Hitta posterna med de högsta eller lägsta värdena i en grupp eller ett fält

Välja mellan en fråga med de högsta värdena och ett filter

För att avgöra om du ska skapa en fråga med de högsta värdena eller använda ett filter bör du tänka på följande:

• Om du vill returnera de poster som innehåller de högsta eller lägsta värdena i ett fält, och du inte känner till de exakta högsta eller lägsta fältvärdena (eller de spelar ingen roll), skapar du en fråga med toppvärden.

• Om du vill returnera alla poster där värdet i ett fält matchar, eller är antingen mindre än eller större än ett värde som du är intresserad av, använder du ett filter. Om du till exempel vill visa produkter med priser mellan 50 och 1 000 kr använder du ett filter. Den här bilden illustrerar ett exempelfilter i frågedesignvyn och resultaten som ett sådant filter kan ge:

  

  Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Använda ett filter för att visa valda poster i en Access-databas.

Regler för att skapa och använda toppvärdesfrågor

Kom ihåg att oavsett frågetyp (en urvalsfråga eller summafråga) måste du använda fält som innehåller beskrivande data, till exempel anställdas eller produktnamn, och ett fält som innehåller de högsta eller lägsta värdena som du vill hitta, till exempel ett pris eller ett datumfält. Du kan använda fler än ett datafält och om du använder en summafråga bör datafälten vanligtvis innehålla kategoriinformation, till exempel ett fält för ort eller land/region. Du kan bara utelämna kategoridata när du skapar en summafråga som körs mot alla poster, till exempel "visa mig de fem högsta procenten av de dyraste orderna". Du kan också använda antingen en urvalsfråga eller en summafråga för att hitta de högsta och lägsta värdena i en grupp poster eller poster som är indelade i kategorier. Mer information om hur du gör det finns i avsnittet Hitta de högsta eller lägsta värdena för poster i kategorier eller grupper längre fram i den här artikeln.

Skapa en fråga med grundläggande toppvärden

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Klicka på den tabell som du vill använda i frågan, klicka på Lägg till för att placera tabellen i designrutnätet och klicka sedan på Stäng.
   -eller-Dubbelklicka
   på tabellen.
   Om du använder exempeldata lägger du till tabellen Anställda i frågan.

3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i designrutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält eller dra och släppa varje fält i en tom cell på raden Fält .
   Om du använder exempeltabellen lägger du till fälten Förnamn, Efternamn och Födelsedatum.

4. I fältet som innehåller dina högsta eller lägsta värden (fältet Födelsedatum, om du använder exempeltabellen), klickar du på raden Sortera och väljer antingen Stigande eller Fallande.
   Om värdefältet innehåller tal, till exempel priser eller försäljningssiffror, returnerar sorteringsordningen Stigande de lägsta värdena och den fallande sorteringsordningen returnerar de högsta värdena. Om värdefältet innehåller datum returnerar sorteringsordningen Fallande det senaste datumet, medan Stigande returnerar det tidigaste datumet.
   

   Viktigt!: Du måste bara ange raden Sortera till Stigande eller Fallande för fälten som innehåller dina högsta eller lägsta värden. Om du anger en sorteringsordning för ett annat fält än det fält som innehåller dina högsta eller lägsta värden, till exempel Produktnamn i stället för Pris, returnerar frågan inte det resultat du vill ha.

5. Klicka på nedåtpilen bredvid Retur (listan Toppvärden) i gruppen Frågekonfiguration på fliken Design och ange antingen antalet eller procentandelen poster som du vill se, eller välj ett alternativ i listan.

6. Klicka på Kör för att köra frågan och visa resultatet i vyn Datablad.

7. Spara frågan och håll den öppen för användning i nästa steg.

Du kan se att den här typen av toppvärdesfråga kan besvara grundläggande frågor, till exempel vem som är den äldsta eller yngsta personen i företaget. I nästa steg förklaras hur du använder uttryck och andra villkor för att ge frågan kraft och flexibilitet. Villkoret som visas i nästa steg returnerar de tre följande födelsedagarna för anställda.

