Introduktion till hur du använder arbetsflöden i InfoPath-formulär

I den här artikeln

• Vad är arbetsflöden?

• Olika sätt att använda arbetsflöden med InfoPath-formulär

• Arbetsflöden som ingår i Office SharePoint Server 2007

• Stöd för anpassade arbetsflöden i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

• Moment i arbetsflödesanvändningen

• Starta arbetsflöden i ett dokument eller objekt

Vad är arbetsflöden?

Ett arbetsflöde beskrivs ibland som en serie aktiviteter som ger ett resultat. Ett arbetsflöde definieras i kontexten för Microsoft SharePoint-produkter och -teknik mer exakt som automatisk förflyttning av dokument eller objekt till en viss sekvens av åtgärder eller aktiviteter som är relaterade till en affärsprocess. Arbetsflöden kan användas för att hantera vanliga affärsprocesser inom en organisation konsekvent genom att låta organisationer att bifoga affärslogik i dokument eller objekt i en SharePoint-lista eller ett bibliotek. Affärslogik är i princip en uppsättning instruktioner som anger och styr åtgärder som utförs på ett dokument eller objekt.

Arbetsflöden kan effektivisera kostnad och tid som krävs för att samordna vanliga affärsprocesser, till exempel project godkännande eller dokument granska genom att hantera och spåra mänskliga uppgifter som hör till de här processerna. Till exempel på en Microsoft Office SharePoint Server 2007 webbplats kan du lägga till ett arbetsflöde dokumentbibliotek som skickar ett dokument till en grupp användare för godkännande. När dokumentets författare startar arbetsflödet för ett dokument i biblioteket, arbetsflödet skapas dokument uppgifter i godkännande, tilldelar arbetsflödesdeltagarna uppgifterna och sedan skickas till e-postmeddelanden deltagare som innehåller instruktioner och en länk till dokumentet ska godkännas. När arbetsflödet pågår, arbetsflödets ägare (i det här fallet dokumentets författare) eller arbetsflödesdeltagarna kan titta på sidan Arbetsflödesstatus om du vill se vilka deltagare har slutfört sina arbetsflödesuppgifter. Sidan Arbetsflödesstatus är tillgänglig genom att klicka på status för arbetsflöde för ett dokument eller objekt i dokumentbiblioteket. När deltagarna Slutför sina arbetsflödesuppgifter, arbetsflödet avslutas och ägare meddelas automatiskt att arbetsflödet har slutförts.

Följande illustration visar arbetsflödet godkännandeprocessen.

Arbetsflöden inte bara stöd för befintliga manuell arbetsprocesser utan även utöka sätt där användare kan samarbeta och arbeta med dokument, listor och bibliotek. Webbplatsanvändarna kan starta och delta i arbetsflöden med hjälp av anpassningsbara formulär som kan användas i dokument eller objekt i en SharePoint-lista eller ett bibliotek. Formulären anpassningsbara är SharePoint-sidor som hjälper användare att granska eller göra ändringar i arbetsflödet. Arbetsflödesfunktionen i Office SharePoint Server 2007 är dessutom nära integrerat med Microsoft Office 2007-systemet. Följande arbetsflödesuppgifter kan utföras i en Office SharePoint Server 2007 webbplats eller direkt i vissa program som ingår i Office-version 2007:

• Visa en lista med de arbetsflöden som är tillgängliga för ett dokument eller ett objekt.

• Starta arbetsflöden i dokument eller objekt.

• Visa, redigera eller omtilldela en arbetsflödesuppgift.

• Slutföra en arbetsflödesuppgift

Överst på sidan

Olika sätt att använda arbetsflöden med InfoPath-formulär

Du kan skapa Microsoft Office InfoPath-formulär som visar specifika data som hör till den aktuella statusen för ett arbetsflöde. Du gör detta genom att utforma en formulärmall och använda regler som initierar åtgärder i formuläret baserat på status för arbetsflödet. Det här kan effektivisera processer som personer använder för att fylla i formulär. Du kan till exempel utformar formulär ska visas en skrivskyddad vy när status för ett arbetsflöde är färdigt och data i formuläret bör därför inte ändras.

Du kan också använda för att göra formulär svara på arbetsflöden på andra sätt. Du kan till exempel använda en regel för att visa en dialogruta med anvisningar som är specifika för en viss arbetsflödesstatus.

