Använda en skärmläsare för att skapa en fråga i Access-databaser för skrivbordet

Symbolen för uppläsning med etiketten Skärmläsarinnehåll. Det här avsnittet handlar om att använda en skärmläsare med Office

Den här artikeln vänder sig till personer med nedsatt syn som använder ett skärmläsarprogram med Office-produkterna och är en del av innehållsuppsättningen Hjälpmedel i Office. Mer allmän hjälp finns i Support för Office.

Använd Access med tangentbordet och en skärmläsare för att skapa en fråga. Vi har testat det med Skärmläsaren, JAWS och NVDA, men det kan även fungera med andra skärmläsare förutsatt att de följer vanliga standarder och tekniker för hjälpmedel.

En fråga gör det enklare att visa, lägga till, ta bort eller ändra data i Access skrivbordsdatabas. Frågor är även användbara när du snabbt vill hitta specifika data, beräkna eller summera data eller automatisera datahanteringsuppgifter, som att regelbundet granska senast tillgängliga data.

Meddelanden: 

I det här avsnittet

Frågetyper

I en väl utformad databas, finns de data du vill presentera i ett formulär eller en rapport normalt i flera olika tabeller. En fråga samlar information från olika tabeller och ordnar den för visning i ett formulär eller en rapport. Det finns två huvudtyper av frågor, urvalsfrågor och redigeringsfrågor. Det typ av fråga du skapar beror på vad du vill göra.

Urvalsfrågor

En urvalsfråga är en begäran om dataresultat. En urvalsfråga hjälper dig att hämta just de data du behöver i en databladsvy. Använd en urvalsfråga för att göra följande:

  • Granska data från bara vissa fält i en tabell

  • Granska data från flera relaterade tabeller samtidigt

  • Granska data baserat på vissa villkor

  • Göra beräkningar

  • Kombinera data från olika tabeller

Om exempelvis en produkttabell har flera fält (kolumner) kan du skapa en urvalsfråga för att få en välputsad vy som fokuserar på precis de fält (kolumner) du behöver. Du kan även lägga till villkor för att filtrera de rader som hämtas, så att exempelvis bara rader med produkter som kostar mer än 1000,00 kr hämtas.

Åtgärdsfrågor

En redigeringsfråga är en begäran att utföra åtgärder på data. Använd en redigeringsfråga för att lägga till, ändra eller ta bort data från databasen. Varje uppgift, som att lägga till eller ta bort data, har en specifik typ av redigeringsfråga.

Skapa en urvalsfråga

Använd Frågeguiden för att utföra en enkel fråga. Om du vill lägga till villkor i frågan använder du Frågedesignern.

Använda Frågeguiden

  1. Tryck på Alt+C, Q, Z. Fönstret Ny fråga öppnas med Frågeguiden markerad.

    Tips: 

    • Om du ännu inte sparat tabellen du vill skapa en fråga för, ombeds du att göra detta innan Frågeguiden öppnas.

    • Du kan också använda Frågeguiden för att skapa andra typer av frågor:Korsfråga, Dubblettfråga för att hitta poster med dubblettvärden i en enda tabell och Omatchad fråga för att hitta poster (rader) i en tabell som inte har några relaterade poster i en annan tabell.

  2. Tryck på Retur. Fönstret Enkel fråga öppnas med fokus på listrutan Tillgängliga fält.

  3. För att gå till Tabeller/frågor-kombinationsrutan för redigering trycker du på Alt+T eller Skift+Tabb.

  4. Tryck på Alt+nedpil för att öppna en listlista. Använd uppåt- och nedåtpilarna för att välja den tabell du vill köra frågan på i listrutan.

  5. Tryck på tabbtangenten för att gå till listrutan Tillgängliga fält. Använd nedåtpilen för att välja det fält du vill köra frågan på.

  6. Tryck på Alt+S för att lägga till fältet i din fråga. Fokus flyttas till listrutan Markerade fält.

  7. Tryck på Tabb-tangenten tills du hör "Knappen större än" och tryck på Retur.

    Om du vill lägga till alla fält trycker du på Alt+S och sedan på Tabb tills du hör: "Knappen Större än". Tryck på Tabb en gång. Du hör: "Knapp". Med JAWS hör du: "Dubbel högerpil-knapp." Tryck på Ange för att välja.

    Tryck på Alt+T för att lägga till fler tabeller i din fråga. Fokus flyttas till redigeringsfältet Tabeller/frågor. Upprepa steg 4–7 efter behov.

