วิธีการลดข้อมูลเมตาใน Word 2003


สำหรับรุ่น Microsoft Word 2002 ของบทความนี้ ดู290945

ในงานนี้

สรุป


บทความนี้อธิบายวิธีการต่าง ๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อลดข้อมูลเมตาในเอกสาร Word ของคุณ

เมื่อคุณสร้าง เปิด หรือบันทึกเอกสารใน Microsoft Office Word 2003 เอกสารอาจประกอบด้วยเนื้อหาที่คุณอาจต้องการใช้ร่วมกันกับผู้อื่นเมื่อคุณแจกจ่ายเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลนี้เรียกว่าข้อมูลเมตา ใช้ข้อมูลเมตาสำหรับวัตถุประสงค์ต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการแก้ไข แสดง ลิง และเรียกเอกสารของ Office

ข้อมูลเมตาบางอย่างจะสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Word ได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลเมตาอื่น ๆ จะสามารถเข้าถึงได้ โดยวิธีการพิเศษ เช่น โดยการเปิดเอกสารในตัวแก้ไขแฟ้มไบนารีที่ระดับล่าง ต่อไปนี้คือ ตัวอย่างของข้อมูลเมตาที่อาจเก็บอยู่ในเอกสารของคุณ:
  • ชื่อของเธอ
  • ชื่อย่อของคุณ
  • ชื่อบริษัทหรือองค์กรของคุณ
  • ชื่อของคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • ชื่อของเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายหรือฮาร์ดดิสก์ที่คุณบันทึกเอกสาร
  • แฟ้มคุณสมบัติและสรุปข้อมูลอื่น ๆ
  • ส่วนที่ไม่สามารถมองเห็นของวัตถุ OLE ที่ฝังตัว
  • ตรวจทานแก้ไขเอกสาร
  • รุ่นของเอกสาร
  • ข้อมูลแม่แบบ
  • ข้อความที่ซ่อน
  • ข้อคิดเห็น
มีสร้างข้อมูลเมตาในหลากหลายวิธีในเอกสาร Word ผลที่ได้ ไม่มีวิธีเดียวเพื่อเอาเนื้อหาดังกล่าวทั้งหมดออกจากเอกสารของคุณ ส่วนต่อไปนี้อธิบายถึงพื้นที่ที่อาจจะบันทึกข้อมูลเมตาในเอกสาร Word

บทความนี้อธิบายวิธีการต่าง ๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อลดข้อมูลเมตาในเอกสาร Word ของคุณ

Microsoft แสดงตัวอย่างการเขียนโปรแกรมเพื่อประกอบการเท่านั้น โดยไม่มีการรับประกันทั้งโดยชัดแจ้ง หรือโดยนัย กรณีนี้รวมถึงแต่มิได้จำกัดเพียงแค่การการรับประกันโดยนัยเกี่ยวกับการจำหน่ายเป็นสินค้าหรือความเหมาะสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ บทความนี้ตั้งสมมติฐานว่าคุณมีความคุ้นเคยกับภาษาการเขียนโปรแกรมที่กำลังแสดงและคุ้นเคยกับเครื่องมือที่ใช้ใน การสร้างและแก้จุดบกพร่องของขั้นตอนการดำเนินการ วิศวกรฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft สามารถช่วยอธิบายฟังก์ชันการทำงานของกระบวนการเฉพาะได้ แต่จะไม่ปรับเปลี่ยนตัวอย่างเหล่านี้เพื่อให้ฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมหรือสร้างกระบวนงานเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ตัวอย่างรหัสในบทความนี้ โปรดคลิกที่หมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:

290140วิธีการเรียกใช้โค้ดตัวอย่างสำหรับโปรแกรม Office XP จากบทความฐานข้อมูลองค์ความรู้

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาข้อมูลส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติเมื่อคุณบันทึก

คุณสามารถเดี๋ยวนี้จะเอาข้อมูลส่วนบุคคลจากเอกสาร Word เมื่อคุณบันทึกเอกสาร เมื่อต้องการเปิดตัวเลือกนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    ตัวเลือก
  2. บนแท็บความปลอดภัยคลิกเลือก
    เอาข้อมูลส่วนตัวจากคุณสมบัติแฟ้มเมื่อบันทึกกล่องกาเครื่องหมายภายใต้ตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและคลิก
    OK.
หมายเหตุ นี่คือวิธีที่คุณต้องการเอาข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อคุณบันทึกเอกสาร Word