Lägg till villkor i frågan

1. Öppna frågan som du skapade i föregående steg i designvyn.

2. I frågerutnätet, i kolumnen till höger om kolumnen Födelsedatum, kopierar och klistrar du in eller skriver uttrycket Uttr1: DatumDel("m",[Födelsedatum]). Funktionen DatumDel extraherar månadsdelen av värdet i fältet Födelsedatum.

3. Till höger om kolumnen som innehåller uttrycket kopierar och klistrar du in eller skriver uttrycket Uttr2: DatumDel("d",[Födelsedatum]). I det här fallet extraherar funktionen DatumDel dagdelen av värdet i fältet Födelsedatum.

4. Avmarkera kryssrutorna på raden Visa för varje uttryck och klicka sedan på cellen Sortera för varje uttryck och välj Stigande.

5. Du kan också ange ett villkor för att begränsa frågans omfattning. När du anger villkor sorterar frågan bara de poster som uppfyller villkoren och identifierar de översta eller lägsta fältvärdena inifrån den sorterade listan.
   Om du vill fortsätta med exempeldata skriver du in, eller kopierar och klistrar in, det här uttrycket på raden Villkor i fältet Födelsedatum:

   Månad([födelsedatum]) > månad(datum()) eller månad([födelsedatum])= månad(datum()) och dag([födelsedatum])>dag(datum())

   Det här uttrycket gör följande: Delen Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) kontrollerar födelsedatumet för varje anställd för att se om det infaller under en kommande månad och, om det är sant, inkluderar de posterna i frågan. Delen Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum()) kontrollerar födelsedatumen som inträffar under den aktuella månaden för att se om födelsedatumet infaller på eller efter dagens datum. Om villkoret är sant inkluderar funktionen dessa poster i frågeresultatet. För att sammanfatta ignorerar det här uttrycket alla poster där födelsedatumet infaller mellan den 1 januari och det datum då du kör frågan.

   Fler exempel på frågevillkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

6. Klicka på nedåtpilen bredvid Retur (listan Toppvärden) i gruppen Frågekonfiguration på fliken Design och ange antingen antalet eller procentandelen poster som du vill se, eller välj ett alternativ i listan.

7. Klicka på Kör för att köra frågan och visa resultatet i vyn Datablad.

Skapa summafrågan

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Markera de tabeller som du vill arbeta med, klicka på Lägg till och klicka sedan på Stäng när du har lagt till tabellerna.
   -eller-Dubbelklicka
   på de tabeller som du vill använda och klicka sedan på Stäng. Varje tabell visas i designrutnätet. Om du använder exempeltabellerna ovan lägger du till tabellerna Kategorier och Produkter.

3. Dubbelklicka på de tabellfält du vill använda i frågan.
   I det här läget ska du se till att du bara lägger till gruppfälten och värdefältet i frågan. Om du använder exempeldata som visas i föregående tabell lägger du till fältet Kategorinamn från tabellen Kategorier och fältet Pris från tabellen Produkter.

4. Alternativt kan du ange ett villkor för att begränsa frågans omfattning.
   Endast poster som uppfyller villkoren sorteras och de högsta och lägsta fältvärdena identifieras i den här sorterade listan. Om du till exempel vill utesluta produkter i kategorin Sport lägger du till det här uttrycket på raden Villkor i fältet Kategorinamn: <>"Sport".
   Fler exempel på frågevillkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

5. Konvertera frågan till en summafråga.

   1. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

      Raden Summa visas i designrutnätet.

6. Kontrollera att cellen Summa för varje gruppfält är inställd på Gruppera efter och ange sedan cellen Summa för värdefältet (fältet som innehåller de översta eller lägsta värdena) till Max eller Min.
   Om du väljer Max returneras det största värdet i ett numeriskt fält och det senaste datum- eller tidsvärdet i ett datum/tid-fält. Om du väljer Min returneras det minsta värdet i ett numeriskt fält och det tidigaste datum- eller tidsvärdet i ett datum/tid-fält. Om du använder exempeldata anger du cellen Summa i fältet Kategorinamn till Gruppera efter och cellen Summa i fältet Pris till Max eller Min.

