วิธีการแก้ไขเรกคอร์ดในตารางที่เกี่ยวข้องในฐานข้อมูล Microsoft Access

ผู้เริ่ม: จำเป็นต้องมีความรู้ของอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้คนเดียว

บทความนี้ใช้กับ Microsoft Access แฟ้มฐานข้อมูล (.mdb หรือ.accdb) เท่านั้น

สรุป

บทความนี้แสดงวิธีการแก้ไขระเบียนในตารางที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะรวมถึงหัวข้อต่อไปนี้:
  • วิธีการเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล ในแผ่นข้อมูล (ตารางหรือแบบสอบถาม) หรือ ในแบบฟอร์ม
  • วิธีการบันทึกระเบียน ในแผ่นข้อมูล หรือฟอร์ม
  • วิธีการลบระเบียน ในแผ่นข้อมูล หรือฟอร์ม
  • วิธีการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงเมื่อทำการเพิ่มหรือแก้ไขในแผ่นข้อมูลหรือฟอร์ม
  • Referential Integrity
  • ปรับปรุงสิ่งที่เกี่ยวข้องและการลบแบบเรียงซ้อน
  • เกี่ยวกับการจำกัด หรือการตรวจสอบข้อมูล
  • แผ่นข้อมูลย่อย
  • เมื่อคุณสามารถปรับปรุงข้อมูลจากแบบสอบถาม

ข้อมูลเพิ่มเติม

วิธีการเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล ในแผ่นข้อมูล (ตารางหรือแบบสอบถาม) หรือ ในแบบฟอร์ม

  1. เปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือฟอร์มในมุมมองฟอร์ม
  2. ทำอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
    • ใน Microsoft Office Access 2003 หรือ ในรุ่นก่อนหน้าของ Access เพื่อเพิ่มระเบียนใหม่ ชี้ไปบนเมนูแก้ไขและคลิกระเบียนใหม่ พิมพ์ข้อมูล และจากนั้น กด TAB เพื่อไปยังเขตข้อมูลถัดไป ที่ส่วนท้ายของเรกคอร์ด กด TAB เพื่อไปยังระเบียนถัดไป

      ใน Microsoft Office Access 2007 เพิ่มเรกคอร์ดใหม่ ถ้าต้องการ
      บ้านแท็บ และจากนั้น คลิกสร้างในแบบ
      กลุ่มของระเบียน
    • เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลภายในเขตข้อมูล คลิกในเขตข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข และจากนั้น พิมพ์ข้อมูล
    • เมื่อต้องการแทนค่าทั้งค่า ย้ายตัวชี้เมาส์ไปยังส่วนซ้ายสุดของเขตข้อมูลจนกระทั่งตัวชี้เปลี่ยนเป็นตัวชี้เครื่องหมายบวก แล้ว คลิ ก พิมพ์ข้อมูล
    หมายเหตุ: เมื่อต้องการแก้ไขการพิมพ์ผิด กด BACKSPACE กด ESC เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงของคุณในเขตข้อมูลปัจจุบัน เมื่อต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงทั้งระเบียนของคุณ กด ESC อีกครั้งก่อนที่คุณย้ายออกจากเขตข้อมูล เมื่อคุณย้ายไปยังระเบียนอื่น Microsoft Access จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

วิธีการบันทึกระเบียน ในแผ่นข้อมูล หรือฟอร์ม

Microsoft Access จะบันทึกระเบียนที่คุณกำลังเพิ่ม หรือแก้ไขทันทีที่คุณย้ายจุดแทรกไประเบียนอื่น หรือปิดฟอร์มหรือตารางที่คุณกำลังทำงานอยู่ โดยอัตโนมัติ

ใน Access 2003 หรือรุ่นก่อนหน้าของ Access เมื่อต้องบันทึกข้อมูลในระเบียนในขณะที่คุณกำลังแก้ไข คลิกบันทึกระเบียนบนเมนูระเบียน

ใน Access 2007 เมื่อต้องบันทึกข้อมูลในระเบียนในขณะที่คุณกำลังแก้ไข คลิกที่แท็บหน้าแรกและจากนั้น คลิกบันทึกในกลุ่ม

