Introduktion till SharePoint-arbetsflöden

Introduktion till SharePoint-arbetsflöden

Arbets flöden hjälper personer att samar beta i dokument och hantera projekt aktiviteter genom att implementera affärs processer på dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Arbets flöden hjälper organisationer att följa konsekventa affärs processer och de förbättrar också organisationens effektivitet och produktivitet genom att hantera de uppgifter och steg som ingår i affärs processen. Då kan de personer som utför dessa uppgifter koncentrera sig på att utföra arbetet i stället för att hantera arbets flödet.

Obs!: SharePoint 2010-arbets flöden har dragits tillbaka sedan den 1 augusti 2020 för nya klient organisationer och togs bort från befintliga klient organisationer den 1 november 2020.  Om du använder SharePoint 2010-arbetsflöden rekommenderar vi att du migrerar till Power automatisering eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i SharePoint 2010-arbets flödet.

I den här artikeln

Vad är arbetsflöden?

Arbetsflöden beskrivs ibland som en rad uppgifter som ger ett visst resultat. Inom ramen för SharePoint-produkter och -teknik definieras arbetsflöden mer specifikt som det automatiska flödet av dokument eller objekt i en rad åtgärder eller uppgifter inom en affärsprocess. Med arbetsflöden kan man på ett konsekvent sätt hantera vanliga affärsprocesser inom en organisation genom att tillämpa affärslogik på dokument eller objekt i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek. Med "affärslogik" avses en uppsättning instruktioner där man anger och styr vilka åtgärder som tillämpas på ett dokument eller objekt.

Arbets flöden kan effektivisera den kostnad och den tid som krävs för att koordinera vanliga affärs processer, till exempel projekt godkännande eller granskning av dokument, genom att hantera och spåra de mänskliga uppgifterna i dessa processer. På en SharePoint-webbplats kan du till exempel lägga till ett arbets flöde i ett dokument bibliotek som cirkulerar ett dokument till en grupp personer för godkännande. När dokument författaren startar det här arbets flödet i ett dokument i biblioteket skapar arbets flödet dokument godkännande uppgifter, tilldelar dessa uppgifter till deltagarna i arbets flödet och skickar sedan e-postaviseringar till deltagarna med aktivitets instruktioner och en länk till dokumentet som ska godkännas. När arbets flödet pågår kan arbets flödets ägare (i det här fallet dokumentets författare) eller arbets flödes deltagarna se vilka deltagare som har slutfört sina arbets flödes uppgifter. När arbets flödes deltagarna slutfört arbets flödes uppgifterna avslutas arbets flödet och ägaren till arbets flödet meddelas automatiskt om att arbets flödet har slutförts.

Åtgärderna i arbetsflödet för godkännande i föregående exempel utförs enligt den process som illustreras i följande bild.

Flödesschema över arbetsflödet Godkännande

Arbets flöden stöder inte befintliga mänskliga arbets processer, men dessutom förlänger du hur personer kan samar beta och arbeta med dokument, listor och bibliotek. Webbplats användare kan starta och delta i arbets flöden genom att använda anpassningsbara formulär som är tillgängliga från dokumentet eller objektet i en SharePoint-lista eller ett bibliotek. Dessutom är arbets flödes funktionerna i SharePoint-produkter tätt integrerade med Microsoft Office 2013 så att följande arbets flödes uppgifter kan utföras i båda produkterna:

  • Visa en lista med de arbetsflöden som är tillgängliga för ett dokument eller ett objekt.

  • Starta arbetsflöden i dokument eller objekt.

  • Visa, redigera eller omtilldela en arbetsflödesuppgift.

  • Slutföra en arbetsflödesuppgift

Överst på sidan

De tre typerna av SharePoint Workflow-plattformar

SharePoint 2010-arbetsflödesplattformen har överförts till Office 365 och SharePoint Server 2013, så alla de arbetsflöden som du byggt på den plattformen fungerar fortfarande. Den här plattformen är baserad på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013-arbetsflödesplattformen är baserad på Windows Workflow Foundation 4 (WF), och har omarbetats i grunden. Den mest framträdande funktionen i den här nya arbets flödes plattformen är att Microsoft Azure används som arbets flödes körnings värd. Motorn för arbetsflödeskörningen ligger nu i Microsoft Azure, utanför Office 365 och SharePoint Server 2013.

I SharePoint Online är Microsoft-flöde nu tillgängligt. Det här är vår senaste arbets flödes motor, åtkomst på: https://flow.microsoft.com. Mer information om hur du använder MS Flow finns här: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Om du vill felsöka MS-flöden besöker du https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Överst på sidan

Inbyggda arbetsflöden

En SharePoint-webbplats innehåller flera inbyggda arbets flöden som löser vanliga företags scenarier:

  • Godkännande     Med det här arbetsflödet skickas ett dokument eller objekt till en grupp personer för godkännande. Som standard associeras arbetsflödet för godkännande med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.

