Grundläggande uppgifter i Access 2010

Relationsdatabaser i Access

Ibland behöver du en relationsdatabas för att spåra sådan information – en samling data som har avgränsats i mindre datasamlingar (så kallade tabeller) för att eliminera redundans och sedan relateras tillsammans baserat på vanliga informationsbitar (så kallade fält). En relationsdatabas för evenemangsplanering kan till exempel innehålla en tabell med kundinformation, en tabell med leverantörsinformation och en tabell med händelseinformation. Tabellen med händelseinformation kan ha ett fält som relaterar det till kundtabellen och ett fält för att relatera den till leverantörstabellen. På så sätt kan informationen ändras en gång i leverantörstabellen i stället för i alla händelser där leverantören ingår, om telefonnumret ändras.

Access är ett verktyg som du kan använda för att snabbt och enkelt utveckla relationsdatabasprogram som hjälper dig att hantera information. Du kan skapa en databas som hjälper dig att hålla reda på vilken typ av information som helst, till exempel lager, professionella kontakter eller affärsprocesser. Faktum är att Access har mallar som du kan använda direkt för att spåra en mängd olika typer av information, vilket gör det enkelt även för nybörjare.

När du öppnar Access

När du Access 2010 vyn Microsoft Office Backstage visas där du kan få information om den aktuella databasen, skapa en ny databas, öppna en befintlig databas och visa aktuellt innehåll från Office.com.

Backstage-vyn innehåller även många andra kommandon som du kan använda för att justera, underhålla eller dela dina databaser. Kommandon i Backstage-vyn gäller vanligtvis för hela databaser, inte för objekt inuti en databas.

Överst på sidan

Lägga till en tabell

Du kan lägga till en ny tabell i en befintlig databas med hjälp av verktygen i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Oavsett vilken vy du börjar i kan du alltid växla till den andra vyn med hjälp av visningsknapparna i statusfältet i Access-fönstret.

Skapa en tom tabell i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data direkt och låta Access bygga tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare), och Access anger fältdatatypen, baserat på vilken typ av data du anger.

1. Klicka på Tabell på fliken Skapa i gruppen Tabeller.

2. Tabellen skapas och markören visas i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till.

3. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen – eller så kan du klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen längre fram i den här artikeln.

   • Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver det nya namnet.

     Tips: Ge varje fält ett meningsfullt namn så att du vet vad det innehåller utan att du behöver titta på informationen.

   • Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på kolumnrubriken och drar den sedan dit du vill ha den. Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och dra dem alla till en ny plats tillsammans.

     Om du vill lägga till fler fält i tabellen kan du antingen börja skriva i kolumnen Klicka för att lägga till i databladsvyn, eller så kan du lägga till nya fält med hjälp av kommandona i gruppen Lägg till & Ta bort på fliken Fält.

Skapa en tabell som börjar i designvyn    I designvyn skapar du först den nya tabellens struktur. Sedan växlar du till databladsvyn och anger data, eller så anger du dina data på något annat sätt, till exempel med ett formulär.

Designvyn är inte tillgänglig för tabeller i en webbdatabas.

1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

2. Skriv ett namn i kolumnen Fältnamn för varje fält i tabellen och välj sedan en datatyp i listan Datatyp.

3. Du kan ange ytterligare information för varje fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen som du anger visas i statusfältet när insättningspunkten är i det fältet och används som statusfältstext för alla kontroller som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista till ett formulär eller en rapport, och för alla kontroller som skapas för det fältet av Formulärguiden eller Rapportguiden.

4. När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:

   • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

5. Du kan börja mata in data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn, klicka i den första tomma cellen och skriva. Du kan också klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i nästa avsnitt.

Skapa en tabell baserad på en SharePoint-lista    Med en SharePoint-lista kan dina data användas av personer som inte har Access. Listdata lagras dessutom på en server, vilket i allmänhet ger bättre skydd mot dataförlust än filer som lagras på en stationär dator. Du kan antingen börja med en ny lista eller länka till en befintlig lista. Du måste ha tillräcklig behörighet för den SharePoint-webbplats där du vill skapa listan. det kan variera beroende på webbplats, så kontakta SharePoint-administratören för mer information om alternativen.

