การวางแผนการกำหนดเวอร์ชันเอกสารการอนุมัติเนื้อหาและตัวควบคุมการเช็คเอาท์ใน SharePoint

เกี่ยวกับการกำหนดเวอร์ชันการอนุมัติเนื้อหาและการเช็คเอาท์

SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์ต่อไปนี้ที่สามารถช่วยให้คุณควบคุมเอกสารในไลบรารีเอกสารได้ดังนี้

• การกำหนดเวอร์ชันคือวิธีการที่การวนซ้ำที่ต่อเนื่องกันของเอกสารมีลำดับเลขและบันทึกไว้

• การอนุมัติเนื้อหาคือวิธีการที่สมาชิกของไซต์ที่มีสิทธิ์ผู้อนุมัติควบคุมสิ่งพิมพ์ของเนื้อหา

• การเช็คเอาท์และเช็คอินคือวิธีที่ผู้ใช้สามารถควบคุมได้ดียิ่งขึ้นเมื่อมีการสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่และข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาสร้างขึ้นเมื่อพวกเขาตรวจสอบเอกสาร

คุณกำหนดค่าการตั้งค่าสำหรับฟีเจอร์การกำกับดูแลเนื้อหาที่กล่าวถึงในบทความนี้ในไลบรารีเอกสาร เมื่อต้องการแชร์การตั้งค่าเหล่านี้ระหว่างไลบรารีในโซลูชันของคุณคุณสามารถสร้างเทมเพลตของไลบรารีเอกสารที่มีการตั้งค่าการกำกับดูแลเนื้อหาของคุณได้ การทำเช่นนี้จะทำให้แน่ใจว่าไลบรารีใหม่จะแสดงการตัดสินใจเกี่ยวกับการกำกับดูแลเนื้อหาของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดเวอร์ชันให้ดูที่เปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

วางแผนการกำหนดเวอร์ชัน

ตัวควบคุมการกำหนดเวอร์ชันเริ่มต้นสำหรับไลบรารีเอกสารจะขึ้นอยู่กับแม่แบบไซต์คอลเลกชัน อย่างไรก็ตามคุณสามารถกำหนดค่าตัวควบคุมการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารีเอกสารได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของคุณ ไลบรารีเอกสารแต่ละไลบรารีสามารถมีตัวควบคุมการกำหนดเวอร์ชันที่แตกต่างกันที่เหมาะสมที่สุดกับชนิดของเอกสารในไลบรารี SharePoint Server 2016 มีตัวเลือกการกำหนดเวอร์ชันสามตัวเลือกดังนี้

• ไม่มีการกำหนดเวอร์ชัน      ระบุว่าไม่มีการบันทึกเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า เมื่อไม่ได้ใช้การกำหนดเวอร์ชันเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารจะไม่เรียกและประวัติเอกสารจะยังไม่ถูกเก็บไว้เนื่องจากข้อคิดเห็นที่มีการทำซ้ำแต่ละรายการของเอกสารจะไม่ถูกบันทึก ใช้ตัวเลือกนี้บนไลบรารีเอกสารที่มีเนื้อหาที่ไม่สำคัญหรือเนื้อหาที่จะไม่เปลี่ยนแปลง

• การสร้างเวอร์ชันหลัก      ระบุว่าเอกสารเวอร์ชันลำดับเลขจะถูกเก็บไว้โดยใช้แบบแผนการกำหนดเวอร์ชันอย่างง่าย (เช่น 1, 2, 3) เมื่อต้องการควบคุมเอฟเฟ็กต์บนพื้นที่จัดเก็บคุณสามารถระบุจำนวนเวอร์ชันก่อนหน้าที่จะเก็บได้นับจากเวอร์ชันปัจจุบัน

  ในการกำหนดเวอร์ชันหลักทุกครั้งที่มีการบันทึกเอกสารเวอร์ชันใหม่ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์ไปยังไลบรารีเอกสารจะสามารถดูเนื้อหาได้ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณไม่ต้องการแยกความแตกต่างระหว่างเวอร์ชันแบบร่างของเอกสารและเวอร์ชันที่ประกาศ ตัวอย่างเช่นในไลบรารีเอกสารที่ใช้โดยเวิร์กกรุ๊ปในองค์กรการกำหนดเวอร์ชันหลักเป็นตัวเลือกที่ดีถ้าทุกคนในทีมต้องสามารถดูการทำซ้ำทั้งหมดของเอกสารแต่ละรายการได้

• การสร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง)      ระบุว่าเอกสารที่มีลำดับเลขจะถูกเก็บไว้โดยใช้ชุดรูปแบบการกำหนดเวอร์ชันหลักและรอง (เช่น๑.๐, ๑.๑, ๑.๒, ๒.๐, ๒.๑) เวอร์ชันที่ลงท้ายด้วย.0คือเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันที่ลงท้ายด้วยส่วนขยายที่ไม่ใช่ศูนย์คือเวอร์ชันรอง เอกสารเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองก่อนหน้านี้จะถูกบันทึกพร้อมกับเวอร์ชันปัจจุบัน เมื่อต้องการควบคุมเอฟเฟ็กต์บนพื้นที่จัดเก็บคุณสามารถระบุจำนวนเวอร์ชันหลักก่อนหน้าที่จะเก็บได้นับจากเวอร์ชันปัจจุบัน นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุจำนวนเวอร์ชันหลักที่ถูกเก็บไว้ควรมีเวอร์ชันรองที่เกี่ยวข้องด้วย ตัวอย่างเช่นถ้าคุณระบุว่าเวอร์ชันรองควรถูกเก็บไว้สำหรับเวอร์ชันหลักสองเวอร์ชันและเวอร์ชันหลักปัจจุบันคือ๔.๐จากนั้นเวอร์ชันรองทั้งหมดเริ่มต้นที่๓.๑จะถูกเก็บไว้

