om du ska acceptera det för redigeringsprocessen.

  • När du har accepterat och redigerat ett inskickat dokument kör du det andra arbetsflödet på det redigerade utkastet för att bestämma om du vill godkänna det som slutgiltigt.

Du kan ge det första arbetsflödet namnet Acceptera godkännande av inskickat innehåll och det andra slutliga utkastets godkännande.

Tips: Som vanligt är det en bra idé att upprätta konsekventa namnkonventioner och att se till att alla som är inblandade i dina arbetsflöden känner till de konventionerna.

Överst i segment

04. Uppgiftslistor och historiklistor: Befintliga eller nya?

Du kan ange att arbetsflödet ska använda webbplatsens standardlista för uppgifter och Historik, använda andra befintliga listor för Uppgifter och Historik eller begära nya listor bara för det här arbetsflödet.

  • Om din webbplats kommer att ha flera arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden kommer att innebära flera uppgifter, kan du begära nya listor för varje arbetsflöde. (Hantering av över långa listor kan göra prestandan långsammare. Det går snabbare och är enklare för systemet att ha flera kortare listor än en mycket lång lista.)

  • Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet innehåller känsliga eller konfidentiella data som du vill hålla åtskilda från den allmänna uppgiftslistan bör du definitivt ange att du vill ha nya, separata listor för det här arbetsflödet. (När du har lagt till arbetsflödet måste du se till att rätt behörigheter har angetts för de nya listorna.)

Överst i segment

05. Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

Ett arbetsflöde kan endast konfigureras så att det startas manuellt eller automatiskt, eller bara på något av följande sätt:

  • När du manuellt startar ett arbetsflöde för godkännande för ett visst dokument eller objekt, visas ett annat formulär,initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller de flesta inställningarna från den andra sidan i associationsformuläret. På så sätt kan personen som startar arbetsflödet ändra någon av inställningarna (endast för den aktuella instansen) innan de klickar på Starta. Gå till listmenyn > snabbmenyn för objekt > arbetsflöden > välj arbetsflödet för att starta det manuellt.

  • Med en automatisk start finns det naturligtvis ingen möjlighet att presentera ett initieringsformulär, så standardinställningarna som anges i associationsformuläret används utan några ändringar.

I följande bild visas skillnaden mellan manuella start och automatiska start.

Jämförelse mellan formulär för manuell och automatisk start

Alla ändringar som du gör i initieringsformuläret används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra depermanenta standardinställningarna för arbetsflödet redigerar du det ursprungliga associationsformuläret på det sätt som beskrivs i CHANGE-segment i den här artikeln.

Manuella start

Om du tillåter manuella starter kan alla som har nödvändiga behörigheter starta arbetsflödet på alla kvalificerade objekt när som helst.

Fördelarna med manuell start är att du och dina kollegor bara kan köra arbetsflödet när och om du vill, och att du varje gång du kör det får möjlighet att ändra vissa inställningar med hjälp av initieringsformuläret.

Ett snabbt exempel    Om du bara vill köra arbetsflödet för objekt som har skrivits av en skribent utanför gruppen kan du bara starta det manuellt så att det inte körs automatiskt på objekt som redigerats av dig och dina gruppmedlemmar. (En alternativ lösning: Ha en lista eller ett bibliotek för objekt från författare i gruppen och en separat lista eller bibliotek för objekt från alla andra författare. På så sätt kan du köra arbetsflödet automatiskt, men bara i listan med externa författare. En annan lösning: lägg till ett OM-villkor och ställ in Skapad av för den specifika personen. Mer information finns i Snabbreferens för arbetsflödestillstånd.)

Den största nackdelen med manuella starter är att någon måste komma ihåg att köra arbetsflödet när det är lämpligt.

Automatiska start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt av någon av följande händelser:

  • Någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt.

  • Ett nytt objekt skapas eller laddas upp till listan eller biblioteket.

  • Ett objekt som redan lagrats i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Den körs varje gång en utlösande händelse inträffar.

Ett snabbt exempel    Om du ansvarar för att objekten i en lista är korrekta och lämpliga kan du lägga till ett arbetsflöde för godkännande i listan och ange dig själv som den enda deltagaren. Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt varje gång ett objekt i listan ändras och varje gång ett nytt objekt läggs till. På så sätt hålls du alltid uppdaterad.

Två nackdelar med automatiska start:

  • Du kan inte stoppa arbetsflödet från att köras när en utlösande händelse inträffar.

  • Du kan inte ändra några inställningar i början av den enskilda instansen.

Mer information om hur du kör arbetsflödet för godkännande automatiskt när någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

Överst i segment

06. Får innehållstyper som ärver från den här typen också det här arbetsflödet?

Endast när du lägger till ett arbetsflöde i en innehållstyp för hela webbplatssamlingen får du möjlighet att även lägga till arbetsflödet i alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet i.

Anteckningar

  • Det kan ta lång tid att slutföra åtgärden som utför alla ytterligare tillägg.

  • Om arvet har brutits för webbplatser eller underwebbplatser där du vill att arbetsflödet ska läggas till i ärva innehållstyper kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare i var och en av de webbplatserna eller underwebbplatserna innan du kör den här åtgärden.

Överst i segment

07. Deltagare: Vilka personer, i vilken ordning?

Du måste ange namn eller e-postadress för varje person som granskar uppgifter kommer att tilldelas.

Ett steg eller flera steg?    Du kan välja att bara ha en fas av granskningsaktiviteter eller att ha flera steg. Om du har fler än en fas utförs faserna en efter en annan.

Parallella recensioner eller seriell granskning?    För deltagarna i ett steg kan du välja att antingen få sina granskande uppgifter tilldelade samtidigt (parallellt) eller att få sina granskningsaktiviteter tilldelade efter varandra (i seriellt) i den ordning som du anger. Det här alternativet kan vara användbart om du t.ex. ställer in arbetsflödet så att det slutar efter det första avvisningen – eller om du vill att deltagarna ska kunna titta på kommentarer från tidigare deltagare i sitt granskningssammanhang.

Ett exempel

Det här enkla scenariot illustrerar några av fördelarna med både flera faser och seriell granskning:

Tänk dig att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för godkännande. Han vill att hans kollegor Anna och Sean ska granska varje objekt först, innan han själv granskar det. Han vill också att arbetsflödet ska avslutas innan hans egen granskning om antingen Anna eller Sean avvisar objektet. Frank kan ställa in detta på två olika sätt:

  • Genom att använda en seriell granskning   Frank skapar en enstegsseriegranskning där Anna och Sean är de två första deltagarna och han är den tredje. och väljer alternativet Avsluta vid första avvisningen.
    I det här upplägget måste Anna godkänna objektet innan Seans uppgift tilldelas, och sedan måste Sean godkänna objektet innan Franks aktivitet tilldelas. Om Anna avvisar objektet tilldelas varken Sean eller Frank en uppgift. Och om Anna godkänner men Sean avvisar, avslutas arbetsflödet fortfarande innan Franks granskningsuppgift någon gång har tilldelats.
    Så här skapar Frank sin enstegsseriegranskning.
    Formulär med konfiguration för seriell fas
    Alternativet Avsluta vid första avvisandet är valt

  • Genom att använda två faser   Om Frank vill att Anna och Sean ska tilldelas deras granskningar samtidigt, så att Sean inte behöver vänta på att Anna ska bli klar innan hon kan börja, kan han skapa två steg i arbetsflödet: det första en parallell fas för Annas och Seans granskningar, och det andra ett separat steg för bara hans egen granskning. Han väljer återigen alternativet Avsluta vid första avvisningen. Den andra fasen inleds inte förrän den första delen är slutförd. Så om antingen Anna eller Sean avvisar objektet så tilldelas aldrig Franks granskningsuppgift.
    Så här skapar Frank sin parallella granskning i två steg.
    Formulär med konfiguration för parallell fas
    Alternativet Avsluta vid första avvisandet är valt

Här är diagram för båda lösningarna.

Ett seriellt arbetsflöde och ett arbetsflöde med två faser bredvid varandra

Utomstående deltagare    Det finns en särskild process för att inkludera deltagare som inte är medlemmar i din SharePoint-organisation. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som proxy för den utomstående deltagaren.