กลับไปด้านบน

วิธีการลบชื่อผู้ใช้ของคุณจากเอกสารของคุณ

เมื่อต้องการดู หรือเปลี่ยนชื่อผู้ใช้ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    ตัวเลือกและจากนั้น คลิกแท็บข้อมูลผู้ใช้

    กล่องแก้ไขต่อไปนี้ปรากฏขึ้น:
    ชื่อ
    คำนำหน้าชื่อ
    ที่อยู่ทางไปรษณีย์
  2. ถ้าคุณไม่ต้องการข้อมูลนี้จะปรากฏในเอกสารของคุณ ป้อนสายอักขระที่ไม่ได้ระบุ หรือช่องว่างในที่ที่เหมาะสมกล่องแก้ไข และจากนั้น คลิกตกลงเพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลง
หมายเหตุ เอกสารใหม่ที่คุณสร้างจะประกอบด้วยรายละเอียดนี้แทนที่เป็นค่าเริ่มต้นที่ป้อนไว้เมื่อคุณติดตั้ง Office อย่างไรก็ตาม เอกสารที่มีอยู่อาจประกอบด้วยข้อมูลนี้

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาข้อมูลส่วนบุคคลที่สรุปด้วยตนเอง

เมื่อคุณสร้าง หรือบันทึกเอกสารใน Word อาจสามารถบันทึกข้อมูลสรุปในเอกสาร มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อเข้าถึงข้อมูลนี้:
  • เปิดเอกสาร บนเมนูแฟ้มคลิก
    คุณสมบัติ สรุป
    สถิติเนื้อหาและ
    แท็บแบบกำหนดเองอาจทั้งหมดประกอบด้วยคุณสมบัติต่าง ๆ เช่นชื่อของคุณ ชื่อผู้จัดการ และชื่อบริษัทของคุณ
  • ใน Microsoft Windows Explorer คลิกขวาเอกสาร และจากนั้น คลิกคุณสมบัติ ในแท็บนี้
    กล่องโต้ตอบคุณสมบัติอาจประกอบด้วยข้อมูล
  • คุณสามารถใช้ Microsoft Visual Basic สำหรับแมโครที่โปรแกรมประยุกต์ (VBA) หรือรหัสอื่นโปรแกรมสามารถอ่านคุณสมบัติแสดงอยู่ในตัว
    กล่องโต้ตอบคุณสมบัติ
เมื่อต้องการล้างข้อมูลสรุปจากแม่แบบหรือเอกสารที่มีอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. เปิดเอกสารหรือแม่แบบ
  2. บนเมนูแฟ้มคลิก
    คุณสมบัติ
  3. บนแท็บสรุปคลิกเพื่อยกเลิกการ
    ผู้สร้างผู้จัดการบริษัทและกล่องแก้ไขอื่นที่คุณไม่ต้องการกระจาย
  4. บนแท็บการกำหนดเองลบคุณสมบัติใด ๆ ที่ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณไม่ต้องการกระจาย
  5. คลิก ตกลง

    ในการ
    แฟ้มคลิกบันทึกและเมนูแล้ว คลิก
    ปิด
หลังจากที่คุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ เอกสารจะไม่ประกอบด้วยคุณสมบัติสรุป

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาข้อมูลสรุปส่วนบุคคลเมื่อเชื่อมต่อกับเครือข่ายด้วยตนเอง

ถ้าคุณเข้าสู่ระบบเครือข่าย ชื่อผู้ใช้ของคุณบนเครือข่ายอาจปรากฏ ในกล่องบนแท็บสรุปผู้เขียนและ ในฟิลด์บันทึกล่าสุด โดยในการ
แท็บสถิติเมื่อคุณบันทึกเอกสาร ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นแม้ว่าคุณจะเอาข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดออกจากคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อต้องการเอาข้อมูลสรุปจากเอกสารคุณอยู่ในเครือข่าย ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. ถ้าเอกสารถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์เครือข่าย คัดลอกลงบนฮาร์ดดิสก์ภายในเครื่องของคุณ
  2. เริ่มการทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ไม่ล็อกออนเข้าสู่เครือข่ายของคุณ เมื่อคุณเห็นกล่องโต้ตอบการเข้าสู่ระบบเครือข่าย คลิกยกเลิกหรือกด ESCAPE

