Ordna dokument och webbplatser i Microsoft 365

Ordna dokument och webbplatser i Microsoft 365

Video: dela filer och mappar med Microsoft 365 En av de vanligaste utmaningarna är att organisera OneDrive för företag och SharePoint Online dokument och webbplatser. Här är några sätt för organisation av dokument och webbplatser i OneDrive för företag.

Spara dokument i OneDrive för företag eller i gruppwebbplatsens bibliotek

Information om hur du använder OneDrive för företag och grupp webbplatser tillsammans, som är idealiskt för små företag, finns i Konfigurera fil lagring och fildelning i Microsoft 365.

OneDrive för företag är ditt personliga dokumentbibliotek i Microsoft 365. Filer som du lagrar i OneDrive för företag är privata som standard, men du kan dela dem vid behov. En gruppwebbplats är en webbplats som delas av vissa personer i organisationen.

Obs!: OneDrive för företag skiljer sig från OneDrive Den senare är avsedd för personlig lagring utanför arbetsplatsen.

Du kan lagra upp till 1 TB data i OneDrive för företag. Mer information om lagrings gränser finns i begränsningar för SharePoint Online.

Gå till OneDrive för företag eller ditt grupp webbplats bibliotek genom att logga in på Microsoft 365 och sedan något av följande:

  • Välj OneDrive i sidhuvudet och klicka sedan på filer i fältet snabb start på sidan av skärmen. .

  • Markera Webbplatser i rubriken, välj panelen gruppwebbplats och välj sedan ett dokumentbibliotek i fältet Snabbstart vid sidan av skärmen.

Obs!: Om din SharePoint-webbplats har anpassats kan det hända att du inte har ett Snabbstart-fält på sidan.

Starta aktiviteter i OneDrive för företag eller i gruppwebbplatsens dokumentbibliotek genom att använda alternativen i snabbkommandofältet ovanför biblioteket eller ellipsen (...) för enskilda filer:

Använd snabbkommandofältet i Office 365 om du vill starta aktiviteter i dokumentbiblioteket i OneDrive för företag eller på SharePoint Online-gruppwebbplatsen.

Du kan:

Om du högerklickar på ett dokument får du en utfällbar lista över andra alternativ, till exempel för att dela, hämta, ta bort, flytta, kopiera och få en länk till filen. Fler tips finns Ordna filer i ett bibliotek.

Söka efter dokument

De flesta företag skapar en avsevärd mängd dokument och det kan vara en utmaning att hitta de dokument du behöver, även sådana du har skapat själv. Microsoft 365 innehåller en mängd olika sätt att hitta de dokument som du behöver snabbt.

Hur du söker efter dokument beror vanligtvis på vad du vet om dokumentet. Det finns till exempel särskilda platser där du kan söka om du följer ett dokument, om någon delat ett dokument med dig eller om du vet att ett dokument är lagrat i OneDrive för företag eller i en gruppwebbplats bibliotek.

Andra gånger kanske du vill söka efter ett dokument med namnet eller kanske bara en term som du tror finns i dokumentet. I det här fallet kan du använda frågerutan i OneDrive för företag för att söka efter:

  • Dokument i OneDrive för företag.

  • Dokument som någon har delat med dig.

  • Dokument som är lagrade på en webbplats som du följer.

Rutan Sök finns i det övre vänstra eller högra hörnet av OneDrive för företag eller SharePoint-webbplatsen.

Skärmbild av OneDrive-frågerutan i Office 365.

I SharePoint kan du också använda Sök efter en fil ovanför dokumenten eller Sök i den här webbplatsen .

Information om hur du hittar dokument i Microsoft 365 finns i hitta en fil i Microsoft 365.

Följa dokument så att de blir lätta att hitta senare

När du följer ett dokument visas det i listan följda dokument i OneDrive för företag.

Skärmbild av OneDrive för företag-dokument som du följer i Office 365.

Om du dessutom har angett information om dig själv i din profil, t.ex. nyckelord i fälten Intressen och Fråga mig om, visas förslag om dokument som kan vara av intresse för dig i Följda dokument. Välj Följ under föreslagna dokument som du vill lägga till i listan Följda dokument.