Här är ett diagram över processen:

Processflödesschema som illustrerar hur utomstående deltagare läggs till

Tilldela en aktivitet till varje hel grupp eller en till varje gruppmedlem?    Om du tar med en gruppadress eller distributionslista bland arbetsflödesdeltagarna kan du ange att arbetsflödet ska tilldela en uppgift till varje medlem i gruppen ,eller tilldela endast en aktivitet till hela gruppen (men fortfarande skicka ett meddelande om den enskilda aktiviteten till varje medlem). När bara en aktivitet har tilldelats till hela gruppen kan alla medlemmar i gruppen begära och slutföra den aktiviteten. (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Fullständig i den här artikeln.)

Överst i segment

08. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

Det finns ett textfält i associationsformuläret där du kan ge instruktioner, information om krav, resurser och så vidare.

Två saker som du kan inkludera:

  • Kontaktinformation, om deltagarna har problem eller frågor.

  • Om arbetsflödet bara tilldelar en enskild aktivitet till varje grupp eller distributionslista anger du här att en enskild medlem i varje sådan grupp ska begära uppgiften innan den slutförs. På så sätt slösar inte andra gruppmedlemmar tid på att börja med samma uppgift. Du hittar information om hur du gör anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Fullständig i den här artikeln

Överst i segment

09. När förfaller uppgifter?

Du kan ange när arbetsflödesuppgifter ska utföras på ett eller båda sätten:

Efter kalenderdatum    Du kan ange ett enda kalenderdatum för alla uppgifter.

  • Om du ställer in att arbetsflödet ska starta automatiskt bör du normalt inte använda det här alternativet. Det beror på att det datumvärde som du anger inte automatiskt justeras i förhållande till dagens datum varje gång arbetsflödet startas automatiskt.

Efter aktivitetens varaktighet    Du kan ange ett antal dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförande av varje aktivitet, med början när aktiviteten tilldelas.

  • Ett kalenderdatum åsidosätter den angivna aktivitetens varaktighet. Det vill säga: Om det är den 10 juni och jag tilldelas en aktivitet i dag som har en varaktighet på tre dagar, men också har kalender som förfallodatum den 11 juni, förfaller aktiviteten den 11 juni (kalenderns förfallodatum) och inte den 13 juni (i slutet av den tredagars varaktigheten).

Överst i segment

10. När avslutas det här arbetsflödet?

Om du vill undvika slösad tid på onödiga granskningar kan du välja att arbetsflödet ska avslutas omedelbart (före det angivna eller beräknade förfallodatumet) när någon av två händelser inträffar:

  • Alla deltagare avvisar objektet.

  • Objektet ändras på val sätt.

Obs!: Ett arbetsflöde kan inte starta på ett objekt som för närvarande är utcheckat. När arbetsflödet har startats kan objektet som ska granskas checkas ut för att skydda det från ändringar. (Tills objektet har checkats in igen kan inget annat arbetsflöde börja på det.)

Överst i segment

11. Vem behöver meddelas?

På den andra sidan i associationsformuläret i fältet Kopia kan du ange namn eller adresser för alla som ska underrättas varje gång arbetsflödet startar eller slutar.

  • Om du anger ett namn här innebär inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift till den personen.

  • När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och slutmeddelandena utan att behöva anges i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och slutmeddelandena utan att behöva anges i det här fältet.

Överst i segment

12. Kommer arbetsflödet att styra godkännande av innehåll?

Du kanske har listor eller bibliotek där du vill att nya objekt och/eller nya versioner av aktuella objekt ska granskas för att kontrollera om innehållet är korrekt eller om deras format är korrekt innan de blir synliga för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll.

I SharePoint-produkter kan du använda ett arbetsflöde för godkännande för att göra godkännandeprocessen för innehåll ännu enklare och mer effektiv. Mer information finns i avsnittet Avsnittet Styra godkännande av innehåll i den här artikeln.

Nästa steg

Om du är redo att lägga till ditt nya arbetsflöde för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till lämpligt avsnitt(lista/bibliotek eller webbplatssamling)i den här artikeln.

Du kanske har listor och bibliotek där du vill att nya objekt och/eller nya versioner av aktuella objekt ska granskas för att kontrollera riktigheten i innehållet eller hur lämpligt deras formulär och format är innan de blir synliga för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll.

I SharePoint-produkter kan du styra godkännande av innehåll manuellt utan ett arbetsflöde. men ett arbetsflöde för godkännande i SharePoint kan göra processen ännu enklare och mer effektiv.

Om du inte redan är bekant med funktionerna för versions- och innehållsgodkännande i SharePoint-produkter rekommenderar vi att du börjar med en granskning av följande artiklar:

Arbetsflödet för godkännande kan styra godkännandeprocessen för innehåll på två sätt, var och en som associeras med en enda kontroll i associationsformulären som du fyller i när du först lägger till arbetsflödet. Du kan använda arbetsflödet för en av eller båda.

Kontroll av publicering av huvudversioner

I området Startalternativ på den första sidan i associationsformuläret finns det ett alternativ för att Starta det här arbetsflödet för att godkänna publicering av en huvudversion av ett objekt. Några saker att tänka på:

  • Det här alternativet är bara tillgängligt för arbetsflöden för godkännande som körs på alla innehållstyper i en enda lista eller ett enda bibliotek, och inte för ett arbetsflöde som körs på objekt med en enda innehållstyp.

  • För att det här alternativet ska vara tillgängligt måste godkännande av innehåll ha aktiverats för listan eller biblioteket på sidan Versionsinställningar, och alternativet Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) måste vara markerat på samma sida.

  • Om du väljer det här alternativet blir de två alternativen efter det otillgängliga: Starta det här arbetsflödet när ett nytt objekt skapas och Starta det här arbetsflödet när ett objekt ändras.

  • Om du väljer det här alternativet körs arbetsflödet automatiskt på ett objekt endast när någon försöker publicera en huvudversion av objektet.

  • I en lista eller ett bibliotek kan det bara finnas ett arbetsflöde för godkännande som används för att godkänna publicering av huvudversioner. Om du försöker ange ett andra arbetsflöde i samma lista eller bibliotek för den här funktionen uppmanas du att välja det ena eller det andra.

Kontrollen är inte baserad på versionshantering

I området Aktivera godkännande av innehåll på den andra sidan i associationsformuläret finns det ett alternativ för att Uppdatera godkännandestatusen när arbetsflödet har slutförts (använd det här arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll).

Det här alternativet är tillgängligt i formuläret oavsett om godkännande av innehåll krävs i listan eller biblioteket. Oavsett vilket så uppdateras värdet i fältet Godkännande för objektet baserat på resultatet av arbetsflödet.

Med det här alternativet kan du antingen:

  • Kör alltid arbetsflödet manuellt eller

  • Markera ett eller flera av alternativen för automatisk start på första sidan i associationsformuläret, eller

  • Tillåt både manuella och automatiska start

Innehållskontroll för webbplatser

Innehållskontroll är en särskild process på webbplatser som publicerar sidor på webben. Därför finns det ett anpassat arbetsflöde för publiceringsgodkännande för publiceringswebbplatser, samt en webbplatsmall (med namnet Publiceringswebbplats med arbetsflöde) som innehåller en version av arbetsflödet som redan anpassats för publicering.

Nästa steg

Om du är redo att lägga till ditt nya arbetsflöde för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till lämpligt avsnitt(lista/bibliotek eller webbplatssamling)i den här artikeln.

Om du inte redan är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska både segmenten LÄR dig och PLAN i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här segment.

Avsnitt i detta segment

  1. Innan du börjar

  2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar och påminnelser måste e-post vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts. Se även SharePoint 2013 Steg för steg: Konfigurera inställningar för utgående e-post.

Behörigheter    För standardinställningarna i SharePoint krävs att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, det har inte gruppen Medlemmar och Gruppen Besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS om i den här artikeln.)

Överst i segment

2. Lägg till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Öppna listan eller biblioteket som du vill lägga till arbetsflödet för.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek imenyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter fliken till exempel Kalender.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. På sidan Arbetsflödesinställningar, under Visa arbetsflödesassociationer av den här typen, anger du om du vill att arbetsflödet ska köras i dokumentet, listan eller en mapp och klickar sedan på Lägg till ett arbetsflöde.

