Använda uppslags- och flervärdesfält i frågor

I Access kan du skapa ett flervärdesfält som innehåller flera värden (upp till 100). Du kan också skapa ett uppslagsfält som visar ett användarvänligt värde som är bundet till ett värde i en annan datakälla. När du frågar ett uppslags- eller flervärdesfält finns det unika överväganden. Mer information finns i Skapa eller ta bort ett flervärdesfält och Skapa eller ta bort ett uppslagsfält.

Innehåll

Visa det bundna värdet för ett uppslagsfält i en fråga

Visningsvärdet för ett uppslagsfält visas automatiskt i frågedatabladsvyn som standard. När du skapar en fråga kan du åsidosätta det här beteendet så att det bundna värdet visas i stället. I det här exemplet antar vi att du vill se det bundna värdet för ett uppslagsfält i tabellen Huvudkontor som "letar upp" namnet på delstaten New England.

Uppslagsfältstabellerna
  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellerna Huvudkontor och NewEngland.

    De två tabellerna ska sammanfogas.

    Schemat för uppslagsfält

    Mer information finns i Koppla tabeller och frågor.

  3. Dra ett fält tillsammans med uppslagsfältet till frågerutnätet. I det här exemplet lägger du till fältet Ortoch NEState.

  4. Klicka på uppslagsfältet och sedan på Egenskapssida i gruppen Visa/döljfliken Design. Använd fältet NEState i det här exemplet.

  5. Välj fliken Uppslag på egenskapslistan och välj sedan Textruta i egenskapen Visa kontroll.

    Egenskapen Visa kontroll i frågedesignern

Resultat   När du nu visar frågan i databladsvyn ser du motsvarande bundna värde till visningsvärdet.

Frågeresultatet som visar det bundna värdet

Överst på sidan

Använda visningsvärdet för ett uppslagsfält i en fråga

När du skapar ett uppslagsfält skapas en koppling mellan det bundna värdet och visningsvärdet. Även om du inte kan använda visningsvärdet direkt i en fråga kan du använda motsvarande värde från den andra datakällan. Anta att du vill använda visningsvärdet för uppslagsfältet NEState i tabellen Huvudkontor i en fråga som villkor.

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellerna Huvudkontoroch NewEngland.

    De två tabellerna ska sammanfogas. Mer information finns i Koppla tabeller och frågor.

  3. Dra de fält du vill använda till frågerutnätet. I det här exemplet drar du City från tabellen Huvudkontor till den första kolumnen, NEState från tabellen Huvudkontor till den andra kolumnen och StateName från tabellen NewEngland till den tredje kolumnen.

  4. Avmarkera kryssrutan Visa för StateName i frågerutnätet.

  5. In the query grid, under StateName,in the Criteria row, enter Vermont.

    Frågerutnät som visar bundet värde för ett uppslagsfält

    Frågevillkoret baseras på kolumnen StateName, som naturligtvis är samma värde som visningsvärdet NEState,men visas inte i databladsvyn.

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    Endast den rad som innehåller Vermont visas.

Resultaten av frågan

Överst på sidan

Använda ett flervärdesfält i en fråga

När du visar ett flervärdesfält i en fråga kan du visa det fullständiga flervärdesfältet som innehåller alla värden avgränsade med kommatecken på en rad eller platta ut data med en separat rad för varje värde. Anta till exempel att du har tabellen Problem som innehåller ett rubrikfält för varje ärende och ett flervärdesfält med TilldelatTo för att tilldela ärenden till användare.

Visa alla värden i ett flervärdesfält på en rad

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra fälten till frågerutnätet. I det här exemplet drar du fältet Rubrik och flervärdesfältet AssignedTo.

  4. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    Som förväntat visas fältet Rubrik i en kolumn och i den andra kolumnen visas flervärdesfältet AssignedTo:

Fråga om flervärdesfält med resultat som inte är uppfickade

Visa varje värde för ett flervärdesfält på en rad (platt vy)

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra fälten du till frågerutnätet. I det här exemplet drar du fältet Rubrik och flervärdesfältet Tilldelat.Värde.

    Formatet, <Fältnamn>. Värde, lägger till egenskapen Värde som strängen. Värde för fältet AssignedTo.

  4. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    Data plattas ut så att fältet Rubrik upprepas och varje värde i flervärdesfältet AssignedTo visas på en motsvarande rad:

Fråga om flervärdesfält med platt resultat

Överst på sidan

Lägga till villkor i ett flervärdesfält i en fråga

Placeringen av samma villkor i frågerutnätet i olika rutnätskolumner påverkar frågeresultatet mycket.

