Hantera inställningar i ett arbetspass

I den här artikeln

• Ange tidszon

• Ange veckans början

• Kopiera arbetspass

• Öppna arbetspass

• Byt arbetspassbegäranden

• Erbjuda arbetspassbegäranden

• Ledighetsbegäranden

• Lägga till eller redigera orsaker till ledighet

• Klocka

• Ange sekretesskontroller för synlighet för arbetspass

• Shift-baserade taggar i Teams

Ange tidszon

Ange tidszon för att se till att teamets arbetspass visas i rätt tidszon baserat på teamets plats. Under Grupptidszon väljer du tidszonen för ditt lags plats och under Närmaste stad väljer du sedan den stad som ligger närmast ditt lags plats.  

Ange veckans början

Beroende på organisationens uppgifter kanske du vill justera arbetsveckans start till en annan dag. Under Början av veckan väljer du den veckodag som du vill att dina scheman ska starta.

Kopiera arbetspass

När du konfigurerar dina scheman kanske du vill kopiera och klistra in arbetspass (inklusive öppna arbetspass) från en dag till nästa.  

Välj om du vill ta med aktiviteter när du kopierar arbetspass. När inställningen är På inkluderas och kopieras aktiviteter som du har lagt till i de ursprungliga arbetspassen automatiskt till de nya arbetspassen.

Öppna arbetspass

Välj om du vill publicera öppna arbetspass i schemat som de anställda kan begära.

När Öppna arbetspass är På:

• Du kan:

  • Lägg till och dela öppna arbetspass med din grupp. 

  • Visa och godkänna eller avvisa öppna arbetspassförfrågningar från din grupp. Du får också aviseringar när anställda gör förfrågningar. 

• Dina medarbetare kan:

  • Visa och begär öppna arbetspass som delas med teamet.

  • Spåra sina egna öppna arbetspassförfrågningar, inklusive pågående och väntande chefsgodkännande. Arbetare får också ett meddelande när öppna arbetspass tilldelas till dem. 

Om Öppna arbetspass är Av:

• Du kan inte skapa öppna arbetspass för ditt team. Du kan fortfarande visa och hantera alla öppna arbetspassförfrågningar som gjordes innan du inaktiverade den här inställningen.

• Dina arbetare kan inte visa eller begära att öppna arbetspass ska utföras. De kan fortfarande spåra alla öppna arbetspassförfrågningar som de har gjort innan den här inställningen inaktiverades.

Byt arbetspassbegäranden

Välj om medarbetare ska kunna skapa begäranden om att byta arbetspass med kollegor. 

När Byt arbetspass är På: 

• Du kan visa och godkänna eller avvisa eventuella begäranden om bytesskift från din grupp. Du får också aviseringar när anställda gör förfrågningar. 

• Dina medarbetare kan:

  • Skapa förfrågningar om att byta arbetspass med en medarbetare i teamet.

  • Hantera och ta emot aviseringar för byte av arbetspassförfrågningar som kommer till dem från en kollega.

  • Spåra sina egna begäranden om bytesskift, inklusive pågående och väntande chefsgodkännande.

Om Byt arbetspass är Av:

• Du kan hantera alla begäranden om bytesskift som gjordes innan du inaktiverade den här inställningen.

• Dina arbetare kan inte skapa begäranden om byte av arbetspass. De kan fortfarande spåra alla begäranden om bytesskift som de har gjort och hantera dem som kom till dem från andra medarbetare innan den här inställningen stängdes av.   

Erbjuda arbetspassbegäranden

Välj om medarbetare ska kunna skapa förfrågningar om att erbjuda sina arbetspass till kollegor.

När Erbjudande arbetspass är På: 

• Du kan visa och godkänna eller avvisa begäranden om arbetspass från din grupp. Du får också aviseringar när anställda gör förfrågningar. 

• Dina medarbetare kan:

  • Skapa förfrågningar om att erbjuda sina arbetspass till en medarbetare i teamet.

  • Hantera och ta emot aviseringar för att erbjuda arbetspassförfrågningar som kommer till dem från en annan kollega.

  • Spåra sina egna begäranden om erbjudandeskift, inklusive pågående och väntande chefsgodkännande.

Om Erbjudandets arbetspass är Av:  

• Du kan hantera alla begäranden om erbjudandeskift som gjordes innan du inaktiverade den här inställningen.

• Dina arbetare kan inte skapa förfrågningar om att erbjuda arbetspass. De kan fortfarande spåra alla begäranden om erbjudandeskift som de har gjort och hantera dem som kom till dem från medarbetare innan den här inställningen stängdes av.

Ledighetsbegäranden

Välj om arbetare ska kunna skapa begäranden om ledighet.

