Så här fungerar versionshantering i listor och bibliotek

Så här fungerar versionshantering i listor och bibliotek

När versionshantering är aktiverad i en lista eller ett bibliotek kan du lagra, spåra och återställa objekt i en lista och filer i ett bibliotek när de ändras. Versionshantering, kombinerat med andra inställningar, till exempel utcheckning, ger dig kontroll över innehållet som publiceras på webbplatsen. Du kan också använda versionshantering för att visa eller återställa en gammal version av en lista eller ett bibliotek.

Översikt över versionshantering

Alla med behörighet att hantera listor kan aktivera eller inaktivera versionshantering för en lista eller ett bibliotek. Versionshantering är tillgänglig för listobjekt i alla standardlisttyper, inklusive kalendrar, ärendeuppföljningslistor och anpassade listor. Det är också tillgängligt för alla filtyper som kan lagras i bibliotek, inklusive webbdelssidor. Mer information om hur du konfigurerar och använder versionshantering finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Obs!: Om du är Microsoft 365 är versionshantering nu aktiverad som standard när du skapar ett nytt bibliotek eller en ny lista, och de senaste 500 versionerna av ett dokument sparas automatiskt. På så sätt kan du förhindra att viktiga dokument eller data går förlorade. Om du har befintliga bibliotek eller listor på din webbplats eller på gruppwebbplatsen som inte har versionshantering aktiverat kan du aktivera versionshantering för dem när som helst.

Du kan använda versionshantering för att:

  • Spåra historik för en version    När versionshantering är aktiverad kan du se när ett objekt eller en fil ändrades och vem som ändrade det. Du kan också se när egenskaper (information om filen) har ändrats. Om någon till exempel ändrar förfallodatumet för ett listobjekt visas den informationen i versionshistoriken. Du kan också se kommentarer som andra gör när de checkar in filer i bibliotek.

  • Återställa en tidigare version    Om du har gjort ett misstag i en aktuell version, om den aktuella versionen är skadad, eller om du bara gillar en tidigare version bättre, kan du ersätta den aktuella versionen med en tidigare. Den återställda versionen blir den nya aktuella versionen.

  • Visa en tidigare version    Du kan visa en tidigare version utan att skriva över den aktuella versionen. Om du visar versionshistoriken i ett Microsoft Office-dokument, till exempel en Word- eller Excel-fil, kan du jämföra de två versionerna och avgöra skillnaderna.

Om listan eller biblioteket begränsar versioner bör du se till att deltagare är medvetna om att tidigare versioner kommer att tas bort när versionsgränsen nås.

När versionshantering är aktiverad skapas versioner i följande situationer:

  • När ett listobjekt eller en fil först skapas eller när en fil laddas upp.

    Obs!: Om utcheckning av fil krävs måste du checka in filen för att skapa den första versionen.

  • När en fil laddas upp som har samma namn som en befintlig fil.

  • När egenskaperna för ett listobjekt eller en fil ändras.

  • När ett Office-dokument öppnas och sparas. När ett dokument öppnas igen skapas en ny version när en redigering sparas.

  • Regelbundet när du redigerar och sparar Office-dokument. Alla redigeringar och sparningar är inte alltid rätt för att skapa nya versioner. När du till exempel sparar redigeringar ofta fångar varje ny version en tidpunkt i stället för varje enskild redigering. Det här är vanligt när spara automatiskt är aktiverat.

  • När en annan användare börjar arbeta med dokumentet eller när en användare klickar på Spara för att ladda upp ändringar till biblioteket under samtidig redigering av ett dokument. 

Det kan finnas upp till tre aktuella versioner av en fil när som helst: den utcheckade versionen, den senaste delversionen eller utkastet och den senaste publicerade versionen eller huvudversionen. Alla andra versioner är historiska versioner. Vissa aktuella versioner visas bara för användare som har behörighet att visa dem.

En huvudversion representerar vanligtvis en milstolpe, t.ex. en fil som skickats för granskning eller publikation, medan en delversion är ett pågående arbete som inte är redo att läsas av alla webbplatsdeltagare. Beroende på hur gruppen fungerar kanske din grupp behöver sina senaste delversioner, till exempel en version som redigerats nyligen. Med tiden kan det vara mindre troligt att din grupp behöver en äldre delversion.

