Skapa listrelationer med hjälp av unika kolumner och uppslagskolumner

Skapa listrelationer med hjälp av unika kolumner och uppslagskolumner

Du kan skapa relationer mellan listor genom att använda en kombination av unika kolumner, uppslagskolumner och tvingande relationer (borttagning av relaterade och begränsa borttagning), som alla förbättrar dina möjligheter att skapa mer sofistikerade affärslösningar och bevara dataintegriteten.

Översikt över listrelationer

I följande avsnitt finns viktig bakgrundsinformation om hur du skapar relationer mellan käll- och mållistor, skapar unika kolumner och uppslagskolumner samt tvingande listrelationsbeteende. Du får se hur du lägger till primära och sekundära uppslagskolumner, visar, redigerar och tar bort objekt i listrelationer och hur du hanterar listrelationer när listor innehåller många objekt.

Använda unika kolumner och uppslagskolumner för att tilldela böcker till kurser

Cources-lista med bildtext

Läslista med bildtext som matchar med listan Kurser

  1. Källlistan kallas Läslista och mållistan kallas För kurser.

  2. Varje lista har unika kolumner för att säkerställa att rätt data matchas.

  3. Den primära uppslagskolumnen i källlistan (Läslista) "letar upp" ID-kolumnen i mållistan (Kurser) baserat på ett matchande värde.

  4. En sekundär uppslagskolumn i källlistan infogar automatiskt kolumnen Kursnamn från mållistan.

När du skapar en kolumn kan du ange att kolumnen måste innehålla unika värden. Det innebär att listan inte kan ha några dubblettvärden i den kolumnen. Du kan inte lägga till ett listobjekt som innehåller ett dubblettvärde, ändra ett befintligt listobjekt som skulle resultera i att ett dubblettvärde skapas eller återställa ett objekt från papperskorgen om det skulle resultera i ett dubblettvärde. Om du skapar en uppslagskolumn i en källlista, och du definierar den som unik, får inte heller kolumnen i mållistan innehålla dubblettvärden.

Obs!: Unikhet är inte ett fallkänsligt. ORD-231 och ord-231 anses till exempel vara dubblettvärden.

En unik kolumn måste också ha ett index. När du skapar en unik kolumn kanske du uppmanas att skapa indexet, och det skapas automatiskt när du klickar på OK. När en unik kolumn har ett index kan du inte ta bort indexet från den kolumnen, såvida du inte först omdefinierar kolumnen för att tillåta dubblettvärden.

I följande tabell sammanfattas vilka kolumntyper som kan och inte kan användas för att skapa unika kolumner.

Kolumntyper som stöds

Kolumntyper som inte stöds

Enskild rad med text

Flera rader med text

Val (enskilt värde)

Val (flera värden)

Tal

Beräknad

Valuta

Hyperlänk eller bild

Datum och tid

Anpassade kolumner

Uppslag (enskilt värde)

Uppslag (flera värden)

Person (enskilt värde)

Person (flera värden)

Ja/Nej

Om du vill skapa en relation mellan två listor skapar du en uppslagskolumn i källlistan som hämtar (eller "letar upp") ett eller flera matchande värden från en mållista. När du har skapat den här uppslagskolumnen (den primära kolumnen) kan du fortsätta att lägga till ytterligare kolumner (sekundära kolumner) från mållistan i källlistan. Ytterligare sekundära kolumner måste ha en datatyp som stöds som beskrivs nedan.

I följande tabell sammanfattas de kolumntyper som inte kan användas för att skapa uppslagskolumner.

Kolumntyper som stöds

Kolumntyper som inte stöds

Enskild rad med text

Flera rader med text

Tal

Valuta

Datum och tid

Person eller grupp

Beräknade

Hyperlänk eller bild

Anpassade kolumner

Ja/Nej

Alternativ

Uppslag

Det finns två typer av uppslagskolumner som du kan skapa, en uppslagskolumn med en tvingad relation och en uppslagskolumn med en oforceerad relation.

I en uppslagskolumn med en enforced relation (kallas även referensintegritet) kan du söka efter enstaka värden och bevara dataintegriteten i mållistan på ett av två sätt:

Borttagning av relaterade    När ett objekt i mållistan tas bort, tas även relaterade objekt i källlistan bort. I det här fallet vill du se till att alla relaterade objekt tas bort som en del av en databastransaktion. Om du till exempel tar bort en order i en mållista kan du se till att motsvarande orderobjekt i källlistan också tas bort. Du vill inte ha orderobjekt utan en motsvarande ordning eftersom det skapar överblivna orderobjekt som kan orsaka förvirring vid ett senare tillfälle.

