Du måste vidta flera åtgärder för att hålla listan Kontakter uppdaterad. Den här artikeln innehåller information om hur du ordnar kontakterna så att du enkelt kan hitta den person du vill kontakta.
Vad vill du göra?
Söka efter personer
Sökfältet hittar du i listan Kontakter under ikonen Kontakter, samt i telefonvyn under ikonen Telefon. Du kan söka efter namn på personer eller efter en kompetens (jobbtitel).
-
Skriv ett namn, ett e-postalias eller ett telefonnummer i sökrutan. Du kan även skriva in namnet på en distributionsgrupp eller ett alias. Resultaten visas medan du skriver i kommunikationsprogramvaran Microsoft Lync Online. Om fler än en kontakt eller grupp visas placeras den som finns i listan Kontakter högst upp i listan. Alla kontakter och icke-kontakter har en lodrät statusstapel till vänster om personens bild som anger närvaro, till exempel Tillgänglig, Offline och Upptagen.
-
Om ditt företag använder Microsoft SharePoint Services visas knapparna Namn och Kompetens nedanför sökfältet. Du kan söka efter ett nyckelord, som jobbtitel eller expertområde. Klicka på Kompetens om du vill se liknande expertområden eller jobbtitlar. Klicka på X i sökfältet om du vill återgå till listan Kontakter.
Markera flera kontakter
Ibland kan det vara effektivare att markera flera kontakter samtidigt. Ett exempel kan vara när du sammanställer en mötesinbjudan.
-
Om du vill markera flera icke-intilliggande kontakter håller du ned CTRL medan du klickar på kontakterna.
-
Om du vill markera intilliggande kontakter håller du ned SKIFT medan du markerar kontakterna genom att klicka eller använda piltangenterna.
Lägga till personer utanför företaget i listan Kontakter
I Lync Online kan du visa närvaroinformation för kontakter som använder e-posttjänster som Windows Live-nätverket med Internettjänster (t.ex. MSN och Hotmail) och som är anslutna till Lync. Externa användare (användare som finns utanför företaget) kan bland annat dela närvaroinformation, ringa Lync-samtal och hålla videokonferenser.
-
Öppna Lync, gå till sökrutan och skriv e-postadressen för den person du vill lägga till i listan Kontakter.
-
Klicka på plustecknet (+) i kontaktkortet som visas.
-
Markera en kontaktgrupp där du vill placera kontakten. Du kan även skapa en ny grupp nu genom att skriva in namnet bredvid fältet Lägg till i ny grupp.
Vissa användare har ett e-postkonto med en extern tjänst som inte är ansluten till Lync. Du kan lägga till dessa användare i listan Kontakter på samma sätt som du lägger till externa användare, men ingen närvaroinformation visas.
Andra användare loggar in till en ansluten webbplats genom att använda sitt icke-anslutna användar-ID (e-postadress). Om så är fallet använder du formatet användare(icke-anslutet.com)@anslutetföretag.com när du lägger till kontakten. På så sätt visas hans eller hennes närvaro i Lync. Exempelvis MrContoso(gmail.com)@msn.com.
Ordna kontakter
När du har hittat önskade kontakter kan du lägga till dem i en kontaktgrupp så att du enkelt hittar dem nästa gång. Gruppen Vanliga kontakter fylls i automatiskt i Lync med de tio kontakter som du oftast har konversationer med. Du kan även fästa dina viktigaste kontakter högst upp i gruppen för snabb åtkomst. Listan fylls från början i med dina gruppmedlemmar.
Fästa eller ta bort en vanlig kontakt högst upp i gruppen
Gör något av följande om du vill fästa eller ta bort en vanlig kontakt.
-
Öppna Lync, gå till listan Kontakter, högerklicka på personen och klicka sedan på Fäst i Vanliga kontakter.
-
Om du inte längre vill ha en kontakt fäst högst upp högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort från Vanliga kontakter.
Skapa en grupp
-
Öppna Lync, gå till listan Kontakter, högerklicka på ett gruppnamn (till exempel Vanliga kontakter), klicka på Skapa ny grupp och ge sedan gruppen ett namn.
-
Du kan lägga till fler personer i den nya gruppen genom att söka efter en kontakt, peka på kontaktens namn i sökresultatet och sedan klicka på plustecknet (+). Eller högerklicka på kontakten i sökresultatet, klicka på Lägg till i kontaktlistan och sedan klicka på gruppnamnet.