Den här funktionen är inte tillgänglig i en webbdatabas.

1. Gå till gruppen Tabeller på fliken Skapa och klicka på SharePoint-listor.

2. Du kan använda någon av listmallarna för att skapa en vanlig SharePoint-lista, till exempel kontakter eller händelser.

   Du kan också välja att skapa en anpassad lista eller att länka till eller importera en befintlig lista. Klicka på önskat alternativ.

3. Om du väljer någon av listmallarna eller skapar en anpassad lista öppnas dialogrutan Skapa ny lista som vägleder dig genom processen. Om du väljer att använda en befintlig lista öppnas dialogrutan Hämta externa data som hjälper dig.

Mer information om tabeller finns i artikeln Introduktion till tabeller.

Överst på sidan

Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in dina data i en Access-tabell. I allmänhet fungerar det här bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som de är i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram bör du först avgränsa kolumnerna med data med hjälp av flikar eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet och sedan kopiera dessa data. Om dina data behöver redigeras eller manipuleras (till exempel att fullständiga namn avgränsas i för- och efternamn) kanske du vill göra det innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anger Access datatypen för varje fält efter vilken typ av data som hittas där. Om ett klistrat fält till exempel bara innehåller datumvärden, används datatypen Datum/tid för det fältet. Om det klistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej" används datatypen Ja/Nej för fältet.

Fälten får ett namn beroende på vad den hittar på den första raden med klistrade data. Om den första raden med klistrade data liknar de följande raderna i typ, avgör Access att den första raden är en del av data och tilldelar fältens allmänna namn (Fält1, Fält2 och så vidare). Om den första raden med klistrade data inte liknar de följande raderna använder Access den första raden som fältnamn och exkluderar den första raden i de verkliga data.

Om Access tilldelar allmänna fältnamn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

1. Spara tabellen genom att klicka på Spara på fliken Arkiv.

2. Dubbelklicka på varje kolumnrubrik i databladsvyn och skriv ett namn för kolumnen.

3. Spara tabellen igen.

Överst på sidan

Importera eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som du samlat in i ett annat program som du vill använda i Access. Du kanske arbetar med personer som lagrar data i andra program och vill arbeta med deras data i Access. Eller så kanske du har flera olika datakällor och behöver en "landningsplatta" där du kan samla dem för djupare analyser.

Access gör det enkelt att importera eller länka data från andra program. Du kan hämta data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från någon av flera andra källor. Processen skiljer sig något beroende på datakällan, men de här instruktionerna hjälper dig att komma igång:

1. Klicka på kommandot för den typ av fil du importerar från & gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

   Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Excel. Om du inte ser rätt programtyp klickar du på Mer.

   Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera &-länk kanske du måste starta programmet där du ursprungligen skapade data och sedan spara data i ett filformat som stöds i Access (till exempel en avgränsad textfil ) och sedan importera eller länka till data.

2. I dialogrutan Hämta externa data klickar du antingen på Bläddra för att bläddra till källdatafilen eller anger den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.

3. Klicka på det alternativ som du vill använda under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell med hjälp av importerade data eller skapa en länkad tabell som har en länk till datakällan.

4. Klicka på OK.

   Dialogrutan Länka objekt eller Importera objekt öppnas beroende på ditt val.

5. Slutför processen i dialogrutan. Exakt hur du följer beror på vilket import- eller länkalternativ du har valt.

6. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

   Om du väljer att importera frågar Access om du vill spara informationen för importen som du just slutförd.

7. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen klickar du på Spara importstegoch anger informationen.

   Sedan kan du enkelt återskapa importåtgärden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data, klicka på importspecifikationen och sedan klicka på Kör.

8. Om du inte vill spara åtgärdens information klickar du på Stäng.

Access importerar data till en ny tabell och visar sedan tabellen under Tabeller i navigeringsfönstret.