  5. Slutför den första sidan i associationsformuläret.
    (Instruktioner följer bilden.)

    Grundläggande information för Lägg till arbetsflöde med framhävda områden

    Bildtext 1

    Innehållstyp

    Behåll standardalternativet som Alla ellervälj en viss innehållstyp.

    Bildtext 2

    Mall

    Välj mallen Godkännande – SharePoint 2010.

    Obs!: Om mallen Godkännande – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få reda på om den är aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du är administratör går du till Webbplatsinställningar >funktioner för webbplatssamling > aktivera arbetsflöden.

    Bildtext 3

    Name (Namn)

    Ange ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användarna av listan eller biblioteket.

    Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 4

    Uppgiftslista

    Välj en uppgiftslista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan markera en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgiftslista om du vill skapa en ny lista.

    Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 5

    Historiklista

    Välj en historiklista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Arbetsflödeshistorik (ny) om du vill skapa en ny lista.

    Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 6

    Startalternativ

    Ange hur arbetsflödet kan startas eller hur det kan startas.

    Information om hur du väljer startalternativ finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Information om hur du använder arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll, inklusive publicering av huvudversioner, finns i avsnittet Kontrollsegment i den här artikeln.

    • Observera att alternativet Starta det här arbetsflödet för att godkänna publicering av en huvudversion av ett objekt inte visas om du bara lägger till arbetsflödet för en enda innehållstyp. 

    • Observera även att om du väljer Starta det här arbetsflödet föratt godkänna publicering av en huvudversion av ett objekt blir de två följande kryssrutorna otillgängliga.

  6. När du är som du vill ha alla inställningar i formuläret klickar du på Nästa.

  7. Slutför den andra sidan i associationsformuläret.
    (Instruktioner följer bilden.)

    Obs!: I SharePoint-produkter visas de första flera alternativen på den andra sidan i associationsformuläret – nummer ett till sju i följande bild, från Godkännare till Kopia varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra dessa alternativ för bara den instansen.

    Standardvärden för Lägg till arbetsflöde med framhävda fält

    Bildtext 1

    Tilldela till

    Ange namn eller adresserade för de personer som ska tilldelas uppgifter i arbetsflödet.

    • Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt)   
      Ange namn eller adresser i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

    • Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)   
      Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll.

    • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen   
      Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Slutfört i den här artikeln.

    Bildtext 2

    Ordning

    Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt).

    Mer information om hur du använder seriell ordning och parallell ordning finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 3

    Lägga till en ny fas

    Lägg till de steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat.

    • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE.

    Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.

    Bildtext 4

    Visa grupper

    • Markera den här kryssrutan om du vill tilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela till. (Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.)

    • Om du bara vill tilldela en aktivitet till varje hel grupp som du anger i fältet Tilldela till avmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men en medlem kan begära och slutföra den enda uppgiften för hela gruppen. Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Slutför i den här artikeln.)

    Bildtext 5

    Begäran

    All text som du tar med här inkluderas i alla uppgiftsaviseringar som skickas av arbetsflödet. Glöm inte att lägga till eventuella ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, inklusive:

    • Kontaktinformation.

    • Om det behövs en anmärkning om enskilda aktiviteter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor. (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Fullständig i den här artikeln.)

    Bildtext 6

    Förfallodatum och varaktighet för aktiviteter

    Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförande av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelas.

    • Om det här arbetsflödet startar automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla aktiviteter tomt och använda de två varaktighetsfälten för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt.

    Mer information om när förfallodatum ska användas och när aktiviteters varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 7

    Kopia

    Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller avslutas.

    • Om du anger ett namn här innebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift.

    • När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet.

    • När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

    Bildtext 8

    Avsluta arbetsflödet

    Välj varken eller båda av de här alternativen.

    Mer information om dessa alternativ finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 9

    Aktivera godkännande av innehåll

    Markera den här kryssrutan om du kommer att använda det här arbetsflödet för att hantera godkännande av innehåll.

    Mer information om hur du använder arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll, inklusive publicering av huvudversioner, finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

  8. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

Om du inte redan är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska både segmenten LÄR dig och PLAN i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här segment.

Avsnitt i detta segment

  1. Innan du börjar

  2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar och påminnelser måste e-post vara aktiverat för webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts. Se även SharePoint 2013 Steg för steg: Konfigurera inställningar för utgående e-post.

Behörigheter    För standardinställningarna i SharePoint krävs att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, det har inte gruppen Medlemmar och Gruppen Besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS om i den här artikeln.)

Överst i segment

2. Lägg till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Gå till webbplatssamlingens startsida(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på ikonen för Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesignergalleriersidan Webbplatsinställningar.

  4. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp för vilken du vill lägga till ett arbetsflöde.

    Obs!: Ett arbetsflöde som läggs till i hela webbplatssamlingen måste bara läggas till för objekt av en enda innehållstyp.

    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

    1. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidanför den valda innehållstypen.
      Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

    2. På sidan Arbetsflödesinställningar klickar du på länken Lägg till ett arbetsflöde.
      Länken Lägg till arbetsflöde

    3. Slutför den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktioner följer bilden.)

    Sida för konfiguration av arbetsflöde

    Bildtext 1

    Mall

    Välj mallen Godkännande – SharePoint 2010.

    Obs!: Om mallen Godkännande – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få reda på om den är aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du är administratör går du till Webbplatsinställningar > funktioner för webbplatssamling > aktivera arbetsflöden.

    Bildtext 2

    Name (Namn)

    Ange ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användare av den här webbplatssamlingen.

    Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 3

    Uppgiftslista

    Välj en uppgiftslista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan markera en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgiftslista om du vill skapa en ny lista.

    Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 4

    Historiklista

    Välj en historiklista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Arbetsflödeshistorik (ny) om du vill skapa en ny lista.

    Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 5

    Startalternativ

    Ange hur arbetsflödet kan startas eller hur det kan startas.

    Information om hur du väljer startalternativ finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 6

    Vill du lägga till det här arbetsflödet i underordnade innehållstyper?

    Ange om det här arbetsflödet ska läggas till i (associeras med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen.

    • Det kan ta lång tid att slutföra åtgärden som utför alla ytterligare tillägg.

    • Om arvet har brutits för webbplatser eller underwebbplatser där du vill att arbetsflödet ska läggas till i ärva innehållstyper kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare i var och en av de webbplatserna eller underwebbplatserna innan du kör den här åtgärden.

  5. När du är som du vill ha alla inställningar på den här sidan klickar du på Nästa.

  6. Slutför den andra sidan i associationsformuläret.
    (Instruktioner följer bilden.)

    Obs!:  iSharePoint-produkter visas de första flera alternativen på den andra sidan i associationsformuläret – nummer ett till sju i följande bild, från Godkännare till Kopia varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan göra ändringar i dessa alternativ för bara den instansen.

    Standardvärden för Lägg till arbetsflöde med framhävda fält

    Bildtext 1

    Tilldela till

    Ange namn eller adresser för de personer som ska tilldelas uppgifter i arbetsflödet.

    • Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt)   
      Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill tilldela uppgifterna.

    • Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)   
      Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll.

    • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen   
      Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Slutfört i den här artikeln.

    Bildtext 2

    Ordning

    Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt).

    Mer information om hur du använder seriell ordning och parallell ordning finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 3

    Lägga till en ny fas

    Lägg till de steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat.

    • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE.

    Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.

    Bildtext 4

    Visa grupper

    • Markera den här kryssrutan om du vill tilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela till. (Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.)

    • Om du bara vill tilldela en aktivitet till enhelgrupp som du anger i fältet Tilldela till avmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men en medlem kan begära och slutföra den enda uppgiften för hela gruppen. Du hittar anvisningarna för att göra anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Slutför i den här artikeln.)

    Bildtext 5

    Begäran

    All text som du tar med här inkluderas i alla uppgiftsaviseringar som skickas av arbetsflödet. Glöm inte att lägga till eventuella ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, inklusive:

    • Kontaktinformation.

    • Om det behövs en anmärkning om enskilda aktiviteter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor. (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Fullständig i den här artikeln.)

    Bildtext 6

    Förfallodatum och varaktighet för aktiviteter

    Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförande av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelas.

    • Om det här arbetsflödet startar automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla aktiviteter tomt och använda de två varaktighetsfälten för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt.

