Introduktion till listor

Introduktion till listor

En lista är en samling data som du kan dela med dina grupp medlemmar och personer som du har gett åtkomst till. Du hittar ett antal färdiga listmallar som du kan använda för att ordna List objekt. Mer information finns i listmallar i Microsoft 365.

I den här artikeln förklaras olika begrepp inom att skapa och använda listor. Du kan skapa listor i Microsoft SharePoint, listan listor i Microsoft 365 eller teams. Mer information finns i lägga till List objekt. Lär dig att komma igång med listor i Microsoft Teams.

I följande avsnitt finns information om listor:

Obs!: Observera att informationen här och vilka typer av listor som är tillgängliga för dig beror på vilken version avSharePoint du använder. Om du inte vet att versionen kontaktar administratören, supportavdelningen eller chefen kan du läsa vilken version av SharePoint använder jag?

Organisationer använder vanligt vis många typer av listor, inklusive länkar, meddelanden, kontakter, ärende uppföljning och undersökningar, för att ge ett par.

Listor kan även omfatta uppgifter som du kan använda som blick för grupp samarbete eller i en företags lösning. I många fall kan listorna ge snabba och effektiva lösningar med lite eller inga ändringar.

Du kan till exempel använda:

  • Uppgifter – ta reda på ägarskap och status samt en tids linje på sidan för en snygg visuell presentation List innehållet.

  • Ärende uppföljning – innehåller versions-och versions historik lagring, för djupare analys av arbets grupps projekt och vanliga arbets uppgifter.

Listor är användbara och flexibla och innehåller många inbyggda funktioner som gör det möjligt att lagra, dela och arbeta med data på ett kraftfullt sätt.

Du kan till exempel:

  • Skapa en lista med en mängd olika kolumner, till exempel text, tal, val, valuta, datum och tid, uppslag, ja/nej och beräknat. Du kan också bifoga en eller flera filer till ett List objekt om du vill ange ytterligare information, till exempel ett kalkyl blad som innehåller stöd nummer eller ett dokument med bakgrunds information.

  • Skapa listvyer för att ordna, sortera och filtrera data på olika och specifika sätt; ändra metadata, till exempel att lägga till och ta bort kolumner, och ändra verifierings uttryck. och använda listor konsekvent på webbplatser med innehålls typer, webbplats kolumner och mallar. Du kan till exempel bara visa de aktuella händelserna från en kalender på en start sida och skapa en visuell vy – liknande en vägg kalender – på en annan sida.

  • Skapa relationer mellan listor genom att använda en kombination av unika kolumner, uppslagskolumner och tvingande relationer (borttagning av relaterade och begränsa borttagning), som alla bidrar till att du kan skapa mer sofistikerade affärslösningar och bevara dataintegriteten.

  • Skapa anpassade listor, visa data i webbdelar och webbdelssidor och importera, exportera och länka data från andra program, till exempel Excel och Access.

  • Spåra versioner och detaljerad historik, kräva att ändrade data ska godkännas, använda säkerhet på objekt- och mappnivå, checka in och checka ut och automatiskt få information om ändringar genom aviseringar och RSS-feeds.

  • Ordna innehåll i en enskild lista i mappar för ökad enkelhet och bättre prestanda, och generellt förbättra prestandan för långa listor genom att använda indexering.

Nedan följer exempel på några metoder som gör det lättare att arbeta med listor och hantera informationen för arbetsgruppen.

Spåra versioner och detaljerad historik    -Spåra versioner av list objekt så att du kan se vilka objekt som har ändrats från version till version, samt vem som har ändrat List objekt. Om misstag görs i en nyare version av ett objekt kan du återgå till en tidigare version. Att kunna spåra vad som har gjorts i en lista är särskilt viktigt om en lista behöver övervakas kontinuerligt i organisationen.

Kräva godkännande    -Det är obligatoriskt att godkänna ett objekt i en lista innan det kan ses av alla. Ett objekt förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett listobjekt innan det godkänns.