En del organisationer spårar både huvudversioner och delversioner i biblioteken. Andra spårar bara huvudversionerna. Huvudversioner identifieras med heltal, t.ex. 5.0. delversioner identifieras med decimaltal, till exempel 5,1.

De flesta organisationer använder delversioner när filerna är under utveckling och huvudversioner när vissa milstolpar har uppnåtts eller när filerna är klara för granskning av en större målgrupp. I många organisationer är utkastsäkerhet inställd på att endast tillåta ägaren av en fil och personer som har behörighet att godkänna filer. Det innebär att delversioner inte kan ses av någon annan förrän en huvudversion publiceras.

Huvudversioner är tillgängliga för listor, men delversioner är inte tillgängliga. Varje version av ett listobjekt numreras med ett helt nummer. Om organisationen kräver godkännande av objekt i en lista förblir objekten väntande tills de har godkänts av någon som har behörighet att godkänna dem. I väntande status numreras de med decimaltal och kallas utkast.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versionshantering, inklusive huvud- och delversioner, finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Versionsnummer läggs till automatiskt varje gång du skapar en ny version. I en lista eller ett bibliotek som har huvudversionshantering aktiverat har versionerna heltal, till exempel 1.0, 2.0, 3.0 och så vidare. I bibliotek kan administratören aktivera versionshantering för både huvudversioner och delversioner. När delversioner spåras får de decimaltal som 1,1, 1.2, 1.3 och så vidare. När någon av dessa versioner publiceras som en huvudversion blir dess nummer 2.0. Efterföljande delversioner numreras 2.1, 2.2, 2.3 och så vidare.

När du ignorerar en utcheckning ändras inte versionsnumret. Om den senaste versionen var version 3.0 finns den kvar på 3.0 när du ignorerar utcheckningen.

När du tar bort en version hamnar den i Papperskorgen och dess nummer följer med. I versionshistoriken visas återstående versionsnummer. Andra versionsnummer ändras inte. Om du till exempel har ett dokument med delversionerna 4.1 och 4.2, och du vill ta bort version 4.1, visas endast versionerna 4.0 och 4.2 i versionshistoriken. Följande bild visar detta.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versionshantering, inklusive huvud- och delversioner, finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Versionshistorik där en delversion har tagits bort

Du kan konfigurera vem som kan visa utkast av listobjekt och filer. Utkast skapas i två situationer:

  • När en delversion av en fil skapas eller uppdateras i ett bibliotek som spårar huvud- och delversioner.

  • När ett listobjekt eller en fil skapas eller uppdateras men ännu inte godkänts i en lista eller ett bibliotek där godkännande av innehåll krävs.

När du spårar huvud- och delversioner kan du ange om personer måste ha behörighet att redigera filer innan de kan visa och läsa en delversion. När den här inställningen används kan personer som har behörighet att redigera filen arbeta med filen, men de som bara har behörighet att läsa filen kan inte se delversionen. Du kanske inte vill att alla som har åtkomst till ditt bibliotek ska kunna se kommentarer eller ändringar medan en fil redigeras. Om huvud- och delversioner spåras och ingen har publicerat en huvudversion ännu visas filen inte för personer som inte har behörighet att se utkast.

När godkännande av innehåll krävs kan du ange om filer som väntar på godkännande kan visas av personer med behörighet att läsa, personer med behörighet att redigera eller bara författare och personer med behörighet att godkänna objekt. Om både huvud- och delversioner spåras måste författaren publicera en huvudversion innan filen kan skickas in för godkännande. När godkännande av innehåll krävs kommer personer som har behörighet att läsa innehåll men inte har behörighet att se utkastobjekt att se den senaste godkända eller huvudversionen av filen.

Oavsett om personer har behörighet att redigera en fil eller inte, och om personer söker efter en fil som finns i delversion, får de inte resultat för den.

Vissa organisationer tillåter obegränsade versioner av filer och andra tillämpar begränsningar. När du checkat in den senaste versionen av en fil kan det hända att en gammal version saknas. Om den senaste versionen är 101.0 och du märker att det inte längre finns en version 1.0, innebär det att administratören har konfigurerat biblioteket så att endast 100 huvudversioner av en fil tillåts. Tillägget av den 101:a versionen innebär att den första versionen tas bort. Endast versionerna 2.0 till 101.0 finns kvar. Om en 102:a version läggs till finns bara versionerna 3.0 till 102.0 kvar.