    Mer information om när förfallodatum ska användas och när aktiviteters varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 7

    Kopia

    Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller avslutas.

    • Om du anger ett namn här innebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift.

    • När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet.

    • När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

    Bildtext 8

    Avsluta arbetsflödet

    Välj varken eller båda av de här alternativen.

    Mer information om dessa alternativ finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 9

    Aktivera godkännande av innehåll

    Markera den här kryssrutan om du kommer att använda det här arbetsflödet för att hantera godkännande av innehåll.

    Mer information om hur du använder arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll, inklusive publicering av huvudversioner, finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

  7. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

Nästa steg

Om du är redo går du till startsegmentet i den här artikeln och startar den första förekomsten för att testa det nya arbetsflödet.

Ett arbetsflöde kan endast startas manuellt, automatiskt eller i endera hållet:

  • Manuellt när som helst efter alla som har nödvändiga behörigheter.

  • Automatiskt när en angiven utlösande händelse inträffar. Det vill säga när ett objekt läggs till i listan eller biblioteket och/eller när ett objekt i listan ändras på något sätt och/eller när någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt).
    (Utlösande händelse eller händelser anges på första sidan i associationsformuläret under den ursprungliga kopplingen och konfigurationen av arbetsflödet. Mer information finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.)

Obs!: Ett arbetsflöde kan inte starta på ett objekt som för närvarande är utcheckat. När arbetsflödet har startats kan objektet som ska granskas checkas ut för att skydda det från ändringar. (Tills objektet har checkats in igen kan inget annat arbetsflöde börja på det.)

Avsnitt i detta segment

  1. Starta arbetsflödet automatiskt

  2. Starta arbetsflödet manuellt

  3. Starta manuellt från listan eller biblioteket

  4. Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

1. Starta arbetsflödet automatiskt

Om arbetsflödet är konfigurerat att starta automatiskt körs arbetsflödet på objektet som utlöste det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När arbetsflödet startas tilldelas den första aktiviteten eller uppgifterna, och ett uppgiftsmeddelande skickas till varje tilldelad person. Under tiden skickar det även startmeddelanden (skiljer sig från uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla som angavs i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Obs!: När ett nytt arbetsflöde som startas automatiskt läggs till, ska fältet Förfallodatum för alla uppgifter på andra sidan i associationsformuläret vanligtvis lämnas tomt, eftersom alla explicita datumvärden som anges där inte automatiskt justeras i förhållande till det datum då arbetsflödet startar varje gång. Mer information finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

Överst i segment

2. Starta arbetsflödet manuellt

En anmärkning om behörigheter    Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. (Som standard har både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare den här behörigheten, men det har inte gruppen Besökare. Men en ägare kan också välja att, per arbetsflöde, kräva behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet kan Ägare i princip ange att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i avsnittet Läs om i den här artikeln.)

Två platser att börja från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från någon av två platser:

  • Från listan eller biblioteket där objektet lagras

  • Inuti själva objektet , somöppnas i det Microsoft Office-program där det skapades. (Observera att det måste vara programmet installerat och inte en webbprogramversion.)

De återstående två avsnitten i det här avsnittet innehåller instruktioner för båda metoderna.

Överst i segment

3. Starta manuellt från listan eller biblioteket

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet som du vill köra arbetsflödet på lagras.

  2. Klicka på ellipsen bredvid namnet på objektet och klicka sedan på ellipsen i dialogrutan för att öppna objektmenyn och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningrullningade menyn.

  3. Klicka på det arbetsflöde som du vill köra under Starta ett nytt arbetsflödepå sidan Arbetsflöden: Objektnamn.
    Länk för att starta arbetsflödet

  4. På sidan Ändra ett arbetsflöde, i initieringsformuläret, gör du de ändringar som du vill använda för den här specifika instansen av arbetsflödet.

    Obs!: Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, läser du avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

    Initieringsformuläret

    Bildtext 1

    Tilldela till

    Gör ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till.

    • Om aktiviteterna kommer att tilldelas en åt gången   
      Ange namn eller adresser i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

    • Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt   
      Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll.

    • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen   
      Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Slutfört i den här artikeln

    Bildtext 2

    Ordning

    Se till att specifikationerna för huruvida aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt) är hur du vill ha dem.

    Mer information om hur du använder seriell ordning och parallell ordning finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

    Bildtext 3

    Lägga till en ny fas

    Lägg till eller någon fas som du vill använda utöver den eller de som är konfigurerade för närvarande.

    • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE.

    Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.

    Bildtext 4

    Visa grupper

    • Markera den här kryssrutan om du vill tilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela till. (Varje medlem i gruppen får uppgiftsaviseringen och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.)

    • Om du bara vill tilldela en aktivitet till varje hel grupp som du anger i fältet Tilldela till avmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men en medlem kan begära och slutföra den enda uppgiften för hela gruppen. Du hittar anvisningarna för att göra anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Slutför i den här artikeln.)

    Bildtext 5

    Begäran

    All text som du tar med här inkluderas i alla uppgiftsaviseringar som skickas av arbetsflödet. Glöm inte att lägga till eventuella ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, inklusive:

    • Kontaktinformation för frågor och problem

    • Om tillämpligt en anteckning om enskilda aktiviteter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppaktivitet i segmentEt slutfört i den här artikeln.)

    Bildtext 6

    Förfallodatum och varaktighet för aktiviteter

    Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförande av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelas.

    Mer information om när förfallodatum ska användas och när aktiviteters varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

    Bildtext 7

    Kopia

    Gör eventuella tillägg eller borttagningar. Kom ihåg att:

    • Om du anger ett namn här innebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift.

    • Eftersom du startar arbetsflödet manuellt får du ett start- och stoppa-meddelanden oavsett om du finns med i fältet eller inte.

  5. När du har alla inställningar i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första aktiviteten eller uppgifterna, och under tiden skickas startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Överst i segment

  1. Öppna objektet i det installerade Office-programmet på datorn.

  2. Klicka på fliken Arkiv i det öppna objektet, klicka på Spara & Skickaoch klicka sedan på det arbetsflöde som du vill köra för objektet.

  3. Om du ser följande meddelande, som säger att arbetsflödet kräver att filen checkas in, klickar du på knappen Checka in.

  4. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde.

  5. På sidan Ändra ett arbetsflöde, i initieringsformuläret, gör du de ändringar som du vill använda för den här specifika instansen av arbetsflödet.

    Obs!: Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, läser du avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

    Initieringsformuläret

Bildtext 1

Tilldela till

Gör ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till.

  • Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt)   
    Ange namn eller adresser i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen   
    Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Slutfört i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Se till att specifikationerna för huruvida aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt) är hur du vill ha dem.

Mer information om hur du använder seriell ordning och parallell ordning finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till eller någon fas som du vill använda utöver den eller de som är konfigurerade för närvarande.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE.

Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.

Bildtext 4

Visa grupper

  • Markera den här kryssrutan om du villtilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela till. (Varje medlem i gruppen får uppgiftsaviseringen och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.)

  • Om du bara vill tilldela en aktivitet till varje hel grupp som du anger i fältet Tilldela till avmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men en medlem kan begära och slutföra den enda uppgiften för hela gruppen. Du hittar anvisningarna för att göra anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Slutför i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

All text som du tar med här inkluderas i alla uppgiftsaviseringar som skickas av arbetsflödet. Glöm inte att lägga till eventuella ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, inklusive:

  • Kontaktinformation för frågor och problem.

  • Om tillämpligt en anteckning om enskilda aktiviteter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor. (Du hittar anvisningarna för att göra anspråk på en gruppaktivitet i segmenten Slutförd i den här artikeln.)

Bildtext 6

Förfallodatum och varaktighet för aktiviteter

Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförande av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelas.

Mer information om när förfallodatum ska användas och när aktiviteters varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

Bildtext 7

Kopia

Gör eventuella tillägg eller borttagningar. Kom ihåg att:

  • Om du anger ett namn här innebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift.

  • Eftersom du startar arbetsflödet manuellt får du start- och avisering om du står med i fältet eller inte.

  1. När du har inställningarna i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första aktiviteten eller uppgifterna, och under tiden skickas startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Nästa steg

  • Om det är första gången det här arbetsflödet körs kan de andra deltagarna behöva information och hjälp för att slutföra de tilldelade uppgifterna. (De kan ha användning för segmenten Slutför i den här artikeln.)