  8. När du lagt till alla tabeller och fält, går du till nästa sida i guiden med Alt+N.

    Tips: Nästa sida i guiden beror på den information du lagt till. Du kan exempelvis ombes att välja en detaljerad eller sammanfattande version av frågan. Välj ett alternativ och tryck på Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.

  9. På sidan i den nya guiden hör du: "Vilken rubrik vill du ha för frågan?" Tryck på Skift+Tabb. Fokus flyttas till fältet Redigera rubrik. Skriv ett namn för frågan.

  10. Kontrollera, ändra och spara frågan.

    • Tryck på Alt+O och sedan på Retur för att spara frågan och öppna den för att visa informationen. Tryck på F6 för att stänga frågan.

    • Tryck på Alt+F, S för att spara frågan och avsluta guiden utan att visa sökresultaten. När guiden stängs visas frågan på en ny flik, med fokus på den första cellen.

    • Tryck på Alt+M och sedan på Retur för att ändra frågans design. Frågan öppnas i designvyn.

Använda Frågedesignern

  1. Tryck på Alt+C, Q, D. Dialogrutan Visa tabell öppnas med fliken Tabeller markerad och du hör "Dialogrutan Visa tabell".

  2. I dialogrutan Visa tabell använder du nedåtpilen för att välja en tabell och lägga till den i frågan och trycker sedan på Alt+A när du hör namnet på den tabell som du vill använda. Tabellen klistras in i arbetsytan, ovanför designrutnätet.

  3. Stäng dialogrutan Visa tabell genom att trycka på Alt+C.

  4. Fokus är i designrutnätet, i redigeringsrutan Fältrad. Du hör: "Åtkomst, rad 1, kolumn 1". Med JAWS hör du: "Design, Räknare, typ och text." Tryck på Alt+nedåtpil för att lägga till ett fält i designrutnätet. En listruta med tillgängliga fält öppnas.

  5. Tryck på Ctrl+ uppåtpil för att gå till listrutan med JAWS. I Skärmläsaren flyttas fokus automatiskt till listrutan.

  6. Om du vill välja ett fält från listrutan trycker du på nedåtpilen tills du hör namnet på det fält du vill använda och trycker sedan på Retur för att välja det. Fältet du valde visas i kolumnen. Fokus flyttas automatiskt till nästa kolumn.

  7. Upprepa steg 4–6 för att lägga till ett annat fält i din fråga.

  8. För att lägga till ett villkor för ett fält:

    1. I kolumnen för det fält där du vill lägga till ett villkor trycker du på nedåtpilen tills du hör: "Rad 11, kolumn 1". Med JAWS hör du: "Villkor."

    2. Ange ett villkor. För ett prisfält i tabellen Produkter skriver du till exempel höger vinkelparentes, är lika med symbol och siffran 10 (>=10) för att visa en lista över produkter med ett pris som är större än eller lika med 100,00 kr.

  9. Tryck på Alt, J, Q, G om du vill se resultaten för frågan.

  10. Tryck på Ctrl+S för att spara filen. I dialogrutan Spara som anger du ett namn på frågan och trycker på Retur.

Obs!: Du kan använda Frågedesignern för att visa data från flera relaterade tabeller samtidigt. Om du exempelvis har en databas med en tabell för Kunder och en för Order, och båda tabellerna har fältet Kund-ID, som används för att skapa ett 1:n-samband mellan de två tabellerna, kan du skapa en fråga som visar order för kunder i en viss stad. För att skapa en fråga som samlar data från olika tabeller använder du den procedur som anges här, men upprepa steg 2 till 8 för att lägga till ytterligare tabeller, fält och villkor i frågan.

Skapa en parameterfråga

Om du ofta kör varianter av en viss fråga kan det vara värt att använda en parameterfråga. När du kör en parameterfråga, ber frågan dig ange fältvärden och använder sedan värdena du anger för att skapa villkor för frågan.

  1. Välj den fråga du vill basera parameterfrågan på i navigeringsfönstret.

  2. Tryck på Skift+F10. Snabbmenyn öppnas.

  3. Tryck på D. Frågan öppnas i designvyn, med fokus på den första raden i det första fältet i rutnätet för frågedesign.

  4. Tryck på höger piltangent för att gå till det fält som du vill ändra tills du hör namnet på det fält du vill använda.

  5. Gå till raden Villkor genom att trycka på nedåtpilen tills du hör: "Rad 11, kolumn 1". Med JAWS hör du: "Villkor."

  6. Ta bort eventuell befintlig information i cellen och ange en parametersträng. Om du till exempel vill skapa en parameterfråga för en fråga för att hitta kunder i New York tar du bort "New York" och anger För vilken stad?. Du kan inte använda en punkt (.) eller ett utropstecken (!) som text i en parameterprompt.