Administratören kan också välja att begränsa antalet delversioner till bara de för ett bestämt antal av de senaste versionerna. Om till exempel 100 huvudversioner tillåts kan administratören välja att endast behålla delutkast för de senaste fem huvudversionerna. Standardantalet för delversioner mellan huvudversioner är 511. Om du försöker spara en annan delversion visas ett felmeddelande om att du först måste publicera dokumentet.

I ett bibliotek som begränsar antalet huvudversioner som delversioner behålls för tas delversioner bort för de tidigare huvudversionerna när versionsgränsen har nåtts. Om du till exempel endast har utkast för 100 huvudversioner och din grupp skapar 105 huvudversioner sparas bara huvudversionerna för de tidigaste versionerna. Delversionerna som är kopplade till de fem tidigaste huvudversionerna, till exempel 1.2 eller 2.3, tas bort, men huvudversionerna – 1, 2 och så vidare – behålls, om inte biblioteket också begränsar huvudversioner.

Att begränsa antalet versioner är i allmänhet en bra metod. Det innebär att du kan spara utrymme på servern och göra användarna mindre röriga. Men om din organisation måste spara alla versioner av juridiska skäl eller av andra skäl ska du inte tillämpa några begränsningar.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versionshantering, inklusive begränsningar, finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Meddelanden: Både SharePoint i Microsoft 365 och SharePoint Server, för både Inställningar för bibliotek och Listinställningar, tillåter upp till 511 delversioner per huvudversion. Det här numret kan inte ändras.

  • Bibliotek

    • Versionshantering   SharePoint i Microsoft 365 versionshantering för bibliotek. SharePoint Server kan du välja Ingen versionshantering som ett alternativ.

    • Huvudversioner   SharePoint i Microsoft 365 för biblioteksinställningar ett intervall på 100–5 0000 huvudversioner. SharePoint Server-biblioteksinställningar har ett intervall på 1–5 0000 huvudversioner.

    • Delversioner    Både SharePoint i Microsoft 365 och SharePoint Server för biblioteksinställningar tillåter ett intervall på 1–5 0000 huvudversioner som tillåts ha delversioner.

  • Listor

    • Versionshantering    Med SharePoint i Microsoft 365 och SharePoint Server kan du inaktivera versionshantering.

    • Huvudversioner    Både SharePoint i Microsoft 365 och SharePoint Server listinställningar tillåter ett intervall på 1–5 0000 huvudversioner.

    • Delversioner    Både SharePoint i Microsoft 365 och SharePoint Server tillåta ett intervall på 1–5 0000 huvudversioner som tillåts ha delversioner.

  • Om du är Microsoft 365 aktiveras versionshantering automatiskt när du skapar ett bibliotek eller en lista.

  • Versionshantering SharePoint Server automatiskt när du skapar ett bibliotek, men inte när du skapar en lista.

Alla med behörighet att hantera listor kan aktivera eller inaktivera versionshantering. På många webbplatser är det samma person som hanterar webbplatsen, eftersom listorna och biblioteken ärver behörigheter från webbplatsen. Förutom att aktivera versionshantering avgör webbplatsägaren (eller någon annan som hanterar listan eller biblioteket) om han eller hon ska kräva godkännande av innehåll, vem som kan visa utkast och om utcheckning krävs. Vart och ett av dessa beslut påverkar hur versionshantering fungerar. Om personen som hanterar ett bibliotek till exempel bestämmer sig för att kräva utcheckning skapas versionsnummer bara när en fil checkas in. Om godkännande av innehåll krävs tillämpas inte huvudversionsnummer förrän filer har godkänts av någon som har behörighet att göra det.

Viktigt!: Om personerna som arbetar i ditt bibliotek planerar att använda samtidig redigering av dokument ska du inte konfigurera biblioteket så att det måste checkas ut. Personer kan inte arbeta som medförfattare när de dokument de behöver har checkats ut.

Mer information om hur du aktiverar versionshantering för en lista eller ett bibliotek finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Om versionshantering är aktiverad i biblioteket avgör den person som ställer in den om den ska spåra både huvud- och delversioner samt vem som kan se delversionerna. I de flesta fall när godkännande av innehåll krävs kan endast filens ägare och personer som har behörighet att godkänna objekt se delversionerna. I andra bibliotek kan alla som kan redigera filer i biblioteket eller alla som har läsbehörighet till biblioteket se alla versioner. När en version har godkänts kan alla som har läsbehörighet för listan eller biblioteket se versionen.