Anpassa behörigheter    -Ange om deltagare för listan får läsa och endast redigera de objekt som har skapats eller alla objekt i listan. Användare som har behörighet för att hantera listor kan läsa och redigera alla objekt. Du kan också ange en specifik behörighetsnivå för ett enskilt listobjekt, till exempel om objektet innehåller konfidentiell information.

Skapa och hantera vyer    -Skapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan ändras inte, men objekten ordnas eller filtreras så att det blir lättare för varje användare att hitta den viktigaste och mest intressanta informationen utifrån sina egna behov.

Uppdatera listor    -Oavsett vilken typ av lista du uppdaterar processen är det liknande när du lägger till, redigerar och tar bort List objekt.

Det finns två sätt att lägga till och redigera List objekt:

  • Med ett formulär, vilket är standardmetoden.

  • Med direktredigering, vilket innebär att du lägger till objektet direkt på listsidan.

Om listan har inställningen att spåra versioner skapas en ny version av listobjektet varje gång du redigerar det. Du kan visa historik över hur objektet har ändrats samt återställa en tidigare version om du har gjort något misstag i en senare version.

Använda formler och beräknade värden    -Använd formler och beräknade värden för att dynamiskt generera information i kolumnerna i en lista. Åtgärderna kan inkludera information från andra kolumner i en lista och systemfunktioner, till exempel [i dag], vilket indikerar det aktuella datumet. Du kan till exempel ange ett standardförfallodatum som ligger sju dagar från det aktuella datumet.

Håll dig informerad om ändringar    -Listor och vyer kan använda RSS, så att medlemmar i din arbets grupp automatiskt kan ta emot uppdateringar. RSS är en teknik som gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar eller RSS-feeds med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du kan få reda på när listor ändras eller när nya objekt läggs till. Aviseringar är ett smidigt sätt att hålla reda på de ändringar som är viktiga för dig.

Skapa List relationer    -Skapa en relation mellan två listor i källistan skapar du en uppslags kolumn som hämtas (eller "slår upp") ett eller flera värden från en mållista om dessa värden matchar värdet i uppslags kolumnen i källistan. Om du vill kan du fortsätta att lägga till ytterligare kolumner från mål listan till källistan. När du skapar en uppslags kolumn kan du också välja att tvinga relationer genom att ange ett borttagnings-eller begränsa borttagnings alternativ som hjälper dig att skydda dina data och förhindra inkonsekvenser som kan orsaka problem.

Dela listinformation med ett databasprogram    -Om du har ett databas program installerat, till exempel Access, kan du exportera och importera data till och från din webbplats samt länka en tabell från databasen till en lista. När du arbetar med dina listdata i en Access-databas kan du också skapa frågor, formulär och rapporter. Se Importera data till en Access-databas.

Använda listor konsekvent på flera webbplatser    – Om gruppen fungerar med flera typer av listor kan du lägga till konsekvens för flera listor med innehålls typer, webbplats kolumner och mallar. Med de här funktionerna kan du återanvända inställningar och liststruktur på ett effektivt sätt. Du kan till exempel skapa en innehållstyp för ett kundtjänstärende där vissa kolumner anges (till exempel kundkontakt), och affärsprocesser för innehållstypen. Ett annat exempel är att skapa en webbplatskolumn för avdelningsnamn med en listruta med avdelningar. Du kan återanvända kolumnen i flera listor för att vara säker på att namnen alltid visas på samma sätt i alla listor.

Arbeta med listobjekt via ett e-postprogram    -Använd ett e-postprogram som är kompatibelt med Microsoft Technologies och du kan ta viktig information om dig. Via Outlook kan du till exempel visa och uppdatera uppgifter, kontakter och diskussionstavlor på din webbplats. Se ansluta en extern lista till Outlook.

Ange mål för innehålls anpassning    -     Aktivera mål grupps anpassning för att filtrera objekt efter grupper.

Vilken typ av lista som du använder beror på vilken typ av information som du delar.

Meddelanden    – Dela nyheter och status och tillhandahålla påminnelser. Meddelanden stöder utökad formatering med bilder, hyperlänkar och formaterad text.