    หมายเหตุ ถ้าคุณไม่สามารถเริ่ม Windows ได้ ด้วยการกดแป้น ESCAPE (ตัวอย่างเช่น คอมพิวเตอร์ของคุณกำลังเรียกใช้ Microsoft Windows NT), คุณไม่สามารถดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้ได้
  3. เปิดเอกสาร
  4. บนเมนูแฟ้มคลิก
    คุณสมบัติ
  5. บนแท็บสรุปคลิกเพื่อยกเลิกการ
    ผู้สร้างผู้จัดการบริษัทและกล่องแก้ไขอื่น ๆ ที่ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณไม่ต้องการกระจาย
  6. บนแท็บการกำหนดเองลบคุณสมบัติใด ๆ ที่ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณไม่ต้องการกระจาย
  7. คลิก ตกลง

    ในการ
    แฟ้มคลิกบันทึกและเมนูแล้ว คลิก
    ปิด
เมื่อคุณเข้าสู่ระบบเครือข่ายไม่เปิดแฟ้มนี้ ถ้าคุณทำ ชื่อผู้ใช้ของคุณบนเครือข่ายอาจถูกเขียนในไฟล์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ Windows Explorer เพื่อคัดลอกแฟ้มไปยังเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายหรือฟล็อปปี้ดิสก์

กลับไปด้านบน

วิธีการลบข้อคิดเห็นในเอกสาร

Word มีความสามารถในการเพิ่มข้อคิดเห็นลงในเอกสาร โดยทั่วไป ข้อคิดเห็นประกอบด้วยชื่อของบุคคลที่สร้างขึ้นเพื่อให้คุณสามารถบอกผู้เขียนเหล่านั้น

ข้อคิดเห็นปรากฏเป็นการเน้นข้อความส่วนหนึ่ง โดยทั่วไป คลิกขวาข้อคิดเห็น และคุณแล้ว คลิกลบข้อคิดเห็น

ข้อคิดเห็นใด ๆ ใหม่ที่คุณสร้างขึ้นจะประกอบด้วยชื่อผู้ใช้ของคุณเนื่องจากคุณได้เอาออกจากกล่องของกล่องโต้ตอบตัวเลือกตามที่อธิบายไว้ในส่วน "วิธีการด้วยตนเองเอาของเอกสารผู้ใช้ชื่อจากของคุณ" ของบทความนี้

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาหัวกระดาษและท้ายกระดาษออกจากเอกสารด้วยตนเอง

หัวกระดาษและท้ายกระดาษในเอกสารอาจประกอบด้วยข้อมูลที่ระบุ เมื่อต้องการเอาข้อมูลออกจากหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูมุมมองคลิกหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  2. หัวกระดาษและท้ายกระดาษปรากฏที่ด้านบนและด้านล่างของแต่ละหน้าในเอกสารของคุณ

    เปลี่ยนค่าดังกล่าว ตามที่คุณต้องการ
  3. คลิกปิดบนแถบเครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
กลับไปด้านบน

วิธีการลบเครื่องหมายการตรวจทานแก้ไข

เอกสารที่ประกอบด้วยเครื่องหมายตรวจทาน คุณสามารถกำหนดว่า มีเครื่องหมายตรวจทาน ที่ทำการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในเอกสาร เมื่อคุณยอมรับ หรือปฏิเสธเครื่องหมายตรวจทาน ข้อความที่แก้ไขจะถูกบันทึกในเอกสาร และเครื่องหมายการตรวจทานจะถูกเอาออก

เมื่อต้องการยอมรับ หรือปฏิเสธ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิกติดตามการเปลี่ยนแปลงเปิดใช้งาน
  2. บนแถบเครื่องมือการตรวจทานแก้ไขคลิกก่อนหน้าหรือถัดไปเพื่อค้นหา และเลือกการปรับปรุงที่เฉพาะเจาะจง แล้ว คลิกเปลี่ยนแปลงการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง/ลบข้อคิดเห็นเพื่อยอมรับ หรือปฏิเสธการปรับปรุงที่เลือก
  3. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คลิก
    ปิด
หมายเหตุ ถ้าคุณเปลี่ยนการตั้งค่า "แสดง" บนแถบเครื่องมือการตรวจทานแก้ไข ข้อมูลการปรับปรุงจะไม่ถูกเอาออก กลับไปด้านบน