Välj Följ under alla föreslagna dokument du vill lägga till i din lista med dokument som du följer i Office 365.

Så här följer du ett dokument i OneDrive för företag eller ett webbplatsbibliotek:

  1. Högerklicka på det dokument du vill börja följa.

    Välj ellipsikonen Mer bredvid dokumentnamnet i OneDrive för företag om du vill öppna dokumentets hovringskort
  2. I dokument bild texten väljer du Följ. Om Följ inte visas högerklickar du på filen, klickar på Avancerat och klickar sedan på Följ.

    Välj kommandot Följ på hovringskortets meny i OneDrive för företag

Visa dokument som andra har delat med dig

Dokument som andra delar med dig specifikt visas i vyn Delas med mig i OneDrive för företag. Dokument som personer "dela med alla" eller delas med via säkerhets grupper visas inte i den här vyn.

Dokument som personer har delat med dig visade i vyn Delas med mig i OneDrive för företag.
  1. I Microsoft 365 väljer du OneDrive för företag i sidhuvudet.

  2. Klicka på Delas med mig i fältet Snabbstart till vänster.

Visa en lista över dokument som du har öppnat nyligen

OneDrive för företag lista de dokument som du nyligen har öppnat i Microsoft 365, oavsett om de finns i ditt OneDrive för företag-bibliotek eller på en grupp webbplats. Klicka på Senaste i fältet Snabbstart till vänster för att visa filerna.

Obs!: Du måste använda Office 2013 eller senare för att kunna se senast använda dokument.

Ange aviseringar för dokument för att spåra ändringar

Du kan ställa in en varning för ett dokument om du vill bli informerad om ändringar i dokumentet eller om det tas bort. Du kan ange om du vill få aviseringarna via e-post eller sms och hur ofta.

Så här ställer du in en avisering i SharePoint:

  1. Markera dokumentet i biblioteket.

  2. Markera Filer > Avisera mig > Ställ in en avisering eller Sida > > Avisera mig > Ställ in en avisering på det här dokumentet.

  3. Markera de alternativ du vill använda i dialogrutan Ny avisering och välj sedan OK.

Mer information om hur du ställer in aviseringar finns i skapa en avisering om du vill få ett meddelande när en fil eller mapp ändras i SharePoint.

Följa webbplatser så att de blir lättare att hitta senare

Om du är medlem i flera gruppwebbplatser i organisationen kanske du vill börja följa dem för enkel åtkomst. När du följer en gruppwebbplats visas den på sidan Webbplatser. När du följer webbplatser kan du snabbt navigera till bibliotek på dessa webbplatser från OneDrive för företag, så som beskrivs i nästa avsnitt.

Så här börjar du följa en webbplats:

  1. Gå till webbplatsen som du vill börja följa.

  2. Markera Följ från höger sida i rubriken.

    Följ en SharePoint Online-webbplats och lägg till länken till din webbplatssida i Office 365.

Mer information finns i Videoklipp: Följa en SharePoint-webbplats.

Gå till dokumentbibliotek för gruppwebbplatser som du följer

I OneDrive för företag kan du visa en lista med de gruppwebbplatser du följer i Microsoft 365 och sedan gå till dokumentbiblioteken på dessa webbplatser.

  1. I snabbåtgärdsfältet väljer du Webbplatsmappar. En lista över alla webbplatser som du följer visas:

    Välj Webbplatsmappar i snabbåtgärdsfältet i Office 365 om du vill se listan med SharePoint Online-webbplatser du följer.
  2. Välj en webbplats i listan om du vill visa dokumentbiblioteken på webbplatsen.

    Välj en webbplats i listan Webbplatsmappar i Office 365 om du vill se dokumentbiblioteken på webbplatsen.

Se även

Visa och redigera din profil i Office Delve

Video: Kopiera eller flytta biblioteksfiler med hjälp av Öppna med Utforskaren

Skapa mappar, bibliotek och under webbplatser

Hitta förlorade eller saknade filer i OneDrive

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×