ขนาดแฟ้มของสมุดงาน Excel โดยไม่คาดคิดได้อาจเพิ่ม exponentially

นำไปใช้กับ: Microsoft Office Excel 2007Microsoft Office Excel 2003

อาการ


ขนาดแฟ้มของสมุดงาน Microsoft Excel อาจเพิ่มโดยไม่คาดคิด exponentially นอกจากนี้ ถ้าผู้ใช้ทั้งหมดของสมุดงานที่ใช้ร่วมกันบันทึก และปิดสมุดงาน สมุดงานอาจไม่สามารถลดขนาดแฟ้ม ตามสมควร

หมายเหตุ  ขึ้นอยู่กับการรวมกันของ XML และการบีบอัดแฟ้ม Excel 2007 ชนิดของแฟ้มกำลังมักจะมีขนาดเล็กกว่าชนิดแฟ้ม XLS ที่สืบทอดมา อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้ในรุ่นของ Excel ที่แสดงไว้ในส่วน "Applies to" ใด ๆ

สาเหตุ


ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นหาก Excel ปิดโดยไม่คาดคิด ในกรณีนี้ ผู้ใช้อาจไม่สามารถถูกตัดการเชื่อมต่อจากสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน

การแก้ปัญหา


เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ตัดการเชื่อมต่อผู้ใช้ทั้งหมดที่อยู่ในขณะนี้ไม่ได้ใช้สมุดงาน บันทึกสมุดงาน และจากนั้น ปิดสมุดงาน

สิ่งสำคัญ ตรวจสอบกับผู้ใช้ที่คุณต้องการตัดการเชื่อมต่อที่ไม่ได้ทำงานในสมุดงาน ถ้าคุณยกเลิกผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ ของผู้ใช้งานที่ไม่ได้บันทึกจะสูญหายไป

ตัดการเชื่อมต่อผู้ใช้ที่อยู่ในขณะนี้ไม่ได้ใช้สมุดงาน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ตามความเหมาะสมกับรุ่นของ Excel ที่คุณกำลังทำงานอยู่

Excel 2007

  1. เปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกันใน Excel 2007
  2. คลิกแท็บตรวจทาน
  3. ในกลุ่มเปลี่ยนแปลงคลิกสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน
  4. บนแท็บการแก้ไขคลิกที่ชื่อของแต่ละผู้ใช้ที่คุณต้องการตัดการเชื่อมต่อ และจากนั้น คลิกเอาผู้ใช้ออกหลังจากแต่ละชื่อ

Microsoft Office Excel 2003 และ Excel รุ่นก่อนหน้า

  1. บนเมนูเครื่องมือคลิกสมุดงานที่ใช้ร่วมกันและจากนั้น คลิกแท็บการแก้ไข
  2. ในกล่องที่มีสมุดงานขณะนี้ตรวจทานรายการของผู้ใช้
  3. คลิกที่ชื่อของแต่ละผู้ใช้ที่คุณต้องการตัดการเชื่อมต่อ และจากนั้น คลิกเอาผู้ใช้ออก

ข้อมูลเพิ่มเติม


ปัญหาที่อธิบายไว้ในบทความนี้อาจเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงถึงว่าคุณใช้ตัวเลือกไม่ต้องเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงใน Excel Excel เก็บติดตามของการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นต่อการทำให้ตรงกันระหว่างผู้ใช้สมุดงาน Excel เก็บการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในหน่วยความจำจนกว่าคุณจะบันทึกสมุดงาน เมื่อคุณบันทึกสมุดงาน Excel จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไปฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์

เมื่อใดก็ ตามที่ Excel ปิดโดยไม่คาดคิด ชื่อผู้ใช้ ghost สามารถยังคงอยู่ในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน สมุดงานติดตามรุ่นของสมุดงานที่ใช้ร่วมกันซึ่งผู้ใช้ถูกล่าสุดการซิงโครไนส์ สมุดงานไม่นี้เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นหลังจากการซิงโครไนส์จะไม่ลบออกอย่างถาวร



เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาที่อธิบายไว้ในบทความนี้ ใช้แนวทางปฏิบัติที่แนะนำต่อไปนี้:
  • บันทึกบ่อย ๆ ยาวช่วงเวลาระหว่างการบันทึกการดำเนินการ เพิ่มหน่วยความจำที่ถูกใช้โดยจัดเก็บระเบียนการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บันทึกลงในแฟ้ม
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แต่ละผู้ใช้ปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกันทุกวัน ขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ชื่อผู้ใช้ ghost นอกจากนี้ ขั้นตอนนี้ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงระเบียนที่อยู่ในหน่วยความจำจะถูกลบออกอย่างถาวร
  • เป็นระยะ ๆ ค้นหา และเอาชื่อของผู้ใช้ ghost ใด ๆ ที่เหลือในสมุดงาน แล้ว บันทึก และปิดสมุดงานนั้น