Sortera och visa kontakterna
Du kan sortera kontakterna med hjälp av följande:
-
Knapparna Grupper, Status och Relation.
-
Alternativen Visningsnamn eller Tillgänglighet.
Sortera kontakter i listan Kontakter
-
Du kan visa kontakterna i standardgrupperna (bland annat Vanliga kontakter och Övriga kontakter) förutom eventuella egna grupper som du har skapat genom att klicka på Grupper.
-
Gör något av följande i listan Kontakter:
-
Om du vill sortera kontakterna efter närvarostatus (Online, Inte vid datorn, Okänd och Inte tillgänglig) klickar du på Status.
-
Om du vill sortera kontakterna efter deras sekretessrelation klickar du på Relation.
-
Om du vill visa förklaringar av relationerna högerklickar du på en kontakt och pekar sedan på Ändra sekretessrelation.
-
Ändra utseendet på listan Kontakter
-
Klicka på pilen bredvid knappen Visningsalternativ nedanför sökfältet så visas Layoutalternativ-menyn.
Beroende på hur du har sorterat kontakterna visas olika alternativ på menyn. Du kan till exempel välja att visa vanliga namn i stället för e-postnamn eller statusinformation i stället för bara namn. Om företaget har aktiverat visning av kontaktbilder i listan Kontakter kan du välja om du vill visa bilder, vilket avgör hur många kontakter som ryms i fönstret. (Om du inte visar bilder kan du välja mellan endast namn, på en enda rad, eller namn och information, på en andra rad.)
Obs!: Du kan inaktivera bilder när som helst i Lync genom att klicka på Min bild i dialogrutan Lync - Alternativ. Mer information finns i Ange alternativ för min bild.
Ändra hur kontakter visas i Lync
-
Gå till listan Kontakter och klicka på Visningsalternativ nedanför sökfältet om du vill växla mellan att visa en och två rader med information per kontakt. Om kontaktfoton används i företaget visas foton i tvåradersvyn.
-
Om du vill ha fler alternativ klickar du på nedpilen bredvid Visningsalternativ så öppnas Layoutalternativ-menyn.
Visa kontakter efter sekretessrelation (kallades tidigare åtkomstnivå)
-
Gå till listan Kontakter och klicka på Relation nedanför sökfältet.
Om du vill veta vilken närvaroinformation som visas för varje sekretessrelation kan du läsa mer i Hantera åtkomst till din närvaroinformation.
Flytta, kopiera och ta bort kontakter
Gör följande i listan Kontakter om du vill flytta, kopiera och ta bort kontakter.
-
Om du vill flytta en kontakt till en annan grupp högerklickar du på kontakten, pekar på Flytta kontakt till och klickar sedan på önskad grupp.
-
Om du vill kopiera kontakten till en annan grupp högerklickar du på kontakten, klickar på Kopiera, högerklickar på önskad grupp och klickar sedan på Klistra in.
-
Om du vill ta bort kontakten från gruppen högerklickar du på kontakten och klickar sedan på Ta bort från grupp.
-
Om du vill ta bort kontakten helt högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort från kontaktlistan.
Obs!: Beroende på hur du visar kontakter (efter grupp, status eller relation) kan funktionerna för att flytta och kopiera skilja sig åt. Var medveten om att om du drar en kontakt mellan sekretessrelationsgrupper ändras sekretessrelationen för den kontakten.
Visa ett kontaktkort
Beroende på vilken sekretessrelation en kontakt har tilldelat dig kan du se hans eller hennes schema samt personliga anteckning. Kontaktkortet kan också vara en utgångspunkt om du vill kontakta personen, genom att starta en snabbmeddelandekonversation, ringa, schemalägga ett möte eller skicka ett e-postmeddelande.
-
Gå till listan Kontakter, peka på kontakens bild (eller statusikon om inga bilder visas) så visas ett enkelt kontaktkort.
-
Om du vill ha mer information klickar du på Visa kontaktkort (pil nedåt) i det nedre högra hörnet på kortet.
-
Om du vill behålla kortet synligt klickar du på knappen Fäst i det övre högra hörnet på kortet. Du kan dra kortet till en lämplig plats på skrivbordet.
Tagga en kontakt
Du kan märka eller ”tagga” en kontakt i listan Kontakter så att du blir meddelad när han eller hon är tillgänglig. I Lync visas ett meddelande när kontaktens status ändras till Tillgänglig.
-
Gå till listan Kontakter och högerklicka på den person du vill tagga.
-
Klicka på Tagga för avisering om statusändring.