วิธีการลบระเบียน ในแผ่นข้อมูล หรือฟอร์ม

  1. เปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม
  2. คลิกเรกคอร์ดที่คุณต้องการลบ
  3. ใน Access 2003 หรือรุ่นก่อนหน้าของ Access คลิกลบเรกคอร์ดบนเมนูแก้ไข

    ใน Access 2007 คลิกที่แท็บหน้าแรกแล้ว คลิ กลบเรกคอร์ดใน'รายการลบในกลุ่ม

    หมายเหตุ: เมื่อคุณลบข้อมูล คุณอาจต้องการลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องในตารางอื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลบผู้จัดจำหน่าย คุณอาจต้องการลบผลิตภัณฑ์ที่ซัพพลายเออร์ส่ง ในบางกรณี คุณสามารถมั่นใจว่า ข้อมูลที่เหมาะสมจะถูกลบออก โดยบังคับ referential integrity และการเปิดใช้งานการลบแบบเรียงซ้อน Referential integrity และปรับปรุงสิ่งที่เกี่ยวข้อง และลบได้รับการอธิบายในรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความนี้

วิธีการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงเมื่อทำการเพิ่มหรือแก้ไขในแผ่นข้อมูลหรือฟอร์ม

ทำอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
  • ใน Access 2003 หรือรุ่นก่อนหน้าของ Access เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณกลับ คลิกเลิกทำบนเมนูแก้ไข

    ใน Access 2007 การนำกลับการเปลี่ยนแปลงล่าสุด คลิกเลิกทำบนแถบเครื่องมือด่วน
  • ถ้าคุณได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงกับระเบียนปัจจุบัน หรือได้ย้ายไปยังระเบียนอื่น กด CTRL + Z

    หมายเหตุ ทันทีที่คุณเริ่มต้นการแก้ไขระเบียนอื่น นำไปใช้ หรือเอาตัวกรองออก หรือสลับไปยังหน้าต่างอื่น คุณไม่สามารถใช้วิธีการเหล่านี้เพื่อแก้ไขการเปลี่ยนแปลง

Referential Integrity

Referential integrity คือ ระบบของกฎที่ Microsoft Access ใช้เพื่อให้แน่ใจว่า ความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนในตารางที่เกี่ยวข้องไม่ถูกต้อง และที่คุณไม่ได้ตั้งใจลบ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง กฎต่อไปนี้ใช้เมื่อคุณใช้ referential integrity:
  • คุณไม่สามารถป้อนค่าในเขตข้อมูล foreign key ของตารางที่เกี่ยวข้องที่มีอยู่ในคีย์หลักของตารางหลัก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถป้อนค่า Null ใน foreign key ระบุว่า ไม่มีระเบียนที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณไม่มีใบสั่งที่กำหนดให้กับลูกค้าที่มีอยู่ แต่คุณสามารถกำหนดใบสั่งที่ได้กำหนดให้ไม่มีผู้ใด โดยการป้อนค่า Null ในเขตข้อมูล CustomerID
  • คุณไม่สามารถลบระเบียนจากตารางหลักถ้ามีระเบียนที่ตรงกันในตารางที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถลบเรกคอร์ดพนักงานจากตารางพนักงานถ้ามี ใบสั่งที่กำหนดให้กับพนักงานในตารางใบสั่งซื้อ
  • คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าคีย์หลักในตารางหลัก ถ้าระเบียนนั้นมีระเบียนที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเปลี่ยน ID ของพนักงานในตารางพนักงานได้ถ้ามี ใบสั่งที่กำหนดให้กับพนักงานคนนั้นในตารางใบสั่งซื้อ

ปรับปรุงสิ่งที่เกี่ยวข้องและการลบแบบเรียงซ้อน

สำหรับความสัมพันธ์ที่บังคับใช้ referential integrity คุณสามารถระบุว่า คุณต้องการให้ Microsoft Access จะเรียงซ้อนการปรับปรุงโดยอัตโนมัติ และเรียงซ้อนลบระเบียนที่เกี่ยวข้อง ถ้าคุณตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้ ลบ และปรับปรุงการดำเนินงานที่จะทำตาม referential integrity กฎได้ตามปกติ เมื่อคุณลบระเบียน หรือเปลี่ยนค่าของคีย์หลักในตารางหลัก Microsoft Access ทำให้การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อรักษา referential integrity ตารางที่สัมพันธ์กัน