7. På fliken Design i gruppen Verktyg kontrollerar du att listan Retur är inställd på Alla och klickar sedan på Kör för att köra frågan och visa resultatet i databladsvyn.
   

   Obs!: Beroende på vilken funktion du valde i steg 7 ändrar Access namnet på värdefältet i frågan till MaxOfFieldName eller MinOfFieldName. Om du använder exempeltabellerna byter Access namn på fältet MaxOfPrice eller MinOfPrice.

8. Spara frågan och gå till nästa steg.

Frågan returnerar inte produktnamn eller annan information om produkterna. Om du vill se ytterligare data måste du skapa en andra fråga som innehåller frågan som du just skapade. I nästa steg förklaras hur du skapar den här andra frågan.

Skapa en andra fråga för att visa mer data

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Klicka på fliken Frågor och dubbelklicka sedan på summafrågan som du skapade i föregående avsnitt.

3. Klicka på fliken Tabeller och lägg till tabellerna som du använde i summafrågan plus tabeller som innehåller andra relaterade data som du vill se.
   Om du använder exempeltabellerna som visas tidigare lägger du till tabellerna Kategorier, Produkter och Leverantörer i den nya frågan.

4. Koppla fälten i summafrågan till motsvarande fält i de överordnade tabellerna. Det gör du genom att dra varje fält i summafrågan till motsvarande fält i tabellen.

   Om du använder exempeldata drar du fältet Kategorinamn i summafrågan till fältet Kategorinamn i tabellen Kategorier. Dra sedan fältet MaxOfPrice i summafrågan till fältet Pris i tabellen Produkter. Kopplingarna gör det möjligt för den nya urvalsfrågan att sammanföra data i summafrågan och data i de andra tabellerna.

5. Dubbelklicka på asterisken i fönstret för summafrågan för att lägga till hela frågan i designrutnätet och dra sedan de ytterligare fälten från de andra tabellerna i frågan.

   Om du använder exempeltabellerna dubbelklickar du på summafrågan som du skapade i föregående avsnitt och lägger sedan till fälten Produktnamn respektive Leverantör från tabellen Produkter respektive Leverantörer.

6. Alternativt kan du ange en sorteringsordning för en eller flera kolumner.
   Om du till exempel vill visa kategorierna i alfabetisk ordning anger du cellen Sortera i kolumnen Kategorinamn till Stigande.

7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

   Frågan körs och resultatet visas i databladsvyn.

Överst på sidan

Skapa tabellfrågan

1. Med frågan med de högsta värdena öppen i designvyn:

   Klicka på Tabellfråga i gruppen Frågetyp på fliken Design.
   Dialogrutan Skapa tabell visas.

2. I rutan Tabellnamn anger du ett namn för tabellen som lagrar de översta och lägsta posterna. Skriv till exempel Top and Bottom Records och klicka sedan på OK.
   Varje gång du kör frågan skapar frågan en tabell i stället för att visa resultaten i databladsvyn och ersätter det högsta värdet med aktuella data.

3. Spara och stäng frågan.

Skapa en tilläggsfråga

1. Öppna frågan med det lägsta värdet i designvyn.

2. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

3. I dialogrutan Lägg till skriver du samma namn som du angav i dialogrutan Skapa tabell .
   Skriv till exempel Top and Bottom Records och klicka sedan på OK. Varje gång du kör frågan lägger frågan till posterna i tabellen Top and Bottom Records i stället för att visa resultaten i databladsvyn.

4. Spara och stäng frågan.

Köra frågorna

Nu kan du köra de två frågorna.

• Dubbelklicka på frågan med det översta värdet i navigeringsfönstret och klicka på Ja i meddelandena.

• Dubbelklicka på frågan Lägsta värde och klicka på Ja i meddelandena.

• Öppna tabellen för de översta och lägsta posterna i databladsvyn.

Överst på sidan