    Strängen För vilken stad? är parameterupptolken. Hakparenteserna anger att du vill att frågan ska be om indata, och texten (i det här fallet För vilken stad?) är frågan som parameteruppslaget visar.

  7. Tryck på Alt, J, Q, G för att köra frågan. Fönstret Ange parametervärde öppnas med fokus i redigeringsfältet. Ange ett värde, till exempel New York.

  8. Tryck på Tabb tills du kommer till knappen OK och tryck sedan på Retur. I det här exemplet visas order för kunder i New York.

Ange parameterns datatyper

Du kan även ange vilken typ av data en parameter ska hantera. Datatypen kan ställas in för alla parametrar, men det är särskilt viktigt att ställa in datatypen för numeriska data, valutor samt datum/tid. När du anger datatypen som en parameter ska acceptera får användarna ett mer användbart felmeddelande om de anger fel typ av data, till exempel text när valutan förväntas.

Obs!: Om en parameter anges till att acceptera textdata, tolkas alla inmatningar som text och inget felmeddelande visas.

  1. Öppna parameterfrågan. Växla till designvyn genom att trycka på Alt + H, W, D. Designrutnätet öppnas.

  2. Tryck på Alt, J, Q, S, P. Dialogrutan Frågeparametrar öppnas med fokus i kolumnen Parameter.

  3. Ange prompten för varje parameter för vilken du vill ange datatypen. Se till att varje parameter överensstämmer med prompten som du använder raden Villkor i designrutnätet. Om du till exempel angav För vilken stad?anger du samma sak i dialogrutan Frågeparametrar.

  4. Tryck på tabbtangenten för att gå till kolumnen Datatyp.

  5. Tryck på Alt+nedpil för att öppna en listlista.

  6. Om du vill välja datatypen för en parameter trycker du på nedåtpilen tills du hör den du vill använda.

  7. Tryck på Retur för att spara och stänga dialogrutan.

Mer information om hur du använder parametrar finns i använda parametrar för att begära indata när du kör en fråga.

Skapa en korsfråga

Använd en korsfråga när du vill omstrukturera sammanfattningsdata för att göra dem enklare att läsa och förstå. En korsfråga beräknar en summa, ett genomsnitt eller någon annan mängdfunktion och grupperar sedan resultatet efter två uppsättningar värden – en längs med databladets sida och en längst upp. Med Frågeguiden kan du snabbt skapa en korsfråga.

I Korsfrågeguiden får du välja en tabell eller fråga som källan för korsfrågan. Om en tabell inte innehåller alla data du vill ha med i korsfrågan, börjar du med att skapa en urvalsfråga som returnerar de data du behöver.

  1. Tryck på Alt+C, Q, Z. Dialogrutan Ny fråga öppnas med Frågeguiden markerad.

    Tips: Om du ännu inte sparat tabellen du vill skapa en fråga för, ombeds du att göra detta innan Frågeguiden öppnas.

  2. Tryck på nedpilen. Du hör ”Korsfrågeguiden”.

  3. Tryck på Retur eller Alt+N. Korsfrågeguiden öppnas med alternativknappen Tabeller markerad och fokus på listrutan Tabeller.

  4. Markera de objekt du vill använda för att skapa en korsfråga:

    • Använd nedåtpilen för att markera en tabell.

    • Tryck på Alt+Q för att markera en fråga. Tryck på Skift+Tabb för att gå till listrutan. För att välja en fråga trycker du på nedåtpiltangenten tills du hör namnet på frågan som du vill använda.

    • Tryck på Alt+O för att markera både tabeller och frågor. Tryck på Skift+Tabb för att gå till listrutan. För att välja de tabeller och frågor du vill använda, tryck på nedåtpilen tills du hör de du vill använda.

  5. Tryck på Retur eller Alt+N för att flytta till nästa sida.

  6. Nästa sida öppnas med fokus på listrutan Tillgängliga fält. Tryck på nedåtpilen för att välja det fält som innehåller de värden du vill använda som radrubriker.

  7. Tryck på tabbtangenten och Retur för att lägga till det valda fältet. Upprepa för varje fält du vill lägga till.

    Tips: 

    • Du kan välja upp till tre fält som källa till radrubriker, men ju färre rubriker du använder desto enklare blir korstabelldatabladet att läsa.

    • Om du väljer fler än ett fält för radrubriker sorteras resultatet i samma ordning som du väljer fälten.

