Arbeta offline med tabeller som är länkade till SharePoint-listor

Du kan använda Access för att arbeta offline med data som är länkade till SharePoint-listor. Det kan till exempel vara användbart om du behöver vara borta från kontoret eller behöver fortsätta arbeta när en server inte är tillgänglig eller om du har förlorat anslutningar till servern.

Översikt

Innan du arbetar offline med data från en SharePoint-webbplats måste du först skapa länkar mellan Access-tabellerna och SharePoint-listorna. Sedan kan du ta listorna offline för att uppdatera eller analysera dem med hjälp av Access. När du ansluter igen kan du synkronisera data så att databasen och listorna uppdateras. Om databasen innehåller frågor och rapporter kan du använda dem för att analysera länkade data.

Om du uppdaterar data medan du är offline kan du synkronisera dina ändringar när Access ansluter till servern igen. Om datakonflikter uppstår – till exempel om någon uppdaterar en post på servern medan en annan person uppdaterar samma post offline – kan du lösa konflikten när du synkroniserar.

Du kan länka Access-tabeller till listor på flera olika sätt. Du kan till exempel flytta databasen till en SharePoint-webbplats, vilket också länkar tabellerna i databasen till listorna på webbplatsen. Eller så kan du exportera data från en lista i databladsvyn på en SharePoint-webbplats till en Access-tabell. Du kan till exempel använda en rapport i Access för att summera data. Mer information om hur du länkar till SharePoint-data från Access finns i Importera eller länka till data i en SharePoint-lista.

Arbeta offline med SharePoint-listor i Access

Från och med Access 2010 är det mer av en automatisk process att arbeta offline med länkade SharePoint-listor som underhålls av Access. Om Access inte kan ansluta till den SharePoint-webbplats där de länkade SharePoint-listorna finns, kanske för att du förlorat Internetanslutningen, växlar Access till offlineläge. I statusfältet på nedre högra sidan av Access-fönstret visas ett meddelande om att alla SharePoint-tabeller är frånkopplade. Om du klickar >filinformation visas också ett liknande meddelande om att du har kopplat bort tabeller. När du är i offlineläge kan du fortsätta att lägga till, redigera och ta bort data i en cachelagrad lokal kopia av SharePoint-listdata.

Access fortsätter att försöka ansluta med jämna mellanrum till de länkade listorna på SharePoint-servern. När Access återupprättar en anslutning till SharePoint-webbplatsen visas ett meddelandefält under menyfliksområdet som frågar om du vill synkronisera offlinedata med servern.

Klicka på Synkronisera för att återansluta till SharePoint Server.

Klicka på Synkronisera så ansluts Access igen till de länkade SharePoint-listorna och försöker sedan sammanfoga eventuella dataändringar.

Lösa datakonflikter

En konflikt uppstår när två användare gör en ändring i samma del av en listas data eller struktur. Den användare som skickar in en ändring först utför sina ändringar, men den andra användaren får ett meddelande om en konflikt.

Till exempel ändrar användare A kolumnen Ort på den tredje raden från Dallas till Seattle, och samtidigt ändrar du cellen från Dallas till Houston. Ändringar av användare A skickas först till servern, följt av ändringarna. Servern informerar dig om en konflikt och gör att du kan lösa konflikten.

Obs!: En konflikt inträffar även när användare redigerar olika celler på samma rad.

Du kan inte göra ändringar i en post som har en konflikt förrän du har löst konflikten.

Om Access upptäcker datakonflikter när du synkroniserar offlineändringar med SharePoint-servern visas dialogrutan Lös konflikter.

Använd alternativen i dialogrutan Lös konflikter för att lösa datakonflikter.

Gör något av följande:

  • Om du vill lösa den konflikt eller det fel som visas genom att ignorera de ändringar du gjort i posten klickar du på Ignorera mina ändringar. Dina ändringar går förlorade.

  • Om du vill lösa alla väntande konflikter och fel genom att ignorera alla dina ändringar i listan klickar du på Ignorera alla mina ändringar.

  • Lös den konflikt eller det fel som visas genom att återanvända ändringarna genom att klicka på Försök igen med Mina ändringar. Om du och den andra användaren skulle ändra samma kolumn i en konflikt skriver ändringarna över den andra användarens ändringar. Om du redigerar olika kolumner sammanfogas ändringarna med den andra användarens ändringar.

  • Om du vill lösa alla väntande konflikter och fel genom att återanvända ändringarna klickar du på Försök igen med Alla mina ändringar.

  • Om du vill visa information om nästa konflikt eller fel klickar du på Nästa i det övre högra hörnet i dialogrutan.

  • Om du vill visa information om föregående konflikt eller fel klickar du på Föregående i det övre högra hörnet i dialogrutan.

  • Om du vill lösa konflikter och fel vid ett senare tillfälle klickar du på Stäng i dialogrutans namnlist.

Anteckningar

  • I informationsrutnätet visas alla kolumner i den aktuella vyn. Om kolumnerna inte visas använder du den vågräta rullningslisten för att rulla eller drar i dialogrutans högra kant för att öka bredden på rutnätet.

    Om du vill zooma in innehållet i en kolumn klickar du på kolumnen i informationsrutnätet. Dina ändringar och den andra användarens ändringar visas i dialogrutan Fältinformation. Dialogrutan är också användbar för att visa formatändringar i RTF-format.

  • I informationsrutnätet visas Borttagna raderi stället för en rad med data om antingen du eller den andra användaren tar bort en rad. Om den andra användaren tar bort raden visas inte namnet på användaren i dialogrutan eller datum och tid för borttagningen. Du kan inte heller försöka igen med ändringarna.