วิธีการปิดการบันทึกอย่างรวดเร็ว

คุณลักษณะการบันทึกอย่างรวดเร็วเร็วกระบวนการของการบันทึกเอกสารโดยการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารเท่านั้น

เนื่องจาก มีการออกแบบของคุณลักษณะการบันทึกอย่างรวดเร็ว ข้อความที่คุณลบออกจากเอกสารอาจยังคงอยู่ในเอกสารแม้หลังจากที่คุณบันทึกเอกสารนั้น ถ้าคุณมีความกังวลเกี่ยวกับข้อความที่ถูกลบไปแล้วที่เหลืออยู่ในเอกสารของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    ตัวเลือก
  2. เลือกแท็บบันทึก
  3. คลิกเพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตบันทึกด่วนและจากนั้น คลิกตกลง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะการบันทึกอย่างรวดเร็ว คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:

291181คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับ "อนุญาตให้เร็วบันทึก" ใน Word 2002

กลับไปด้านบน

วิธีการค้นหา และลบข้อความที่ถูกจัดรูปแบบตามที่ซ่อนอยู่

ในเอกสาร Word คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความเป็นซ่อน เนื่องจากข้อความที่ซ่อนไว้สามารถประกอบด้วยข้อมูลที่คุณอาจต้องการกระจาย คุณอาจต้องการยกเลิกซ่อน และเอาเส้นขอบออก เมื่อต้องการลบข้อความทั้งหมดในเอกสารที่มีรูปแบบเป็นซ่อน ตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    ตัวเลือกและจากนั้น คลิกแท็บมุมมอง
  2. คลิกเพื่อเลือกกล่องกาเครื่องหมายข้อความที่ซ่อนและจากนั้น คลิกตกลง
  3. บนเมนูแก้ไขคลิก
    การแทน
  4. เพิ่มเติมเพื่อขยายกล่องโต้ตอบ
  5. คลิกที่ตำแหน่งใด ๆ ในกล่องถัดจากสิ่งที่ค้นหา
  6. คลิกปุ่มรูปแบบและจากนั้น คลิก
    แบบอักษร

    คลิกเพื่อเลือกกล่องกาเครื่องหมาย'ซ่อน'และจากนั้น คลิกตกลง
  7. คลิกแทนทั้งหมด
ข้อความที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดจะถูกลบออกจากเอกสาร เมื่อต้องการปิดการแสดงของข้อความที่ซ่อนไว้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    ตัวเลือกและจากนั้น คลิกแท็บมุมมอง
  2. คลิกเพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมายข้อความที่ซ่อนและจากนั้น คลิกตกลง
กลับไปด้านบน

วิธีการเอาการเชื่อมโยงหลายมิติจากเอกสาร

เอกสารอาจประกอบด้วยการเชื่อมโยงหลายมิติไปยังเอกสารหรือเว็บเพจที่บนอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต เชื่อมโยงหลายมิติโดยทั่วไปจะปรากฏเป็นสายอักขระข้อความที่ขีดเส้นใต้สีน้ำเงิน

การลบการเชื่อมโยงหลายมิติเดียวจากเอกสารด้วยตนเอง คลิกขวาการเชื่อมโยงหลายมิติ ชี้ไปยังการเชื่อมโยงหลายมิติแล้ว คลิก
เอาการเชื่อมโยงหลายมิติ

ถ้าคุณต้องการลบการเชื่อมโยงหลายมิติทั้งหมดในเอกสาร คุณสามารถใช้แมโคร VBA เมื่อต้องการทำเช่นนี้ แมโคร VBA ตัวอย่างต่อไปนี้เอาการเชื่อมโยงหลายมิติทั้งหมดในเอกสาร

หมายเหตุ ในแมโครตัวอย่างต่อไปนี้ เฉพาะการเชื่อมโยงจะถูกเอาออก ข้อความของการเชื่อมโยงหลายมิติยังคงอยู่ในเอกสาร

