Hantera externa dataområden och deras egenskaper

Ett externt dataområde är ett definierat namn eller ett tabellnamn som definierar platsen för de data som förs in i ett kalkylblad. När du ansluter till externa data skapas automatiskt ett externt dataområde i Excel. Det enda undantaget är en pivottabellrapport som är ansluten till en datakälla – ett externt dataområde används inte i en pivottabellrapport. I Excel kan du formatera och utforma ett externt dataområde eller använda det i beräkningar, som med andra data.

Egenskaper för externt dataområde

Ett externt dataområde har ytterligare egenskaper (inte att förväxla med fråge- eller anslutningsegenskaper) som du kan använda för att styra data, till exempel bevarande av cellformatering och kolumnbredd. Du kan ändra egenskaperna för det externa dataområdet genom att klicka på Egenskaper i gruppen Connections på fliken Data. Gör sedan ändringarna genom att göra följande:

• För externa dataområden som skapas från Microsoft Query och guiden Dataanslutning använder du dialogrutan Egenskaper för externa data .

• För externa dataområden som skapas från en importerad textfil eller webbfråga som hämtar HTML-data använder du dialogrutan Egenskaper för externt dataområde .

• För externa dataområden som skapas från en webbfråga som hämtar XML-data använder du dialogrutan Egenskaper för XML-mappning .

1. Markera det kalkylblad där du vill söka efter en externt dataområde.

2. Klicka på pilen bredvid namnrutan på formelfältet och klicka sedan på namnet på det externa dataområde som du vill använda.

1. Välj Formler > Namnhanteraren.

2. Klicka på namnet på det externa dataområdet i dialogrutan Namnhanteraren och klicka sedan på Redigera. Du kan även dubbelklicka på namnet.

3. Skriv det nya namnet på referensen i rutan Namn i dialogrutan Redigera namn.

Du kan ändra den underliggande frågan för ett externt dataområde som skapats från Microsoft Query, en importerad textfil, en webbfråga eller guiden Dataanslutning.

1. Klicka på pilen bredvid namnrutan i formelfältet och välj namnet på det externa dataområde som du vill kopiera.

   För en Excel-tabell markerar du namnet på området och trycker sedan på CTRL+A för att markera tabellrubrikerna.

   Om du vill ta med kolumnetiketter eller formler som inte ingår i det externa dataområdet markerar du de celler som innehåller de kolumnetiketter eller formler som du vill kopiera. Klicka på pilen bredvid namnrutan i formelfältet och klicka på namnet på det externa dataområde som du vill kopiera.

2. Välj Start > Kopiera.

3. Växla till den arbetsbok där du vill klistra in det externa dataområdet.

4. Klicka på cellen längst upp till vänster i inklistringsområde.

   Kontrollera att externa data inte ersätter befintliga data genom att kontrollera att kalkylbladet inte innehåller några data under eller till höger om cellen som du klickar på.

5. Klicka på Klistra in i gruppen Urklipp på fliken Start.

Du kan styra hur du hanterar en mindre eller större datamängd som returneras till Excel när data uppdateras.

1. Välj Data > Egenskaper.

2. Klicka på något av följande i dialogrutan Egenskaper för externt dataområde under Om antalet rader i dataområdet ändras vid uppdatering:

   • Infoga celler för nya data, ta bort oanvända celler

     Meddelanden: 

     • När en eller flera rader läggs till i datakällan flyttas celler direkt under det externa dataområdet nedåt, men celler till höger om det externa dataområdet flyttas inte.

     • När en eller flera rader tas bort i datakällan flyttas celler direkt under det externa dataområdet uppåt, men celler till höger om det externa dataområdet flyttas inte.

   • Infoga hela rader för nya data, rensa oanvända celler

     Meddelanden: 

     • När en eller flera rader läggs till i datakällan flyttas cellerna direkt under och till höger om det externa dataområdet nedåt.

     • När en eller flera rader tas bort i datakällan flyttas inte celler direkt under och till höger om det externa dataområdet.

   • Skriva över befintliga celler med nya data, rensa oanvända celler

     Meddelanden: 

     • När en eller flera rader läggs till i datakällan skrivs celler direkt under det externa dataområdet över, men celler till höger om det externa dataområdet flyttas inte.

