Vanliga frågor om utcheckning, incheckning och versioner

Vanliga frågor om utcheckning, incheckning och versioner

Checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

Nej, att checka ut en fil ändrar bara filens villkor så att bara du kan redigera filen.

Om du checkar ut en fil och inte sparar tillbaka den kommer dina ändringar inte att sparas. Spara alltid filen om du vill behålla ändringarna.

Hur du sparar filen beror på vilken redigerare eller vilket verktyg du använder. Om du redigerar en textfil online måste du uttryckligen Klicka på Spara. Om du däremot redigerar i ett Office 365-program, till exempel i Word eller Excel, kan du stänga dokumentet och det sparas automatiskt.

Om du checkar ut en fil sparar du den och sedan ignorerar utcheckningen kommer dina ändringar inte att sparas i biblioteket igen.

Som standard kan alla med redigerings behörighet i ett dokument bibliotek ändra en fil. Men du kan ställa in ett bibliotek så att någon behöver checka ut filen innan den ändras.

Du måste vara dokument bibliotekets ägare eller webbplats administratör eller ha motsvarande behörighet för att kunna göra det här.

  1. Öppna det bibliotek där du vill kräva utcheckning.

  2. I SharePoint Online klickar du på inställningar Kugghjulsformad knapp för inställningar och sedan på biblioteks inställningar.

    Menyn Inställningar med Biblioteksinställningar markerat

    I SharePoint 2013 och SharePoint 2016 klickar du på sidaoch sedan på biblioteks inställningar.

    Knappar för inställningar för SharePoint-bibliotek i menyfliksområdet
  3. Klicka på versions inställningar på sidan Inställningar.

    Dialogrutan Biblioteksinställningar med versionshantering markerad.
  4. På sidan versions inställningar bläddrar du nedåt och klickar på Ja för att kräva att dokument checkas ut innan de kan redige ras.

    Dialog rutan inställningar med Ja markerat ange att dokument ska vara utcheckade för redigering

Som standard tillåter ett dokument bibliotek medlemmar med behörigheten redigera och redigera filer utan att checka ut dem. För att förhindra detta kan du aktivera utcheckning i biblioteket. Du måste vara dokument bibliotekets ägare eller webbplats administratör eller ha motsvarande behörighet för att kunna göra det här.

  1. Öppna det bibliotek där du vill kräva utcheckning.

  2. I SharePoint Online klickar du på inställningar Kugghjulsformad knapp för inställningar och sedan på biblioteks inställningar.

    Menyn Inställningar med Biblioteksinställningar markerat

    I SharePoint 2013 och SharePoint 2016 klickar du på sidaoch sedan på biblioteks inställningar.

    Knappar för inställningar för SharePoint-bibliotek i menyfliksområdet
  3. Klicka på versions inställningar på sidan Inställningar.

    Dialogrutan Biblioteksinställningar med versionshantering markerad.
  4. På sidan versions inställningar bläddrar du nedåt och klickar på Ja för att kräva att dokument checkas ut innan de kan redige ras.

    Dialog rutan inställningar med Ja markerat ange att dokument ska vara utcheckade för redigering

Ett snabbt sätt att se vem som har en utcheckad kolumn är att hovra över ikonen Utcheckad ikonbild och se ett tips som visar vem som har checkat ut filen.

Du kan också lägga till kolumnen Checkats ut av i standardvyn för biblioteket. På så sätt kan alla enkelt se vem som har ett dokument som har checkats ut. Information om hur du lägger till en Utcheckad av -kolumn i SharePoint finns i skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Mer information

Versionshantering är ett sätt att skapa en historik över ändringar i ett dokument som kräver en kontrollerad publiceringscykel av huvudversioner, eller huvud- och delversioner.

Versionshistorik där delversionen raderats

Aktivera versions hantering

Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek

Klicka på Lägg till för att dra filer till ett bibliotek att använda dra och släpp   

Det vanligaste sättet att ladda upp filer är genom att dra dem från en dator eller nätverksmapp till dokumentbiblioteket. Börja med att öppna biblioteket på webbplatsen. Leta sedan upp de dokument som du vill överföra från datorn, markera dem och dra dem till det område i biblioteket där det står Dra filer hit.

Om du inte ser alternativet för att dra och släppa filer installerar du den senaste versionen av din webbläsare eller Microsoft Office. Den här funktionen kräver minst Office 2013 eller den senaste versionen av Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox eller Chrome.

