Skapa tillgängliga Office-dokument

När du skapar innehåll med Officekan du göra det tillgängligt för personer med funktionsnedsättning genom några enkla justeringar. Du kan använda flera inbyggda Office-funktioner för att se till att alla kan läsa och förstå dina dokument. Genom att öka tillgängligheten i dina dokument kan du nå hela målgruppen och inte bara en del av den.

Du kan använda Tillgänglighetskontroll för att se till att innehållet verkligen är tillgängligt. De kostnadsfria verktygen finns tillgängliga i Word, Excel, Outlook, OneNote och PowerPoint på Windows eller Mac samt Visio på Windows. Tillgänglighetskontroll hittar alla problem med tillgänglighet i dina dokument och förklarar varför de kan skapa hinder för personer med funktionsnedsättningar. Det ger också förslag på lösningar för varje problem.

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Office-dokument som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar. Mer information om hur du hittar och löser problemet i ett särskilt Office-program finns i:

Vad som behöver åtgärdas

Varför det behöver åtgärdas

Färganvändning

Lita inte enbart på färg för att överföra information i händelse av att publiken inte kan se den korrekt. Om den exakta färgen är viktig att veta kan du nämna färgen t. ex. i bildetiketten.

Undvik att använda blekblå färg eftersom det är den första färg som orsakar problem ögonen åldras och förlorar känsligheten.

Ljudanvändning

Om du använder ljud i ett dokument ska du se till att informationen är tillgänglig även om du inte hör den.

Om du vill göra video- och ljudfiler tillgängliga kan du lägga till bildtexter eller undertexter i dokumentet. De gör ditt dokument lämpligt för stora publik, till exempel personer med hörselnedsättning och personer som talar andra språk än det som används i medieklippet.

Saknad alternativtext i visuell information

Om du använder en skärmläsare beskriver alternativtext (alt) ett visuellt element för de som inte kan se det. Använd alltid effektiv alternativtext för alla figurer, bilder, diagram, tabeller och SmartArt-grafik för att göra dokumentet mer tillgängligt. Mer information om hur du använder alternativtext finns i Alternativtext.

Komplext sätt att skriva

Ditt dokument förlorar sin mening om publiken inte förstår dig.

Använd korta meningar och enkel grammatik. Om innehållet passar in i en punktlista bör du presentera den på det här sättet. En punktlista är ett mycket enkelt sätt att tvinga korta meningar.

När du står inför alternativ ska du alltid välja det enklaste ordet i stället för att imponera på publiken med din vokabulär.

Tabeller i dokument

Undvik att använda tabeller i dina dokument, om det är möjligt, eftersom det kan vara svårt att följa tabellinnehållet i en skärmläsare. Om du måste använda en tabell bör du utforma den enkel som möjligt. Använd alltid en rubrik för att presentera tabellen.

Om du skapar en tabell med HTML för en webbsida använder du lämplig taggning för att tillåta skärmläsaren eller blindskriftsvisningen att ge information om tabellrubrik och data i sammanhanget. Använd <TH>-taggen för rubriker och <TD>-taggar för dataceller. Glöm inte att inkludera en tabellsammanfattning i <table>-taggen för att förklara tabellens syfte.

Tabellbaserad dokumentlayout

Tabellbaserade layouter är framförallt populär i nyhetsbrev som skapats med Word och Outlook. Genom att skapa en tabell med osynliga kanter och placera de olika artiklarna för nyhetsbrev inom individuella celler kan du enkelt skapa ett dokument som ser imponerande ut. Dock kommer läsare med funktionsnedsättningar inte att tacka dig. Använd aldrig tabeller som layoutverktyg.

När du navigerar ett dokument med en tabellayout kommer skärmläsaren och blindskriftsvisaren läsa tabeller rad för rad över kolumnerna: om ditt nyhetsbrev har designats för att läsas uppifrån och ner kolumn efter kolumn kommer läsaren att bli förvirrad.

Försök att utforma dokumentet utan att använda tabeller. Idéer och en samling med tillgängliga mallar som du kan använda med olika Office-program finns i Göra mallarna mer tillgängliga och Hämta mallar för tillgänglighet för Office. Om du måste använda en tabellayout måste du se till att utforma den att läsa rad efter rad över kolumner och försök att minimera antalet tryckningar med Tabb-tangenten eller svepningar som krävs för att nå slutet.

Navigerings- och fokuseringsordning

Skärm läsaren använder tabbtangenten eller svepningar för att navigera i dokumentet. Varje tryck på Tabb-tangenten eller svepning flyttar fokus i dokumentet till nästa del och gör att skärmläsaren kan läsa upp innehållet i den delen.

För att implementera navigering för tillgänglighet se till att den delen av dokumentinnehållet har ordnats logiskt. Det här är särskilt viktigt om dokumentinnehållet består av separata text- och bilddelar placerade intill eller ovanpå varandra, t. ex. på en PowerPoint-bild. Om delarna inte är ordnade logiskt kommer skärmläsaren att läsa upp dem i fel ordning och ge användaren liten möjlighet att förstå innehållet. För att prova navigeringen aktivera skärmläsaren och flytta dig igenom dokumentet genom att trycka på Tabb-tangenten eller svepa vänster eller höger på skärmen. Se till att fokus flyttar igenom dokumentet som förväntat.

Se även

Video: Skapa dokument som är anpassade för personer med funktionshinder

Video: Skapa mer tillgängliga tabeller i Excel

Video: Skapa mer tillgängliga diagram i Excel

Video: Skapa mer tillgängliga bilder i PowerPoint

Skapa PDF-filer som är anpassade för personer med funktionshinder

Teknisk support för kunder med funktionshinder

Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.

Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×