Vad är det för värde för personer som inte kan se en bild om den är värd mer än tusen ord? I den digitala världen är det enkelt för personer med synnedsättningar att missa viktig information eller ha en frustrerande och negativ upplevelse. Tänk dig till exempel att en talare i huvudkommentaren skickar ut sin presentation efter en konferens. Presentationen innehåller infografik som illustrerar en viktig punkt. Utan beskrivningar av infografiken kan inte alla med nedsatt syn förstå infografiken och missa viktig information.

Alternativ text är beskrivande text som förmedlar innebörden och sammanhanget för ett visuellt objekt i en digital inställning, till exempel i en app eller på en webbsida. När skärmläsare som Microsoft Skärmläsaren, JAWS och NVDA når digitalt innehåll med alternativtext läser de upp alternativtexten så att andra bättre förstår vad som visas på skärmen. Välskriven, beskrivande alternativtext minskar oklarheter avsevärt och förbättrar användarupplevelsen.

Folk hör ord målsättningigt, men förstår dem ämnesligt. I det här avsnittet beskrivs hur du förstår, skriver och använder effektiv alternativtext i Microsoft Office produkter.

En grupp personer som sitter framför en dator

När ska alternativtext användas?

Bilder och bilder

Se till att förmedla innehållet och syftet med en bild kortfattat och med ett tvetydigt sätt. Alternativtexten bör inte vara längre än en eller två meningar – oftast behövs några väl valda ord. Tänk på vad som är viktigt i en bild. Till exempel kan ett viktigt sammanhang vara inställningen, känslorna på personers ansikten, färgerna eller de relativa storlekarna.

Fönstret Alternativtext med ett exempel på alternativtext i Word för Windows.

Upprepa inte den omgivande texten som alternativtext eller använd fraser som refererar till bilder, till exempel ”bild på” eller ”bilden föreställer”. I exemplet nedan refererar alternativtexten till bilden och beskriver inte bildens innehåll tillräckligt.

Ett exempel på en dålig alternativtext i Word för Windows.

Diagram, flödesscheman och diagram

När du hanterar objekt som ger detaljerad information, till exempel en infografik, använder du alternativtext för att ge den information som förmedlas i objektet. Till exempel skulle det inte vara användbart att beskriva ett diagram som "ett stapeldiagram som visar försäljning över tid" för en blind person. Försök förmedla insikten; Till exempel "Ett stapeldiagram som visar försäljning över tid. I juli översteg försäljningen för varumärket A för varumärket B och ökade under året."

Alternativtexten bör tydligt beskriva startpunkt, förlopp och slut på flödesscheman.

Exempel på alternativtext för ett cirkeldiagram i Word för Windows.

Videor

Videor som inte förklarar innehållet kräver alternativtext för att beskriva det visuella innehållet, även om användaren hör musik, bakgrundsljud och tal. Alternativtexten bör beskriva videons innehåll och syfte.

Under idealiska omständigheter ska en video innehålla ett andra ljudspår med en beskrivning av videoelementen som är helt visuella och inte tillgängliga för synskadade personer.

När ska du inte använda alternativtext?

Dekorativa visuella objekt

Dekorativa objekt ger visuellt intresse men är inte informativa (till exempel stilistiska kantlinjer). Personer som använder skärmläsare hör att dessa är dekorativa och vet då att de inte missar någon viktig information. Om du vill markera ett visuellt objekt som dekorativt markerar du kryssrutan Markera som dekorativt när fönstret Alternativtext är öppet. Textinmatningsfältet tonas ned.

Fönstret Alternativtext med alternativet Markera som dekorativt markerat i Word för Windows.

Tips: Om du exporterar dokumentet som en PDF-fil taggas visuellt innehåll som dekorativt automatiskt som artefakter, vilket innebär att de ignoreras av skärmläsare när du navigerar i PDF-filer. 

Utsnitt och tabeller

Om Microsoft Office inte flaggar ett objekt när alternativtext saknas, behöver du inte skriva alternativtext för det. Utsnitt och tabeller är exempel på dessa objekt.

Hur lägger du till alternativtext för ett objekt?

