Begränsa åtkomsten till arbetsböcker med IDE (Information Rights Management) i Excel

Med hjälp av IRM i Office kan du rättighetshantera XPS-filer (XML Paper Specification) och följande filtyper:

Arbetsboks- .xls
Arbetsboks- .xlsx
Makroaktiverad arbetsbok .xlsm
Mall .xlt
Template .xltx
Makroaktiverad mall .xltm
Icke-XML-binär arbetsbok .xlsb
Makroaktiverade tillägg .xla
Makroaktiverade tillägg .xlam

Konfigurera datorn för att använda IRM

Om du vill använda IRM i Office är minimikravet på programvara Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan komma åt information och vilken nivå av redigering som är tillåten för ett e-postmeddelande. En företagsadministratör kan till exempel definiera en behörighetsmall med namnet ”Konfidentiellt”, som anger att ett e-postmeddelande som använder den principen endast kan öppnas av användare inom företagets domän.

Ladda ned behörigheter

Första gången du försöker öppna en arbetsbok med begränsad behörighet måste du ansluta till en licensieringsserver för att verifiera dina autentiseringsuppgifter och ladda ned en användningslicens. Användningslicensen definierar vilken åtkomstnivå du har till en fil. Den här processen krävs för varje fil som har begränsad behörighet. Innehåll med begränsad behörighet kan alltså inte öppnas utan en användningslicens. För nedladdningsbehörighet krävs att Office skickar dina autentiseringsuppgifter, som innehåller e-postadressen, och information om din behörighet till licensieringsservern. Information som finns i arbetsboken skickas inte till licensservern.

Begränsa behörighet till innehåll i filer

Med IRM kan du tillämpa begränsningar per användare, per fil eller per grupp (gruppbaserade behörigheter kräver Active Directory-katalogtjänsten för gruppexpansion). I en arbetsbok som Ranjit skapar kan han till exempel ge Helena behörighet att läsa men inte ändra den. Ranjit kan sedan ge Johan behörighet att redigera arbetsboken. Ranjit kan också välja att använda en fem dagars gräns för både Helenas och Johans åtkomst till arbetsboken.

Behörighet

Spara arbetsboken.
Välj Arkiv > Info.
Välj Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet efter personeroch välj sedan Begränsad åtkomst.
I dialogrutan Behörigheter väljer du Begränsa behörighet till den här arbetsbokenoch tilldelar sedan åtkomstnivåer för varje användare.
Om du vill ge någon fullständig behörighet går du till dialogrutan Behörigheter och väljer Fler alternativ. I kolumnen Åtkomstnivå väljer du pilen och sedan Fullständig behörighet i listan Åtkomstnivå.
När du har tilldelar behörighetsnivåer väljer du OK.

Meddelandefältet visas, vilket anger att arbetsboken är rättighet hanterad. Om du måste göra några behörighetsändringar i arbetsboken väljer du Ändra behörighet.

Om en arbetsbok med begränsad behörighet vidarebefordras till en obehörig person visas ett meddelande med författarens e-postadress eller webbplatsadress så att personen kan begära behörighet för arbetsboken.

Om författaren väljer att inte ta med en e-postadress får obehöriga användare ett felmeddelande.

Ange ett utgångsdatum för en fil

Öppna filen.
Välj Arkiv > Info.
Välj Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet efter personeroch välj sedan Begränsad åtkomst.
Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här arbetsboken i dialogrutan Behörigheter och välj sedan Fler alternativ.
Markera kryssrutan Denna arbetsbok upphöratt gälla under Ytterligare behörigheter för användare och ange sedan ett datum.
Välj OK två gånger.

Använda ett annat Windows-användarkonto för att rättighetshantera filer

Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen.
Gå till Arkiv > Information.
Välj Skydda arbetsbok, peka på Begränsa behörighet efter personeroch välj sedan Hantera autentiseringsuppgifter.
Gör något av följande:
- I dialogrutan Välj användare väljer du e-postadressen för det konto som du vill använda och väljer sedan OK.
- I dialogrutan Välj användare väljer du Lägg till, anger dina autentiseringsuppgifter för det nya kontot och väljer sedan OK två gånger.

Visa innehåll med begränsad behörighet

Om du vill visa rättighet hanterat innehåll som du har behörighet till med hjälp Office öppnar du bara arbetsboken.

Om du vill visa de behörigheter du har väljer du antingen Visa behörighet i meddelandefältet eller så väljer du Den här arbetsboken innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet, arbetsboken eller presentationen innehåller en behörighetsprincip

IRM i Office för Mac 2011 och Office för Mac 2016 innehåller tre behörighetsnivåer.

Läsa Läsa
Ändra Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar
Fullständig behörighet Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar, skriva ut, ange utgångsdatum för innehåll, bevilja behörigheter till användare, få till innehåll med programmering

Gör något av följande:

Ange behörighetsnivåer manuellt

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Begränsad åtkomst.
Om det här är första gången du använder licensservern anger du användarnamn och lösenord för licensservern och markerar sedan kryssrutan Spara lösenordet i Mac OS-nyckelringen.