  • Det är också en bra idé att kontrollera om deltagarna får sina e-postaviseringar och särskilt att meddelandena inte felhanterats av skräppostfilter.

  • Och naturligtvis kan du ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra själv. Mer information om hur du slutför dem finns i avsnittet Slutför i den här artikeln.

  • Under tiden kan du, om du vill ha information om hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet, gå till MONITOR-segment i den här artikeln.

Om det är första gången som du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för godkännande kan det vara bra att granska den här delen av artikeln helt innan du slutför uppgiften. På så sätt kommer du att känna till alla alternativ som kan vara öppna för dig.

Obs!: Om du vet att en arbetsflödesuppgift har tilldelats dig, men meddelandet inte visas i inkorgen för e-post, kontrollerar du att meddelandet inte har omdirigerats av skräppostfiltret. Om den har det justerar du inställningarna för filtret därefter.

Kontrollera först att du har rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika aktivitetsåtgärder.

Innan du börjar bör du se till att den uppgift som du har tilldelats verkligen är en arbetsflödesuppgift för godkännande och inte en uppgift för någon annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten Godkänn på någon av följande platser:

  • På raden Ämne i uppgiftsaviseringen
    Uppgiftsavisering med texten Godkänn

  • Gå till meddelandefältet i det objekt som ska
    granskas Objektet som ska granskas med texten Granska

  • I uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus
    Uppgift i listan på sidan Arbetsflödesstatus med texten Granska

Om texten Godkänn inte visas på de här platserna kan du fråga personen som startade eller lade till arbetsflödet för att ta reda på vilken arbetsflödesmall det baseras på – eller om det är ett anpassat arbetsflöde. Du hittar länkar till artiklar om hur du använder andra typer av arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter i avsnittet Se även i den här artikeln.

Men fortsätt att läsa om din uppgift är en godkännandeaktivitet!

Avsnitt i detta segment

  1. En översikt över processen

  2. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med uppgiftsaviseringen

  3. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

  4. Granska objektet

  5. Slutföra och skicka uppgiftsformuläret

  6. Försenade meddelanden

  7. Begära och slutföra en gruppuppgift (valfritt)

  8. Begära en ändring av objektet (valfritt)

  9. Tilldela om din godkännandeuppgift till någon annan (valfritt)

  10. Utföra en uppgift åt en extern deltagare (valfritt)

1. En översikt över processen

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis information om aktiviteten på något av tre sätt:

  • Du får en uppgiftsavisering via e-post.

  • Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

  • Du kan kontrollera SharePoint-webbplatsen och upptäcka att en eller flera uppgifter är tilldelade till dig.

När du får reda på att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift för godkännande gör du vanligtvis två saker:

  • Granska objektet    Ta reda på om du kan godkänna objektet i dess aktuella tillstånd eller inte.

  • Slutför uppgiften    Använd uppgiftsformuläret för att skicka resultatet från din granskning.

Följande tre punkter är därför inblandade i slutförandet av aktiviteten:

  • Meddelande (som du får som e-post)

  • Det objekt som skickats för ditt godkännande (som du öppnar och granskar)

  • Uppgiftsformuläret (som du öppnar, fyller i och skickar in)

Så här ser de tre objekten ut.

Meddelande med uppgiftsavisering, objekt för granskning och uppgiftsformulär

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i uppgiftsmeddelandet visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, och inte när det öppnas i Outlook Web Access-webbprogrammet.

Överst i segment

2. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från uppgiftsmeddelandet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Klicka på länken till objektet i nstruktionerna för att slutföra den här uppgiften i uppgiftsaviseringen.

  2. I det öppna objektet klickar du på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med e-postaviseringen

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i uppgiftsmeddelandet visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, och inte när det öppnas i Outlook Web Access-webbprogrammet.

Överst i segment

3. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Följ anvisningarna nedan:

  1. I listan eller biblioteket där objektet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår som är kopplad till objektet och arbetsflödet.

  2. Klicka på uppgiftens rubrik på sidan Arbetsflödesstatus.

  3. Klicka på länken till objektet i den här arbetsflödesaktiviteten gäller för meddelandefältet i uppgiftsformuläret.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Överst i segment

4. Granska objektet

I det här exemplet är objektet ett Microsoft Word-dokument.

Tips: Om det här är en gruppaktivitet – det vill säga en enskild aktivitet tilldelad till en hel grupp eller distributionslista så att en enskild gruppmedlem kan slutföra aktiviteten för hela gruppen – är det en bra idé att göra anspråk på aktiviteten innan du granskar objektet. På så sätt minskar du risken att en annan medlem i gruppen också granskar artikeln. Anvisningar finns i Avsnitt 7 i det här segment, Begära och slutföra en gruppuppgift.

Objekt för granskning som är öppet med gula fält

Lägg märke till de två gula meddelandefälten högst upp i dokumentet:

  • Servern skrivskyddade   Det här dokumentet öppnas i skrivskyddsläge, det vill säga du kan läsa dokumentet men du kan inte göra några ändringar i det.
    (Observera att när du slutför en arbetsflödesuppgift för godkännande gör du vanligtvis inte några ändringar direkt i själva objektet. I stället kan du använda uppgiftsformuläret för att registrera alla dina svar.)

  • Arbetsflödesuppgift   När du är redo att registrera ditt svar i uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften.

Överst i segment

5. Fyll i och skicka uppgiftsformuläret

Uppgiftsformuläret för en arbetsflödesuppgift för godkännande ser ut ungefär så här.

Uppgiftsformulär för arbetsflöde

Observera att de två första objekten(Ta bort objekt och den här arbetsflödesuppgiften gäller för Objektrubrik) inte visas i uppgiftsformuläret när det öppnas inifrån objektet för granskning.

Bildtext 1

Ta bort objekt

Klicka på den här knappen om du vill ta bort uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet.

  • Det objekt som ska granskas tas inte bort när du tar bort uppgiften.

  • Om du tar bort uppgiften fungerar åtgärden som (och registreras i historiken som) ett avslag av dokumentet. Om arbetsflödet konfigureras att avslutas vid det första avvisningen så avslutas arbetsflödet om du tar bort uppgiften.

  • En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen och följdavvisningen registreras dock fortfarande i området Historik på sidan.)

    Obs!: Om du inte startar den här instansen av arbetsflödet kanske du vill kontrollera med den person som började det innan du tar bort uppgiften.

Bildtext 2

Den här arbetsflödesuppgiften gäller för Objektrubrik

Du öppnar objektet för granskning genom att klicka på länken här.

Bildtext 3

Status, begärt av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum

Du kan inte redigera eller ändra poster i dessa fyra fält, men informationen i dem kan vara användbar.

Observera att rutan Konsoliderade kommentarer inte bara innehåller några ytterligare instruktioner om hur uppgiften ska slutföras, utan även alla kommentarer som skickats in av deltagare som redan har slutfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet.

När du skickar in ett eget formulär visas alla kommentarer som du tar med i rutan Kommentarer (4) även i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare.

Bildtext 4

Kommentarer

All text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas även i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.

Bildtext 5

Godkänna

Om du vill godkänna objektet skriver du först alla kommentarer som du vill ska bidra i fältet Kommentarer (4) och klickar sedan på den här knappen.

Bildtext 6

Avvisa

Om du vill avvisa objektet skriver du först alla kommentarer som du vill ska bidra ifältet Kommentarer (4) och klickar sedan på den här knappen.

Bildtext 7

Avbryt

Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara några ändringar eller svar. Uppgiften förblir ofullständig och tilldelad till dig.

Bildtext 8

Begär ändring

Om du vill begära en ändring av objektet som du granskar klickar du på den här knappen.

För en illustration av formuläret där du kan ange information om din begäran och för ytterligare instruktioner, gå till avsnitt 8 i detta segment, Begär en ändring av objektet.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Bildtext 9

Tilldela om uppgift

Klicka på den här knappen om du vill tilldela uppgiften Godkännande till någon annan.

