การทํางานกับแผ่นข้อมูล

คุณต้องการทำอะไร

• เรียนรู้เกี่ยวกับแผ่นข้อมูล

• จัดระเบียบข้อมูลโดยการปรับเปลี่ยนและย้ายคอลัมน์หรือแถว

• เปลี่ยนสไตล์เส้นตารางและสีพื้นหลัง

• เปลี่ยนรูปแบบข้อความ

• สรุปข้อมูลโดยการเพิ่มแถวผลรวม

• นําการเรียงลําดับและการกรองไปใช้

• บันทึกการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงของคุณ

เรียนรู้เกี่ยวกับแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูลเป็นการแสดงภาพของข้อมูลที่อยู่ในตาราง หรือผลลัพธ์ที่ส่งกลับโดยคิวรี ซึ่งจะแสดงเขตข้อมูลสําหรับแต่ละระเบียนจากตาราง ฟอร์ม หรือผลลัพธ์คิวรีในรูปแบบตาราง (แถวและคอลัมน์) ดังที่แสดงไว้ที่นี่

ตามค่าเริ่มต้น ตารางและคิวรีจะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางหรือคิวรี แล้วคลิก เปิด บนเมนูทางลัดเพื่อเปิดตารางหรือคิวรีเป็นแผ่นข้อมูล

เมื่อคุณนํารูปแบบที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับแถวและคอลัมน์ หรือเพิ่มแถว ผลรวม แผ่นข้อมูลยังสามารถทําหน้าที่เป็นรายงานอย่างง่าย

จัดระเบียบข้อมูลโดยการปรับเปลี่ยนและย้ายคอลัมน์หรือแถว

คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลเพื่อทําให้ดูแผ่นข้อมูลได้ง่ายขึ้น หรือจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่จําเป็นในช่วงเวลาหนึ่งๆ ได้ ส่วนนี้จะแสดงวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถดําเนินการนี้ให้สําเร็จได้

เปลี่ยนสไตล์เส้นตารางและสีพื้นหลัง

เมื่อใช้แผ่นข้อมูล คุณสามารถปรับปรุงลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลได้โดยการเปลี่ยนรูปแบบ เช่น สไตล์เส้นตารางหรือสีพื้นหลัง หรือโดยการสร้างสีที่ต่างกันสําหรับการสลับแถว

เปลี่ยนรูปแบบข้อความ

หลังจากที่คุณเปิดตาราง คิวรี หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของข้อความ รวมถึงการจัดรูปแบบได้ โปรดสังเกตว่า การเปลี่ยนแปลงของคุณจะนําไปใช้กับทั้งแผ่นข้อมูล ถ้าคุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงของคุณปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในครั้งถัดไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล อย่าลืมคลิก ใช่ เมื่อคุณปิดแผ่นข้อมูล และได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในเค้าโครง

คุณสามารถใช้คําสั่งเพิ่มเติมในกลุ่ม การจัดรูปแบบข้อความ บนแท็บ หน้าแรก เพื่อทําการเปลี่ยนแปลงลักษณะแบบอักษรในแผ่นข้อมูล

1. คลิกเซลล์ใดๆ ในแผ่นข้อมูล

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดรูปแบบข้อความ ให้เลือกทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ให้พิมพ์หรือคลิกฟอนต์ในกล่อง ฟอนต์

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนขนาดฟอนต์ ให้พิมพ์หรือคลิกขนาดฟอนต์ในกล่อง ขนาดฟอนต์

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนสไตล์ฟอนต์ ให้คลิกปุ่ม ตัวหนาตัว เอียง หรือ ขีดเส้นใต้ (หรือการผสมกันทั้งสามแบบ)

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนสีฟอนต์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม สีฟอนต์ แล้วเลือกสีจากชุดแบบสี

สรุปข้อมูลโดยการเพิ่มแถวผลรวม

ด้วยการเพิ่มแถว ผลรวม ลงในแผ่นข้อมูล คุณสามารถดูผลรวมจากการคํานวณสําหรับคอลัมน์ได้อย่างรวดเร็ว นอกจากการรวมคอลัมน์ของข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถใช้แถว ผลรวม เพื่อทําการคํานวณอื่นๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย นับจํานวนรายการในคอลัมน์ และค้นหาค่าต่ําสุดหรือสูงสุดในคอลัมน์ของข้อมูล

เมื่อต้องการแสดงแถว ผลรวม ให้ทําดังต่อไปนี้:

1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

   แถวใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล โดยมีคําว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก

2. คลิกเซลล์ใดๆ ที่อยู่บนแถวเดียวกันกับเซลล์ที่มีคําว่า ผลรวม

3. คลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้น แล้วคลิกชนิดของการคํานวณที่คุณต้องการให้แสดงในเซลล์นั้น

   รายการของฟังก์ชันหรือชนิดของการคํานวณที่พร้อมใช้งานจะขึ้นอยู่กับ ชนิดข้อมูล ของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีค่าสกุลเงิน คุณจะเห็นรายการของฟังก์ชันที่นําไปใช้กับการคํานวณสกุลเงิน เช่น ต่ําสุด และ สูงสุด

   

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟีเจอร์แถวผลรวม ให้ดูบทความ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม

นําการเรียงลําดับและการกรองไปใช้

มีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมบางอย่างที่ทําให้ดูหรือพิมพ์แผ่นข้อมูลได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ในภาพประกอบต่อไปนี้ ชื่อบริษัทจะเรียงลําดับตามตัวอักษร

• เมื่อต้องการนําการเรียงลําดับไปใช้ ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ (หรือคลิกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์) แล้วคลิกตัวเลือกการเรียงลําดับที่คุณต้องการ

• เมื่อต้องการนําตัวกรองไปใช้ ให้คลิกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายสําหรับค่าที่คุณต้องการแสดง อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิก ตัวกรองข้อความ หรือ ตัวกรองตัวเลข เพื่อสร้างตัวกรองโดยละเอียดเพิ่มเติม

บันทึกการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงของคุณ

หลังจากที่คุณเปลี่ยนเค้าโครงและลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูลคุณจําเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงถ้าคุณต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลงในครั้งถัดไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล เมื่อคุณปิดแผ่นข้อมูลหลังจากที่คุณทําการเปลี่ยนแปลงเค้าโครง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ถ้าคุณคลิก ใช่ การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกและนําไปใช้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล ถ้าคุณคลิก ไม่ การเปลี่ยนแปลงจะถูกละทิ้ง และแผ่นข้อมูลจะเปิดขึ้นพร้อมกับการตั้งค่าเค้าโครงเริ่มต้น (หรือการตั้งค่าที่บันทึกไว้ล่าสุด) ในครั้งถัดไปที่คุณเปิด

ด้านบนของหน้า