Använda databasmallen Projektåtkomst

Använd Access-projekthanteringsdatabasen för att hantera projekt och deras associerade uppgifter och anställda. Du kan också söka efter och filtrera projektinformation, ange vanliga uppgifter och skicka eller ta emot data via e-postmeddelanden.

Obs!: Projekthanteringsdatabasmallen har uppdaterats de senaste åren. De här instruktionerna gäller den senaste versionen av mallen som kan laddas ned. Om stegen nedan inte stämmer överens med det du ser använder du förmodligen en äldre version av mallen.

Använda databasen

I den här artikeln går vi in på de grundläggande stegen för att använda mallen Projekt skrivbordsdatabas.

Förbereda databasen för användning

Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att göra följande:

  • Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.

    Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Bestämma om du ska ange en databas som betrodd.

Lägga till anställda

Om du vill börja använda projektdatabasmallen är det första steget att lägga till anställda, så att det finns någon att tilldela projekt och aktiviteter till. Använd den här proceduren om du vill lägga till anställda manuellt eller i nästa avsnitt för att lägga till anställda från dina Outlook-kontakter.

  1. Klicka på Personallista iformuläret Projektlista.

  2. Fyll i information om varje anställd i formuläret Medarbetarlista.

  3. Om du vill ange mer detaljerad information om en anställd dubbelklickar du på den anställdas namn i formuläret Personallista och anger informationen i formuläret Personalinformation.

  4. Klicka Stäng för att återgå till formuläret Projektlista.

Lägga till kontakter från Microsoft Outlook

Om du använder Microsoft Outlook kan du lägga till anställda från det programmet utan att behöva ange informationen på ny sätt.

  1. Klicka på Personallista iformuläret Projektlista.

  2. Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Personallista.

  3. Välj namnen som du vill lägga till i databasen i dialogrutan Välj namn som ska läggas till.

  4. Klicka på Lägg till och sedan på OK.

Lägga till ett nytt projekt

  1. Klicka på Nytt projekt i formuläret Projektlista.

  2. Fyll i information om projektet i formuläret Projektinformation och klicka sedan på Stäng.

Redigera ett befintligt projekt

  1. Dubbelklicka på det projekt du vill redigera i formuläret Projektlista.

  2. Lägg till eller redigera projektinformationen i formuläret Projektinformation.

    Lägga till en uppgift

    • Klicka på Lägg till aktivitet i formuläret Projektinformation.

    • I formuläret Uppgiftsinformation fyller du i uppgiftens detaljer och klickar sedan på Stäng.

      Access visar det nya projektet i listan Projektuppgifter i formuläret Projektinformation.

      Redigera en uppgift

    • Klicka på fliken Projektuppgifter i formuläret Projektinformation.

    • Dubbelklicka på den uppgift som du vill redigera.

    • Redigera uppgiftens detaljer i formuläret Uppgiftsinformation och klicka sedan på Stäng.

      Lägga till en gemensam uppgift

      Vanliga uppgifter är aktiviteter som används ofta i många olika projekt, till exempel budgetering eller utbildning. När du har lagt till en vanlig aktivitet kan den läggas till i alla projekt i Project-databasen utan att du behöver ange aktivitetsinformationen på nytt.

    • Klicka på Vanliga aktiviteter i formuläret Projektinformation.

    • Markera kryssrutan bredvid varje vanlig aktivitet som du vill lägga till i projektet. Lägg till nya vanliga aktiviteter i slutet av listan.

    • Klicka Stäng för att återgå till formuläret Projektinformation.

Filtrera projektlistan

I formuläret Projektlista kan du filtrera projektlistan och spara dina favoritfilter för framtida bruk.

  1. Du kan använda filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill använda.

  2. Klicka på Spara filter.

  3. I formuläret Filterdetaljer anger du ett filternamn och en beskrivning och klickar sedan på Stäng.

  4. Använd rutan Filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter eller klicka på (Rensa filter) om du vill ta bort filtret.

Visa projekt- eller personalinformation

Med formulären Projektinformation och Personalinformation kan du visa och ange mer information om ett projekt eller en medarbetare. Så här visar du formuläret Projektinformation eller Personalinformation:

  • Dubbelklicka på det objekt som du vill visa i formuläret Projektlista eller Personallista.

Lägga till bifogade filer

I formuläret Projektinformation, formuläret Uppgiftsinformation och formuläret Medarbetarinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.

  • Dubbelklicka i ett detaljformulär på fältet Bifogade filer (dubbelklicka på bildikonen i formuläret Personalinformation).

  • Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.

  • Bläddra till mappen som innehåller filen i dialogrutan Välj fil.

  • Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.

  • Klicka OK i dialogrutan Bifogade filer.

Obs!: Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.

Visa rapporter

Projektdatabasen innehåller flera rapporter, bland annat Öppna projekt,Uppgiftsinformation,Personaladressbokmed mera. Så här visar du en rapport:

  • I formuläret Projektlista väljer du den rapport som du vill visa i listan Rapporter.

Skriva ut en rapport:

  • Klicka på Arkiv > Skriv ut.

Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×