Använda en tabell eller fråga som datakälla för kopplade dokument

Du kan skapa en dokumentkopplingsåtgärd med hjälp av guiden Koppla dokument i Microsoft Word. Den här guiden är också tillgänglig från Access och du kan konfigurera en dokumentkopplingsprocess som använder en tabell eller fråga i en Access-databas som datakälla för standardbrev, e-postmeddelanden, adressetiketter, kuvert och kataloger.

I det här avsnittet beskrivs hur du startar guiden Koppla dokument från Access och skapar en direkt länk mellan en tabell eller fråga och ett Microsoft Word-dokument. Det här avsnittet beskriver hur du skriver brev. Stegvisa instruktioner för hur du skapa en dokumentkopplingsprocess finns i hjälpen för Microsoft Word.

Använda en tabell eller fråga som datakälla

  1. Öppna källdatabasen och markera den tabell eller fråga som du vill använda som datakälla för dokumentkoppling i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på Koppla word i gruppen Exportera på fliken Externa data. 

    Guiden Koppla dokument i Microsoft Word startas.

  3. Välj om du vill skapa länken i ett befintligt dokument eller i ett nytt dokument och klicka sedan på OK.

  4. Om du väljer att länka till ett befintligt dokument letar du rätt på filen i dialogrutan Välj Microsoft Word-dokument och klickar sedan på Öppna.

    Word startar. Beroende på vad du väljer öppnar Word antingen det dokument du angett eller ett nytt dokument.

  5. Klicka på Brev i fönstret Koppla dokument underVälj dokumenttyp och klicka sedan på Nästa: Starta dokumentet för att fortsätta med steg 2.

  6. I steg 2 klickar du på Nästa: Välj mottagare.

    I steg 3 skapar du länken mellan datakällan i Access och Word-dokumentet. Eftersom du startade guiden från Access skapas den här länken automatiskt. Observera att Använden befintlig lista är markerat under Välj mottagare och att namnet på datakällan visas under Använd en befintlig lista.

    Datakälla för kopplat dokument

  7. Klicka på Redigera mottagarlista om du vill anpassa innehållet i tabellen eller frågan.

    Redigera mottagarlista

    Du kan filtrera, sortera och verifiera data. Klicka på OK om du vill fortsätta.

  8. Klicka på Nästa: Skriv brevet för att fortsätta. Följ instruktionerna i fönstret Koppla dokument och klicka på Nästa i steg 5: Slutför kopplingen.

Andra sätt att använda en tabell eller fråga som datakälla

Du kan ange en tabell eller fråga som en datakälla på flera sätt. Du kan till exempel exportera tabellen eller frågan från Access till en ODBC-databas, en Microsoft Excel-fil, en textfil eller något annat filformat som är kompatibelt med Word och sedan länka till den resulterande filen med hjälp av guiden Koppla dokument i Word.

  1. Om du inte redan har exporterat tabellen eller frågan gör du det. Välj den tabell eller fråga du vill använda i navigeringsfönstret i Access. Gå till fliken Externa data, gruppen Exportera, och klicka på det format du vill exportera till. Följ sedan instruktionerna.

  2. Om fönstret Koppla dokument inte visas i Word klickar du på pilen underStarta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Steg för steg-guiden Koppla dokument. Fönstret Koppla dokument visas.

  3. I steg 3 i fönstret Koppla dokument, under Använd en befintlig lista, klickardu på Bläddra ellerRedigera mottagarlista.

  4. I dialogrutan Välj datakälla anger du den datafil som du skapade i Access och klickar sedan på Öppna.

  5. Följ anvisningarna i de dialogrutor som visas. Granska och anpassa innehållet i filen i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Du kan filtrera, sortera och verifiera innehållet innan du fortsätter.

  6. Klicka på OKoch sedan på Nästa: Skriv brevet i fönstret Koppla dokument. Mer information om hur du anpassar dokumentkopplingen finns i Word-hjälpen.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×