Arbetsflöden måste läggas till i listor, bibliotek eller innehållstyp och göra dem tillgängliga för användning i InfoPath-formulär. Tillgängliga arbetsflödestyper för en webbplats varierar beroende på vilken typ av webbplats, om arbetsflöden är aktiverad och om anpassade arbetsflöden har skapats med hjälp av Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Kontakta servergruppsadministratören och begär att avgöra vilka arbetsflöden har installerats och är redo att låta din webbplats.

Varje arbetsflöde definieras av distinkta status med beskrivande namn, till exempel Pågår. Namn för status varierar beroende på vilken typ av arbetsflöde. Till exempel ett arbetsflöde för godkännande, som är tillgänglig på servrar som körs med Microsoft Office SharePoint Server 2007 – innehåller en status för Pågående, Avbruten och slutförd. Status för en Trelägesarbetsflödet – som är tillgängliga i Windows SharePoint Services 3.0 – kan definieras av den person som lägger till arbetsflödet i ett bibliotek eller en lista, medan andra arbetsflöden använda standard status, till exempel i statusen anges tidigare. Även om beskrivande namn visas för användaren, representeras arbetsflöde status med hjälp av programmering av numeriska värden. Om du vill designa en formulärmall och svara på en specifik arbetsflödesstatus vet du det numeriska värdet för arbetsflödesstatus som du vill använda. Detta beror på att InfoPath använder det numeriska värdet av arbetsflödet för att starta en åtgärd, till exempel byta vy.

Arbetsflöden som ingår i Office SharePoint Server 2007

En Office SharePoint Server 2007 webbplats innehåller också följande arbetsflöden vanliga affärsscenarier:

• Godkännande     Det här arbetsflödet dirigerar ett formulär till en grupp användare för godkännande. Som standard associeras godkännandearbetsflödet med innehållstypen dokument, vilket betyder att den är automatiskt tillgänglig i dokumentbibliotek. En version av arbetsflödet för godkännande är också associerade som standard med biblioteket sidor i en publiceringswebbplats och arbetsflödet kan användas för att hantera godkännandeprocessen för publicering av webbsidor.

• Samla in Feedback     Det här arbetsflödet dirigerar ett formulär till en grupp för feedback. Granskare kan ge feedback som sedan kompileras och skickas till den person som initierats av arbetsflödet. Som standard associeras insamling av Feedback arbetsflödet med innehållstypen dokument, vilket betyder att dokumentinnehållet är automatiskt att vara tillgänglig i dokumentbibliotek.

• Samla in signaturer    Det här arbetsflödet dirigerar ett dokument från Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 eller Microsoft Office Excel 2007 till en grupp personer att samla in sina digitala signaturer. Arbetsflödet måste vara igång i ett Microsoft Office 2007-systemet program. Som standard associeras insamling av signaturer arbetsflödet med innehållstypen dokument, vilket betyder att den är automatiskt tillgänglig i dokumentbibliotek. Arbetsflöde för insamling av signaturer är dock tillgängliga endast för Office-dokument som innehåller en eller flera signaturrader för Microsoft Office.

  Obs!: Det här arbetsflödet är inte tillgänglig för användning med InfoPath-formulär.

• Dispositionsgodkännande     Det här arbetsflödet som har stöd för poster management processer, hanterar dokument förfallotid och bevarande genom att låta deltagare avgöra om du vill bevara eller ta bort utgångna dokument. Arbetsflöde för Dispositionsgodkännande är avsedd att användas främst inom ett arkivhandlingscenter.

• Gruppgodkännande     Det här arbetsflödet är ungefär som att arbetsflödet för godkännande, men den använder en viss dokumentbibliotek och ger en anpassad vy av godkännandeprocesser som en användare utnyttjas. Det här arbetsflödet ger en hierarkisk organisationsschema som du vill markera godkännarna och arbetsflödet kan godkännare du kan använda en stämpel i stället för en signatur. Den här lösningen är endast tillgänglig för östasiatiska versioner av Office SharePoint Server 2007.

• Översättningshantering    Det här arbetsflödet hanterar manuell dokument översättning processen genom att skapa kopior av dokument som ska översättas och genom att tilldela översättare översättningsuppgifter. Det här arbetsflödet är endast tillgänglig för översättningshantering bibliotek.

