Microsoft 365 kan konfigureras för att rekommendera eller automatiskt tillämpa en känslighetsetikett på en fil eller ett e-postmeddelande om den innehåller känslig företagsinformation eller personlig information, till exempel personnummer, kreditkortsnummer eller bankkontonummer. På så sätt kan du se till att dina filer och meddelanden följer organisationens informationssäkerhetsprinciper även om du inte har tillämpat en känslighetsetikett manuellt.
Obs
Om du är IT-administratör och vill ha information om hur du konfigurerar den här funktionen kan du läsa Använda en känslighetsetikett för innehåll automatiskt.
Hur Microsoft 365 automatiskt tillämpar eller rekommenderar känslighetsetiketter
Viktigt!
Automatiska känslighetsetiketter konfigureras av organisationen. Du kan ha möjlighet att ändra dem fil för fil, men du kan inte inaktivera dem helt.
Information om tillgängligheten för den här funktionen i olika Microsoft 365-appar och -plattformar finns i Hantera känslighetsetiketter i Office-appar.
Word, Excel och PowerPoint
Om en känslighetsetikett tillämpas automatiskt visas ett principtips med namnet på den etikett som har använts samt ett valfritt meddelande från administratören.
Om en känslighetsetikett rekommenderas visas ett principtips med namnet på den rekommenderade etiketten samt ett valfritt meddelande från administratören. Välj Tillämpa känslighet om du vill använda den rekommenderade etiketten eller X om du vill stänga principtipset utan att använda det.
Så här tar du bort känsligt innehåll i stället för att använda känslighetsetiketten
I Word flaggas det känsliga innehåll som utlöste rekommendationen för känslighetsetiketter med en röd understrykning och rosa markering.
Om knappen Visa känsligt innehåll visas i policytipset kan du se allt känsligt innehåll på en gång genom att välja den.
Obs
Detta är för närvarande inte tillgängligt för kunder på Semi-Annual Channel of Word för Microsoft 365.
Då öppnas Editor-fönstret, som visar en översikt över känsligt innehåll i dokumentet samt de vanliga rekommendationerna för korrigering och förfining. Genom att välja en kategori för känsligt innehåll, t.ex. Kreditkortsnummer, kan du granska och ta bort alla förekomster av känsligt innehåll med hjälp av Editor-fönstret eller snabbmenyn.
Outlook
Om en känslighetsetikett tillämpas automatiskt visas ett principtips med namnet på den etikett som har använts samt ett valfritt meddelande från administratören.
Om en känslighetsetikett rekommenderas visas ett principtips med namnet på den rekommenderade etiketten samt ett valfritt meddelande från administratören. Välj Använda känslighet om du vill använda etiketten eller X om du vill stänga principtipset utan att använda etiketten.
Välj en rubrik nedan för mer information
När Microsoft 365 inte använder eller rekommenderar en känslighetsetikett
Microsoft 365 tillämpar inte automatiskt en känslighetsetikett om:
- En känslighetsetikett har lagts till manuellt på filen eller e-postmeddelandet.
- Filen eller e-postmeddelandet har redan en etikett med högre känslighet än den etikett som skulle ha tillämpats automatiskt.
Microsoft 365 rekommenderar inte en känslighetsetikett om:
- Filen eller e-postmeddelandet har redan en känslighetsetikett med samma eller högre känslighet än den etikett som skulle ha rekommenderats.
Hur Microsoft 365 identifierar känslig information
- I Word, Excel och PowerPoint startar identifieringen automatiskt när du öppnar ett dokument och fortsätter i bakgrunden medan du redigerar.
- I Outlook för Windows startar identifieringen automatiskt när du skriver ett nytt meddelande, svarar på eller vidarebefordrar ett befintligt meddelande.
- I Outlook på webben sker identifieringen när ett meddelandeutkast sparas.
Obs
Eftersom den här funktionen analyserar dina data med en Microsoft 365-tjänst kanske du är orolig för din datasäkerhet. Mer information finns i Anslutna upplevelser i Office .
Krav
Följande villkor måste vara uppfyllda för att Microsoft 365 automatiskt ska tillämpa eller rekommendera en känslighetsetikett:
Du har någon av följande licenser tilldelade:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 eller Microsoft 365 E5 Compliance
- Azure Information Protection Premium P2
Du är ansluten till Internet.
Microsoft 365 är konfigurerat för att tillåta användning av anslutna upplevelser i Office som analyserar innehåll.
Du använder en version av Office som har stöd för automatisk och rekommenderad känslighetsetikettering.
Administratören har konfigurerat villkoren som utlöser den här funktionen och har konfigurerat om känslighetsetiketten ska tillämpas automatiskt eller rekommenderas.
Begränsningar
Microsoft 365 hindrar inte användare från att spara eller stänga filer eller skicka e-postmeddelanden innan känsliga termer har upptäckts. Det innebär att automatisk känslighetsetikettering kanske inte alltid kan slutföras.
För ytterligare täckning bör administratörer konfigurera automatisk känslighetsetikettering för vilande innehåll med Azure Information Protection skanner och Microsoft Cloud Application Security.
I Excel tas en delmängd av innehållet i beaktande för utvärdering. För närvarande beaktas innehåll på upp till 150 000 celler för filer som sparats i molnet och 150 000 tecken för lokala filer, och rekommendationer eller automatisk tillämpning av etiketter stöds inte för filer som överskrider dessa gränser.
Känslig information som finns i vissa objekt identifieras inte. Några exempel:
- Pennanteckning
- Inbäddade filer
- Andra objekt än celler, till exempel pivottabeller eller SmartArt (Excel)
- Celler med formel- eller beräkningsresultat (Excel)
- Kommentarer, sidhuvuden, sidfötter, fotnoter, slutkommentarer och textrutor (Word för webben)
- Kommentarer, sidhuvuden, sidfötter, fotnoter, slutkommentarer och textrutor (Excel)
- Former och SmartArt (Word)
- Anteckningar (PowerPoint)
När du öppnar eller redigerar känsligt innehåll kan det ta en stund innan en etikett tillämpas automatiskt eller rekommenderas. Fördröjningens längd varierar beroende på mängden innehåll som utvärderas och hastigheten på din Internetanslutning, och kan vara från några sekunder till flera minuter. Vi arbetar med att minska den här fördröjningen över tid.
I skrivbordsprogrammet Word genomsöks inte känsliga termer i kommentarer som inte publicerats (detta gäller endast den nya kommentarsupplevelsen).
När du tar bort känsligt innehåll i skrivbordsprogrammet i Word tas termen inte bort från spårade ändringar eller andra versioner av dokumentet.
I Outlook tas bara det meddelande som skrivs, inte meddelandehistoriken, med i skanningen och ämnesraden ingår inte i skanningen.
Se även
Kända problem med att automatiskt använda eller rekommendera känslighetsetiketter
Använd känslighets-etiketter i dina dokument och e-post i Office