  • Samla in feedback     Det här arbets flödet cirkulerar ett dokument eller ett objekt till en grupp personer för feedback. Granskare kan ge feedback, som sedan kompileras och skickas till den person som startade arbets flödet. Som standard är arbets flödet för insamling av feedback kopplat till dokument innehålls typen, och därför blir det automatiskt tillgängligt i dokument bibliotek.

  • Samla in signaturer    Det här arbets flödet cirkulerar ett Microsoft Office-dokument till en grupp personer för att samla in sina digitala signaturer. Det här arbets flödet måste startas i ett Office 2013-program. Deltagarna måste slutföra sin namnteckning genom att lägga till sin digitala signatur till dokumentet i det relevanta Office-programmet. Arbets flödet för insamling av signaturer är som standard associerat med dokument innehålls typen, och därför är det automatiskt tillgängligt i dokument bibliotek. Arbets flödet för insamling av signaturer visas i bara för ett dokument i dokument biblioteket om det dokumentet innehåller en eller flera signaturrader för Microsoft Office.

  • Publiceringsgodkännande     Det här arbetsflödet liknar arbetsflödet för godkännande, eftersom det används för att automatiskt skicka innehåll till olika ämnesexperter och intressenter för granskning och godkännande. Det som är speciellt för ett arbetsflöde av typen publiceringsgodkännande är att det är utformat just för publiceringswebbplatser, där publiceringen av nya och uppdaterade webbsidor är strikt kontrollerad.

  • Trelägesarbetsflöde     Trelägesarbetsflödet kan användas vid hantering av affärsprocesser där en organisation måste följa upp en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter.

Du kan på olika sätt anpassa ovanstående arbetsflöden för just din organisation. När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att det ska bli tillgängligt för användning i dokument eller objekt, kan du till exempel anpassa de uppgifts- och historiklistor där informationen om arbetsflödet lagras.

När en webbplatsanvändare startar ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt kan hon eller han eventuellt anpassa arbetsflödet ytterligare genom att ange en lista över deltagare, ett förfallodatum och instruktioner.

Överst på sidan

Stöd för anpassade arbetsflöden

Även om inbyggda arbetsflöden i viss mån kan anpassas för olika behov, vill ni kanske i din organisation hellre utforma och utveckla arbetsflöden som är unika för just era affärsprocesser. Arbetsflödena kan vara precis så enkla eller avancerade som affärsprocesserna kräver. Utvecklarna kan skapa antingen arbetsflöden som startas av användarna på en webbplats eller arbetsflöden som startas automatiskt baserat på en händelse, till exempel när ett listobjekt skapas eller ändras. Om ni i din organisation har utvecklat och driftsatt anpassade arbetsflöden kan de vara tillgängliga förutom eller i stället för de inbyggda arbetsflöden som vi redan har beskrivit.

Det finns två sätt att skapa anpassade arbetsflöden:

  • Privilegierade användare kan utforma icke-kodande arbets flöden för användning i en viss lista eller ett visst bibliotek med hjälp av Microsoft SharePoint Designer 2013 och Office Visio 2013      SharePoint Designer 2013-arbets flöden skapas från en lista med tillgängliga arbets flödes aktiviteter och personen som skapar arbets flödet kan distribuera arbets flöden direkt till listan eller biblioteket där de ska användas. SharePoint Designer 2013 samverkar också med Visio 2013 för en visuell arbetsflödesutveckling där du skapar diagram med hjälp av former och kopplingar. Du kan också importera arbetsflöden från Visio 2013 till SharePoint Designer 2013 och vice versa.

  • Professionella program varu utvecklare kan skapa arbets flöden med Visual Studio 2012 eller senare     Sådana arbetsflöden innehåller kod och arbetsflödesaktiviteter som anpassats. När en professionell utvecklare skapar anpassade arbetsflöden kan en serveradministratör driftsätta dem på flera webbplatser.

Överst på sidan

Moment i arbetsflödesanvändningen

När du vill använda ett arbetsflöde för ett dokument eller listobjekt behöver du utföra flera olika steg. Varje steg slutförs som regel av användare med olika roller. Till exempel kan en webbplatsadministratör göra ett arbetsflöde tillgängligt för användning i ett dokumentbibliotek, en innehållsskapare kan starta ett arbetsflöde eller ändra ett pågående arbetsflöde medan en tredje person (till exempel en dokumentgranskare eller en godkännare) kan slutföra arbetsflödet.

Lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

Innan du kan använda ett arbets flöde måste det läggas till i en lista, ett bibliotek eller en innehålls typ för att det ska vara tillgängligt för dokument eller objekt på en viss plats. Du måste ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbets flöde i en lista, ett bibliotek eller en innehålls typ. I de flesta fall kan webbplats administratörer och personer som hanterar specifika listor eller bibliotek utföra den här åtgärden.