ถ้าคุณคลิกที่กล่องกาเครื่องหมายปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณกำลังกำหนดความสัมพันธ์ ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแปลงคีย์หลักของระเบียนในตารางหลัก Microsoft Access จะปรับปรุงคีย์หลักกับค่าในระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปลี่ยนรหัสของลูกค้าในตารางลูกค้า เขตข้อมูล CustomerID ในตารางใบสั่งซื้อถูกอัพเดตโดยอัตโนมัติสำหรับทุก ๆ รายการของใบสั่งของลูกค้าเพื่อให้ความสัมพันธ์ไม่ได้ถูกตัดขาด Microsoft Access เรียงซ้อนการปรับปรุงโดยไม่ต้องแสดงข้อความใด ๆ

หมายเหตุ: ถ้าคีย์หลักในตารางหลักเป็นเขตข้อมูล AutoNumber การตั้งค่ากล่องกาเครื่องหมายปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะมี ไม่มีผลเนื่องจากคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าในเขตข้อมูล AutoNumber

ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเมื่อคุณกำลังกำหนดความสัมพันธ์ ทุกครั้งที่คุณลบระเบียนในตารางหลัก Microsoft Access โดยอัตโนมัติลบระเบียนที่เกี่ยวข้องในตารางที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลบระเบียนลูกค้าจากตารางลูกค้า ใบสั่งทั้งหมดของลูกค้าร้อยจากตารางใบสั่งซื้อ (รวมทั้งระเบียนในตาราง Order Details ที่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ดใบสั่ง) เมื่อคุณลบระเบียนออกจากฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล มีเลือกกล่องกาเครื่องหมายลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดMicrosoft Access เตือนคุณว่า ระเบียนที่เกี่ยวข้องอาจจะถูกลบไป อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณลบระเบียนโดยใช้แบบสอบถาม delete ข้อมูล Microsoft Access ลบระเบียนในตารางที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติโดยไม่แสดงข้อความเตือน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:
304466การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางในฐานข้อมูล Microsoft Access

วิธีการ304469เพื่อดู และแก้ไขความสัมพันธ์ในฐานข้อมูล Microsoft Access

เกี่ยวกับการจำกัด หรือการตรวจสอบข้อมูล

Microsoft Access มีหลากหลายวิธีในการควบคุมวิธีการที่ผู้ใช้ป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถป้อนลงในเขตข้อมูล ด้วยการกำหนดกฎการตรวจสอบสำหรับเขตข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อนลงในฟิลด์ตัวแบ่งกฎ Access จะแสดงข้อความแจ้งผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้ชนิดของรายการ อีกวิธีหนึ่งในการควบคุมการป้อนข้อมูลเพื่อ สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลเพื่อจำกัดค่าที่สามารถป้อนได้ในตำแหน่งข้ามฟิลด์ชนิดอยู่ คุณสามารถดำเนินการแบบฟอร์มเหล่านี้อย่างง่ายของการตรวจสอบและข้อจำกัด โดยการตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลในตาราง หรือ โดยการตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับตัวควบคุมบนฟอร์ม

ในกรณีส่วนใหญ่ จึงเหมาะกับการกำหนดข้อจำกัดและการตรวจสอบข้อมูล โดยการตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบตาราง วิธีนี้ เมื่อใดก็ ตามที่คุณใช้เขตข้อมูลนั้นในฟอร์ม กฎการตรวจสอบของเขตข้อมูลและคุณสมบัติอื่น ๆ จะใช้กับรายการข้อมูลที่ดำเนินการ โดยใช้แบบฟอร์ม