Ställa in alternativ för cachelagringswebbtjänst och SharePoint-tabeller

Standardinställningen för nya databaser i Access 2010 och senare är att använda cachelagringswebbtjänst och SharePoint-länkade tabeller. Om du vill ändra det här beteendet och i stället använda beteendet som finns i Access 2007 klickar du på > Alternativ för att öppna dialogrutan Access-alternativ. Klicka på Aktuell databas för att se inställningarna under Cachelagringswebbtjänst och SharePoint-tabeller.

  • Använd ett cacheformat som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare versioner Markera det här alternativet om du vill att Access ska cachelagra en lokal kopia av länkade data. Den här inställningen kan ge bättre prestanda när du arbetar med länkade data. Med det här alternativet går det fortare att läsa in och visa länkade data. Avmarkera det här alternativet om du vill använda den cachelagringsfunktion som fanns i Access 2007.

  • Rensa cacheminne vid stängning Markera det här alternativet om du vill att Access ska rensa alla lokalt cachelagrade data från minnet när du stänger databasen.

  • Inget cacheminne Markera det här alternativet om du vill att Access inte ska cachelagra en lokal kopia av data medan du arbetar med länkade SharePoint-datakällor.

    Obs!: Alternativen Rensa cacheminne vid stängning och Inget cacheminne är inte tillgängliga om du har avmarkerat inställningen Använd ett cacheformat som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare versioner.

Kan jag arbeta offline manuellt i Access 2010 och senare?

Om du vill ha manuell kontroll över att arbeta offline med länkade SharePoint-data i Access 2010 och senare måste du ta bort cacheformatet som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare för den aktuella databasen i dialogrutan Access-alternativ. I föregående avsnitt finns information om hur du hittar och ställer in det alternativet.

Obs!: Du kanske blir ombedd att stänga och öppna databasen igen när du har ändrat inställningen.

När du har rensat Använd cacheformatet som är kompatibelt med Microsoft Access 2010 och senare inställningar visas en grupp med kommandon för länkade webblistor på fliken Externa data.

I den här gruppen visas kommandon som Arbeta offline,Synkronisera,Länka om listor och andra. Det här är samma kommandon som fanns i Access 2007 i gruppen SharePoint-listorfliken Externa data.

Om du vill arbeta offline med SharePoint-listdata i det här läget klickar du på Arbeta offline.

Om du vill synkronisera dina offlinelistor med data från servern klickar du på Synkronisera.

Om du vill återansluta de länkade tabellerna när du arbetar offline klickar du på Arbeta online.

Överst på sidan

Använder du Access 2007?

För att utföra den här proceduren måste du först länka Dina Access-tabeller till SharePoint-listor.

Obs!: Om du har en databas som redan har publicerats på en SharePoint-webbplats måste du först spara en lokal kopia av databasen och sedan ta listorna offline.

  1. Öppna den databas som är länkad till SharePoint-listor.

  2. Klicka på Arbeta offline i gruppen SharePoint-listor på fliken Externa data.

Obs!: Om knappen Arbeta offline inte är tillgänglig är antingen tabellerna inte länkade till SharePoint-listor eller också har du redan tagit listdata offline.

  1. Öppna den databas som är länkad till dina SharePoint-listor.

  2. Klicka på Synkronisera i gruppen SharePoint-listor på fliken Externa data.

Om en konflikt uppstår över en ändring som du gjort offline och en ändring som någon har gjort på servern visas dialogrutan Lös konflikter.

Dialogrutan visar information om konflikten, till exempel varför felet uppstod, och innehåller alternativ för att försöka skicka data igen eller för att ignorera ändringarna. Om det finns flera fel kan du visa information om varje fel genom att klicka på knapparna Föregåendeoch Nästa i dialogrutan. Vissa fel kan bara lösas genom att ignorera ändringarna.

I informationsrutnätet i dialogrutan Lös fel visas alla kolumner i den aktuella vyn. För den rad som påverkas visas den ändring du gjort i detaljrutnätet. Du kan inte redigera värdena, men du kan klicka på varje kolumn om du vill se mer information.

  • Gör något av följande i dialogrutan Lös fel:

    • Om du vill behålla ändringarna som gjorts på servern för ett markerat objekt klickar du på Ignorera mina ändringar.

    • Om du vill försöka skicka ändringarna igen till ett markerat objekt klickar du på Försök igen med Mina ändringar.

      Beroende på situationen kan du behöva vänta tills problemet är löst. Om du till exempel inte kan synkronisera dina ändringar på grund av problem med nätverksanslutningen bör du vänta tills du är ansluten igen.

    • Om du vill behålla ändringarna som gjorts på servern för alla objekt klickar du på Ignorera alla mina ändringar.

    • Om du vill försöka skicka ändringarna igen till alla objekt klickar du på Försök igen med Alla mina ändringar.

      Beroende på situationen kan du behöva vänta tills problemet är löst. Om du till exempel inte kan synkronisera dina ändringar på grund av nätverksproblem bör du vänta tills du är ansluten igen.

      Meddelanden: 

      • Om felet bara kan lösas genom att ignorera ändringarna kanske knapparna för att försöka igen med ändringarna inte är tillgängliga.

      • Du kan stänga dialogrutan utan att vidta någon åtgärd, men du kan inte lämna eller uppdatera listan eller göra ändringar i en beräknad kolumn förrän du har löst felet.

När du återansluter de länkade tabellerna synkroniseras alla ändringar som du gör i data eller objekt.

  1. Öppna den databas som är länkad till SharePoint-listorna.

  2. Klicka på Arbeta online i gruppen SharePoint-listor på fliken Externa data.

    Obs!: Om du vill ignorera ändringarna som du gjort offline klickar du på Ignorera ändringar i gruppen SharePoint-listor.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×