     • När en eller flera rader tas bort i datakällan flyttas inte celler direkt under och till höger om det externa dataområdet.

1. Välj Data > Egenskaper.

2. Gör något av följande under Dataformatering och layout:

   • Om du vill ta med fältnamn som den första raden markerar du kryssrutan Inkludera fältnamn .

     Obs!: Den här kryssrutan är endast tillgänglig för ett externt dataområde som konverteras från ett Microsoft Office 2003-program eller till ett externt dataområde som skapas programmässigt.

   • Om du vill lägga till en kolumn med radnummer markerar du kryssrutan Inkludera radnummer .

     Obs!: Den här kryssrutan är inte tillgänglig för en importerad textfil, XML-fil eller webbfråga.

   • Om du vill behålla cellformateringen som du använder markerar du kryssrutan Bevara cellformatering .

     Obs!: För en webbfråga avmarkeras det här alternativet automatiskt när du väljer Fullständig HTML-formatering i dialogrutan Alternativ . Du öppnar dialogrutan Alternativ i dialogrutan Redigera fråga .

   • Om du vill behålla kolumnbredderna som du anger markerar du kryssrutan Justera kolumnbredd .

   • Om du vill behålla den kolumnsortering, filtrering och layout som du använder markerar du kryssrutan Bevara kolumnsortering/filter/layout .

     Obs!: Den här kryssrutan är inte tillgänglig för en webbfråga.

   • Om du vill behålla kolumnfiltreringen som du använder markerar du kryssrutan Bevara kolumnfilter .

     Obs!: Den här kryssrutan är endast tillgänglig för en webbfråga som baseras på XML-data.

1. Ange en formel i en cell som ligger intill den första raden med data i det externa dataområdet.

   Obs!: Den första raden med data kan vara den första eller andra raden i det externa dataområdet, beroende på om den första raden innehåller rubriker.

2. Markera cellen och dubbelklicka på fyllningshandtag för att kopiera formeln till alla rader i det externa dataområdet.

3. Klicka i en cell i det externa dataområdet.

4. Välj Data > Egenskaper.

5. Markera kryssrutan Fyll i formler i kolumner intill data i dialogrutan Egenskaper för externt dataområde.

   Obs!: Om det externa dataområdet expanderas när du uppdatera kopieras endast de formler som ligger direkt intill eller inom det externa dataområdet.

Om du behåller ett externt dataområde bevaras data men inte dess underliggande fråga, så det går inte att uppdatera ett låst externt dataområde.

1. Infoga en tom rad ovanför det externa dataområdet genom att göra något av följande:

   • Markera en cell ovanför vilken du vill infoga den nya raden. Klicka sedan på pilen bredvid Infoga i gruppen Celler på fliken Start och klicka sedan på Infoga kalkylbladsrader. Eftersom du har markerat en cell infogas en ny rad ovanför den aktuella raden.

   • Klicka på radväljaren för den rad ovanför vilken du vill infoga en ny rad. Klicka sedan på Infoga i gruppen Celler på fliken Start. Eftersom du har markerat en hel rad infogas en ny rad ovanför den markerade raden.

2. Skriv etiketterna som du vill använda i cellerna på den tomma raden.

3. Klicka i en cell i det externa dataområdet.

4. Välj Data > Egenskaper.

5. Avmarkera kryssrutan Inkludera fältnamn under Dataformatering och layout i dialogrutan Egenskaper för externt dataområde och klicka sedan på OK.

6. Om du vill ta bort befintliga fältnamn och uppdatera det externa dataområdet klickar du på en cell i det externa dataområdet och klickar sedan på Uppdatera data .

1. Klicka på kalkylbladet som innehåller det externa dataområde som du vill ta bort.

2. Klicka på pilen bredvid namnrutan i formelfältet och klicka sedan på namnet på det externa dataområde som du vill ta bort.

   Om det externa dataområdet är en Excel-tabell trycker du på CTRL+A för att markera hela tabellen.

3. Tryck på DELETE om du vill ta bort det externa dataområdet.

4. Om du vill ta bort den underliggande frågan klickar du på Ja när du uppmanas att göra det i Excel.