อย่างไรก็ตาม ถ้าข้อมูลที่ป้อนลงในตัวควบคุมบนฟอร์มไม่ได้ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลในตาราง และคุณต้องการจำกัด หรือการตรวจสอบการป้อนข้อมูล คุณต้องกำหนดคุณสมบัติเหล่านั้นในแบบฟอร์ม นอกจากนี้ มีสถานการณ์ที่คุณต้องใช้แมโครหรือ Microsoft Visual Basic สำหรับรหัสโปรแกรมประยุกต์ร่วมกับฟอร์มเพื่อดำเนินการตรวจสอบที่ซับซ้อนมากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแทนกฎการตรวจสอบ หรือการเปรียบเทียบค่าจากตารางอื่น

เกี่ยวกับแผ่นข้อมูลย่อย

ในแผ่นข้อมูลย่อย คุณสามารถดู และแก้ไขที่เกี่ยวข้อง หรือการเชื่อมต่อข้อมูล ในตาราง แบบสอบถาม หรือแผ่นข้อมูลแบบฟอร์ม หรือ ในฟอร์มย่อย ตัวอย่างเช่น ในฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind ตารางผู้จำหน่ายมีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับตาราง Products ดังนั้น สำหรับแต่ละแถวของตาราง Suppliers ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถดู และแก้ไขแถวของตาราง Products ในแผ่นข้อมูลย่อยที่เกี่ยวข้อง คลิกตัวบ่งชี้การขยายเพื่อขยาย หรือยุบแผ่นข้อมูลย่อย


สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผ่นข้อมูลย่อยใน Microsoft Access แวะไปที่เว็บไซต์ต่อไปนี้ของ Microsoft:

เมื่อคุณสามารถปรับปรุงข้อมูลจากแบบสอบถาม

ในบางกรณี คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในแบบสอบถามเพื่อเปลี่ยนข้อมูลในตารางต้นแบบมุมมองแผ่นข้อมูล ในบางกรณี คุณไม่ ข้อมูลต่อไปนี้แสดง ว่าผลลัพธ์ของแบบสอบถามสามารถปรับปรุง และ ถ้า ไม่ จะมีทางเลือก

ข้อมูลถูกปรับปรุงได้:

คุณสามารถปรับปรุงแบบสอบถามหรือเขตข้อมูลแบบสอบถามในกรณีต่อไปนี้:
  • แบบสอบถามที่ยึดตามตารางหนึ่ง
  • แบบสอบถามที่ยึดตามตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง
  • ผลลัพธ์ของแบบสอบถามประกอบด้วย Memo มิติ หรือ วัตถุ OLE

ข้อมูลถูกปรับปรุงได้ภายใต้เงื่อนไขบางประการ:

ถ้าแบบสอบถามที่ยึดตามตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม คุณอาจไม่สามารถแก้ไขข้อมูลสำหรับบางเขตข้อมูลของแบบสอบถาม หรือคุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดต่อไปนี้:
ไม่สามารถเพิ่มระเบียนรวมคีย์ของตารางชื่อตารางไม่ได้อยู่ในชุดระเบียน
ตารางต่อไปนี้แสดงเขตข้อมูลแบบสอบถามที่คุณอาจไม่สามารถปรับปรุงได้ในสถานการณ์นี้

เขตข้อมูลแบบสอบถามโซลูชัน
รวมเขตข้อมูลจากด้าน "หนึ่ง"เปิดใช้งานการปรับปรุงระหว่างสองตารางที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
เรกคอร์ดใหม่ ถ้าเขตข้อมูลร่วมด้าน "กลุ่ม" ไม่ปรากฏในแผ่นข้อมูลเพิ่มเขตข้อมูลสำหรับการรวมจากในด้าน "กลุ่ม" แบบสอบถามของคุณเพื่ออนุญาตให้เพิ่มระเบียนใหม่
รวมเขตข้อมูลจากด้าน "กลุ่ม" หลังจากที่คุณได้รับการปรับปรุงข้อมูลบนด้าน "หนึ่ง"บันทึกเรกคอร์ด จากนั้น คุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลร่วมด้าน "กลุ่ม"
เขตข้อมูลว่างจากตารางบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มที่มีการรวมภายนอกป้อนค่าในฟิลด์จากตารางด้าน "กลุ่ม" แต่เฉพาะถ้าฟิลด์ถูกรวมจากด้าน "หนึ่ง" ที่ประกอบด้วยค่าสำหรับเรกคอร์ดนั้น
เรกคอร์ดใหม่ ถ้าคีย์ที่ไม่ซ้ำกันทั้งหมดของตาราง ODBC ไม่ได้ผลเลือกเขตข้อมูลคีย์หลักทั้งหมดของตาราง ODBC เพื่อให้สามารถแทรกเข้าไป


