Definiera dina tjänsterbjudanden i Bookings

När du definierar dina tjänsterbjudanden i Microsoft Bookings anger du ett tjänstnamn, en beskrivning, en plats (välj om du vill träffas personligen eller ha ett onlinemöte), varaktighet, standardpåminnelser till kunder och personal, interna anteckningar om tjänsten och priser. Du kan också tagga de anställda som är kvalificerade att tillhandahålla tjänsten. När kunderna sedan kommer till din företagswebbplats för att boka en avtalad tid kan de se exakt vilka typer av avtalade tider som är tillgängliga, välja den person som de vill tillhandahålla tjänsten och hur mycket deras tjänst kommer att kosta.

Du kan också lägga till anpassad information och URL:er i e-postbekräftelsen och påminnelserna som du skickar när någon bokar en tjänst via din bokningssida.

Titta: Skapa en ny tjänst

Steg

Här följer stegen för att lägga till en ny tjänst.

1. I Microsoft 365 väljer du appstartaren och sedan Bokningar.

2. Gå till Dina kalendertjänster> och välj Lägg till ny tjänst.

   Antalet tjänster bör begränsas till 50.

3. Lägg till dina val på sidan Grundläggande information .

   Tjänstnamn: ange namnet på din tjänst. Det här är namnet som visas i den nedrullningsbara menyn på sidan Kalender. Det här namnet visas också när någon lägger till en avtalad tid manuellt på kalendersidan och den visas som en panel på självbetjäningssidan.

   Beskrivning: Beskrivningen du anger är vad som visas när en användare väljer informationsikonen på sidan Självbetjäning.

   Standardplats: Den här platsen visas på e-postbekräftelser och påminnelser för både personal och kunder, och den visas i kalenderhändelsen som skapats för bokningen.

   Lägg till onlinemöte: Den här inställningen aktiverar eller inaktiverar onlinemöten för varje avtalad tid, antingen via Teams eller Skype, beroende på vilken som du konfigurerar som standardklient för den anställde.

   • Aktiverat:

     • En länk till ett Teams- eller Skype-möte, som är unikt för bokningen, läggs till i kalenderhändelsen i både personalens och kundernas kalendrar, tillsammans med uppringningsinformation.

     • Länken för att ansluta till mötet läggs till i alla e-postbekräftelser och påminnelser, som du ser i följande exempel:

       

       Obs!

       Teams-möten kan anslutas via Teams-mobilappen, Teams-skrivbordsappen, i en webbläsare eller via telefonuppringningen. Vi rekommenderar starkt att du aktiverar Teams som standardtjänst för onlinemöte för din klientorganisation för bästa möjliga upplevelse när du bokar virtuella möten.

   • Inaktiverad:

     • Avtalade tider innehåller inget mötesalternativ och alla mötesrelaterade fält som visas när Lägg till onlinemöte är aktiverat visas inte.

   Varaktighet: Så här länge bokas alla möten. Tiden blockeras från och med starttiden, som väljs under bokningen. Den fullständiga avtalade tiden kommer att blockeras i personalens kalendrar.

   Bufferttid: Om du aktiverar den här inställningen kan du lägga till extra tid i personalens kalender varje gång en avtalad tid bokas.

   Tiden blockeras i personalens kalender och påverkar ledig/upptagen-information. Det innebär att om en avtalad tid slutar kl. 15:00 och 10 minuters bufferttid har lagts till i slutet av mötet visas personalens kalender som upptagen och inte bokningsbar fram till 15:10. Detta kan vara användbart om personalen behöver tid före ett möte för att förbereda sig, till exempel en läkare som granskar en patients diagram eller en finansiell rådgivare som förbereder relevant kontoinformation. Det kan också vara användbart efter ett möte, till exempel när någon behöver tid att resa till en annan plats.

   Inget pris har angetts: Välj de prisalternativ som ska visas på sidan Self-Service. Om Inget pris har angetts visas inget pris eller ingen referens till kostnad eller prissättning.

   Anmärkningar: Det här fältet visas i bokningshändelsen för bokad personal och på händelsen som visas på fliken Kalender i webbappen Bookings.

   Maximalt antal deltagare per händelse: Med den här inställningen kan du skapa tjänster som kräver möjligheten för flera personer att boka samma avtalade tid och samma personal (till exempel en träningsklass). Tidsintervallet för avtalad tid för den valda tjänsten, personalen och tiden kommer att vara tillgänglig för bokning tills det maximala antalet deltagare, som anges av dig, har nåtts. Aktuell kapacitet för avtalade tider och deltagare kan visas på fliken Kalender i webbappen Bookings. Vi kallar detta för 1:N bokningstjänst.