สิ่งสำคัญ ก่อนที่คุณใช้ตัวอย่างต่อไปนี้ของแมโคร ตรวจทานการสละสิทธิ์ก่อนหน้านี้ในบทความนี้
Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
oHlink.Delete
Next
Next

End Sub
เมื่อต้องการเอาออกการสืบค้นกลับทั้งหมดทั้งการเชื่อมโยงหลายมิติและข้อความของการเชื่อมโยงหลายมิติจากเอกสาร คุณสามารถใช้แมโครตัวอย่างต่อไปนี้แทน
Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
oHlink.Range.Delete
Next
Next

End Sub
กลับไปด้านบน

วิธีการเอาลักษณะออกจากเอกสาร

เอกสารอาจรวมถึงลักษณะที่ประกอบด้วยข้อมูลเมตา คุณสามารถเอาลักษณะเหล่านี้ออก หรือเปลี่ยนชื่อเหล่านั้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
  1. เปิดเอกสารที่ประกอบด้วยลักษณะ
  2. บนเมนูรูปแบบคลิก
    ลักษณะ
  3. เลือกลักษณะที่คุณต้องการลบ หรือเปลี่ยนชื่อ


    คลิกลบเพื่อลบลักษณะ หรือคลิก
    ปรับเปลี่ยนเมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อ
กลับไปด้านบน

วิธีการลบรุ่นของแฟ้มเก่าออกจากเอกสาร

Word มีแฟ้มรุ่นคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารเดียวกันหลายรุ่นในแฟ้มเดียว คุณอาจต้องการลบเอกสารรุ่นที่เก่ากว่าก่อนที่คุณใช้ร่วมกับผู้อื่น

การลบเอกสารอย่าง น้อยหนึ่งรุ่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูแฟ้มคลิก
    รุ่นนั้น
  2. เลือกรุ่นของเอกสารที่คุณต้องการลบ

    คุณสามารถเลือกมากกว่าหนึ่งรุ่นได้ โดยกด CTRL ในขณะที่คุณเลือกหมายเลขรุ่น
  3. คลิกลบ
  4. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการลบเวอร์ชันเก่าของเอกสาร คลิกบันทึกบนเมนูแฟ้ม
กลับไปด้านบน

วิธีการเอาการเชื่อมโยงจากโค้ดเขตข้อมูล

รูปที่มีการเชื่อมโยงและวัตถุอื่น ๆ ในเอกสาร Word อาจประกอบด้วยการเชื่อมโยงข้อมูล เช่นเส้นทางของรูปภาพที่ถูกเชื่อมโยงหรือวัตถุ คุณสามารถลบการเชื่อมโยงข้อมูลจากเอกสารของคุณ ด้วยการแก้ไขโค้ดเขตข้อมูล

เพื่อแสดงโค้ดเขตข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    ตัวเลือกและจากนั้น คลิกแท็บมุมมอง
  2. คลิกเพื่อเลือกกล่องกาเครื่องหมายฟิลด์รหัสและจากนั้น คลิกตกลง
หลังจากที่โค้ดเขตข้อมูลจะสามารถมองเห็นได้ คุณสามารถตรวจดูเจอประกอบด้วยรายละเอียดที่ระบุ

เมื่อต้องการลบข้อมูลที่เชื่อมโยงจากรูปภาพถูกเชื่อมโยงหรือวัตถุอื่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. เลือกรูปภาพที่ถูกเชื่อมโยงหรือวัตถุ หรือเลือกรหัสเขตสำหรับรูปภาพหรือวัตถุถ้าเห็นโค้ดเขตข้อมูล
  2. กด CTRL + SHIFT + F9
รูปภาพหรือวัตถุอยู่ในขณะนี้ไม่ได้เชื่อมโยงไว้ เมื่อรูปภาพหรือวัตถุจะไม่ได้เชื่อมโยง คุณไม่สามารถแก้ไขได้

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาแม่แบบชื่อและตำแหน่งที่ตั้ง

เอกสารทั้งหมดที่ถูกสร้างใน Word จะยึดตามแม่แบบ โดยค่าเริ่มต้น ซึ่งเป็นแฟ้มแม่แบบ Normal.dot ซึ่งอยู่ในโฟลเดอร์แม่แบบ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างเอกสารที่ยึดตามแม่แบบที่แตกต่างกันในตำแหน่งที่ตั้งอื่น พาธและชื่อของแม่แบบนี้ถูกเก็บไว้ในคุณสมบัติของเอกสาร

