Grundläggande uppgifter för en skrivbordsdatabas i Access

Innehåll

• Välja en mall

• Skapa en databas utan mall

• Lägga till en tabell

• Kopiera och klistra in data

• Importera eller länka till data

• Ordna data med Tabellanalys

• Nästa steg

Välja en mall

Access-mallar har inbyggda tabeller, frågor, formulär och rapporter som är klara att använda. Ett urval av mallar är det första du lägger märke till när du startar Access, och du kan söka online efter fler mallar.

1. Klicka på Arkiv-> Nytt i Access.

2. Välj en mall för en skrivbordsdatabas och ange ett namn för databasen under Filnamn.(Om du inte ser en mall som skulle fungera för dig kandu användarutan Sökonlinemallar.)

3. Du kan antingen använda standardplatsen som visas under rutan Filnamn eller klicka på mappikonen för att välja en.

4. Klicka på Skapa.

Beroende på mall kan du behöva göra något av följande för att komma igång:

• Om Access visar en dialogruta för inloggning med en tom lista över användare:

  1. Klicka på Ny användare.

  2. Fyll i formuläret Användarinformation.

  3. Klicka på Spara & Stäng.

  4. Välj användarnamnet du just angav och klicka sedan på Logga in.

• Om Access visar ett meddelande med en säkerhetsvarning i meddelandefältet och du litar på mallens källa klickar du på Aktivera innehåll. Om databasen kräver inloggning loggar du in igen.

Mer information finns i skapa en Access-skrivbordsdatabas utifrån en mall.

Skapa en databas utan mall

Om ingen av mallarna passar dina behov kanske du börjar med en tom skrivbordsdatabas.

1. Klicka på Nytt i Access >tom skrivbordsdatabas.

2. Skriv ett namn för databasen i rutan Filnamn.

3. Du kan antingen använda standardplatsen som visas under rutan Filnamn eller klicka på mappikonen för att välja en.

4. Klicka på Skapa.

Lägga till en tabell

I en databas lagras informationen i flera relaterade tabeller. Så här skapar du en tabell:

1. När du öppnar databasen för första gången visas en tom tabell i databladsvyn där du kan lägga till data. Om du vill lägga till ytterligare en tabell klickar du på fliken Skapa > Tabell. Du kan antingen börja skriva in data i det tomma fältet (cellen) eller klistra in data från en annan källa, t.ex. en Excel-arbetsbok.

2. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver det nya namnet.

1. Klicka på Arkiv > Spara.

• Om du vill lägga till fler fält skriver du kolumnen Klicka för att lägga till.

• Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på kolumnrubriken och drar den sedan dit du vill ha den. Du kan också markera sammanhängande kolumner och dra dem alla till en ny plats.

Mer information finns i Introduktion till tabeller.

Kopiera och klistra in data

Du kan kopiera och klistra in data från ett annat program, till exempel Excel eller Word, i en Access-tabell. Det här fungerar bäst om data är indelade i kolumner. Om informationen finns i ett ordbehandlingsprogram, t.ex. Word, använder du taggar för att separera kolumnerna eller konvertera dem till ett tabellformat innan du kopierar.

1. Om data behöver redigeras, till exempel att fullständiga namn avgränsas till för- och efternamn, gör du det först i källprogrammet.

2. Öppna källan och kopiera (Ctrl + C) data.

3. Öppna den Access-tabell där du vill lägga till data i databladsvyn och klistra in den (Ctrl + V).

4. Dubbelklicka på varje kolumnrubrik och skriv ett beskrivande namn.

5. Klicka på > Spara och ge den nya tabellen ett namn.

   Obs!:  Datatypen för varje fält anges utifrån den information du klistrar in i den första raden i varje kolumn, så se till att informationen på följande rader stämmer överens med den första raden.

Importera eller länka till data

Du kan antingen importera data från andra källor eller länka till data från Access utan att flytta informationen från den plats där den lagras. Att länka kan vara ett bra alternativ om du har flera användare som uppdaterar data och du vill vara säker på att du ser den senaste versionen eller om du vill spara lagringsutrymme. Du kan välja om du vill länka till eller importera data för de flesta format. Mer information finns i Importera eller länka till data i en annan Access-databas.

Processen skiljer sig något beroende på datakällan, men de här instruktionerna hjälper dig att komma igång:

1. Klicka på det dataformat som du vill importera från eller länka till på fliken Externa data. Om du inte ser rätt format klickar du på Mer.

1. Följ instruktionerna i dialogrutan Hämta externa data.

När du länkar kan vissa format vara skrivskyddade. Här är de externa källor som du kan importera data eller länka från:

Mer information finns i Importera eller länka till data i en annan Access-databas.

Ordna data med Tabellanalys

Du kan använda Tabellanalysguiden för att snabbt identifiera redundanta data. Guiden är ett enkelt sätt att ordna data i olika tabeller. Access bevarar den ursprungliga tabellen som en säkerhetskopia.

1. Öppna Access-databasen som innehåller tabellen du vill analysera.

2. Klicka på Databasverktyg > Analysera tabell.

   De två första sidorna i guiden innehåller en kort självstudiekurs med exempel. Om du ser en kryssruta med etiketten Visa inledande sidor?markerar du kryssrutan och klickar sedan på Tillbaka två gånger för att se introduktionen. Om du inte vill se introduktionssidorna igen avmarkerar du Visa inledande sidor?

Överst på sidan

Nästa steg

Resten av designprocessen varierar beroende på vad du vill göra, men du vill förmodligen skapa frågor, formulär, rapporter och makron. Följande artiklar kan vara till hjälp:

• Introduktion till tabeller

• Introduktion till frågor

• Skapa ett Access-formulär

• Introduktion till rapporter i Access

• Skydda data med säkerhetskopierings- och återställningsprocesser

Överst på sidan