Var och en av de ovan arbetsflödena kan anpassas för din organisation på flera olika sätt. Till exempel när du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att göra den tillgänglig för användning på dokument eller objekt kan kan du anpassa uppgiftslistor och historiklistor, där information om arbetsflödet lagras.

När en användare startar ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt, beroende på vilken typ av arbetsflöde, kan användaren välja att anpassa arbetsflödet ytterligare genom att ange en lista över deltagare, ett förfallodatum och instruktioner.

Överst på sidan

Stöd för anpassade arbetsflöden i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Din organisation kan välja att utveckla och distribuera anpassade arbetsflöden som är unika för affärsprocesser i organisationen. Arbetsflöden kan vara lika enkelt eller mer komplicerade affärsprocesser i organisationen kräver. Utvecklare kan skapa arbetsflöden som startas av webbplatsens användare eller de kan skapa arbetsflöden som start automatiskt utifrån en händelse, till exempel när ett SharePoint-listobjekt eller ett formulär i ett dokumentbibliotek skapas eller ändras. Om din organisation har utvecklat och distribuerat anpassade arbetsflöden, är dessa arbetsflöden tillgänglig för användning på din webbplats.

Beroende på personer som du skapar arbetsflödet finns anpassade arbetsflöden som du kan skapa för Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007 på två sätt:

• Professionella programvaruutvecklare     Professionella programvaruutvecklare kan skapa arbetsflöden med hjälp av det Microsoft Visual Studio 2005-tillägg för Windows Workflow Foundation. Dessa arbetsflöden innehåller anpassad kod och ett arbetsflöde med aktiviteter. När en professionella utvecklare skapar ett anpassat arbetsflöde, distribuera en serveradministratör det här arbetsflödet på flera webbplatser.

• Webbdesigners    Webbdesigners kan utforma arbetsflöden som inte kräver kod som kan användas i en särskild lista eller ett bibliotek med hjälp av ett webbdesignprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services, till exempel Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Dessa arbetsflöden har skapats från en lista över tillgängliga arbetsflödesaktiviteter och Webbdesigner som skapar en av dessa arbetsflöden kan distribuera direkt till den lista eller ett dokumentbibliotek där den ska användas.

Om du vill att implementera ett anpassat arbetsflöde kan du Kontakta servergruppsadministratören information om tillgängliga resurser i din organisation. Mer information om hur du utvecklar anpassade arbetsflöden för Windows SharePoint Services 3.0 finns i Windows SharePoint Services Developer Center på MSDN. Mer information om hur du utvecklar anpassade arbetsflöden för Office SharePoint Server 2007 finns i Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, som är tillgängliga från Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer-portalen på MSDN.

Överst på sidan

Moment i arbetsflödesanvändningen

Det finns flera steg berörs med hjälp av ett arbetsflöde på ett dokument eller objekt. Varje steg är utformad för att utföras av personer i olika roller. Till exempel en webbplatsadministratör kan lägga till ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek, en innehåll creator kan starta ett arbetsflöde eller ändra ett pågående arbetsflöde och en dokument-granskare eller godkännare kan utföra arbetsflödesuppgiften.

Nästa avsnitt förklarar följande processer som är associerad med hjälp av arbetsflöden:

• Lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

• Starta arbetsflöden i dokument eller objekt

• Ändra ett arbetsflöde som körs

• Slutföra arbetsflödesuppgifter

• Spåra status för arbetsflöden

Starta arbetsflöden i dokument eller objekt

När ett arbetsflöde har lagts till i en lista, bibliotek eller innehållstyp kan starta du arbetsflödet för ett dokument eller objekt där (om arbetsflödet har konfigurerats så att den kan startas manuellt). Om du vill starta ett arbetsflöde, markera det arbetsflöde som du vill använda i listan med tillgängliga arbetsflöden för dokument eller objekt. Om det behövs kan du även behöva fylla i ett formulär med information som krävs för arbetsflödet. Beroende på hur arbetsflödet har utformats och konfigurerat, när du startar arbetsflödet kan du välja att ytterligare anpassa det genom att ange de här alternativen som deltagare, förfallodatum och instruktioner.