Obs!: Om du inte väljer Spara lösenord i Mac OS-nyckelringenkan du behöva ange användarnamn och lösenord flera gånger.
I rutorna Läsa, Ändra eller Fullständig behörighet anger du e-postadressen till eller namnet på den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.
Om du vill söka i adressboken efter e-postadressen eller namnet väljer du .
Om du vill tilldela en behörighetsnivå till alla personer i din adressbok väljer du Lägg till alla .
När du har tilldelar behörighetsnivåer väljer du OK.

Meddelandefältet visas med ett meddelande om att arbetsboken är rättighet hanterad.

Använda en mall för att begränsa behörighet

En administratör kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan se information om användarnas behörighetsnivåer. De här aspekterna av behörighetshanteringen definieras med AD RMS-servermallar (Active Directory Rights Management Services). En företagsadministratör kan till exempel definiera en behörighetsmall med namnet "Konfidentiellt", som anger att arbetsböcker som använder den principen endast kan öppnas av användare inom företagets domän.

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan den behörighetsmall som du vill använda.

Ändra eller ta bort behörighetsnivåer som du har angett

Om du använder en mall för begränsad behörighet kan du inte ändra eller ta bort några behörighetsnivåer. De här stegen fungerar bara om du har angett behörighetsnivåer manuellt.

Välj Ändra behörigheter i meddelandefältet.
I rutorna Läsa, Ändra och Fullständig behörighet anger du en ny e-postadress eller ett nytt namn för den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.
Om du vill ta bort en person eller grupp från en åtkomstnivå markerar du e-postadressen och trycker sedan på DELETE.
Om du vill ta bort Alla från en behörighetsnivå väljer du Lägg till alla .

Ange ett utgångsdatum för en begränsad fil

Författare kan använda dialogrutan Ange behörigheter för att ange utgångsdatum för innehållet.

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Begränsad åtkomst.
Välj Fler alternativoch välj sedan Det här dokumentet går utoch ange datumet.

När behörigheten för ett dokument har gått ut kan dokumentet endast öppnas av författaren eller av användare med fullständig behörighet.

Tillåta användare med läs- eller ändringsbehörighet att skriva ut innehåll

Som standard kan användare med läs- och ändringsbehörighet inte skriva ut.

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Begränsad åtkomst.
Välj Fler alternativoch välj sedan Tillåt användare med ändrings- eller läsbehörighet att skriva ut innehåll.

Tillåta användare med läsbehörighet att kopiera innehåll

Som standard kan användare med läsbehörighet inte kopiera innehåll.

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Begränsad åtkomst.
Välj Fler alternativoch välj sedan Tillåt användare med läsbehörighet att kopiera innehåll.

Tillåta körning av skript i en begränsad fil

Författare kan ändra inställningarna så att Visual Basic-makron kan köras när ett dokument öppnas och AppleScript-skript kan komma åt information i det begränsade dokumentet.

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Begränsad åtkomst.
Välj Fler alternativoch välj sedan Access-innehåll med programmering.

Kräv en anslutning för att verifiera behörigheter

Som standard måste användarna autentisera genom att ansluta till AD RMS-servern första gången de öppnar ett begränsat dokument. Du kan ändra detta så att de måste autentisera varje gång de öppnar ett begränsat dokument.

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Begränsad åtkomst.
Välj Fler alternativoch välj sedan Kräv anslutning för att verifiera behörigheterna.

Ta bort begränsningar

Välj Behörigheter under Skydd på flikenGranska ochvälj sedan Inga begränsningar.
Välj Ta bort begränsningar i dialogrutan.

Närliggande avsnitt

Begränsa behörighet till innehåll i en fil

Lägga till autentiseringsuppgifter för att öppna en rättighet hanterad fil eller ett meddelande
Filformat som fungerar med IRM

I iOS-versionerna av Office kan du öppna IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.

Om du prenumererar på Office 365 med Azure Rights Management och IT-avdelningen har definierat några IRM-mallar som du kan använda så kan du tilldela de här mallarna till filer i Office för iOS.

Om du vill skydda en fil trycker Ikonen Redigera redigera i appen, går till fliken Granska och trycker på knappen Begränsa behörigheter. En lista med tillgängliga IRM-principer visas. väljer du det du vill använda och trycker på Klar för att använda.

Obs!: Om knappen Begränsa behörigheter inte är aktiverat i appen så kan du öppna valfritt IRM-skyddat dokument och initiera den.

I Android-versionerna av Office öppnas IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.

När du öppnar en IRM-skyddad fil i Office för Android kan du visa vilka behörigheter du har tilldelats.

IRM (Information Rights Management) har följande funktioner:

Förhindrar en behörig mottagare av begränsat innehåll från att vidarebefordra, kopiera, ändra, skriva ut, faxa eller klistra in innehåll för obehörig användning
Begränsar innehåll var det än skickas
Tillämpar ett förfallodatum för filen så att innehåll i dokument inte kan visas efter en angiven tid
Tillämpar principer som företaget antagit för användning och spridning av innehåll inom företaget

IRM kan inte förhindra att begränsat innehåll:

Raderas, stjäls eller samlas in och överförs av skadliga program som trojaner, tangentbordsloggningsprogram och vissa typer av spionprogram
Förloras eller skadas på grund av datorvirus
Kopieras för hand eller skrivs av från en visning på en mottagares skärm
Avbildas digitalt (när det visas på en skärm) av en mottagare
Kopieras med hjälp av skärmbildsinspelningsprogram från tredje part