För en illustration av sidan där du anger information om omtilldelaren och för ytterligare instruktioner går du till avsnitt 7 i det här avsnittet, Tilldela om uppgiften Godkännande till någon annan.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Överst i segment

6. Försenade meddelanden

Om en uppgift eller en hel arbetsflödesinstans är försenad skickas automatiskt meddelanden till:

  • Den person som aktiviteten har tilldelats till

  • Den person som startade arbetsflödet (eller, om starten startades automatiskt, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet)

Överst i segment

7. Begära och slutföra en gruppuppgift (valfritt)

Om endast en enstaka aktivitet har tilldelats till en hel grupp som du tillhör kan vilken gruppmedlem som helst begära och slutföra den enstaka aktiviteten för hela gruppen.

Hämta uppgiften innan du granskar objektet. När du gör anspråk på uppgiften tilldelas den till dig och inga andra medlemmar i gruppen kan slutföra den. (På så sätt är det bara en person som gör det som behövs.)

  1. På sidan Arbetsflödesstatus pekar du på namnet på uppgiften som tilldelats gruppen tills en pil visas

  2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klicka sedan på knappen Hämta uppgift i aktivitetsformuläret.
    Så här begär du en gruppuppgift

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, utan specifikt till dig.

Om du senare vill släppa uppgiften till gruppen igen utan att slutföra den använder du samma steg för att återgå till uppgiftsformuläret, men klickar nu på knappen Släpp uppgift.

Knappen Släpp uppgift i uppgiftsformuläret

Överst i segment

8. Begär en ändring av objektet (valfritt)

Innan du påbörjar den här processen kan arbetsflödet konfigureras så att det avslutas omedelbart om någon ändring görs i objektet. Det kan vara en bra idé att kontrollera med den person som startade eller lade till arbetsflödet, för att kontrollera att det går bra att göra en ändring och att arbetsflödet avslutas vid den tidpunkten.

Vi demonstrerar alternativet för ändringsbegäran genom att placera det i ett scenario:

Anta först att du heter Frank.

Anta sedan att en kollega som heter Anna har startat ett arbetsflöde för godkännande av ett dokument som hon har skapat.

När du går igenom Annas nya dokument tycker du att introduktionen är för lång.

Du klickar på knappen Begär ändring längst ned i uppgiftsformuläret för arbetsflödet och fyller i formuläret.

Formulär för att begära ändring av objekt

Bildtext 1

Begär ändring från

Ange namnet eller e-postadressen till den person som du begär ändringen från.

(Om du vill skicka din begäran till personen som startade den här körningen av arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startades automatiskt, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet för godkännande – kan du också lämna fältet tomt.)

Bildtext 2

Ny begäran

Beskriv ändringen du vill göra och ange eventuell information som personen som gör ändringen kommer att behöva. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör en av följande tre saker:

  • Så här behåller du det befintliga förfallodatumet    Lämna fältet tomt.

  • Så här tar du bort förfallodatumet helt    Skriv siffran 0.

  • Så här anger du ett nytt förfallodatum    Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna tidsperioden innan den ändrade aktiviteten förfaller.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten använder du det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten ska förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När du har alla formulärposter som du vill ha dem klickar du på Skickaså markeras den aktuella uppgiften somSlutförd. (Men du är inte klar än. Du tilldelas en godkännandeuppgift igen när Anna har slutfört ändringsaktiviteten).

Under tiden får Anna följande e-postavisering:

Avisering som skickas när en ändring av ett objekt begärs

Efter en snabb översikt över ämnesraden (siffran 1 i bilden) kan Anna se att det här inte är en vanlig godkännandeavisering, utan i stället en begäran om att ändra något om objektet. Hon hittar information om den specifika ändring som har begärts i den ändring som begärs i texten (nummer 2).

Anna checkar ut objektet, gör de begärda ändringarna, sparar sedan in sina ändringar och checkar in objektet igen.

Sedan går hon till sidan Arbetsflödesstatus och öppnar uppgiften med ändringsförfrågan i området Uppgifter där.


Formulär som skickas när den begärda ändringen har gjorts

Anna lägger till all information som hon vill i fältet Kommentarer och klickar sedan på Skicka svar. Arbetsflödet utför två åtgärder:

  • Det markerar Annas uppgift för ändringsförfrågan som Slutförd.

  • Den tilldelar dig en ny uppgift för godkännande (med Annas kommentarer i fältet Konsoliderade kommentarer) och skickar ett meddelande om uppgiften.

Nu kan du slutföra granskningen av det ändrade objektet.

Under tiden spåras och visas alla dessa åtgärder i avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus, enligt följande bild.

Arbetsflödeshistorik med åtgärder från en ändringsbegäran

Här är ett diagram över hela processen.

Flödesschema för ändringsbegäran

Överst i segment

9. Omtilldela din godkännandeuppgift till någon annan (valfritt)

Om du vill att någon annan ska slutföra en arbetsflödesuppgift som har tilldelats dig klickar du på knappen Tilldela om uppgift i formuläret för arbetsflödesaktivitet.

Det här formuläret visas.

Formulär för omtilldelning av uppgift

Bildtext 1

Tilldela om uppgift till

Ange namnet eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften till.

Om du vill tilldela uppgiften till den person som startade arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startades automatiskt, till personen som ursprungligen lade till det här arbetsflödet – lämnar du det här fältet tomt.

Bildtext 2

Ny begäran

Ange all information som den person som du tilldelar aktiviteten måste slutföra aktiviteten. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör en av följande tre saker:

  • Så här behåller du det befintliga förfallodatumet    Lämna fältet tomt.

  • Så här tar du bort förfallodatumet helt    Skriv siffran 0.

  • Så här anger du ett nytt förfallodatum    Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna tidsperioden innan den ändrade aktiviteten förfaller.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten använder du det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten ska förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klart klickar du på Skicka. Uppgiften är markerad som Slutförd,en ny uppgift tilldelas till den person som nu ansvarar för uppgiften och ett uppgiftsmeddelande skickas.

All ny information som du har angett ingår i texten Delegerad av i meddelandet om ny uppgift (siffran 1 i följande bild).

Uppgiftsavisering för omtilldelad uppgift

Under tiden spåras och visas alla dessa ändringar i avsnitten Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus, som visas här.

Områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus för en omtilldelad uppgift

Överst i segment

10. Utföra en uppgift åt en extern deltagare (valfritt)

Det finns en särskild process för att inkludera deltagare som inte är medlemmar i din SharePoint-organisation. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som proxy för den utomstående deltagaren:

  1. Ta med e-postadressen till den utomstående deltagaren i lämplig Tilldela till-scen på andra sidan i associationsformuläret.

  2. Arbetsflödet tilldelar faktiskt den utomstående deltagarens uppgift till webbplatsmedlemmen som startar arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startas automatiskt, till den medlem som ursprungligen lade till arbetsflödet. Den här personen som aktiviteten faktiskt tilldelats fungerar som proxy för den utomstående deltagaren.

  3. Webbplatsmedlemmen får en uppgiftsavisering med instruktioner om att skicka en kopia av objektet för granskning till deltagaren utanför företaget. (Under tiden får den utomstående deltagaren en kopia av uppgiftsaviseringen, som kan fungera som en användbar avisering eller ett meddelande.)

  4. Webbplatsmedlemmen som uppgiften faktiskt tilldelats till skickar en kopia av objektet till deltagaren utanför företaget.

  5. Utomstående deltagare granskar objektet och skickar tillbaka sina svar till webbplatsmedlemmen.

  6. När externa deltagarens svar tas emot slutför webbplatsmedlemmen uppgiften åt den utomstående deltagaren.

Här är ett diagram över processen.

Processflödesschema som illustrerar hur utomstående deltagare läggs till

Den centrala plats där du kan övervaka, justera eller stoppa ett arbetsflöde som körs är sidan Arbetsflödesstatus för den aktuella instansen av arbetsflödet.

Först visar vi hur du kommer till den sidan och sedan visar vi hur du använder alternativen och informationen som du hittar där. Slutligen visar vi två andra sidor där du kan få ytterligare övervakningsinformation.