  8. Tryck på Retur eller Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.

  9. På nästa sida väljer du det fält som innehåller de värden du vill använda som kolumnrubriker genom att trycka på nedåtpilen tills du hör det fält du vill använda.

    Tips: I allmänhet bör du välja ett fält som innehåller få värden, så att resultatet blir enklare att läsa. Du bör till exempel hellre använda ett fält som bara har ett par möjliga värden (till exempel kön) i stället för ett fält som kan innehålla många olika värden (till exempel ålder).

  10. Om fältet du väljer för kolumnrubriker är av datatypen Datum/tid, lägger guiden till ett steg där du kan gruppera datum i intervall. Du kan ange År, Kvartal, Månad, Datum eller Datum/tid. Om du inte väljer ett fält av typen Datum/tid för kolumnrubriker, hoppar guiden över denna sida.

  11. Tryck på Retur eller Alt+N för att flytta till nästa sida. När sidan öppnas är det första fältet valt i listrutan Fält och fokus är i listrutan Funktioner.

  12. Tryck på Skift+Tabb för att gå till listrutan Fält och välja ett annat fält. Du hör: "Fält, markerat." Med JAWS hör du: "Fält, kolon, listruta" och namnet på det första fältet.

  13. Använd nedåtpilen för att markera ett fält.

  14. Tryck på tabbtangenten för att flytta till listrutan Funktioner. Du hör: "Funktioner, markerat". Med JAWS hör du: "Funktioner, kolon, listruta" och namnet på den första funktionen.

  15. Använd nedåtpilen för att välja en funktion som ska användas för att beräkna summeringsvärden. Datatypen för det valda fältet avgör vilka funktioner som är tillgängliga.

  16. När du är klar med dina val trycker du på Tabb tills du kommer till kryssrutan Ja, ta med radsummor. Tryck på blanksteg för att markera eller avmarkera det.

    Om du tar med radsummor får korsfrågan en extra radrubrik som använder samma fält och funktion som fältvärdet. Om du tar med en radsumma infogas en extra kolumn som summerar resten av kolumnerna. Om korsfrågan till exempel beräknar medelvärdet efter placering och kön (med kön som kolumnrubrik) beräknar den extra kolumnen medelåldern efter plats, för båda könen.

    Tips: Du kan ändra den funktion som används för att skapa radsummor genom att redigera korsfrågan i designvyn.

  17. Tryck på Retur eller Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.

  18. På nästa sida namnger du din fråga genom att trycka på Skift+Tabb och sedan skriva in ett namn. Standardnamnet innehåller ett understreck följt av suffixet "korstabell".

  19. Visa, ändra och spara frågan.

    • Tryck på Retur för att se korsfrågan.

    • Om du vill ändra frågans design trycker du på Alt + M och sedan på Retur.

    • Tryck på Alt+F för att spara frågan och stänga guiden.

Skapa en borttagningsfråga

När du vill ta bort hela poster (rader) från en tabell eller från två relaterade tabeller, använder du en borttagningsfråga. En borttagningsfråga är användbar eftersom den ger möjlighet att ange villkor för att snabbt hitta och ta bort data. Den kan även spara tid eftersom du kan återanvända en sparad fråga.

Meddelanden: 

  • Innan du tar bort data eller kör en borttagningsfråga bör du se till att du har en säkerhetskopia av din Access-databas för skrivbordet. En borttagningsfråga ger dig möjlighet att se vilka rader som kommer att tas bort innan de raderas.

  • Om du bara vill ta bort några få poster, behöver du inte en fråga. Öppna bara tabellen i databladsvy, välj fälten (kolumner) eller posterna (rader) du vill ta bort och tryck sedan på Delete. Du kommer att få bekräfta den permanenta borttagningen.

Skapa en borttagningsfråga för att ta bort alla tomma rader i en tabell eller ett fält

  1. Tryck på Alt+C, Q, D. Dialogrutan Visa tabell öppnas.

  2. För att välja en tabell trycker du på nedåtpilen tills du hör namnet på tabellen du vill använda. Tryck på Alt+A. Upprepa detta för alla tabeller du vill ta bort poster från.

  3. Stäng dialogrutan Visa tabell genom att trycka på Alt+C. Tabellen visas som ett fönster uppe till vänster i rutnätet för frågedesign, med alla fält listade.

  4. Tryck på Alt+J, Q, X. Designrutnätet öppnas med fokus på det första fältet. I designrutnätet är raderna Sorteraoch Visa inte längre tillgängliga, men raden Ta bort är nu tillgänglig.