Ett öppet Utforskaren-fönster att använda kommandot Öppna med Utforskaren   

Det här kommandot öppnar Utforskaren på datorn men visar mappstrukturen på serverdatorn bakom webbplatsen. Emellanåt kan du behöva kopiera eller flytta flera dokument i ett bibliotek till ett annat bibliotek.

Obs!: Öppna med Utforskaren i SharePoint 2013 och SharePoint 2016 eller Visa i Utforskaren med SharePoint Online fungerar bara i Internet Explorer 10 eller 11. Det stöds inte av Microsoft Edge, Google Chrome eller Mozilla FireFox.

Du kanske vill flytta alla dokument som skapades för över ett år sedan i ett bibliotek till ett annat bibliotek för att arkivera informationen. Du kanske också vill kopiera dokument från ett bibliotek som du äger på en webbplats till något annat bibliotek i en underwebbplats när du ändrar arbetsgrupper.

Du kan också utföra åtgärder som kopiering, ändring av namn, borttagning m.m. på filerna i mappen.

Dra filer till ett bibliotek att använda kommandot nytt dokument   

Klicka på LADDA UPP EN BEFINTLIG FIL i rutan Skapa en ny fil. I dialogrutan som visas klickar du på Bläddra om du vill ladda upp enskilda filer.

Fördelen med den här metoden är att den fungerar oavsett vilken webbläsare eller webbläsarversion du använder.

Relaterade tips om utcheckning, incheckning och versioner   

Oavsett vilket sätt du använder för uppladdning, tänk på följande om utcheckning, incheckning och versioner när de är aktiverade:

  • Om du överför en fil till ett bibliotek som har krav på att filerna checkas ut är filen från början utcheckad åt dig. Du måste checka in filen innan andra kan visa och redigera den.

  • Om biblioteket är konfigurerat för spårning av filversioner kan du lägga till den uppladdade filen som en ny version som sedan blir en del av versionshistoriken.

  • Om du måste lägga till värden i en eller flera bibliotekskolumner, t.ex. avdelningsnamn eller projektnummer, måste du fortfarande redigera värdena och checka in dokumentet innan uppladdningsåtgärden har slutförts.

Mer information

Du kan få ett nytt dokument att läggas till som en ny version genom att checka ut en och ersätta allt innehåll med den nya versionen. När den utcheckade versionen har ändrats checkar du in den igen. SharePoint kommer att skapa en ny kopia och behålla tidigare versioner (förutsatt att du har det konfigurerat). Mer information om versionshantering finns i Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?.

Nej, tyvärr från SharePoint-miljön det finns inget sätt att ställa in en påminnelse eller för att få det datum då ett dokument checkades ut. Det finns API: er (Application Programming Interfaces) som gör det möjligt, men kräver att ett anpassat program skrivs. Prata med din administratör eller webbplats designer.

Det är ett visuellt sätt att titta på ikonen utcheckad ikonbild eller lägga till en Utcheckad av kolumn i biblioteket. Information om hur du lägger till en Utcheckad av kolumn i SharePoint finns i skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Om du överför en fil till ett bibliotek som kräver att filerna ska vara utcheckade är filen från början utcheckad åt dig. Du kan se filerna men inte andra och det är lätt att missa. Om andra ska kunna visa eller redigera filerna ser du till att fylla i alla obligatoriska egenskaper och sedan checka in filerna.

Mer information

Om någon skickar dig en länk till en SharePoint-fil och du klickar på den ska du alltid läsa i namnlisten för att se om det står skrivskyddat innan du börjar redigera. Om det gör det och biblioteket har utcheckning aktiverat måste du checka ut filen. Du kan alltid navigera till biblioteket genom att kontrollera URL-adressen.

Om filen är ett Office-dokument, t.ex. ett Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, är det ännu enklare. Placera först dokumentet i redigeringsläge, klicka på fliken Arkiv och leta sedan rätt på knappen Hantera versioner som du kan använda till att checka ut filen.

Observera också att det är möjligt att någon redan har checkat ut filen. I så fall är kommandot Checka ut inte tillgängligt.

Hur ofta har du sett det här?