Avsnitt i detta segment

  1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

  2. Använda sidan Arbetsflödesstatus för att övervaka arbetsflödesförloppet

  3. Ändra aktiva aktiviteter (aktiviteter som redan har tilldelats)

  4. Ändra framtida aktiviteter (aktiviteter som inte har tilldelats ännu)

  5. Avbryt eller avsluta arbetsflödet genom att köra det

  6. Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

  7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

I listan eller biblioteket där objektet finns klickar du på länken Pågår för objektet och arbetsflödet som du vill använda.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote-utkast och arbetsflödet är Godkännande 3.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

Meddelanden: 

  • Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du använda sortering och/eller filtrering för att hitta det objekt du letar efter snabbare. Om du upptäcker att du upprepade gånger sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara bra att skapa en anpassad vy som automatiserar just den ordningen.

  • För att komma till sidan Arbetsflödesstatus kan du också klicka på antingen länken Visa status för arbetsflödet i ett e-postmeddelande om att "har startat" eller länken Visa arbetsflödeshistorik i ett "har slutfört" e-postmeddelande för den instans som du är intresserad av.

Överst i segment

2. Använda sidan Arbetsflödesstatus för att övervaka arbetsflödesförloppet

Här, under illustrationen av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus, hittar du de övervakningsfrågor som besvaras i avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Avsnittet Arbetsflödesinformation på sidan Arbetsflödesstatus

Svar på frågor:

  • Vem startade den här förekomsten av arbetsflödet?

  • När startades den här instansen?

  • När inträffar den senaste åtgärden i den här instansen?

  • Vilket objekt körs den här instansen på?

  • Vilken är aktuell status för den här instansen?

Avsnittet Uppgifter

Avsnittet Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus

Svar på frågor:

  • Vilka aktiviteter har redan skapats och tilldelats, och vilken är deras aktuella status?

  • Vilka aktiviteter har redan slutförts och vad var resultatet för var och en av dessa aktiviteter?

  • Vilket förfallodatum gäller för varje aktivitet som redan har skapats och tilldelats?

Aktiviteter som har tagits bort och aktiviteter som ännu inte har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Svar på frågor:

  • Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?

  • Observera att försenade uppgifter och försenade uppgifter inte visas i det här området.

Överst i segment

3. Ändra aktiva aktiviteter (aktiviteter som redan har tilldelats)

Det finns två sätt att ändra aktiviteter som redan har tilldelats men ännu inte är slutförda:

  • Ändra en enda aktiv aktivitet

  • Ändra alla aktiva uppgifter

Ändra en enda aktiv aktivitet

Behörigheter   Om du vill göra ändringar i en enskild uppgift som tilldelats någon annan än dig själv måste du ha behörigheten Hantera listor. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, det har inte gruppen Medlemmar och Gruppen Besökare. Det är till exempel möjligt att ha behörigheter som gör att du kan starta ett arbetsflöde men inte göra ändringar i en annan deltagares aktivitet.)

Om du har den behörighet som krävs:

  1. Klicka på aktivitetens rubrik i uppgiftslistan.
    Klicka på rubriken för en uppgift i listan

  2. Använd uppgiftsformuläret för att slutföra, ta bort eller omtilldela uppgiften.

Mer detaljerad information om hur du använder aktivitetsformuläret finns i avsnittet Slutför i den här artikeln.

Ändra alla aktiva uppgifter

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen, men länken Avsluta arbetsflödet visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor, inte medlemmar och gruppen Besökare.)

  1. I området precis nedanför arbetsflödesvisualiseringen klickar du på länken Uppdatera aktiva uppgifter med godkännande.

  2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka sedan på OK.

    • Meddelanden som återger dina ändringar skickas till de personer som för närvarande har tilldelats uppgifter i det här körningen.

    • Aktiviteter som redan har slutförts eller tagits bort och aktiviteter som ännu inte har tilldelats påverkas inte av ändringarna du gör i det här formuläret.

    • Om du vill ändra aktiviteter som ännu inte har tilldelats kan du gå till följande avsnitt, Ändra framtida aktiviteter.

Ändringsformulär för aktiva uppgifter

Bildtext 1

Varaktighet per aktivitet, varaktighetsenheter

  • Så här behåller du det befintliga förfallodatumet    Lämna Varaktighet per aktivitet tomt och gör inga ändringar i Varaktighetsenheter.

  • Så här tar du bort förfallodatumet så att det inte finns något    Ange 0 i Varaktighet per aktivitet.

  • Så här flyttar du ut förfallodatumet genom att förlänga aktivitetens varaktighet    Använd båda varaktighetsfälten för att ange antalet och typen av enheter som du vill utöka varaktigheten med.

Bildtext 2

Begäran

  • Så här ändrar du texten för begäran    Gör de ändringar du vill i textrutan.

  1. När du har alla fälten i formuläret som du vill ha dem klickar du på OK.

Alla aktiva aktiviteter i den aktuella instansen uppdateras.

Överst i segment

4. Ändra framtida aktiviteter (aktiviteter som ännu inte har tilldelats)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen, men länken Avbryt det här arbetsflödet visas nu inte om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor, inte medlemmar och gruppen Besökare.)

  1. Klicka på länken Lägg till eller uppdatera godkännare av godkännande i området strax under arbetsflödesvisualisering på sidan Arbetsflödesstatus.

  2. Gör ändringarna i det formulär som öppnas och klicka sedan på UPPDATERA.

    Obs!: Aktiviteter som redan har skapats och tilldelats påverkas inte av ändringarna du gör i det här formuläret.

Ändringsformulär för framtida uppgifter

Bildtext 1

Deltagare, Ordna, Expandera grupper

  • Lägga till eller ta bort deltagare, eller ändra ordning på uppgifter    Lägg till, ta bort och/eller ändra ordning på deltagarnas namn eller adresser ifältet Deltagare.

  • Ta bort en hel fas    Klicka i fältet Tilldela till för den fasen och tryck sedan på CTRL+DEL.

Obs!: Du kan använda kryssrutan Visa grupper om du vill ange om distributionsgrupperna ska tilldelas endast en aktivitet för hela gruppen eller en aktivitet per medlem.

Mer information om hur du använder de här fälten finns i plansegmentet och lämpligt Lägg till segment(lista/bibliotek eller webbplatssamling)i den här artikeln.

Bildtext 2

Begäran

  • Så här ändrar du texten för begäran    Gör de ändringar du vill i texten i rutan.

Bildtext 3

Förfallodatum för alla aktiviteter, varaktighet per aktivitet, varaktighetsenheter

  • Så här ändrar eller tar du bort kalenderns förfallodatum    Ta bort det befintliga datumet och ange ett nytt eller lämna fältet tomt om du vill ta bort det specifika förfallodatumet helt. (Skriv inte en nolla i det här fältet. Det här fältet måste antingen innehålla ett kalenderdatumvärde eller vara tomt.)

  • För att behålla den befintliga varaktigheten    Lämna Varaktighet per aktivitet tomt och gör inga ändringar i Varaktighetsenheter.

  • Så här tar du bort varaktigheten så att ingen    Ange 0 i Varaktighet per aktivitet.

  • Så här förlänger du aktivitetens varaktighet    Använd båda varaktighetsfälten för att ange antalet och typen av enheter som du vill utöka varaktigheten med. (Mer information om hur du anger förfallodatum och varaktigheter finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.)

  1. När du har alla fälten i formuläret som du vill ha dem klickar du på OK.

Alla framtida aktiviteter i den aktuella instansen återspeglar dina ändringar.

Överst i segment

5. Avbryta eller avsluta arbetsflödet

Du kan stoppa en arbetsflödesinstans som körs innan det har slutförts på två sätt:

  • Avbryta arbetsflödet    Alla aktiviteter avbryts, men behålls i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

  • Avsluta arbetsflödet    Alla aktiviteter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återspeglas dock fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Instruktioner för båda metoderna följer.

Avbryt (alla aktiviteter som har avbrutits men finns kvar i både uppgiftslistan och historiken)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen, men länken Avsluta arbetsflödet visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor, inte medlemmar och gruppen Besökare.)

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan den stoppas.

  • Klicka på länken Avbryt alla godkännandeuppgifter i området strax under visualiseringen av arbetsflödet på sidan Arbetsflödesstatus.

  • Bekräfta genom att klicka på Ja.

Länken Avbryt alla uppgifter

Alla aktuella aktiviteter avbryts och arbetsflödet avslutas med statusen Avbruten. De av inställda aktiviteterna visas fortfarande både i området Uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik.