  5. Tryck på Alt+nedpil för att öppna listrutan.

  6. Tryck på nedåtpilen tills du hör det fält du vill använda och tryck sedan på Retur. Fokus flyttas till nästa kolumn.

  7. Tryck på vänster piltangent för att gå till föregående kolumn.

  8. Om du vill gå till raden Ta bort trycker du på nedåtpilen tills du hör "Ta bort kolon" och trycker sedan på Alt+nedpil för att öppna en listrutan.

  9. Tryck på uppilen och sedan på Retur för att välja "Var". Fokus flyttas till nästa kolumn.

  10. Tryck på vänster piltangent för att gå till föregående kolumn.

  11. Tryck på nedåtpilenför att gå till raden Villkor.

  12. När du hör "Villkor" eller "Rad 11, kolumn 1" anger du ÄrNull(sant).

  13. Kontrollera att frågan returnerar posterna som du vill ta bort genom att trycka på Alt+H, W, H.

  14. För att köra frågan:

    1. Växla till designvyn genom att trycka på Alt + H, W, D.

    2. I designvyn trycker du på Alt+J, Q, G. Ett bekräftelsefönster öppnas där du uppmanas att bekräfta borttagningen av rader.

    3. Tryck på Retur för att ta bort raderna.

  15. Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S. Skriv ett namn i dialogrutan Spara som och tryck på Retur.

Skapa en borttagningsfråga med specifika villkor

  1. Tryck på Alt+C, Q, D. Dialogrutan Visa tabell öppnas.

  2. För att välja en tabell trycker du på nedåtpilen tills du hör namnet på tabellen du vill använda. Tryck på Alt+A. Upprepa detta för alla tabeller du vill ta bort poster från.

  3. Stäng dialogrutan Visa tabell genom att trycka på Alt+C. Tabellen visas som ett fönster uppe till vänster i rutnätet för frågedesign, med alla fält listade.

  4. Tryck på Alt+J, Q, X. Designrutnätet öppnas med fokus på det första fältet. I designrutnätet är raderna Sorteraoch Visa inte längre tillgängliga, men raden Ta bort är nu tillgänglig.

  5. Tryck på Alt+nedpil för att öppna listrutan.

  6. Om du vill välja fältet med villkoret du vill använda för borttagning trycker du på nedåtpilen tills du hör det fält du vill använda och trycker sedan på Retur.

  7. Tryck på nedåtpilen för att gå till raden Ta bort. Tryck på Alt+nedpil och tryck sedan på nedåtpilen och Retur för att välja "Var". Fokus flyttas till nästa kolumn.

  8. Tryck på vänster piltangent för att gå till föregående kolumn.

  9. Tryck på nedåtpilen för att gå till raden Villkor.

  10. Ange villkor. En lista med exempel på villkor i frågor finns i Skapa och kör en borttagningsfråga.

  11. Tryck på uppåtpilen för att gå till raden Visa.

  12. Tryck på blanksteg för att avmarkera kryssrutan Visa för varje villkor.

  13. Kontrollera att frågan returnerar posterna som du vill ta bort genom att trycka på Alt+H, W, H.

  14. För att köra frågan:

    1. Växla till designvyn genom att trycka på Alt + H, W, D.

    2. I designvyn trycker du på Alt+J, Q, G. Ett bekräftelsefönster öppnas där du uppmanas att bekräfta borttagningen av X rader.

    3. Tryck på Retur för att ta bort raderna.

  15. Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S. Skriv ett namn i dialogrutan Spara som och tryck på Retur.

Säkerhetskopiera din databas

  1. Tryck på Alt+F, A. Fönstret Spara som öppnas med Spara databas som markerat.

  2. Tryck på B och sedan på Retur för att backa upp databasen. Dialogrutan Spara som öppnas med textrutan Filnamn markerad. Om du vill anger du ett nytt namn för databasen och trycker på Retur.

Om du använder en skrivskyddad fil eller en databas som skapats i en tidigare version av Access kan det hända att du får ett meddelande om att det inte går att skapa en säkerhetskopia av databasen.

Återgå till säkerhetskopia

  1. Stäng och byt namn på den ursprungliga filen så att säkerhetskopian kan använda namnet på den ursprungliga versionen.

  2. Tilldela säkerhetskopian namnet på den ursprungliga versionen.

  3. Öppna säkerhetskopian med det nya namnet i Access.

Se även

Använda en skärmläsare för att starta Access

Använda en skärmläsare för att skapa en fråga i Access-databaser för skrivbordet

Kortkommandon i Access

Teknisk support för kunder med funktionshinder

Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.

Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Microsoft Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×