Även om listor inte har huvud- och delversioner anses alla objekt som har statusen Väntande vara ett utkast. I de flesta fall kan endast skaparen av objektet och personer som har fullständig behörighet eller designbehörighet se utkast. Ett utkast visas i Väntande status för dessa personer, men andra ser bara den senaste godkända versionen i versionshistoriken. Om filen avvisas ligger den kvar i väntande status tills någon som har rätt behörighet tar bort den.

Som standard visas ett väntande objekt eller en fil endast för dess skapare och för dem som har behörighet att hantera listor, men du kan ange om andra grupper av användare kan visa objektet eller filen. Om biblioteket är inställt på att spåra både huvud- och delversioner måste personen som redigerar filen först publicera en huvudversion av filen.

Mer information om hur du anger godkännande för dokument finns i Kräva godkännande för objekt i en webbplatslista eller ett bibliotek.

Obs!: Utkastsäkerhet, i vissa listor och bibliotek, är konfigurerat så att alla webbplatsanvändare kan se både väntande och godkända versioner.

När du checkar ut en fil från ett bibliotek som har versionshantering aktiverat skapas en ny version varje gång du checkar in den igen. Och om huvud- och delversioner är aktiverat kan du vid incheckning bestämma vilken typ av version du checkar in. I bibliotek där utcheckning krävs skapas versioner endast vid incheckning.

I bibliotek där utcheckning inte krävs skapas en ny version första gången du sparar när du har öppnat filen. Varje efterföljande sparning skriver över den version som du skapade när du först sparar. Om du stänger programmet och sedan öppnar dokumentet igen skapar den första spara-versionen. Det kan leda till att antalet versioner växer mycket snabbt.

Mer information om in- och utcheckning finns i Checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

Viktigt!: Om du använder samtidig redigering i ett dokument ska du inte checka ut det om du inte har goda skäl att hindra andra från att arbeta med dokumentet.

Genom att kräva utcheckning kan ditt team få ut mesta av versionshanteringen, eftersom personer specifikt anger när en version ska skapas. En version skapas bara när någon checkar ut en fil, ändrar den och sedan checkar in den igen. När utcheckning inte krävs skapas en version när någon först sparar en fil och den här versionen uppdateras när personen stänger den. Om personen eller någon annan sedan öppnar och sparar filen igen skapas en annan version. Beroende på situationen kanske du inte tänker att flera versioner ska skapas, till exempel om du måste stänga en fil för att delta i ett möte innan du är klar med ändringarna i filen.

När utcheckning krävs kan andra inte lägga till filer, ändra filer eller ändra filegenskaperna utan att checka ut filen först. När andra checkar in filer uppmanas de att ge kommentarer om de ändringar de gjort, vilket hjälper till att skapa en mer meningsfull versionshistorik.

Obs!: Om biblioteket lagrar Microsoft Project-filer (.mpp) som synkroniseras med aktivitetslistor på webbplatsen ska kryssrutan Kräv utcheckning vara avmarkerad.

Mer information om hur du kräver utcheckning finns i Konfigurera ett bibliotek så att filer måste checkas ut.

Listor och bibliotek har behörighet för versionshantering och utcheckning som varierar beroende på behörighetsnivå som används för en användare eller en viss grupp. Någon som kan redigera behörighetsnivåer kan konfigurera behörigheterna på ett annat sätt eller skapa en ny grupp med anpassade behörighetsnivåer.

De här behörigheterna ger flexibilitet i hur du hanterar ditt bibliotek. Du kanske till exempel vill att någon ska kunna ta bort versioner av en fil utan att ha behörighet att ta bort själva filen. Behörigheten för Att ta bort versioner är inte samma sak som behörigheten förTa bort objekt, så du kan ange en anpassad kontrollnivå.

I följande tabell visas behörigheterna som hör till versionshantering och utcheckning och vilka standardbehörighetsnivåer de gäller för.

Behörighet

Standardbehörighetsnivå

Visa versioner

Fullständig kontroll, design, delta och läsning

Ta bort versioner

Fullständig kontroll, design och delta

Ignorera utcheckning

Fullständig kontroll och design

Godkänna objekt

Fullständig kontroll och design

Mer information om behörigheter finns i Förstå behörighetsnivåer.

Lämna en kommentar

Hade du nytta av den här informationen? I så fall får du gärna meddela oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Ange även din version av SharePoint, operativsystem och webbläsare. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×