Arbeta med datablad

När du öppnar en tabell eller visar resultatet av en fråga Access tabell- eller frågeresultatet i databladsvyn. Tabelldata eller frågeresultat som visas i databladsvyn kallas vanligtvis för ett datablad. Du kan anpassa utseendet på ett datablad för att visa specifika data för användning som en enkel rapport.

Vad vill du göra?

Läs mer om datablad

Ett datablad är en visuell representation av de data som finns i en tabell eller av resultaten som returneras av en fråga. Det visar fälten för varje post från en tabell, ett formulär eller ett frågeresultat i ett tabellformat (rad och kolumn), som visas här.

Tabellen Anställda i databladsvyn

Som standard öppnas tabeller och frågor i databladsvyn. Högerklicka på en tabell eller fråga i navigeringsfönstret och klicka sedan på Öppna på snabbmenyn för att öppna tabellen eller frågan som ett datablad.

När du använder särskilda format för rader och kolumner eller lägger till en summarad kan ett datablad även fungera som en enkel rapport.

Ordna data genom att ändra och flytta kolumner eller rader

Du kan ordna data så att databladet blir lättare att visa eller bara visa de data som krävs vid en viss tidpunkt. I det här avsnittet visas flera sätt som du kan åstadkomma detta på.

Ändra storlek på kolumner eller rader

Ibland kanske inte alla kolumner i ett datablad får plats på skärmen eller utskriften, och enskilda kolumner kan ta upp mer utrymme än vad de behöver för sitt innehåll. Dessutom kanske du vill ändra höjden på raderna så att text som inte får plats i en kolumn kan fortsätta på en ny rad.

När du har öppnat en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvyn kan du antingen manuellt ändra storlek på de enskilda kolumnerna eller automatiskt ändra storlek på en kolumn så att den passar innehållet.

Ändra storlek på en kolumn manuellt

  1. Placera pekaren på kanten av den kolumn som du vill ändra storlek på.

  2. När pekaren ändras till en dubbelriktad pil drar du kanten av kolumnen tills den har den storlek du vill ha.

    Ändra storlek på en kolumn i ett datablad

Ändra storlek på en kolumn automatiskt

  1. Om du vill ändra storlek på en kolumn så att den passar innehållet placerar du pekaren på kanten av den kolumn som du vill ändra storlek på.

  2. När pekaren ändras till en dubbelriktad pil dubbelklickar du på kanten av kolumnen.

    Ändra storleken på en kolumn så att den anpassas till texten

Ändra storlek på flera kolumner

  • Om du vill ändra storlek på flera kolumner samtidigt håller du ned SKIFT, markerar flera intilliggande kolumner och ändrar sedan storlek på de markerade kolumnerna. Du kan också markera hela databladet och ändra storlek på alla kolumner.

Ändra storlek på rader

  • Om du vill ändra storlek på rader placerar du pekaren mellan två postväljare i databladet och drar tills raderna har den storlek du vill ha.

Du kan inte ändra storlek på varje rad individuellt – när du ändrar storlek på en rad ändras alla raders storlek.

Ändra storlek på rader i ett datablad

Ändra storlek på rader till standardhöjd

  1. Om du vill ändra storlek på rader till standardhöjden högerklickar du på en postväljare och klickar sedan på Radhöjd på snabbmenyn.

    Högerklicka på en postväljare

    Klicka på Radhöjd på genvägsmenyn

  2. Markera kryssrutan Standardhöjd i dialogrutan Radhöjd och klicka sedan på OK.

Obs!: Du kan inte ångra ändringar av bredden på en kolumn eller höjden på rader genom att klicka på knappen Ångra i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du vill ångra ändringar stänger du databladet och klickar sedan på Nej när du uppmanas att spara ändringarna i databladets layout. Om du klickar på Nej ångras även alla andra layoutändringar som du har gjort.

Flytta en kolumn

Du kan snabbt ändra ordningen på kolumnerna i ett datablad genom att dra kolumnerna till olika platser i databladet. Du kan till exempel göra detta för att se till att en viss kolumn alltid visas.

  • Markera en kolumn genom att klicka på kolumnrubriken, eller håll ned SKIFT om du vill markera flera intilliggande kolumner och dra sedan kolumnen eller kolumnerna till en ny plats.

    Kolumnen Förnamn flyttas så att den visas längst till vänster

Byta namn på en kolumn

Det kan finnas tillfällen då du vill byta namn på en kolumn så att den bättre beskriver de data som den innehåller. Om en kolumn som innehåller e-postadresser till exempel heter EMAdd kan det vara bra att göra kolumnrubriken lättare att förstå genom att ändra den till E-postadress. Det gör du genom att högerklicka på rubriken för kolumnen, klicka på Byt namn på kolumn på snabbmenyn och sedan skriva det nya namnet. Skriv till exempel e-postadress.

Byta namn på en kolumn

Visa eller dölja kolumner

Om du bara vill visa eller skriva ut vissa kolumner för databladet kan du dölja de kolumner som du inte vill ska visas. Om du till exempel arbetar med en databas med kontaktinformation kanske du bara vill se det fullständiga namnet och e-postadressen för varje kontakt. Du kan skapa den här vyn genom att dölja alla andra kolumner.