Om du vill veta mer om hur du importerar data till Access följer du länkarna i avsnittet Se även i den här artikeln.

Överst på sidan

Nästa steg

Resten av designprocessen varierar beroende på dina mål, men du vill förmodligen skapa frågor, formulär, rapporter och makron. Den här artikeln innehåller ingen information om hur du skapar ytterligare databasobjekt.

Mer information finns i följande artiklar:

• Introduktion till frågor

• Introduktion till formulär

• Introduktion till rapporter i Access

Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad till Access

Många börjar utforska Access efter att först ha byggt en lista i Excel. Excel är ett bra ställe att börja på, men när listan växer blir det svårare att ordna och hålla den uppdaterad. Att flytta listan till Access är vanligtvis nästa logiska steg.

En databastabell liknar en struktur i ett kalkylblad på så sätt att data lagras i rader och kolumner. Därför är det vanligtvis enkelt att importera ett kalkylblad till en databastabell. Den största skillnaden mellan att lagra data i ett kalkylblad och lagra dem i en databas är hur data organiseras. Genom att importera hela kalkylbladet som en ny tabell i en databas löser du inte problemen med att organisera och uppdatera data, särskilt om kalkylbladet innehåller redundanta data. Du måste dela upp kalkylbladsdata i separata tabeller, där alla innehåller relaterade data, för att lösa problemen. Mer information om hur du ordnar data i tabeller finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

Access innehåller Tabellanalysguiden, som kan hjälpa dig att slutföra processen. När du har importerat data till en tabell hjälper guiden dig att dela upp tabellen i separata tabeller, där var och en innehåller data som inte dubbleras i någon av de andra tabellerna. Guiden skapar också de relationer som behövs mellan tabellerna.

Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

1. Klicka på Nytt på fliken Arkivoch sedan på Tom databas.

2. Skriv ett namn för den nya databasen i rutan Filnamn och klicka sedan på Skapa.

   Den nya databasen öppnas och en ny tom tabell skapas i Access, Tabell1.

3. Stäng tabell1.

   När du tillfrågas om du vill spara ändringar i designen för Tabell1 klickar du på Nej.

4. Klicka på Excel i gruppen Importera & externa data på fliken Externa data.

5. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data.

6. Leta rätt på filen i dialogrutan Öppna.

7. Markera filen och klicka sedan på Öppna.

8. Kontrollera att alternativet Importera källdata i en ny tabell i det aktuella databasalternativet är markerat i dialogrutan Hämta externa data.

9. Klicka på OK.

   Guiden Importera kalkylblad startas och ställer några frågor om dina data.

10. Följ instruktionerna och klicka på Nästa eller Tillbaka för att navigera mellan sidorna. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Obs!: Access frågar om du vill spara informationen om importen som du just slutförde. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen klickar du påJa och anger informationen. Sedan kan du enkelt återskapa åtgärden i framtiden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data. Om du inte vill spara åtgärdens information klickar du på Stäng.

Access importerar data till en ny tabell och visar dem sedan under Alla tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Använda Tabellanalysguiden för att ordna data

När dina data har importerats till en Access-tabell kan du använda Tabellanalysguiden för att snabbt identifiera redundanta data. Guiden innehåller sedan ett enkelt sätt att ordna data i olika tabeller, så att de lagras på det effektivaste sättet. Access bevarar den ursprungliga tabellen som en säkerhetskopia och skapar sedan nya tabeller som du kan använda som grund för databasprogrammet.

1. Öppna Access-databasen som innehåller tabellen du vill analysera.

2. Klicka på Analysera tabell i gruppen Analysera på fliken Databasverktyg.

   Tabellanalysguiden startas.

   De två första sidorna i guiden innehåller en kort självstudiekurs – komplett med knappar som du kan klicka på för att se exempel. Om du inte ser introduktionssidorna utan istället ser en kryssruta med etiketten Visa inledande sidor?markerar du kryssrutan och klickar sedan på Tillbaka två gånger för att se introduktionen. Om du inte vill se introduktionssidorna igen när du har läst introduktionen kan du avmarkera kryssrutan Visa inledande sidor.

