Planera innehållet för din SharePoint-webbplats

När en webbplats innehåll är logiskt strukturerat och lätt att hitta är det enklare att underhålla och hantera och webbplats användare är mer produktiva. Som administratör för en webbplats samling eller en webbplats ägare kanske du vill planera din webbplats strategi innan du skapar webbplatsen. I den här artikeln ska vi titta på:

Vilken typ av innehåll kommer du att ha på webbplatserna?

När du har bestämt dig för att se antalet och vilken typ av webbplatser du vill använda kan du planera det innehåll som lagras på dessa webbplatser. Målet för denna innehålls planering är att fastställa:

  • Vilka typer av listor, bibliotek eller sidor som du vill skapa på webbplatserna för att ordna innehållet    Bibliotek kan användas för att lagra dokument och andra filer, medan listor kan vara användbara för att spåra uppgifter och problem. Sidor är enskilda objekt på en webbplats där du kan visa innehåll, appar, länkar och mer.

  • Vilka program du vill inkludera   SharePoint inbyggda appar, till exempel dokument bibliotek och listor, men du kan också skapa egna appar eller köpa appar från tredje part i SharePoint Store.

  • Om du vill skapa innehålls typer    Med innehålls typer kan du anpassa hur du hanterar och spårar särskilda typer av innehåll.

Din organisation kanske vill använda den här typen av planering på ett centraliserat sätt (speciellt för innehålls typer), men det är även en typ av planering som du bör uppmuntra enskilda webbplats ägare att genomföra när de anpassar de webbplatser de är ansvariga för.

Vilka typer av appar vill du lägga till?

Förutom att tänka på innehålls typer kanske du vill tänka på vilka andra typer av information som kommer att lagras på webbplatserna, eller vilka typer av uppgifter som personer i organisationen vill använda webbplatser för att hantera. Detta hjälper dig att planera de olika typer av appar som du kan lägga till i webbplatser för att komma igång. Om du till exempel vet att du vill lagra dokument på en plats kan du antagligen lägga till ett dokument bibliotek. Om du vet att du vill hålla reda på viktiga datum vill du antagligen använda en kalender.

Du behöver inte lägga till alla program som du kan behöva komma åt omedelbart. Webbplats ägare kan lägga till och ta bort nya appar över tiden, eftersom företags behov förändras. Men tidigt i planeringen av hur du vill anpassa innehållet på dina webbplatser kan vara till hjälp för att säkerställa att webbplatser är omedelbart användbara för användarna.

SharePoint innehåller inbyggda appar som är användbara för olika affärs ändamål, från dokument lagring och hantering, till projekt hantering och spårning, för att kommunicera. Du kan lägga till flera instanser av dessa typer av program på en webbplats. Du kan också köpa och lägga till tredjepartsprogram från SharePoint Store till webbplatsen.

Mer information finns i lägga till en app på en webbplats och köpa en app från SharePoint Store.

Behöver du definiera innehålls typer?

Med innehålls typer kan webbplats användare snabbt skapa specialiserade typer av innehåll med hjälp av kommandot nytt objekt eller nytt dokument i en lista eller ett bibliotek. Innehålls typer är användbara eftersom de tillhandahåller webbplats ägare ett sätt att se till att innehållet är konsekvent mellan webbplatser. Innehålls typer gör det också möjligt för en enda lista eller ett bibliotek att innehålla flera objekt typer eller dokument typer. Webbplats ägare kan förkonfigurera specifik information om innehållet när de skapar innehålls typer för en webbplats, lista eller ett bibliotek.

Webbplats ägare kan definiera innehålls typer för List objekt, dokument eller mappar.

Det kan vara praktiskt att definiera innehålls typer för en del av innehållet om innehållet uppfyller något av följande villkor:

Om det här är sant:

Innehålls typer kan vara användbara på följande sätt:

Du har särskilda typer av dokument som har ett standardiserat format eller syfte och du vill att de ska vara enhetliga i organisationen.

Konfigurera webbplats innehålls typer för de här dokumenten på grupp webbplatsen så att de kan användas på alla under webbplatser på grupp webbplatsen. På så sätt skapar alla användare i organisationen dessa dokument på olika sätt.

Du har särskilda mallar som användarna måste använda för specifika typer av dokument.

Lägg till de här dokumentmallarna i de relevanta innehålls typerna så att alla nya dokument som skapas från innehålls typen använder mallen.

Det finns en standard uppsättning med information som du vill spåra för specifika typer av dokument eller objekt.