Kontakter    -Lagra information om personer eller grupper som du arbetar med. Om du använder ett e-postmeddelande eller kontakt hanterings program som är kompatibelt med Microsoft Technologies kan du Visa och uppdatera dina kontakter från din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel uppdatera en lista över organisationens leverantörer från ett e-postprogram som är kompatibelt med Microsoft-tekniker, till exempel Outlook. En kontaktlista hanterar inte faktiskt medlemmarna på din webbplats men den kan användas till att lagra och dela kontakter för organisationen, till exempel en lista över externa leverantörer.

Diskussionstavlor    -Skapa en central plats där du kan spela in och lagra grupp diskussioner som liknar diskussions gruppen. Om administratören har ställt in att listorna på webbplatsen ska kunna ta emot e-postmeddelanden kan e-postdiskussioner från de vanligaste e-postprogrammen lagras i diskussionstavlorna. Du kan till exempel skapa en diskussionstavla för företagets nya produktlansering.

Länkar    -Ange en central plats för länkar till Internet, företagets intranät och andra resurser. Du kanske till exempel vill skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser.

Framhävda länkar    -Visa en uppsättning länk åtgärder i en visuell layout.

Kalender    -Butikens händelser eller för särskilda situationer, till exempel företags semestrar. En kalender tillhandahåller visuella vyer, som påminner om en skrivbords- eller väggkalender, över gruppens aktiviteter, till exempel möten, sociala tillställningar och heldagsaktiviteter. Du kan också bevaka gruppens milstolpar, till exempel tidsgränser eller datum för produktlanseringar, som inte associeras med ett specifikt tidsintervall. Om du använder ett e-postmeddelande eller ett program som är kompatibelt med Microsoft-teknologier kan du Visa och uppdatera kalendern från webbplatsen medan du arbetar i det andra programmet. Du kan till exempel jämföra och uppdatera kalendern på webbplatsen med datum från din Outlook-kalender genom att visa båda kalendrarna bredvid eller ovanpå varandra i Outlook. Se skapa en kalender.

Uppgifter    -Spåra information om projekt och andra att-göra-händelser för din grupp. Du kan tilldela uppgifter till användare och bevaka statusen och procent färdigt i takt med att uppgiften utförs. Om du använder ett e-postmeddelande eller uppgifts hanterings program som är kompatibelt med Microsoft Technologies kan du Visa och uppdatera dina uppgifter från din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista för företagets budgetprocess och sedan visa och uppdatera den i Outlook tillsammans med dina övriga uppgifter. Se skapa en lista.

Projektuppgifter    -Lagra aktivitets information med en Gantt-vy och förlopps indikatorer. Du kan spåra status och procent slutfört när uppgiften utförs. Om du använder ett e-postmeddelande eller uppgifts hanterings program som är kompatibelt med Microsoft Technologies kan du Visa och uppdatera dina projektuppgifter från din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista på webbplatsen för att identifiera och tilldela arbetet med framtagningen av en utbildningsmanual och sedan övervaka projektets status från Project. Se skapa en lista.

Ärende uppföljning    -Lagra information om specifika problem, till exempel support och att följa upp deras status. Du kan tilldela ärenden, kategorisera dem och koppla ärenden till varandra. Du kan till exempel skapa en ärendeuppföljningslista för att skapa problem och lösningar för kundtjänst. Du kan även kommentera ärenden varje gång du redigerar dem, skapa en kommentarshistorik utan att ändra den ursprungliga beskrivningen av ärendet. En kundtjänstrepresentant kan exempelvis registrera alla steg som krävts för att lösa ett problem och det slutliga resultatet. Du kan också använda en lista för ärendeuppföljning med ett trelägesarbetsflöde för att underlätta ärende- och projektuppföljningen på företaget. Se skapa en lista.

Undersökning    -Samla in och kompilera feedback, till exempel enkät för en anställd eller ett test. Du kan utforma frågorna och svaren på flera olika sätt och visa en översikt över feedbacken. Om du har ett kalkyl blad eller ett databas program som är kompatibelt med Microsoft Technologies kan du exportera resultaten för att analysera dem ytterligare. Se skapa en undersökning.