Avbryt (alla uppgifter som tagits bort från uppgiftslistan men finns kvar i historiken)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen, men länken Avsluta arbetsflödet visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor, inte medlemmar och gruppen Besökare.)

Om ett fel uppstår, eller om arbetsflödet stannar och inte svarar, kan det avslutas.

Klicka på Avsluta arbetsflödet i området strax under visualiseringen av arbetsflödet på sidan Arbetsflödesstatus och klicka sedan på Ja för att bekräfta.

Alla uppgifter som skapas av arbetsflödet avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, även om de fortfarande återspeglas i området Arbetsflödeshistorik. Arbetsflödet avslutas med statusen Arbetsflödet har avbrutits.

Överst i segment

6. Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

På sidan Arbetsflöden för ett objekt finns en lista med de arbetsflöden som körs på objektet.

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningrullningade menyn.

  3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn, under Arbetsflödensom körs, finns en lista med instanser som körs på objektet.

Obs!: Observera att flera instanser av en enskild arbetsflödesversioninte kan köras på samma objekt på samma gång. Till exempel: Två arbetsflöden, båda baserade på mallen Godkännande, har lagts till. Den ena heter Godkännande av plan och den andra får namnet Budgetgodkännande. För ett objekt åt gången kan en instans av ett godkännande av planen och budgetgodkännande köras, men inte två instanser av endera arbetsflödet.

Överst i segment

7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

Administratörer för webbplatssamlingar kan visa i korthet:

  • Hur många arbetsflöden som baseras på varje arbetsflödesmall finns för närvarande i webbplatssamlingen.

  • Om varje arbetsflödesmall är aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen.

  • Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på varje arbetsflödesmall körs för närvarande i webbplatssamlingen.

Gör så här:

  1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på ikonen för Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministrationsidan Webbplatsinställningar.

Sidan Arbetsflöden öppnas och visar informationen.

Nästa steg

Om det är första gången det här arbetsflödet körs kanske du vill använda instruktionerna i segmenten GRANSKA i den här artikeln för att visa händelser i instansen och ta reda på om arbetsflödet fungerar som du vill.

När arbetsflödesinstansen är klar kan du granska händelser som registrerats i historiken. (Du kan komma åt posten i alla instanser i upp till 60 dagar efter att instansen har slutförts.)

Viktigt!: Observera att arbetsflödeshistoriken endast tillhandahålls för informell referens. Den kan inte användas för officiella granskningar eller i något annat juridiskt och tydligt syfte.

Du kan även köra rapporter om arbetsflödets övergripande prestanda för alla instanser.

Avsnitt i detta segment

  1. Granska händelser i den senaste instansen

  2. Åtkomst till instanshistorik i upp till 60 dagar

  3. Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

1. Granska händelser i den senaste instansen

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen för samma objekt, kan du komma åt historiken för den senaste förekomsten från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste förekomsten av ett arbetsflöde som körs på ett objekt:

  • Klicka på statuslänken för objektet och arbetsflödet i listan eller biblioteket där objektet finns.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote-utkast och arbetsflödet heter Nytt dokumentgodkännande.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

På sidan Arbetsflödesstatus finns avsnittet Arbetsflödeshistorik nästan längst ned.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Överst i segment

2. Åtkomst till instanshistorik i upp till 60 dagar

Vad händer om du vill granska historiken för en instans när du har kört samma arbetsflöde på samma objekt igen?

Du kan göra det i upp till 60 dagar, från en av två startpunkter: listan eller biblioteket, eller meddelandet om slutförande av arbetsflödet.

Från listan eller biblioteket

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningrullningade menyn.

  3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn, under Slutförda arbetsflöden, klickar du på namnet eller statusen för den arbetsflödesinstanssom du vill granska.

    Listan Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden för ett objekt Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Från meddelandet om arbetsflödesslut

  • Öppna meddelandet om slutförande av arbetsflödet för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistoriken.


Avisering om slutfört arbetsflöde med markerad länk till historiken Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Om du vill behålla alla dina slutförandemeddelanden kanske du vill skapa en Outlook-regel. Konfigurera regeln för att kopiera alla inkommande meddelanden där texten har slutförts på ämnesraden till en egen, separat mapp. (Se till att Outlook-regeln kopierar inkommande meddelanden och inte bara flyttar dem, eller så visas de inte heller i Inkorgen.)

Överst i segment

3. Skapa arbetsflödesprestandarapporter

Om du vill veta hur en av arbetsflödesversionerna fungerar i allmänhet – över tid och över flera instanser – kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Varaktighetsrapport för aktivitet    Använd den här rapporten för att se medelvärden av hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbetsflöde att slutföras, samt hur lång tid det tar varje fullständig körning eller instans av det arbetsflödet att slutföras.

  • Annullerings- och felrapport    Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförts.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

  1. Klicka på länken statusinformation i kolumnen Status för det arbetsflödet i listan eller biblioteket.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistoriksidan Arbetsflödesstatus.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du den plats där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.

    Klicka på OK på platsen för fillagring Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Annars klickar du på OK för att avsluta och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar precis som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra något för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

När du har kört den första förekomsten av det nya arbetsflödet för godkännande och granska resultatet, kanske du vill göra en eller flera ändringar i hur arbetsflödet konfigureras.

Ibland kan du också vilja göra ytterligare ändringar i konfigurationen.

Till sist kanske du vid något tillfälle vill inaktivera arbetsflödet under en kortare eller längre period, men inte ta bort det – eller så kanske du verkligen vill ta bort det helt.

Avsnitt i detta segment

  1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

  2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

Om du vill göra permanenta ändringar i inställningarna för ett befintligt arbetsflöde öppnar och redigerar du det associationsformulär som du ursprungligen använde för att lägga till det.

Om arbetsflödet körs endast i en lista eller ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek imenyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter fliken till exempel Kalender.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klickaför att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.

    Obs!: Om arbetsflödet för godkännande som du vill använda inte visas i listan kan det vara kopplat till endast en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan styrs av de här arbetsflödena är konfigurerade att köras på objekt av den här typen, precis under listan. (Se bilden.) Klicka igenom alternativen för innehållstyp i den nedrullningsmenyn för att ta reda på vilket av dem som visar det arbetsflöde du vill använda. När arbetsflödet som du vill använda visas i listan klickar du på namnet.

  5. På samma två sidor i associationsformuläret som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet gör och sparar du de ändringar du vill.

    Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i plansegmentet och lämpligt Lägg till segment(lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på ikonen för Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesignergalleriersidan Webbplatsinställningar.

  4. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  5. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidanför den valda innehållstypen.
    Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

  6. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klickaför att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.
    Länk för att ändra arbetsflödesinställningar

  7. På samma två sidor i associationsformuläret som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet gör och sparar du de ändringar du vill.

    Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i plansegmentet och lämpligt Lägg till segment(lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Överst i segment

2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

Om arbetsflödet körs endast i en lista eller ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek imenyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter fliken till exempel Kalender.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. På sidan Arbetsflödesinställningar klickar du på länken Ta bort, Blockera eller Återställa ett arbetsflöde.

  5. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden om du vill inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Namn på arbetsflödet.

  • Instanser    Antal instanser av det arbetsflöde som för närvarande körs på objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet fortsätter fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet slutförs, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativ som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt och hållet. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden kan inte ångras.)

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på ikonen inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerierpå sidan Webbplatsinställningar.

  4. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  5. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar påsidanför den valda innehållstypen.
    Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

  6. På sidan Arbetsflödesinställningar klickar du på länken Ta bort, Blockera eller Återställa ett arbetsflöde.

  7. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden om du vill inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Namn på arbetsflödet.

  • Instanser    Antal instanser av det arbetsflöde som för närvarande körs på objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet fortsätter fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet slutförs, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativ som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt och hållet. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden kan inte ångras.)

Nästa steg

Om du har gjort några ändringar kör du en testinstans av arbetsflödet för att dubbelkolla effekterna av ändringarna.

Anpassa ytterligare

Det finns en mängd olika sätt att ytterligare anpassa arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkter.

Du kan till och med skapa anpassade arbetsflöden från grunden.

Du kan använda något eller alla av följande program:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassa arbetsflödesformulär, -åtgärder och -beteenden.

  • Microsoft Visual Studio    Skapa egna arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i hjälpsystemet för Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×