Lägg till kolumner i innehålls typen för att spåra den här informationen. Om någon av informationen är särskilt viktig kan du ange de kolumnerna efter behov. Du kan också ange standardvärden för specifika kolumner när du konfigurerar innehålls typen.

Det finns en definierad affärs process för hur vissa typer av dokument alltid hanteras eller granskas.

Du kan konfigurera arbets flöden för specifika innehålls typer. Du kan använda arbets flöden för att hantera affärs processer som dokument granskning eller godkännande.

När du har identifierat innehåll som du vill definiera innehålls typer för bör du tänka på var du vill definiera innehålls typer. Om du definierar webbplats innehålls typer på grupp webbplats nivå blir de brett tillgängliga för åter användning i listor och bibliotek i alla under webbplatser på grupp webbplatsen. Enskilda webbplats ägare kan även definiera webbplats innehålls typer för sina webbplatser, även om dessa innehålls typer inte är tillgängliga för användning i listor och bibliotek på den webbplatsen och alla webbplatser under den.

Du kan ha nytta av att skapa ett kalkyl blad eller en tabell som visar den information som du vill ska ingå när du definierar dina innehålls typer. Du kan till exempel börja med att skapa något grundläggande som tabellen nedan och sedan anpassa den så att den inkluderar den ytterligare information du kan ha till gång till, till exempel vilka webbplatser eller team som kommer att använda innehålls typerna:

Ny innehålls typ

Överordnad innehålls typ

Kolumner

Dokumentmall

Arbetsflöden

Ange namnet på den innehålls typ som du vill skapa.

Ange den överordnade innehålls typen som den ska skapas från.

Ange en ny eller befintlig kolumn som du vill lägga till i innehålls typen.

Ange om en dokumentmall ska kopplas till innehålls typen.

Ange om arbets flöden är kopplade till innehålls typen.

Mer information om hur du arbetar med innehålls typer finns i skapa eller anpassa en innehålls typ.

Hur kommer användarna att hitta och komma åt innehåll?

Tänk på hur webbplats användarna kan hitta och använda innehållet på dina SharePoint-webbplatser. Den här typen av planering hjälper dig att fatta beslut om hur du konfigurerar både navigering och sökning för grupp webbplatsen och dess under webbplatser.

Vilka webbplatser vill du inkludera i den globala navigeringen?

Om du vill planera navigeringen kan det vara bra att skapa ett diagram för webbplatserna i din Webbplatshierarki. Om du redan har skapat ett diagram medan du planerar webbplatser kan du börja med diagrammet och ändra det. Ta med alla under webbplatser på grupp webbplatsen. Du kanske också vill inkludera viktiga listor eller bibliotek som finns på grupp webbplatsen och dess under webbplatser. Detta hjälper dig att identifiera en snabbt ITT på de viktiga destinationer som webbplats användarna kan vilja hitta om de startar från start sidan på grupp webbplatsen.

Det övre navigerings fältet på en webbplats ger det som kallas global navigering.

Populära länkar med ett markerat.

Som standard använder varje webbplats eget navigerings navigering, men du kan välja att tillåta webbplatser att ärva övre navigering från den överordnade webbplatsen så att navigerings upplevelsen stämmer överens med alla webbplatser. Du kan konfigurera vilka webbplatser som visas i det övre navigerings fältet. Du kan också ta med länkar till andra URL-adresser som du vill använda om du vill integrera länkar till externa resurser i navigeringen på din webbplats. Mer information om hur du anpassar navigerings fältet finns i Anpassa navigeringen på grupp webbplatsen.

Om du har många under webbplatser för grupp webbplatsen kanske du inte vill visa alla i det övre länk fältet eftersom det kan vara överbelastat för webbplats användare. Men du vill inte heller göra viktiga webbplatser eller innehåll som inte kan upptäckas. Använd diagrammet Webbplatshierarki för att identifiera de viktigaste webbplatserna som du vill visa i den globala navigeringen.

Hur kommer personer att navigera på webbplatserna?

Utöver det övre navigerings fältet visas dessutom ett navigerings element till vänster på sidan snabb start.

Vanligt vis visar snabb start länkar som är specifika för den aktuella webbplatsen och det kan användas för att markera innehållet som är viktigast. När du skapar en ny lista eller ett nytt bibliotek visas en ny länk automatiskt under senaste i snabb start. Endast de fem nyaste länkarna visas i avsnittet Senaste.