Begränsa borttagning    När du försöker ta bort ett objekt i mållistan, och det innehåller ett eller flera relaterade objekt i källlistan, hindras du från att ta bort objektet i mållistan. I det här fallet vill du se till att det relaterade objektet i mållistan bevaras. Om någon till exempel försöker ta bort ett orderobjekt från en mållista kanske en kund fortfarande har den ordern väntande och du vill förhindra att borttagningen sker tills ordern har bearbetats. Du vill inte att kundens beställning tas bort av misstag eftersom det skulle påverka möjligheten att slutföra beställningen.

Utbildningslista som försöker ta bort två objekt.

Läslista med borttagna objekt

  • En borttagning av relaterade objekt säkerställer att alla relaterade objekt tas bort i en databastransaktion. Om du till exempel tog bort objektet i listan Kurser med list-ID 1 skulle det också ta bort objekt i läslistan som refererade till det borttagna objektet.

  • En begränsa borttagning förhindrar att objekt tas bort i mållistan om det finns relaterade källlistobjekt. Så om du försökte ta bort objektet i listan Kurser med list-ID för 3 skulle du förhindras att göra det, eftersom det fortfarande finns referenser till minst ett objekt i läslistan.

Att framtvinga ett listrelationsbeteende hjälper till att se till att dina data är giltiga och förhindrar inkonsekvenser som kan orsaka problem på vägen.

Obs!: Du måste ha behörigheten Hantera listor för en lista för att skapa eller ändra en tvingad relation.

En uppslagskolumn som framtvingar en relation måste också ha ett index. När du skapar en uppslagskolumn som framtvingar en relation kanske du uppmanas att skapa indexet. När du väljer OKskapas indexet automatiskt. Efter en uppslagskolumn som framtvingar att en relation har ett index kan du inte ta bort indexet från den kolumnen, såvida du inte först tar bort den tvingade relationen.

En uppslagskolumn med en oforceerad relation

I en uppslagskolumn med en oforceerad relation kan du söka efter enstaka eller flera värden från källlistan i mållistan. När du har behörighet att ta bort ett objekt i källlistan finns det inga ytterligare borttagningsbegränsningar eller borttagningsåtgärder i mållistan.

En av fördelarna med att skapa listrelationer är att du kan visa och redigera kolumner från två eller fler listor på en sida. När du skapar en uppslagskolumn i en källlista visar den primära kolumnen värden från kolumnen för mållistan, men du kan också ange att ytterligare, sekundära kolumner från mållistan också ska visas tillsammans med den primära kolumnen och de andra kolumnerna i källlistan.

Obs!: Du bör ange att du accepterar flera värden och ytterligare kolumner relaterade till den primära kolumnen när du skapar den primära kolumnen. Du kan byta namn på kolumnen i listan, men du kan inte lägga till dessa andra funktioner. Om du vill ändra till flera värden, lägga till kolumner eller andra alternativ efter att du har skapat en lista går du Inställningar>Inställningar för lista.

Lägga till flera värden och ytterligare kolumner i uppslagskolumnen

Det primära kolumnvärdet är en länk som du kan välja för att visa alla kolumnvärden för objektet i mållistan. Varje sekundär kolumnvärde från mållistan visas som text i källlistkolumnen. Om du skapar en uppslagskolumn med flera värden visar varje kolumn i mållistan, oavsett om den är primär eller sekundär, sina flera motsvarande värden avgränsade med semikolon. Du kan ändra dessa primära och sekundära kolumner i listvyn på ungefär samma sätt som kolumnerna från källlistan genom att till exempel lägga till, ta bort, filtrera och sortera dem.

Det primära kolumnnamnet är ett namn som du anger när du skapar uppslagskolumnen. Som standard följer varje sekundär kolumnnamn en standardkonvention för <primär kolumnnamn i källlistan>: <kolumnnamn i mållistan>. Om du ändrar namn på den primära kolumnen ändras därför namnen på alla sekundära kolumner. Du kan ändra namnen och beskrivningarna i de sekundära standardkolumnerna så att namnen blir mer meningsfulla för dig.

Listan Instrumentinstrument med Instrument-ID och Instrument markerat

lista över kända namn med ID och Titel markerade

  1. 1. En primär uppslagskolumn med flera värden.

  2. 2. En sekundär uppslagskolumn med flera värden.

  3. 3. Kolumnnamnet har ändrats från standardnamnet för instrument: Rubrik till instrument.

Obs!: Kolumnnamns-ID är tillgängligt som standard men är dolt. Om du vill använda den väljer du Visningsalternativoch sedan Redigera aktuell vy. Rulla och markera rutan Visa.

När du skapar listrelationer med hjälp av uppslagskolumner, unika kolumner och listor med tvingade relationer, kan du nå ett tröskelvärde eller en gräns för resursen och kan komma att blockeras under följande omständigheter:

  • Om du gör en kolumn unik i en befintlig lista som innehåller fler objekt än tröskelvärdet för listvyn (men observera att det är en åtgärd som vanligtvis inte blockeras om du lägger till ett objekt i en lista som gör att listan är större än tröskelvärdet för listvyn).