   

   Låt kunden hantera sin bokning: Den här inställningen avgör om kunden kan ändra eller avboka sin bokning, förutsatt att den har bokats via fliken Kalender i bookings-webbappen.

   • Aktiverat:

     Knappen Hantera bokning visas i kundens e-postbekräftelse. När den här knappen väljs av kunden visas tre alternativ:

     • Schemalägg om Om du väljer det här alternativet kommer användaren till en tjänstspecifik Self-Service sida, där de kan välja en ny tid och/eller datum för samma tjänst och samma personal från den ursprungliga bokningen. Observera att även om den ursprungliga medarbetaren är kopplad till den ombokade bokningen som standard, har användaren även möjlighet att ändra personalmedlemmen.

     • Avboka bokning Detta avbryter bokningen och tar bort den från personalens kalender.

     • Ny bokning Det här alternativet tar användaren till Self-Service sidan med alla tjänster och personal listade för att schemalägga en ny bokning.

       

       Vi rekommenderar bara att du låter den här inställningen vara aktiverad om du är nöjd med att kunder kommer åt Self-Service sidan.

   • Inaktiverad:

     Användaren har ingen möjlighet att boka om eller avboka sin bokning när de bokar via fliken Kalender i bookings-webbappen. När du bokar via Self-Service sidan har kunderna dock fortfarande knappen Hantera bokning och alla dess alternativ, även om den här inställningen är inaktiverad.

     Vi rekommenderar att du inaktiverar den här inställningen om du vill begränsa åtkomsten till Self-Service sidan. Dessutom föreslår vi att du lägger till text i e-postbekräftelsen och påminnelser som talar om för dina kunder hur de ska göra ändringar i bokningen på annat sätt, till exempel genom att ringa kontoret eller skicka e-post till supportavdelningen.

4. På sidan Tillgänglighetsalternativ kan du se de alternativ som du har valt från bokningssidan för din schemaläggningsprincip och tillgänglighet för din personal. Mer information finns i Ange dina schemaläggningsprinciper.

5. På sidan Tilldela personal kan du smidigt tilldela och ta bort tilldelade personalmedlemmar från en tjänst. Ytterligare två kontroller har lagts till på den här sidan:

   • Enskild personal När det här alternativet har valts schemaläggs bokningen med en enda anställd.
   • Flera anställda Med den här funktionen kan du skapa en tjänst med flera anställda. Bokningen kommer att schemaläggas med alla tilldelade personalmedlemmar i tjänsten. Du kan referera till denna tjänst som N:1 bokningstjänst.

   Obs!

   För flera anställda kan du bara skapa en bokning när alla tilldelade anställda är tillgängliga för att delta.

6. Anpassade fält kan vara användbara när du samlar in information som behövs varje gång den specifika avtalade tiden bokas. Exempel är försäkringsleverantör före ett klinikbesök, lånetyp för lånekonsultationer, större studie för akademisk rådgivning eller kandidat-ID för kandidatintervjuer. Dessa fält visas på sidan Bokning när dina kunder bokar avtalade tider med dig och din personal.

   Kundens e-post, telefonnummer, adress och anteckningar är icke-flyttbara fält, men du kan göra dem valfria genom att avmarkera Obligatoriskt bredvid varje fält.

7. På sidan Meddelanden kan du skicka SMS, konfigurera påminnelser och skicka meddelanden.

   Obs!

   Sms-meddelanden i Bookings kräver en Teams Premium licens.

   Aktivera sms-meddelanden för din kund Om detta väljs skickas SMS-meddelanden till kunden, men bara om de anmäler sig.

   Påminnelser och meddelanden skickas ut till kunder, personal eller båda, vid en angiven tidpunkt före den avtalade tiden. Flera meddelanden kan skapas för varje avtalad tid, enligt dina önskemål.

   

   Du kan inkludera eventuell ytterligare text som du vill här, till exempel information om ombokning eller vad kunderna ska ta med för den avtalade tiden. Följande är ett exempel på anpassad text som lagts till i det ursprungliga bekräftelsemeddelandet, som visas i fältet Ytterligare information för Email bekräftelse:

   

   Anmäl dig på den manuella boknings- och Self-Service sidan:

   

   Sms-meddelanden ser ut så här (observera att SMS-meddelanden för närvarande endast är tillgängliga i Nordamerika):

   

8. Det finns ytterligare två kontroller som underlättar resan för att skapa tjänsten:

   • Standardalternativen för schemaläggning är aktiverade som standard. Inaktivera växlingsknappen om du vill anpassa hur kunder bokar en viss anställd.
   • Publiceringsalternativ Välj om den här tjänsten ska visas som bokningsbar på sidan Self-Service eller om tjänsten endast ska vara bokningsbar på fliken Kalender i bookings-webbappen.