เมื่อต้องการดูชื่อเท็มเพลตและตำแหน่ง คลิกคุณสมบัติบนเมนูแฟ้มและจากนั้น คลิกแท็บสรุป

แม้ว่าคุณไม่ได้ส่งในแม่แบบเอกสาร เอกสารเก็บรักษาชื่อและตำแหน่งที่ตั้งของแม่แบบ เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อแม่แบบและตำแหน่งที่ตั้งที่ไม่ได้ระบุค่า ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. บนเมนูเครื่องมือคลิกแม่แบบและ Add-ins
  2. คลิกแนบ
  3. เลือกแม่แบบที่มีชื่อและตำแหน่งที่ตั้งที่ไม่สำคัญ หรือไม่ซ้ำกัน

    ตัวอย่างเช่น เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่มี Word ติดตั้งรวม Normal.dot คุณอาจต้องการเลือก Normal.dot
  4. คลิกเปิดแล้ว คลิ ก
    OK.
หมายเหตุ แม่แบบอาจประกอบด้วยแมโคร รายการข้อความอัตโนมัติ ลักษณะที่กำหนดเอง และแถบเครื่องมือแบบกำหนดเอง โดยการเปลี่ยนแม่แบบ คุณอาจทำให้บางรายการเหล่านี้ไม่พร้อมใช้งานกับเอกสารของคุณ

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาข้อมูลบันทึกการจัดสายงานการผลิต

ถ้าคุณส่งเอกสารทางอีเมล โดยใช้การจัดสายงานการผลิต ข้อมูลเส้นทางอาจถูกแนบไปกับเอกสาร เมื่อต้องการเอาข้อมูลนี้ออกจากเอกสาร คุณต้องบันทึกเอกสารในรูปแบบที่เก็บข้อมูลบันทึกการจัดสายงานการผลิต

ใน Word บันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบ HTML หรือ Rich Text Format (RTF) ปิดเอกสาร และจากนั้น เปิดแฟ้มใหม่ เนื่องจากไม่มีข้อมูลบันทึกการจัดสายงานการผลิตอยู่ คุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณในขณะนี้ในรูปแบบของ Word

นอกจากนี้คุณยังสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. ปิดการอนุญาตบันทึกด่วนโดยการใช้คำแนะนำก่อนหน้านี้ในบทความนี้
  2. บนเมนูแฟ้มชี้ไปที่ส่งไปที่แล้ว คลิ กผู้รับสายงานการผลิตอื่น
  3. คลิกล้างเพื่อเอาการจัดสายงานการผลิต และจากนั้น คลิกตกลง
  4. บนเมนูแฟ้มคลิก
    บันทึก
ขณะนี้มีบันทึกเอกสาร โดยไม่มีข้อมูลใด ๆ ที่บันทึกการจัดสายงานการผลิต

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาชื่อของคุณออกจากโค้ด Visual Basic

สิ่งสำคัญ ก่อนที่คุณใช้ตัวอย่างต่อไปนี้ของแมโคร ตรวจทานการสละสิทธิ์ก่อนหน้านี้ในบทความนี้

เมื่อคุณบันทึกแมโคร VBA ใน Word แมโครที่บันทึกไว้เริ่มต้น ด้วยส่วนหัวที่คล้ายกับต่อไปนี้:
' Macro1 Macro
' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
เมื่อต้องการเอาชื่อของคุณออกจากแมโครที่ซึ่งคุณได้บันทึกไว้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. เปิดเอกสารที่ประกอบด้วยแมโคร
  2. บนเมนูเครื่องมือชี้ไปที่
    แมโครแล้ว คลิกVisual Basic Editor หรือกด ALT + F11
  3. ในหน้าต่างโครงการ คลิกสองครั้งที่โมดูลที่ประกอบด้วยแมโคร
  4. เอาชื่อของคุณออกจากฟิลด์รหัสแมโครที่บันทึกไว้
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเอาชื่อของคุณ กด ALT + Q เมื่อต้องการกลับไปยังโปรแกรม และจากนั้น คลิกบันทึกในการ
เมนู'แฟ้ม'