Anpassat    -Starta en lista från grunden. Du kan också skapa en anpassad lista som baseras på ett kalkyl blad om du har ett kalkyl blads program som är kompatibelt med Microsoft-teknologier. Du kan till exempel importera en lista från Excel som du har skapat för att spara och hantera kontrakt med leverantörer. Se skapa en lista baserad på ett kalkyl blad.

Externa listor    -Arbeta med data som lagras utanför en lista, men som du kan läsa och skriva i Microsoft 365. Data källan för en extern lista kallas en extern innehålls typ. Till skillnad från en ursprunglig Microsoft 365-lista använder en extern lista Konnektivitetstjänster för företag för att komma åt data direkt från ett externt system (till exempel SAP, Siebel och Microsoft SQL Server), oavsett om det är en databas, en webb tjänst eller ett företags system.

Anpassad lista i databladsvyn    -skapa en tom lista som liknar en anpassad lista men för att visa listan som standard i databladsvyn. I databladsvyn kan du använda ett datarutnät för att visa och redigera data som rader och kolumner. Du kan lägga till och redigera rader och kolumner, tillämpa filter och sorteringsordningar, visa beräknade värden och summor och på ett smidigt sätt redigera data i rutnätsceller. Databladsvyn kräver att Office är installerat på en klientdator med 32 bitar och att webbläsaren har stöd för ActiveX-kontroller.

Statuslista    -Visa och spåra mål för projektet. Listan omfattar en uppsättning ikoner i olika färger som anger i hur hög utsträckning målen har uppnåtts.

Utskick    -Skicka information, inklusive bekräftande märken, till dina grupp medlemmar.

Lista för Microsoft IME-ordlista    -Använd data i listan som en Microsoft IME-ordlista. Du kan konvertera objekt i kolumnen Läsning till Visa med Microsoft IME och visa innehållet i Kommentar i fönstret IME-kommentar. Dessa data kan länkas till en specifik URL.

PerformancePoint-innehållslista    -Lagra instrument panels objekt, till exempel styrkort, rapporter, filter, instrument paneler och andra instrument panels objekt som du skapar med hjälp av PerformancePoint Instrumentpanelsdesignern.

Språk och översättare    -Använd med ett arbets flöde för översättnings hantering i ett bibliotek för översättnings hantering. Arbetsflödet använder listan för att tilldela översättningsaktiviteter till översättaren som anges i listan för respektive språk. Du kan skapa den här listan manuellt, eller välja att listan ska skapas automatiskt när du lägger till ett arbetsflöde av typen Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering.

KPI-lista    -Spåra resultat indikatorer som gör att du snabbt kan utvärdera de framsteg som gjorts mot mätbara mål. Du kan ställa in KPI-listor för att spåra prestanda med en av fyra data Källor: manuellt angivna data, data i en Microsoft 365-lista, data i Excel-arbetsböcker eller data från Analysis Services – en komponent i Microsoft SQL Server. När KPI-listan har skapats kan du använda den och visa statusen för indikatorn på en instrumentpanelssida.

Importera kalkylblad     -Använd kolumner och data från ett befintligt kalkyl blad. För att du ska kunna importera kalkylblad måste du ha Microsoft Excel eller något annat kompatibelt program.

  1. Klicka på inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet i webbplatser och klicka sedan på webbplats innehåll.

  2. Klicka på ikonen Lägg till en app.

    Ikonen Lägg till en app i dialogrutan Webbplatsinnehåll.
  3. Bläddra bland och klicka på den app du vill använda. Det kan finnas fler än en sida.

  4. Ge appen ett unikt namn så att du kommer ihåg det senare och klicka på Skapa.

  5. När du kommer tillbaka till skärmen Webbplatsinnehåll kan du göra tre saker:

    • Stänga fönstret och gå tillbaka till sidan. Lägga till den nya appen på sidan med hjälp av Infoga webbdelar.

    • Klicka på appen och börja ange data.

    • Klicka på ellipsen ... och sedan klicka för att ändra Inställningar. Du kan lägga till kolumner, ändra namn och utföra andra uppgifter här.

Du kan använda listfunktionerna på många olika sätt, beroende på hur stora och hur många listor du har och vad som behöver göras i organisationen.