Länken Tidigare i Snabbstart visar de senast skapade sidorna, listorna och biblioteken

Du kan anpassa snabb start för att lägga till eller ta bort länkar till listor och bibliotek på webbplatsen. Du kan också gruppera länkar under anpassade rubriker. Om du väljer att låta alla under webbplatser ärva det globala navigerings fältet är det viktigt för webbplats ägare att anpassa navigeringen i snabb start eftersom den kommer att vara det primära sättet som användare hittar innehåll på på en webbplats när de besöker den. Om du bestämmer dig för att inte använda under webbplatser för att ärva global navigering från grupp webbplatsen kan användarna använda det övre länk fältet och snabb start på en under webbplats för att hitta innehållet i den. Mer information om hur du redigerar länkar i snabb start finns i Anpassa navigeringen på grupp webbplatsen.

Överst på sidan

Vad bör du tänka på när du planerar Sök?

Det är mer troligt att användarna vill använda SharePoint när de enkelt kan hitta den information de behöver. Genom att använda innehålls funktioner som innehålls typer, eller genom att lägga till metadata i listor och bibliotek, kan du göra innehållet mer synligt genom sökning.

Administratörer för webbplats samlingar och webbplats administratörer kan utföra ett antal konfigurationer för att anpassa Sök upplevelsen för användarna.

Gör så här:

Hänvisa till det här avsnittet:

Anpassa formatering och inställningar som påverkar Sök resultaten kan du anpassa Sök Center och webb delar som används på Sök Center sidor.

Hantera Sök centret i SharePoint

Skapa Frågeregler för att förbättra det sätt som användarna kan reagera på.

Hantera frågeregler

Anpassa resultat källorna för sökningar.

Hantera resultatkällor

Visa, skapa eller ändra hanterade egenskaper eller mappa crawlade egenskaper till hanterade egenskaper.

Hantera sökschemat i SharePoint

Exportera och importera anpassade Sök konfigurations inställningar mellan webbplatser. De inställningar du kan använda för att exportera och importera inkluderar alla anpassade Frågeregler, resultat källor, resultat typer, rangordnings modeller och Sök inställningar för webbplatser.

Exportera och importera anpassade sökkonfigurationsinställningar

Hur innehållet blir tillgängligt i sökning

Sök tjänsten är schemalagd att crawla SharePoint innehåll var femte minut. När du har lagt till ett objekt på en SharePoint webbplats visas en tids period innan den indexeras och returneras i Sök resultaten. Den här tiden varierar beroende på aktuella användar aktiviteter. Uppgifter som migrering, uppgradering och underhåll ökar belastningen på indexerings pipeline. Nya innehålls objekt ska normalt visas i Sök resultat inom en timme.

Vad behöver användare göra med innehåll?

Genom att begära grundläggande frågor om vilka webbplats användare som ska göra med innehåll kan du bestämma hur du kan behöva konfigurera specifika webbplatser, listor eller bibliotek samt vilka specifika funktioner webbplats användarna kan behöva använda.

Frågor att utforska:

Att tänka på vid innehålls konfiguration:

Behöver du spåra versioner av specifika typer av dokument eller List objekt?

  • Överväg att aktivera versions hantering för dessa listor eller bibliotek.

  • Överväg att kräva att dokument eller objekt checkas ut innan de ändras

Kan webbplats användarna behöva arbeta eller samar beta samtidigt på vissa typer av dokument?

  • Överväg att aktivera samtidig redigering för relevanta bibliotek för att under lätta samarbete.

Måste specifika typer av innehåll godkännas innan de är lättillgängliga

  • Överväg att aktivera godkännande av innehåll för bibliotek eller att använda arbets flöden för att hantera godkännande.

Är vissa typer av dokument föremål för specifika företags processer eller mänskliga arbets flöden?

  • Överväg att skapa eller konfigurera arbets flöden för innehålls typerna som gäller för dessa dokument, eller för de bibliotek där dessa dokument finns.

Ska du använda listor för att köra eller hantera processer

  • Överväg att skapa eller konfigurera listbaserade arbets flöden för processer som ärende uppföljning och-hantering.

Kommer det att finnas känsligt innehåll på webbplatser som måste begränsas från allmän åtkomst

  • Överväg att skapa specifika webbplatser eller bibliotek som är konfigurerade med unika behörigheter för att lagra känsligt innehåll.

  • Kontrol lera behörighet på objekt nivå om det inte är absolut nödvändigt att begränsa åtkomsten till innehållet.

  • Överväg att använda mål grupps anpassning för att visa olika innehåll för olika användare.

  • Överväg att använda specifika listor eller bibliotek i Sök indexeringen.

Måste användarna få uppdateringar om innehålls ändringar?

  • Du kan aktivera RSS för viktiga listor och bibliotek.

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×