Dölja kolumner

  1. Klicka på rubriken för den kolumn som du vill dölja.

    Om du vill markera intilliggande kolumner håller du ned SKIFT och klickar på ytterligare kolumnrubriker.

    Obs!: Du kan inte markera kolumner som inte ligger angränsande. Markera ytterligare kolumner och dölj dem separat.

  2. Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Dölj fält på snabbmenyn.

Visa kolumner

  1. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Ta fram fält på snabbmenyn.

  2. I dialogrutan Ta fram kolumner markerar du kryssrutan bredvid varje kolumn som du vill visa och klickar sedan på Stäng.

Ändra stödlinjers format och bakgrundsfärg

När du använder ett datablad kan du förbättra utseendet på data genom att ändra format, till exempel stödlinjers format eller bakgrundsfärg, eller genom att skapa olika färger för alternerande rader.

Ange stödlinjers format

  1. Klicka på pilen bredvid knappen Stödlinjer i gruppen Textformat på fliken Start.

  2. Klicka på det stödlinjeformat du vill använda.

Ange bakgrundsfärg

  1. Klicka på pilen bredvid knappen Bakgrundsfärg i gruppen Textformat på fliken Start.

  2. Klicka på den bakgrundsfärg du vill använda.

Ändra bakgrundsfärgen på alternerande rader

Du kan ange bakgrundsfärgen för alternerande rader i ett datablad oberoende av standardbakgrundsfärgen. Genom att ange en alternerande bakgrundsfärg kan du göra det enklare att skilja mellan angränsande rader.

  1. Klicka på pilen bredvid knappen Alternativradfärg i gruppen Textformat på fliken Start.

  2. Klicka på den bakgrundsfärg du vill använda.

Ändra textformatet

När du har öppnat en tabell, en fråga eller ett formulär i databladsvyn kan du ändra textens utseende, inklusive formateringen. Observera att ändringarna gäller för hela databladet. Om du vill att ändringarna ska visas automatiskt nästa gång du öppnar databladet ska du komma ihåg att klicka på Ja när du stänger databladet och du uppmanas att spara ändringarna i layouten.

Du kan använda de extra kommandona i gruppen Textformatering fliken Start för att ändra teckensnittsegenskaper i databladet.

  1. Klicka på en cell i databladet.

  2. Gör något av följande i gruppen Textformatering på fliken Start:

    • Om du vill ändra teckensnitt skriver eller klickar du på ett teckensnitt i rutan Teckensnitt.

    • Om du vill ändra teckenstorlek skriver du in eller klickar på en teckenstorlek i rutan Teckenstorlek.

    • Om du vill ändra teckensnitt klickar du på knappen Fet,Kursiveller Understruken (eller en kombination av de tre).

    • Om du vill ändra teckenfärgen klickar du på pilen bredvid knappen Teckenfärg och väljer sedan en färg från paletten.

Summera data genom att lägga till en summarad

Genom att lägga till en summarad i ett datablad kan du snabbt visa den beräknade summan för en kolumn. Förutom att summera en kolumn med data kan du använda summaraden för att utföra andra beräkningar, till exempel hitta medelvärden, räkna antalet objekt i en kolumn och hitta det lägsta eller högsta värdet i en kolumn med data.

Så här visar du summaraden:

  1. Klicka på Summor i gruppen Poster på fliken Start.

    En ny rad visas längst ned i databladet, med ordet Summa i den första kolumnen.

  2. Klicka på en cell som ligger på samma rad som cellen som innehåller ordet Summa.

  3. Klicka på pilen som visas och sedan på den typ av beräkning som du vill visa i cellen.

    Listan över funktioner eller typer av beräkningar som är tillgängliga beror på datatyp i kolumnen. Om kolumnen till exempel innehåller valutavärden visas en lista över funktioner som gäller för valutaberäkningar, som minimum och maximum.

    En summarad på ett datablad med ett antal funktioner

Mer information om hur du använder funktionen Summarad finns i artikeln Visa kolumnsummor i ett datablad med hjälp av en summarad.

Använda sortering och filtrering

Det finns ytterligare snabba ändringar som kan göra databladet lättare att visa eller skriva ut. I följande bild sorteras företagsnamnen till exempel i alfabetisk ordning.

Ett datablad med en kolumn sorterad alfabetiskt

  • Om du vill använda sortering högerklickar du på kolumnen (eller klickar på pilen i kolumnrubriken) och klickar sedan på det sorteringsalternativ du vill använda.

  • Om du vill använda ett filter klickar du på pilen i kolumnrubriken och markerar kryssrutorna för de värden du vill visa. Du kan också klicka på Textfilter ellerTalfilter om du vill skapa mer detaljerade filter.

Spara ändringar i layouten

När du har ändrat layouten och utseendet på ett datablad måste du spara ändringarna om du vill behålla ändringarna nästa gång du öppnar databladet. När du stänger ett datablad efter att du har gjort ändringar i dess layout uppmanas du att spara ändringarna. Om du klickarpå Ja sparas ändringarna och tillämpas nästa gång du öppnar databladet. Om du klickar på Nejignoreras ändringarna och databladet öppnas med standardlayoutinställningarna (eller de senast sparade inställningarna) nästa gång du öppnar det.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×