  1. Gör något av följande:

    • Högerklicka på objektet och välj Redigera alternativtext.

      Menyn Redigera alternativtext för former i Excel Win32
    • Markera objektet. Välj Format > Alternativtext.

      Knappen Alternativtext i menyfliksområdet i Outlook för Windows.
  2. I fönstret Alternativtext skriver du 1–2 meningar i textrutan som beskriver objektet och dess sammanhang för någon som inte kan se det.

    Dialogrutan Alternativtext i Word för Windows

Tips för att använda alternativtext i Microsoft Office

  • Kom ihåg att Microsoft Office tillgänglighetskontrollen under granskningsprocessen. Den kontrollerar att allt relevant visuellt innehåll har alternativtext och ger dig även andra förslag på hur du kan förbättra tillgängligheten för innehållet, till exempel kontrollera kontrastförhållandet. Du kör Tillgänglighetskontroll genom att klicka på fliken Granska i menyfliksområdet och sedan klicka på Kontrollera tillgänglighet. Mer information om Tillgänglighetskontroll finns i Förbättra tillgängligheten med Tillgänglighetskontroll.

  • Använd inte ett filnamn, duplicerad text eller URL:er som alternativtext. Tillgänglighetskontroll flaggar dessa eftersom de inte är användbara för personer med nedsatt syn. Mer information finns i Regler för Tillgänglighetskontroll.

  • Om det finns en grupp objekt som bildar en semantikgrupp, till exempel en grupp med foton som alla visar hundar, tilldelar du alternativtext för hela gruppen. Om objekten har grupperats av formateringsskäl delar du upp objekten och tilldelar lämplig alternativtext för varje objekt.

Tips: Om du vill stavningskontrollen och korrigera ett ord som du skrivit i fönstret Alternativtext högerklickar du bara på ordet och väljer bland de föreslagna alternativen.

Obs!: Om du har använt Microsoft Office ett tag har du kanske lagt märke till att fönstret Alternativtext tidigare hade två fält, Rubrik och Beskrivning. Nu använder vi ett enda beskrivningsfält. Det har visat sig att det är enklare och mindre förvirrande för både dig som författare och för alla som använder en skärmläsare att använda innehållet.

Automatisk alternativtext

I Microsoft 365 kan alternativtext skapas automatiskt. När du infogar en bild kan ett fält visas längst ned på bilden med automatiskt genererad alternativtext.

I Office 2019 genereras ingen alternativtext automatiskt när du infogar en bild. Om du vill lägga till automatisk alternativtext väljer du knappen Generera en beskrivning åt mig i fönstret Alternativtext. Beroende på innehållet i bilden ger funktionen ibland beskrivande taggar och ibland fullständiga meningar.

Om automatisk alternativtext skapas ska du komma ihåg att granska och redigera den i fönstret Alternativtext och ta bort alla kommentarer som lagts till där, till exempel "Beskrivning genererad med hög säkerhet".

En bild med automatiskt genererad alternativtext längst ned i bilden i Word för Windows.

Aktivera automatisk alternativtext

Innan du kan använda automatisk alternativtext måste du aktivera Intelligenta Office-tjänster i alla Office-produkter.

  1. Välj Arkiv > alternativ > Allmänt och kontrollera att Aktivera tjänster är markerat under Intelligenta Office-tjänster.

  2. Välj fliken Hjälpmedel och kontrollera att Automatisk genererar alternativtext åt mig är markerat under Automatisk alternativtext.

Inaktivera automatisk alternativtext

  1. Välj >alternativ > Hjälpmedel och avmarkera alternativet Generera alternativtext automatiskt åt mig under Automatisk alternativtext.

Var hittar man riktlinjer för alternativtext för funktionella funktioner?

Få ytterligare resurser som hjälper dig att skriva effektiv alternativtext:

Behöver du mer hjälp?

Delta i diskussionen
Fråga communityn
Få support
Kontakta oss

Hade du nytta av den här informationen?

Hur nöjd är du med översättningskvaliteten?

Vad påverkade din upplevelse?

Har du ytterligare feedback? (Valfritt)

Tack för din feedback!

×