3. På sidan Vilken tabell innehåller fält med värden som upprepas i många poster? markerar du den tabell som du vill analysera och klickar sedan på Nästa.

4. Du kan låta guiden avgöra vilka fält som ska användas för tabellerna, eller så kan du fatta det beslutet själv. Om du följer guidens förslag kan du fortfarande göra ändringar i tabellayouten på nästa sida i guiden.

   Obs!: Om du låter guiden avgöra vilka fält som ska läggas till i vilka tabeller, kanske alternativen inte alltid är lämpliga för dina data, särskilt om det inte finns så mycket data att arbeta med. Du bör kontrollera guidens resultat noggrant. Guiden kan å andra sidan föreslå en effektivare organisation än den du funderar på, så det är en bra idé att minst prova guidens beslut en gång. Om du inte gillar förslagen kan du ändå ordna om fälten manuellt, och du kan alltid klicka på Tillbaka och ordna alla fält själv.

5. Klicka på Nästa. På den här sidan anger du vilka tabeller som innehåller vilka fält. Om du väljer att låta guiden bestämma bör du se flera tabeller som är sammankopplade med relationslinjer. Annars skapas bara en tabell med alla fält i Access. I båda fallen kan du göra ändringar på den här sidan.

   • Du kan dra fält från en tabell till ett tomt område på sidan för att skapa en ny tabell som innehåller dessa fält. Du uppmanas att ange ett tabellnamn i Access.

   • Du kan dra fält från en tabell till en annan tabell om du tror att de kommer att lagras mer effektivt där.

   • De flesta tabeller får ett ID eller ett Genererat unikt ID-fält. Om du vill veta mer om ID-fälten klickar du på Tips i det övre högra hörnet i guiden.

   • Om du vill ångra en ändring klickar du på knappen Ångra.

   • Om du vill byta namn på en tabell dubbelklickar du på dess namnlist, skriver det nya namnet och klickar sedan på OK.

6. När du har ordnat fälten som du vill ha dem klickar du på Nästa.

7. Om en post med liknande värden hittas i guiden identifierar den dessa värden som möjliga typografiska fel och visar en skärm där du kan bekräfta vad du ska göra åt dem. Bläddra igenom listan för att hitta något som har värden i kolumnen Korrigering och klicka sedan på lämpligt objekt i listrutan. Välj (Lämna som den är) om du vill att guiden inte ska göra några ändringar i värdet. Klicka på Nästa när du är klar.

8. Guiden frågar om du vill skapa en fråga som liknar den ursprungliga tabellen. Om du redan har skapat formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen är det en bra idé att skapa en sådan fråga. Om du väljer Jaskapar du frågan. Guiden byter namn på den ursprungliga tabellen genom att lägga till "_OLD" till tabellnamnet och namnger sedan den nya frågan med namnet på den ursprungliga tabellen. Formulären och rapporterna som baseras på tabellen använder nu frågan för sina data, och de fortsätter att fungera som tidigare.

9. Klicka på Slutför.

   Guiden skapar de nya tabellerna enligt givna, och öppnar dem sedan. Stäng dem när du är klar med att kontrollera resultaten.

Överst på sidan

Arbeta med data från andra program

I Access 2010 finns funktioner för att arbeta med data som lagras i andra program.

Skapa en ny Access-databas som länkar till data i ett annat filformat    Du kan använda Access till att öppna en fil i ett annat filformat, till exempel text, dBASE eller ett kalkylblad. Access skapar automatiskt en Access-databas och länkar filen åt dig.

1. Starta Access.

2. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

3. I dialogrutan Öppna klickar du på den typ av fil som du vill öppna i listan. Om du är osäker på filtypen klickar du på Alla filer (*.*).

4. Om det behövs bläddrar du till mappen som innehåller den fil som du vill öppna. När du hittar filen dubbelklickar du på den för att öppna den.