Spara många objekt i en lista

Ibland kan du behöva en enda stor lista som ska användas i olika syften. Det kanske till exempel finns ett stort antal tekniska ärenden som måste spåras i hela organisationen och ärendena kan gälla flera olika projekt och grupper.

Använd en enda lista om:

  • Gruppen behöver översiktlig information om listobjekten eller olika vyer av samma uppsättning objekt. En chef kanske till exempel vill se förloppet för alla tekniska ärenden för organisationen eller alla ärenden som har skapats under en viss tidsperiod.

  • Användarna vill kunna söka efter ärendena på samma plats på en webbplats.

  • Du vill använda samma inställningar för listobjekten, till exempel spåra versioner eller kräva godkännande.

  • De grupper som arbetar med listan delar likartade egenskaper, till exempel samma behörighets nivåer. Du kan använda unika behörigheter för specifika List objekt, men om behörighets nivåerna varierar kraftigt bör du överväga flera listor.

  • Du vill kunna analysera information om listan eller ta emot sammanställda uppdateringar för listan. Du kan ange att du vill ha aviseringar när listobjekten ändras eller visa ändringarna i en lista med hjälp av RSS-teknik. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över information som har ändrats.

Överväg att använda flera listor om det finns klara skillnader mellan de objekt du vill hantera eller mellan de grupper med användare som arbetar med objekten.

Använd flera listor om:

  • Det inte är troligt att användare behöver visa översikter över samtliga objekt.

  • De grupper som arbetar med informationen är distinkta och har skilda behörighetsnivåer.

  • Du behöver använda olika inställningar för till exempel versionsinformation eller godkännande för flera uppsättningar med objekt.

  • Du inte behöver analysera objekten samtidigt eller ta emot sammanställda uppdateringar om listan.

Nedan beskrivs några olika sätt att ordna listor och listobjekt:

Lägga till kolumner    -Hjälp din grupp att hitta de objekt som är viktigast, kan du lägga till kolumner i din lista. Du kan till exempel lägga till kolumnen Projekt i en lista så att det blir lättare för personer som arbetar med specifika projekt att visa och arbeta med sina objekt. Du kan också lägga till fler kolumner om du vill samla in ytterligare information för varje listobjekt, till exempel namnet på avdelningen eller namnet på en anställd.

Om det finns flera objekt i en lista kan du indexera vissa kolumner så att prestandan förbättras när du visar flera objekt eller växlar mellan vyer. Det här alternativet innebär inte att sättet som du ordnar objekten på ändras, men det kan underlätta för organisationer där ett stort antal objekt sparas i en lista. Indexeringen kan emellertid ta upp mer databasutrymme. Se skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Skapa vyer    -Använd om personer i gruppen ofta behöver se data på ett visst sätt. I vyer används kolumner för att sortera, gruppera, filtrera och visa data. Du kan också välja hur många objekt som ska visas samtidigt i varje vy. En användare kan till exempel bläddra i en lista och visa 25 eller 100 listobjekt per sida, beroende på vad användaren är ute efter och hur snabb anslutningen är.

Vyer ger dig flexibiliteten att lagra ett stort antal objekt i en lista, men endast för de del mängder som du vill ha under en viss tid, till exempel de problem som har bokförts under året, eller bara de aktuella händelserna i en kalender. Du kan skapa personliga vyer som bara är tillgängliga för dig och om du har behörighet att ändra en lista kan du skapa offentliga vyer som är tillgängliga för alla. Se skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Skapa mappar    – Lägg till mappar i de flesta typer av listor, om List ägaren har tillåtna mappar. Detta är särskilt användbart om listobjekten kan delas upp på ett visst sätt, till exempel efter projekt eller grupp. Med hjälp av mappar kan användare enklare skapa sig en bild över listobjekten och hantera dem. Microsoft Technologies tillhandahåller en trädvy som gör att användare kan navigera på sina webbplatser och mappar på samma sätt som de fungerar med mapparna på hård disken. Varje avdelning kan till exempel ha en egen mapp. Se skapa en mapp i en lista.

Mer information finns i

Lägga till, redigera eller ta bort listobjekt

Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek

Skapa en mapp i en lista

Ta bort en mapp i en lista

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×