Du kan ansluta en extern lista som innehåller kunder, uppgifter, avtalade tider eller inlägg med Microsoft Outlook 2013. När du är ansluten kan du Visa, redigera och skriva ut data med hjälp av det välkända Outlook-användargränssnittet som om det var ursprunglig Outlook-information.
Om de data du uppdaterar är kontakt information, till exempel relaterade till dina kunder, kan du ringa dem, skicka dem till dem och göra Mötes förfrågningar. Synkroniseringen av data är tvåvägs eller dubbelriktad. Ändringar som görs i Outlook 2013 synkroniseras automatiskt med den externa data källan. Ändringar som görs i den externa data källan synkroniseras med objekten i Outlook 2013 trots att en uppdatering kan behöva göras.
Mer information finns i Hitta information om externa data.
Vad vill du göra?
Innan du börjar
För att du ska kunna arbeta med externa data måste du först utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Dessutom kan den hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:
Vanliga förutsättningar
Förbered den externa datakällan En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.
Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity och säker lagrings tjänst.
Konfigurera säkra lagringstjänster En administratör måste göra följande: avgöra bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange målprogrammets autentiseringsuppgifter.
Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till Business Data Connectivity-metadatalagringen och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehållstyp som de externa listan baseras på.
Skapa en extern innehållstyp En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.
Skapa en extern lista En användare måste skapa en extern lista utifrån den externa innehållstypen och en eller flera vyer av den externa lista efter behov.
Kontrollera att Office-produkter är redo att användas Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha Windows 7 eller senare och följande kostnads fria program varu produkter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5,0 för OData v3 på varje klient dator (om det behövs). Kontrollera att alternativet Business Connectivity Services för Office-installationen är aktiverat (detta är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.
Outlook-specifika nödvändiga aktiviteter
Aktivera funktionen offlinesynkronisering för externa listor Funktionen Server grupp och webbplats fungerar offline-synkronisering för externa listorockså. Den här funktionen är aktive rad som standard på Server grupps nivå, men inte aktiv som standard på webbplats nivå.
Skapa en Outlook-baserad extern innehålls typ När du skapar en extern innehålls typ måste en användare aktivera alternativet offline Sync-support och ställa in fältet för Office-objekttyp på något av följande sätt: kontakt, avtalad tid, uppgifteller inlägg.
Mappa motsvarande fält En användare måste mappa ett eller flera av de externa innehålls typ fälten till deras respektive Outlook-fält.
När du mappar en extern innehålls typ, till exempel en kund, till en Outlook-objekttyp, till exempel en kontakt, måste du uttryckligen Mappa fälten i den externa innehålls typen, till exempel kundens förnamn, kundens efter namn, kund adressoch kund telefon, till deras respektive Outlook-objekttyp, till exempel en kontakts FirstName, LastName, adress arbeteoch telefon arbete.
Du behöver inte koppla alla motsvarande fält, men följande fält måste vara mappade.
|
Outlook-objekttyp |
Fältet Outlook-objekt |
|---|---|
|
Kontakt |
LastName |
|
Aktivitet |
Ämne |
|
Avtalad tid |
Start, slut och ämne |
|
Test |
Ämne |
Omappade fält, beroende på antalet, visas som utökade egenskaper enligt följande:
-
Intilliggande Läggs till i formulär området längst ned i ett Outlook-formulärs standard sida (2 till 5 fält).
-
Separat Läggs till som en ny sida i ett Outlook-formulär (6 eller fler fält).
Om den externa innehålls typen inte mappas direkt till någon Outlook-objekttyp kan du mappa fälten till en post av typen Outlook-objekt, som är den mest generella typen av objekt.
Ansluta en extern lista till Outlook 2013
-
Navigera till den SharePoint-webbplats som innehåller den externa listan.
-
Klicka på lista > Anslut till Outlook.
-
Om det behövs öppnas Outlook 2013 och skapas en ny Outlook-datafil (BCSStorage. pst), som kallas SharePoint-externa listor i navigerings fönstret och en mapp med namnet <webbplatsen> <extern lista> skapas.
Tips: Som standard uppdateras informationen automatiskt var sjätte timme, men detta värde kan ändras. För att se till att du ser aktuella data från den externa data källan högerklickar du på mappen och klickar sedan på Synkronisera nu.
Obs!: Outlook 2013 visar som standard endast fält som uttryckligen mappades till respektive Outlook-fält av författaren av den externa innehålls typen. Om du vill visa alla fält från den externa listan oavsett om den är mappad eller inte mappad kan du göra följande:
-
Öppna ett enskilt objekt i ett formulär (klicka på <namn> informationi gruppen Visa på fliken kontakt .)
-
Skapa en anpassad Outlook-vy och ta med alla fält från den externa listan.
Mer information om hur du visar fält och skapar anpassade vyer finns i hjälp systemet för Outlook.