กลับไปด้านบน

วิธีการเอาการอ้างอิง Visual Basic ที่ไปยังแฟ้มอื่น ๆ

ใน Visual Basic Editor คุณสามารถสร้างการอ้างอิงไปยังแฟ้มอื่น ถ้าผู้ใช้เปิดเอกสารที่ประกอบด้วยการอ้างอิงไปยังแฟ้มอื่น ผู้ใช้สามารถดูชื่อของแฟ้มอ้างอิง

เมื่อต้องการเอาการอ้างอิงเหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. เปิดเอกสารที่ประกอบด้วยการอ้างอิง
  2. บนเมนูเครื่องมือชี้ไปที่
    แมโครและจากนั้นคลิกVisual Basic Editorหรือกด ALT + F11
  3. บนเมนูเครื่องมือคลิก
    การอ้างอิง
  4. คลิกเพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากการอ้างอิงแฟ้มต่าง ๆ

    เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คลิกตกลง
  5. กด ALT + Q
  6. บนเมนูแฟ้มคลิก
    บันทึก
หมายเหตุ ถ้าคุณเอาการอ้างอิงไปยังแฟ้มอื่น ซึ่งอาจส่งผลกระทบความสามารถของแมโครในเอกสารของคุณเพื่อให้สามารถทำได้อย่างถูกต้อง

กลับไปด้านบน

วิธีการลบข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์หรือเครือข่าย

เมื่อคุณบันทึกเอกสารบนฮาร์ดดิสก์ภายในเครื่องของคุณ หรือ ไปยังเซิร์ฟเวอร์เครือข่าย ข้อมูลที่ระบุบนฮาร์ดดิสก์ภายในเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายอาจเขียนขึ้นในเอกสาร

เมื่อต้องการเอาข้อมูลนี้ออกจากเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. เปิดเอกสาร
  2. บนเมนูแฟ้มคลิกบันทึกเป็น

    บันทึกเอกสารลงในฟล็อปปี้ดิสก์ไดรฟ์ (โดยทั่วไปแล้วไดรฟ์ A)
  3. บนเมนูแฟ้มคลิก
    ปิด
  4. เอาฟลอปปีดิสก์จากฟลอปปีดิสก์ไดรฟ์ของคุณ
ขณะนี้คุณสามารถใช้ Windows Explorer เพื่อคัดลอกเอกสารจากฟลอปปีดิสก์ฮาร์ดดิสก์หรือเซิร์ฟเวอร์เครือข่าย

หมายเหตุ เนื่องจากข้อจำกัดเนื้อที่ของฟลอปปีดิสก์ (โดยทั่วไปขนาด 1.44 เมกะไบต์ [MB]), วิธีการนี้ไม่สามารถใช้เมื่อขนาดของแฟ้มเอกสารมากเกินกว่าเนื้อที่บนฟลอปปีดิสก์

กลับไปด้านบน

วัตถุฝังตัวในเอกสารอาจประกอบด้วยข้อมูลเมตา

ถ้าคุณฝังวัตถุในเอกสาร วัตถุยังคงรักษาคุณสมบัติของตนเอง โดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่คุณทำกับเอกสาร ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณฝังสมุดงาน Microsoft Excel ใน Word เอกสาร เอกสาร และสมุดงานแต่ละมีคุณสมบัติของตนเอง

การเอาข้อมูลเมตาจากวัตถุฝังตัว เรียกใช้ออบเจกต์ เอาข้อมูลเมตาใด ๆ ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้านี้ เปิดใช้งานเอกสารคอนเทนเนอร์ และจากนั้น บันทึกเอกสารคอนเทนเนอร์

หมายเหตุ เมื่อคุณเปิดใช้งานวัตถุฝังตัวในเอกสาร มีแสดงเฉพาะบางส่วนของวัตถุฝังตัวในเอกสาร วัตถุนั้นอาจประกอบด้วยข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่ปรากฏ ถ้าคุณต้องการให้เอกสารเพื่อให้ประกอบด้วยเฉพาะการแสดงวัตถุฝังตัวและเนื้อหาจริงไม่ ใช้
ตัดคำสั่งบนเมนูแก้ไขเพื่อลบวัตถุ และจากนั้น ใช้คำสั่งวางแบบพิเศษเมื่อต้องการวางวัตถุลงในเอกสาร โดยใช้รูปแบบ Metafile หลังจากที่คุณทำเช่นนี้ คุณสามารถไม่แก้ไขวัตถุฝังตัว อย่างไรก็ตาม แฟ้มดังกล่าวจะประกอบด้วยข้อมูลเมตาใด ๆ ไม่

