Projektledningsmål: Lägga till personer och tilldela dem aktiviteter

Tips om projektledning innan du börjar ...

Om projektledning är nytt för dig Om projektledning är nytt för dig kanske du inser att det finns mer att oroa dig för än att bara lägga till uppgifter, till exempel hur många personer som ska lägga till dem, hur man tar hänsyn till personers semester och semester samt hur och var du ska ange personlig information som telefonnummer, e-postadresser och löneinformation.

Här är några tips som hjälper dig att komma igång.

• Ta reda på vilka typer av resurser du kan tilldela aktiviteter    Efter att du har samlat in den information du behöver om projektaktiviteter kan du identifiera vilka typer av resurser du behöver.

  • Personresurser    Vi tänker vanligtvis på personer som arbetskraft. Projektledare kallar ibland personer för arbetsresurser, tillsammans med material och utrustning.

  • Företagsresurser    De här resurserna är arbetsresurser som hanteras och delas i en organisation. Företagsresurser används med Project Professional.

  • Materialresurser    Till de här resurserna räknas datorer eller andra maskiner.

  • Allmänna resurser    De här resurserna avser personalkrav för aktiviteter och inte enskilda personer som snickare eller utvecklare.

• Tänk på hur antalet resurser ändrar varaktigheten När du lägger till flera resurser för en aktivitet kan du förvänta dig att varaktigheten för en aktivitet förkortas. I många fall kan det dock ha motsatt effekt att lägga till personer i en aktivitet. Det kan tillföra extra kostnader, extra kommunikation och andra ineffektiviteter. Designen för en ny avgiftsbelagd bro kommer förmodligen inte att gå snabbare om du fördubblar antalet arkitekter i projektet. Med Project kan du styra vad som händer med aktivitetens varaktighet efter att du har lagt till aktiviteter.

• Fundera över hur en persons funktioner påverkar aktivitetens varaktighet En persons upplevelse kan direkt påverka varaktigheten för aktiviteten. Du kan förvänta dig att en person med fem års erfarenhet slutför en uppgift på kortare tid än någon med två.

Om du är en erfaren projektledare När projektet växer är det mycket att tänka på. Du oroar dig för att använda resurser från andra avdelningar, kontakta underleverantörer, övervaka hundra personers arbete, generera rapporter till chefer och andra saker du ännu inte har tänkt på. Som tur är har Microsoft Project de expertverktyg du behöver.

Här finns några tips om hur du kan odla din expertis.

• Gå igenom och förfina beräkningarna av varaktighet    Använd informationen som du samlar in om det aktuella projektet och liknande projekt för att förfina beräkningarna om varaktighet. Hur exakta beräkningarna av resurskrav (och i slutänden projektkostnader) är beror till stor del på hur exakta beräkningarna av varaktighet för aktiviteter är.

• Följa upp resursstatus    Se till att alla i projektet skickar in regelbundna statusuppdateringar. Med vyerna och rapporterna i Microsoft Project kan du hålla reda på vad alla gör.

• Identifiera problem med resursöverbeläggning    Project kan hjälpa dig att identifiera när personer arbetar med för många aktiviteter samtidigt.

• Håll ett öga på originalplanerna    Originalplaner ger en ögonblicksbild av projektet så att du jämför aktuellt förlopp med det du planerade i början.

• Fördela arbete genom utjämning    Om personer arbetar med för många saker samtidigt kan aktiviteterna justeras i Project så att arbetsbördan jämnas ut. Utjämning av resurstilldelningen är ett sätt att fördela belastningen.

• Exportera projektdata till Excel för analys Med Excel får du hjälp att analysera Project-information mer ingående. Du kan till exempel exportera aktivitets- och resursinformation till Excel där du kan arbeta med avancerade EV-rapporter och sedan visa informationen med miniatyrdiagram där du enkelt kan se hur mycket som spenderas i relation till hur mycket arbete som slutförts.
  
  
  
  Utbilda anställda för ny kompetens    Stora organisationer investerar tid och pengar i att utbilda sina anställda så att de kan utveckla sin kompetens och arbeta i olika miljöer. Att utbilda medarbetare kan vara ett kostnadseffektivt sätt att förbättra kompetensen i företaget i stället för att anställa nya personer.