  • Om du aktiverar Borttagning av relaterade eller Begränsa borttagning för ett uppslagsfält i en lista som innehåller fler objekt än tröskelvärdet för listvyn.

  • Du har överskridit uppslagströskelvärdet för listvyn, vilket som standard är tolv uppslagskolumner.

  • Antalet objekt i en borttagningsåtgärd överskrider 1 000.

Mer information om hur du hanterar listor med många objekt finns i Hantera listor och bibliotek med många objekt.

Varning!: Du kan inte göra följande:

  • Skapa en unik kolumn i en lista med definierade behörigheter på objektnivå.

  • Bryta arvet av behörigheter från en lista till ett listobjekt om listan innehåller en unik kolumn.

  • Skapa en unik kolumn eller ändra en kolumn så att den blir unik i en lista som innehåller objekt med unika behörigheter eller en som har godkännande aktiverats för innehåll.

Så här lägger du till en ny kolumn:

  1. Navigera till webbplatsen som innehåller listan.

  2. Välj namnet på listan på webbplatsen eller välj Inställningar SharePoint Knappen Inställningar online , välj Webbplatsinnehålloch välj sedan namnet på listan.

  3. Leta reda på kolumnrubrikerna högst upp i listan. Välj +Lägg till kolumn till höger om kolumnrubrikerna.

    Lägga till en kolumn i SharePoint Online.

  4. En listrutan visas med olika typer av kolumner som du kan skapa. Välj någon av följande kolumntyper:

    • Enskild rad med text

    • Flera rader med text

    • Läge

    • Tal

    • Ja/Nej

    • Person

    • Datum

    • Alternativ

    • Hyperlänk

    • Bild

    • Currency

    Obs!: Om du vill skapa en uppslagskolumn väljer du Mer i listrutan. Namnge kolumnen och välj typ av uppslag på skärmen kolumnalternativ. Därefter kan du hoppa över steg 5 och 6.

  5. Lägg till kolumnnamnet och informationen i fönstret som visas till höger på sidan.

  6. Ändra reglaget Framtvinga unika värden till Ja.

    Välja Framtvinga unika värden

    Om du väljer en datatyp som inte stöds för en kolumn visas inte Tillämpa unika värden.

  • Du kan inte ta bort indexet för en unik kolumn. Om du vill ta bort indexet måste du ändra kolumnen från en unik kolumn till en som tillåter dubblettvärden först och sedan ta bort indexet.

  • Om du försöker ändra en befintlig kolumn från dubblettvärden till unika värden kan det hända att du inte kan göra det om den befintliga kolumnen innehåller dubblettvärden. Du måste ta bort alla dubblettvärden först och sedan ändra kolumnen från att tillåta dubblettvärden till en unik kolumn.

  • Gör så här om du vill ändra datatypen för den unika kolumnen:

    • Ändra kolumnen så att dubblettvärden tillåts

    • Ta bort indexet

    • Ändra kolumnen till en annan datatyp som stöds

    • Gör sedan kolumnen unik.

I de här stegen får du hjälp med att konfigurera en upp slå upp kolumn som visar den primära kolumnen och, om du vill, en sekundär kolumn i en lista. Den primära kolumnen kan indexeras, men eftersom den sekundära kolumnen (eller fältet) kontrolleras av den primära kolumnen kan den inte vara unik eller indexerad.

  1. Navigera till webbplatsen som innehåller listan.

  2. Välj namnet på listan i webbplatsnavigeringen eller välj Inställningar SharePoint Knappen Inställningar online , välj Webbplatsinnehålloch välj sedan namnet på listan.

  3. Leta reda på kolumnrubrikerna högst upp i listan. Välj +Lägg till kolumn till höger om kolumnrubrikerna.

    Lägga till en kolumn i SharePoint Online.

  4. Välj Mer i listrutan.

    Knappen Fler alternativ markerad

  5. Under Typen av information i den här kolumnen är väljerdu Uppslag(information som redan finns på den här webbplatsen).

  6. Välj en mållista i fältet Hämta information från.

  7. Välj en primär kolumn i fältet I den här kolumnen.

  8. Under Lägg till en kolumn föratt visa var och en av dessa ytterligare fält markerar du kryssrutan bredvid kolumnnamnet för varje sekundär kolumn du vill lägga till. Endast kolumner med datatyper som stöds visas.

  9. Om du senare vill lägga till eller ta bort sekundära kolumner ändrar du uppslagskolumnen och gör de val du vill ha.

    Obs!: Du kan inte indexera en sekundär kolumn eller göra en sekundär kolumn unik.

  10. Om du vill att uppslagskolumnerna ska visas i standardvyn väljer du Lägg till i standardvy.

  11. Om du vill skapa en begränsande relation väljer du Tillämpa relationsbeteende och sedan Begränsa borttagning eller Borttagning avrelaterade.

  12. Välj OK.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×