กลับไปด้านบน

ตัวแปรเอกสารอาจประกอบด้วยข้อมูลเมตา

สิ่งสำคัญ ก่อนที่คุณใช้แมโครตัวอย่างต่อไปนี้ ตรวจทานการสละสิทธิ์ก่อนหน้านี้ในบทความนี้

เมื่อต้องการลบตัวแปรเอกสารที่มีอยู่ในเอกสาร Word ของคุณ ใช้แมโครตัวอย่างต่อไปนี้:
Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

For Each myVar In ActiveDocument.Variables
Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
"Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
"Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)

If Response = "6" Then
' Delete the variable.
myVar.Delete
Else
End
End If
Next myVar

MsgBox "There are no variables in the document."

End Sub
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแปร ใน Visual Basic Editor คลิกวิธีใช้ Microsoft Visual Basicบนเมนูวิธีใช้พิมพ์คุณสมบัติของตัวแปรในผู้ช่วย Office หรือ Answer Wizard และจากนั้น คลิกค้นหาเพื่อดูหัวข้อนั้น


กลับไปด้านบน

คำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับความปลอดภัย

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทั่วไปบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยในสภาพแวดล้อมระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ:
  • เมื่อใดก็ ตามคุณจะไม่อยู่ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ช่วยให้การรักษาความปลอดภัย โดยการใช้ตัวรักษาหน้าจอที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน รหัสผ่านในการใช้พลังงาน หรือคุณลักษณะการล็อก Windows NT
  • ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณมีโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันใด ๆ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณใช้รหัสผ่านดังกล่าวเพื่อให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงที่ใช้ร่วมกันของคุณ เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น ใช้ควบคุมการเข้าถึงระดับผู้ใช้เพื่อให้คุณสามารถควบคุมตรงที่สามารถเข้าถึงที่ใช้ร่วมกันในคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • เมื่อคุณลบแฟ้มออก ล้างถังรีไซเคิลทันที คุณอาจต้องพิจารณาโปรแกรมอรรถประโยชน์ที่ลบ หรือเขียนทับแฟ้มเมื่อมีลบได้อย่างสมบูรณ์
  • เมื่อคุณสำรองข้อมูลของคุณ เก็บที่การสำรองข้อมูลในตำแหน่งที่ปลอดภัย เช่นยังตู้เซฟ ตู้นิรภัยรักษาความปลอดภัย หรือ cabinet ถูกล็อก
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า เอกสารสำคัญจะป้องกันรหัสผ่านเพื่อให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเปิดแฟ้มนั้น จัดเก็บรหัสผ่านของคุณในตำแหน่งที่ปลอดภัย แยกต่างหาก ถ้าคุณไม่สามารถเรียกคืนรหัสผ่าน ไม่มีวิธีการกู้คืนเนื้อหาของเอกสารมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
  • อย่าแจกจ่ายเอกสารในแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แทน พิมพ์ออก ใช้องค์ประกอบที่ระบุเช่นแบบอักษรพิเศษ ลายน้ำ โลโก้ หรือ กระดาษพิเศษ ยกเว้นว่าคุณจำเป็นต้อง (ตัวอย่างเช่น สำหรับงานนำเสนอ)
  • อีเมลที่จะไม่แบบไม่ระบุชื่อ อีเมลเอกสารถ้าคุณกังวลเกี่ยวกับข้อมูลประจำตัวของคุณในลักษณะใด ๆ กับเอกสารแนบนั้น
  • ส่งเอกสารทางอินเทอร์เน็ต โดยใช้โพรโทคอล HTTP หรือโพรโทคอลการถ่ายโอนแฟ้ม (FTP) ข้อมูลที่ส่งผ่านโพรโทคอลเหล่านี้จะถูกส่งเป็น "ข้อความธรรมดา ซึ่งหมายความ ว่า เป็นทางเทคนิคสุด (อย่างไรก็ตามไม่น่า) เพื่อสามารถดัก
กลับไปด้านบน