Tillgängligheten för ett arbetsflöde inom en webbplats varierar beroende på var det läggs till:

  • Om du lägger till ett arbetsflöde direkt i en lista eller ett bibliotek blir det tillgängligt endast för objekt i den listan eller det biblioteket.

  • Om du lägger till ett arbetsflöde i en listinnehållstyp (en instans av en webbplatsinnehållstyp som har lagts till i en given lista eller ett givet bibliotek), blir det tillgängligt endast för den innehållstypen i den lista eller det bibliotek som den innehållstypen är kopplad till.

  • Om du lägger till ett arbetsflöde i en webbplatsinnehållstyp blir det tillgängligt för alla objekt med den innehållstypen i varje lista och bibliotek där en instans av den webbplatsinnehållstypen har lagts till.

  • Om du vill att ett arbetsflöde ska finnas i olika listor eller bibliotek på en webbplats kan du skapa ett webbplatsarbetsflöde.

När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp kan du anpassa arbetsflödet för den specifika platsen genom att ange olika alternativ:

  • Namnet på den här instansen av arbetsflödet

  • Uppgiftslistan där arbetsflödesrelaterade uppgifter lagras

  • Historiklistan över alla händelser som är relaterade till arbetsflödet

  • Hur du vill att arbetsflödet ska startas

  • Ytterligare alternativ som är specifika för det enskilda arbetsflödet, till exempel hur uppgifter skickas till deltagarna, hur arbetsflödet kan slutföras och vilka åtgärder som vidtas när arbetsflödet har slutförts.

När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp blir det tillgängligt för dokument eller objekt på en viss plats. Du startar dock inte själva arbetsflödet.

Starta arbetsflöden i dokument eller objekt

När du har lagt till ett arbets flöde i en lista, ett bibliotek eller en innehålls typ och därmed har blivit tillgänglig för användning kan du starta det här arbets flödet i ett dokument eller objekt (om arbets flödet är konfigurerat för att tillåta att det startas manuellt). Om du vill starta ett arbets flöde väljer du det arbets flöde som du vill använda i listan över tillgängliga arbets flöden för dokumentet eller objektet. Om det behövs kan du även behöva fylla i ett formulär med den information som krävs för arbets flödet. Beroende på hur arbets flödet är utformat och konfigurerat kanske du kan välja att ytterligare anpassa arbets flödet när du startar det på ett dokument eller objekt genom att anpassa dessa alternativ som deltagare, förfallo datum och uppgifts instruktioner.

Ändra ett arbetsflöde som körs

När ett arbetsflöde väl har startats för ett objekt kan man behöva ändra hur arbetsflödet fungerar. Exempelvis kan den person som startade arbetsflödet behöva lägga till fler deltagare. Det kan också hända att en deltagare i arbetsflödet behöver tilldela sin uppgift till någon annan eller begära en ändring av det dokument eller objekt som står i fokus för arbetsflödet. Du kan ändra en del av de inbyggda arbetsflödena medan arbetsflödet körs. Om ni har utvecklat och driftsatt anpassade arbetsflöden inom organisationen går det kanske att ändra arbetsflöden som körs.

Slutföra arbetsflödesuppgifter

Arbetsflödeshändelser där det krävs en åtgärd av en användare representeras av en arbetsflödesuppgift. När en uppgift tilldelas till en deltagare i ett arbetsflöde kan den deltagaren antingen utföra uppgiften eller begära ändringar av själva arbetsflödet genom att redigera uppgiftsformuläret för arbetsflödet. Arbetsflödesdeltagarna kan utföra arbetsflödesuppgifter på SharePoint-webbplatsen eller direkt i ett Office 2013-program. När en arbetsflödesdeltagare slutför en arbetsflödesuppgift eller begär en ändring i arbetsflödet inleds nästa relevanta steg i arbetsflödet.

Spåra status för arbetsflöden

Arbetsflödets ägare och deltagare kan följa förloppet för ett arbetsflöde genom att kontrollera den statussida som är kopplad till arbetsflödet. Statussidan innehåller statusinformation om utestående arbetsflödesuppgifter. Den innehåller även relevant historik för arbetsflödet.

Rapportverktygen kan ge en sammansatt analys av arbetsflödeshistoriken. Med den här analysen kan man hitta flaskhalsar i processer inom organisationen, eller avgöra om en given grupp uppfyller resultatmålen för en viss affärsprocess. Flera fördefinierade Microsoft Office Excel-rapporter kan användas med valfritt arbetsflöde. Dessutom finns arbetsflödeshistoriken tillgänglig som en SharePoint-listdatakälla som kan användas och analyseras i andra program eller anpassade lösningar för övervakning av affärsprocesser.

Överst på sidan

Se även

Översikt över arbetsflöden i SharePoint

Arbets flöden i SharePoint 2013

Arbets flödes utveckling i SharePoint Designer 2013 och Visio 2013

Komma igång med SharePoint Server 2013 workflow

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×