ข้อมูลสามารถลบ แต่ไม่ได้รับการปรับปรุง:

แบบสอบถามหรือเขตข้อมูลของแบบสอบถามโซลูชัน
แบบสอบถาม (หรือตารางต้นแบบ) สำหรับข้อมูลการปรับปรุงที่ไม่ได้รับสิทธิ์เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนข้อมูล ต้องได้รับการอนุญาตก่อน
แบบสอบถาม (หรือตารางต้นแบบ) สำหรับการลบข้อมูลที่ไม่ได้รับสิทธิ์เมื่อต้องการลบข้อมูล ต้องได้รับการอนุญาตก่อน


ไม่สามารถปรับปรุงข้อมูล:

แบบสอบถามหรือเขตข้อมูลของแบบสอบถามโซลูชัน
แบบสอบถามที่ขึ้นอยู่กับอย่าง น้อยสามตารางที่ไม่มีความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อหนึ่งเพื่อกลุ่มถึงแม้ว่าคุณไม่สามารถปรับปรุงข้อมูลในแบบสอบถามโดยตรง คุณสามารถปรับปรุงข้อมูลในฟอร์มหรือ data access page โดยยึดตามแบบสอบถามถ้าคุณสมบัติระเบียนของฟอร์มถูกตั้งค่าเป็นนา (การปรับปรุงไม่สอดคล้องกัน)
แบบสอบถามแบบแท็บไขว้ไม่มี
แบบสอบถามแบบพาส-ทรูของ SQLไม่มี
แบบสอบถามที่คำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย การตรวจนับ หรือรวมกับค่าในเขตข้อมูล หรือตัวออกแบบที่อ้างอิงเขตข้อมูลในแถวปรับปรุงจากแบบสอบถามแบบตาราง แบบสอบถามเลือก หรือแบบสอบถามย่อยที่ประกอบด้วยผลรวมหรือฟังก์ชันการรวมโดยการใช้ฟังก์ชัน domain aggregate ในแถวปรับปรุงเป็นของแบบสอบถามปรับปรุง คุณสามารถอ้างอิงเขตข้อมูลจากแบบสอบถามแบบตาราง แบบสอบถามเลือก หรือแบบสอบถามย่อยที่ประกอบด้วยผลรวมหรือฟังก์ชันการรวม
สอบถามยูเนียนไม่มี
แบบสอบถามที่มีค่าที่ไม่ซ้ำคุณสมบัติถูกตั้งค่าเป็น Yesไม่มี
แบบสอบถามที่รวมตาราง ODBC ที่เชื่อมโยงไม่มีดัชนีที่ไม่ซ้ำกัน หรือตาราง Paradox ไม่ มีคีย์หลักไม่มี
แบบสอบถามที่รวมตารางมากกว่าหนึ่งตาราง หรือแบบสอบ ถาม และตาราง หรือแบบสอบถามไม่ได้ถูกรวม โดยเส้นรวมในมุมมองออกแบบคุณต้องรวมตารางอย่างถูกต้องในการปรับปรุงเหล่านั้น
ฟิลด์ที่คำนวณได้ไม่มี
ฟิลด์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ฐานข้อมูลถูกเปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียว หรือตั้งอยู่บนไดรฟ์แบบอ่านอย่างเดียวไม่มี
เขตข้อมูลในระเบียนที่ถูกลบ หรือถูกล็อก โดยผู้ใช้อื่นระเบียนถูกล็อกควรจะปรับปรุงได้ทันทีที่ปลดล็อคได้

ข้อมูลอ้างอิง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในฐานข้อมูล Access แวะไปที่เว็บไซต์ต่อไปนี้ของ Microsoft:
คุณสมบัติ

รหัสบทความ: 304473 - การตรวจสอบครั้งสุดท้าย: 24 ก.พ. 2017 - ฉบับแก้ไข: 1

คำติชม