Meddelanderuta som gör det möjligt att spara den utcheckade filen i en lokal utkastmapp

Den lokala utkastfunktionen har funnits i flera versioner. Om du markerar Använd min lokala utkastmapp kan du arbeta med filen offline och enkelt hitta den på datorn om du behöver öppna den senare när du inte är ansluten till ett nätverk. Som standard kallas mappen SharePoint-utkast och ligger i mappen Dokument eller Mina dokument. Den här dialogrutan visas inte om du väljer två eller fler filer för utcheckning.

Men det är nya tider. Om du vill arbeta med filer offline är det bästa alternativet nuförtiden att använda OneDrive för företag som gör det enkelt att använda alla dokumentbibliotek offline och automatiskt synkronisera ändringar. OneDrive för företag levereras med Office 2013 och det finns även en fristående version.

Mer information

Bibliotek som har organiserats i mappar har ofta en standardvy som visar alla mappar. Om du vill checka in flera filer i flera olika mappar skapar du en ny vy som "plattar ut" biblioteket så att du kan se alla filer i en vy utan mappar. Det gör du genom att välja Visa alla objekt utan mappar under mappar på sidan Redigera vy. När du ändå håller på kan du öka filgränsen så att du kan se alla filer på en gång genom att öka Antal objekt som ska visas under Objektgräns. Det gör det mycket enklare att i en enda åtgärd markera alla filer du vill checka in.

Mer information

Om du har synkroniserat ett bibliotek med OneDrive för företag kan du ändå checka ut filer i webbläsaren. Du kan se ikonen Utcheckad ikonbild i webbläsaren för att visa att filen är utcheckad. Det finns emellertid ingen utcheckad fil i filen i den lokala mappen på din enhet eftersom den lokala mappen inte har kännedom om utcheckning/incheckning av filen i SharePoint.

Däremot kan du göra följande i din lokala mapp:

  1. Högerklicka på filnamnet.

  2. Välj Visa online -eller selct OneDrive för företagoch klicka sedan på gå till webbläsaren.

Nu kan du snabbt se SharePoint-biblioteket och ut- och incheckningsstatus för alla filer i biblioteket.

Du behöver inte vänta på att de kommer tillbaka.

En webbplats- eller biblioteksadministratör kan använda behörigheten Ignorera utcheckning till att checka in ett dokument eller ignorera en utcheckning av ett dokument av en annan användare. Tänk dock på konsekvenserna av att göra det. Din kollega på semester kanske vill lägga till den lokala kopian med sina ändringar till dokumentet i biblioteket och de två versionerna behöver förenas, antingen manuellt eller med hjälp av jämförelseverktyg, t.ex. de som medföljer Word och Excel.

Mer information

Kort sagt är ut- och incheckning av filer ett sätt att låsa en fil för en exklusiv redigering och sedan låsa upp den för andra. Tänk på samarbetsformat när ni skapar bibliotek, organiserar era filer och bestämmer hur ni bäst samarbetar. Det finns flera sätt att samarbeta med andra i dokument. Följande tabell hjälper er bestämma vad som är bäst för er.

Samarbetsformat

Typiska användningsområden

Bästa praxis

Informellt

Rutinmässiga gruppdokument, enkel eller oregelbunden redigering, redigeringskonflikter emellanåt

Inaktivera utcheckningskravet (det är standardinställningen för bibliotek). Du kan fortfarande checka ut enskilda filer vid behov.

Samtidig redigering

Enkelt dokumentsamarbete i realtid med Office-produkter på klientdatorer och med hjälp av Office på webben

Inaktivera utcheckningskravet och undvik att checka ut en fil då det är inkompatibelt med samtidig redigering

Formellt

Sekventiell kommentering, granskning och godkännande av dokument

Aktivera obligatorisk utcheckning

Här är ytterligare tips om du aktiverar utcheckning i ett bibliotek:

  • Undvik att ha filer utcheckade för länge. 

  • Lägg till kolumnen Utcheckad av i standardvyn för biblioteket. På så sätt kan andra lätt kan se vem som har checkat ut ett visst dokument. Om den här kolumnen inte finns i en vy kan du fortfarande hovra över ikonen Utcheckad ikonbild för att se ett tips som visar vem som har checkat ut filen.

  • Fråga innan overridding någon annan checkar ut.

  • Undvik att redigera filer som redan har checkats ut.

  • Rember att ändringar inte visas för andra innan de checkas in.

Mer information

Om du fortfarande har problem eller stöter på oväntade resultat kan det vara dags att lämna in en servicebegäran.

Kontakta supporten för företags produkter – hjälp för administratörer .

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×