Lägga till villkor som visar alla värden i ett flervärdesfält på en rad

Access skapar först en resultatuppsättning och lägger sedan till villkoren.

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra fälten du till frågerutnätet. I det här exemplet drar du fältet Rubrik, flervärdesfältet Tilldelat och Flervärdesfältet TilldelatTo.Värde.

  4. Avmarkera kryssrutan Visa för Tilldelat.Värde i frågerutnätet.

  5. I frågerutnätet, under AssignedTo.Value,raden Villkor anger du "NOT "DavidOrdna".

    Frågerutnät med raka uppslagsfält

    Det är bra att se SQL-vyn:

    SELECT Title, AssignedTo FROM Issues WHERE NOT AssignedTo.Value = “David Hamilton”;

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    De tre problem som inte har tilldelats David Hansson visas i ett standardvärde.

Resultat för flervärdesfält med hjälp <Fieldname>

Lägga till villkor som visar varje värde i ett flervärdesfält i en rad (den platta vyn)

Access skapar först en platt resultatuppsättning och lägger sedan till villkoren.

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra fälten du till frågerutnätet. I det här exemplet drar du fältet Rubrik och flervärdesfältet Tilldelat.Värde.

  4. I frågerutnätet, under AssignedTo.Value,raden Villkor anger du NOT "David Dave".

    Frågerutnät med . Värdeformat för uppslagsfält

    Det är bra att se SQL-vyn:

    SELECT Issues.Title, AssignedTo.Value FROM Issues WHERE NOT AssignedTo.Value = “David Hamilton”

  5. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    Varje problem som inte tilldelats David Bitmap visas i ett platt värde.

Resultat för flervärdesfält med hjälp <Fieldname>. Värde

Överst på sidan

Lägga till flera villkor i ett flervärdesfält i en fråga

Ibland behöver du söka efter en matchning på fler än ett värde i ett flervärdesfält. Anta till exempel att du vill se de problem där både "Kelly Rollin" och "Lisa Sandberg" är bland värdena i fältet Tilldelat

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra fälten du till frågerutnätet. I det här exemplet drar du fältet Rubrik och flervärdesfältet AssignedTo.

  4. Ange "Kelly Rollin" OCH "Lisa Sandberg" under Tilldelat i frågerutnätet, på raden Villkor.

  5. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    De två problemen som har tilldelats "Kelly Rollin" och "Lisa Sandberg" visas.

Frågeresultat som visar hur OCH används i ett flervärdesfält

Överst på sidan

Gruppera och räkna ett flervärdesfält i en fråga

Om du vill utföra beräkningar, gruppering och sortering av värden som lagras i ett flervärdesfält använder du <Fieldname>. Värdefält. Mer information om gruppfrågor finns i Räkna data med hjälp av en fråga.

Så här räknar du antalet ärenden som tilldelats till varje person

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra de fält du vill använda till frågerutnätet. I det här exemplet drar du AssignedTo.Value till den första kolumnen och Rubrik till den andra kolumnen.

  4. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

    Summaraden visas i frågerutnätet. Gruppera efter visas som standard i summacellen under varje fält i frågan.

  5. Klicka på Antal i frågerutnätet,under Rubrik, på raden Summa.

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    Antalet ärenden som tilldelats per person visas i en platt vy.

En fråga som räknar hur många ärenden som tilldelas till varje person

Räkna hur många personer som har tilldelats till varje problem

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. I det här exemplet lägger du till tabellen Problem.

  3. Dra de fält du vill använda till frågerutnätet. I det här exemplet drar du Rubrik till den första kolumnen och drar Tilldelad till den andra kolumnen.

  4. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

    Summaraden visas i frågerutnätet. Gruppera efter visas som standard i cellen Summa under fältet Rubrik i frågan. Uttrycket visas som standard i cellen Summa under fältet Tilldelat eftersom du inte kan utföra en Grupp efter-åtgärd direkt på ett flervärdesfält, bara <ett fältnamn>. Värdefält.

  5. Klicka på Antal i frågerutnätet,under Tilldelat, på raden Summa.

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Resultat    Antalet personer som tilldelats per ärende visas i en platt vy.

Frågeresultat som visar antalet personer per ärende

Överst på sidan

Använda en tilläggsfråga med ett flervärdesfält

Du kan infoga ett enskilt värde i ett flervärdesfält med hjälp av en tilläggsfråga. Anta till exempel att du vill lägga till "Tom Michaels" i fältet AssignedTo multivalued i tabellen Issues.