När ledighetsförfrågningar är På: 

• Du kan:

  • Tilldela och dela ledighet till alla medarbetare i ditt team.

  • Visa och godkänna eller avvisa ledighetsförfrågningar från din grupp. Du kan också få aviseringar när anställda gör förfrågningar.

Dina medarbetare kan: 

• Visa och ta emot aviseringar för ledighet som tilldelats dem.

• Skapa ledighetsförfrågningar.

• Spåra egna ledighetsförfrågningar, inklusive pågående och väntande chefsgodkännande.

Om ledighetsförfrågningar är Av:  

• Du kan fortfarande tilldela och dela ledighet till alla medarbetare i ditt team och hantera eventuella ledighetsförfrågningar som gjordes innan du inaktiverade den här inställningen.

• Dina medarbetare kan inte skapa ledighetsförfrågningar. De får fortfarande aviseringar när de tilldelas ledighet. De kan också fortfarande spåra alla ledighetsförfrågningar som de har gjort innan den här inställningen inaktiverades. 

Lägga till eller redigera orsaker till ledighet

Lägg till eller ändra ledighetsorsakerna som du och din grupp ser i Arbetspass.

Du använder de här alternativen när du tilldelar ledighet till anställda i din grupp och anställda väljer bland de här alternativen när de begär ledighet.  

Arbetspassen innehåller följande standardorsaker till ledighet: Semester, Sjukfrånvara, Av, Föräldraledighet och Obetald. Du kan byta namn på dem, ändra deras ikoner eller ta bort dem, och du kan skapa egna orsaker till ledighet.

Klocka

Med tidsklocka kan ditt team stämpla in och ut från arbetspass, spela in brytningar under arbetspass och när de är på Arbetspass mobil, redigera och bekräfta sina tidsbladsposter. Mer information finns i Klocka in och ut med arbetspass. 

Du kan exportera och visa gruppens tidsrapport för en viss period. 

När du konfigurerar en klocka kan du inkludera platsidentifiering (valfritt) för att registrera om arbetare stämplar in och ut från den plats du angett. 

Så här aktiverar du klockan:

1. Välj Aktivera klockan.  

2. Om du vill inkludera platsidentifiering väljer du Inkludera platsidentifiering för mobilappen och fyller i koordinaterna för den plats där du förväntar dig att arbetare ska stämpla in och ut från.  

   För att få koordinaterna behöver du ett kartsystem som Bing-kartor eller Google Maps. 

   • Gå till Bing-kartor och ange adressen som du vill hämta koordinaterna för. När resultatet visas går du till informationsfönstret till vänster. Under Närliggande visas information som adressens land eller region. Koordinaterna är placerade precis under det. 

   • Gå till Google Maps och ange adressen som du vill få koordinaterna för. När resultatet visas högerklickar du på den röda kartnålen på kartan för att se koordinaterna.

3. När du har aktiverat klockan kan du välja Exportera för att exportera och visa gruppens tidsrapport.
   
   

Ange sekretesskontroller för synlighet för arbetspass

Kontrollera hur långt tillbaka i tiden arbetare kan se varandras arbetspass och detaljnivån de ser.  

Använd följande inställningar för att styra synlighetsnivån:

• Tillåt anställda att se alla arbetspass tidigare: Aktivera så att arbetstagarna kan se alla sina medarbetares arbetspass tidigare. Om du vill begränsa synligheten för tidigare arbetspass inaktiverar du den här inställningen och väljer en tidslängd (i månader).

• Tillåt anställda att se varför andra anställda begärde ledighet och eventuella anteckningar som de inkluderade i sin ledighetsbegäran: Inaktivera om du vill att arbetstagarna ska se sina medarbetares ledighet på ett allmänt sätt, utan tillgång till anteckningar eller specifika skäl. 

• Tillåt anställda att se arbetspassanteckningar, aktiviteter och raster som ingår i andra anställdas arbetspass: Inaktivera för att begränsa detaljnivån som arbetstagarna kan se i varandras arbetspass.

Shift-baserade taggar i Teams

Med skiftbaserade taggar kan du nå arbetare som arbetar på arbetspass i realtid. Med den här funktionen tilldelas arbetare automatiskt taggar som matchar deras schema och gruppnamn i Arbetspass. 

Aviseringar skickas endast till de arbetare som arbetar på arbetspasset när taggen används i en Teams-chatt eller ett kanalinlägg. 

Chefer i frontlinjen kan välja om de vill använda skiftbaserade taggar i Teams.  

1. Välj ditt team i Teams. 

2. Välj Fler alternativ > Hantera teamoch  välj sedan fliken Inställningar.

3. I avsnittet Taggar aktiverar eller inaktiverar du växlingsknappen Arbetspass .