5. Följ anvisningarna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Importera eller länka data till en befintlig Access-databas    Du kan antingen importera data från andra källor och program till Access-tabeller så att data finns i Access-filen eller så kan du länka till data från Access så att data finns kvar i den ursprungliga filen (utanför Access-filen).

1. Klicka på formatet som datalagras i & Fliken Importera och länka på fliken Externa data.

   Du kan importera eller länka till data från följande källor:

   • Excel    Du kan hämta data från ett kalkylblad eller ett namngivet område i en Excel-arbetsbok. Varje kalkylblad eller namngivet område måste importeras eller länkas separat.

   • Access    Det här är väldigt praktiskt när du vill separera processen från dina data, och skapa en uppdelad databas. Det innebär att du kan använda en databas för att innehålla alla dina formulär, rapporter och makron, och behålla dina data i en annan databas. Du kan sedan utveckla förbättringar utan att avbryta någon annans arbete. Du kan också kombinera data från många olika Access-databaser i en och samma, vilket gör det enklare att sammanfatta data mellan avdelningar eller mellan affärspartner.

   • ODBC-databas    Många program stöder det här formatet, inklusive många databasserverprodukter. På så sätt kan du skapa databaser där du kombinerar data från olika system.

   • Textfil    Du kan ansluta till en enkel textfil och till och med använda Access för att ändra innehållet i filen. Det kan göra Access-data lätta att använda i en mängd olika program.

   • XML-fil    Det här formatet ger också kompatibilitet med en mängd andra program, inklusive vissa webbservrar.

   • SharePoint-lista    Det gör att dina data kan användas med en webbläsare, som är det vanliga sättet att använda en SharePoint-lista.

   • Datatjänster    Du kan ansluta till webbdatatjänster i ditt företag.

   • HTML-dokument    

   • Outlook-mapp    Du kan ansluta till Outlook-mappar så att du enklare kan integrera din kontaktinformation med resten av dina data.

   • dBase-fil    dBase är ett populärt alternativt databassystem som stöds av Access

     Dialogrutan Hämta externa data visas.

2. Följ instruktionerna i dialogrutan.

   Access importerar eller länkar data till databasen. För de flesta format måste du ange platsen för data och sedan välja hur du vill att data ska lagras i databasen.

Överst på sidan

Använda en Access-databasfil i flera versioner av Access

Om alla tabeller, formulär och andra objekt i en access-databas från en tidigare version finns i en fil, och du vill använda databasen i flera versioner av Access, kan du skapa en ny frontend-databas i en senare version och länka den till den ursprungliga filen. Användare som har den tidigare versionen av Access kan fortfarande använda den ursprungliga databasen. Användare som har den senare versionen kan använda den nya frontend-databasen för att länka till samma data. Du kan skapa flera frontend-versioner om du behöver plats med flera versioner av Access.

Överst på sidan

Använda ett frontend-/backend-program i flera versioner av Access

Om Access-databasen redan är front end/back end-program kan du konvertera frontend till det nya filformatet. Inga ändringar krävs för backend-databasen.

Följande procedur visar hur du använder kommandot Spara databas som för att konvertera frontend-databasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Det här kommandot bevarar den ursprungliga databasen i dess ursprungliga format och skapar en kopia i det format som du anger.

1. Stäng frontend-databasen. Om filen är en Access-databas med flera användare som finns på en server eller i en delad mapp kontrollerar du att ingen annan har den öppen.

2. Starta Access 2010.

3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

4. Bläddra till frontend-databasens plats och dubbelklicka sedan på den för att öppna den.

   Om dialogrutan Förbättring av databasen visas och frågar om du vill förbättra databasen klickar du på Nej.

5. Om ett formulär visas när du öppnar databasen stänger du formuläret.

6. Klicka på Spara databas som på fliken Arkiv.

7. Skriv ett namn för den nya databasen i dialogrutan Spara som.

8. Klicka på Spara.

Du kan nu förbättra den nya frontend-databasen med stöd för nya funktioner.

Överst på sidan