Obs!   Det här är den enda typ av tilläggsfråga som fungerar med ett flervärdesfält.

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. Lägg till tabellen Problem.

  3. Klicka på Lägg till på fliken Design.

  4. Välj Problem i dialogrutan Tillägg och klickasedan på OK.

  5. På raden Lägg till i designrutnätet väljer du AssignedTo.Value.

  6. På raden Fält i designrutnätet skriver du "Tom Michaels".

  7. Om du vill begränsa tilläggsåtgärden till specifika problem lägger du till ett fält i rutnätet Design, till exempel Rubrik,tar bort Rubrik från raden Lägg till till och anger sedan villkor som "Problem 3".

  8. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Du kan uppmanas att bekräfta att du vill lägga till den markerade raden i Access. Klicka på Ja för att infoga raden eller klicka på Nej om du vill avbryta.

Resultat    "Tom Michaels" har nu lagts till i fältet Tilldelat för Problem 3.

Viktigt    Du kan inte använda en tilläggsfråga som refererar till en tabell som innehåller ett flervärdesfält. Följande fråga är till exempel inte giltig:

INSERT INTO [NewIssues] ( ID, Title, AssignedTo ) SELECT Issues.ID, Issues.Title, Issues.AssignedTo FROM Issues;

Överst på sidan

Använda en uppdateringsfråga med ett flervärdesfält

Du kan använda en uppdateringsfråga för att ändra ett enskilt värde i ett flervärdesfält till ett annat värde. I det här exemplet vill du uppdatera flervärdesfältet Tilldelat till att ersätta "Kelly Rollin" med "Lisa Sandberg".

  1. Öppna frågan i designvyn.

  2. Lägg till tabellen Problem.

  3. Klicka på Uppdatera på fliken Design.

  4. Dra AssignedTo.Value till frågerutnätet.

  5. På raden Uppdatera till skriver du "Lisa Sandberg".

  6. Ange "Kelly Rollin" på raden Villkor.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Du kan uppmanas att bekräfta att du vill lägga till den markerade raden i Access. Klicka på Ja för att infoga raden eller klicka på Nej om du vill avbryta.

Resultat    Lisa Sandberg ersätter Kelly Rollin i fältet Tilldelat för alla motsvarande problem.

Överst på sidan

Använda en borttagningsfråga med ett flervärdesfält

När du arbetar med en tabell som innehåller ett flervärdesfält kan du använda en borttagningsfråga för att ta bort poster som innehåller ett visst värde i ett flervärdesfält, eller för att ta bort ett visst värde från ett flervärdesfält i alla poster i tabellen. I följande exempel antar vi att du vill ta bort "David Dave" från tabellen Issues.

Viktigt    När du använder en borttagningsfråga för att ta bort ett flervärdesfält som innehåller data förlorar du dessa data permanent. Du kan inte ångra borttagningen. Därför bör du säkerhetskopiera databasen innan du tar bort tabellfält eller andra databaskomponenter.

Ta bort ett visst värde från ett flervärdesfält i alla poster

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

  2. Lägg till tabellen Problem.

  3. Öppna frågan i designvyn.

  4. Klicka på Ta bort på fliken Design.

  5. På raden Villkor skriver du "David Dave".

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Du kan bli uppmanad att bekräfta att du vill ta bort posterna. Klicka på Ja om du vill ta bort posterna eller på Nej om du vill avbryta.

Resultat    David Dave tas bort för alla motsvarande problem.

Ta bort poster som innehåller ett visst värde i ett flervärdesfält

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

  2. Lägg till tabellen Problem.

  3. Öppna frågan i designvyn.

  4. Klicka på Gruppen Ta bort på fliken Design.

  5. Klicka på pilen under Visa och sedan på SQL-vy i gruppen Resultat fliken Design.

  6. Ange följande SQL-instruktion:

    DELETE FROM Issues WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)="David Hamilton"));

    Obs!    I det här fallet kan du bara använda en SQL-sats, inte designrutnätet. Om du växlar till designrutnätet lägger Access till en asterisk (*) efter DELETE-instruktionen som du ska ta bort från SQL-vyn.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Du kan bli uppmanad att bekräfta att du vill ta bort posterna. Klicka på Ja om du vill ta bort posterna eller på Nej om du vill avbryta.

Resultat    Alla problem där DavidTagna har tilldelats tas bort.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×