  ในการกำหนดเวอร์ชันหลักและรองผู้ใช้ใดๆที่มีสิทธิ์อ่านสามารถดูเวอร์ชันหลักของเอกสารได้ คุณสามารถระบุผู้ใช้ที่ยังสามารถดูเวอร์ชันรองได้ โดยทั่วไปแล้วเราขอแนะนำให้คุณให้สิทธิ์ในการดูและทำงานกับผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขรายการและจำกัดผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านสิทธิ์ในการดูเฉพาะเวอร์ชันหลักเท่านั้น

  ใช้การกำหนดเวอร์ชันหลักและรองเมื่อคุณต้องการแยกความแตกต่างระหว่างเนื้อหาที่ประกาศที่สามารถดูได้โดยผู้ชมและเนื้อหาแบบร่างที่ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับสิ่งพิมพ์ ตัวอย่างเช่นบนเว็บไซต์ทรัพยากรบุคคลที่อธิบายถึงประโยชน์ขององค์กรให้ใช้การกำหนดเวอร์ชันหลักและการกำหนดเวอร์ชันรองเพื่อจำกัดการเข้าถึงคำอธิบายประโยชน์ของพนักงานในขณะที่คำอธิบายกำลังถูกแก้ไข

วางแผนการอนุมัติเนื้อหา

ใช้การอนุมัติเนื้อหาไปยัง formalize และควบคุมการทำให้เนื้อหาพร้อมใช้งานสำหรับผู้ชม ตัวอย่างเช่นองค์กรที่เผยแพร่เนื้อหาเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์หรือบริการอาจจำเป็นต้องมีการรีวิวทางกฎหมายและการอนุมัติก่อนที่จะประกาศเนื้อหา

แบบร่างเอกสารที่รอการอนุมัติเนื้อหาอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่ เมื่อผู้อนุมัติตรวจทานเอกสารและอนุมัติเนื้อหานั้นจะพร้อมใช้งานสำหรับการดูโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่าน เจ้าของไลบรารีเอกสารสามารถเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารีเอกสารและเลือกที่จะเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์กับไลบรารีเพื่อเรียกใช้กระบวนการการอนุมัติ

วิธีที่เอกสารถูกส่งสำหรับการอนุมัติจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันในไลบรารีเอกสาร:

• ไม่มีการกำหนดเวอร์ชัน      ถ้าการกำหนดเวอร์ชันไม่ได้ถูกใช้และการเปลี่ยนแปลงในเอกสารจะถูกบันทึกสถานะของเอกสารจะอยู่ระหว่างการพิจารณา SharePoint Server 2016 เก็บเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านยังคงสามารถดูได้ หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงที่ค้างอยู่ได้รับการอนุมัติเอกสารเวอร์ชันใหม่จะพร้อมใช้งานสำหรับการดูโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านแล้วและเวอร์ชันก่อนหน้าไม่ได้รับการรักษาไว้

  ถ้าไม่มีการใช้การกำหนดเวอร์ชันและเอกสารใหม่จะถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะที่ค้างอยู่และจะไม่สามารถดูได้โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านจนกว่าจะได้รับการอนุมัติ

• การสร้างเวอร์ชันหลัก      ถ้ามีการใช้การกำหนดเวอร์ชันหลักและการเปลี่ยนแปลงในเอกสารจะถูกบันทึกสถานะของเอกสารจะอยู่ระหว่างการพิจารณาและเวอร์ชันหลักก่อนหน้าของเอกสารจะพร้อมใช้งานสำหรับการดูโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่าน หลังจากการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้รับการอนุมัติแล้วเอกสารเวอร์ชันหลักใหม่จะถูกสร้างขึ้นและพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านและเวอร์ชันหลักก่อนหน้าจะถูกบันทึกลงในรายการประวัติของเอกสาร

  ถ้ามีการใช้การกำหนดเวอร์ชันหลักและเอกสารใหม่จะถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะที่ค้างอยู่และจะไม่สามารถดูได้โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านจนกว่าจะได้รับการอนุมัติเป็นเวอร์ชัน1

• การสร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง)      ถ้ามีการใช้การกำหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองและการเปลี่ยนแปลงในเอกสารจะถูกบันทึกผู้เขียนจะมีตัวเลือกในการบันทึกเอกสารเวอร์ชันรองใหม่เป็นแบบร่างหรือการสร้างเวอร์ชันหลักใหม่ซึ่งจะเปลี่ยนสถานะของเอกสารเป็นค้างอยู่ หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้รับการอนุมัติแล้วเอกสารเวอร์ชันหลักใหม่จะถูกสร้างขึ้นและพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่าน ในการกำหนดเวอร์ชันหลักและรองทั้งเอกสารเวอร์ชันหลักและรองจะถูกเก็บไว้ในรายการประวัติของเอกสาร

  ถ้ามีการใช้การกำหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองและเอกสารใหม่จะถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารจะสามารถเพิ่มลงในไลบรารีได้ในสถานะแบบร่างเป็นเวอร์ชัน๐.๑หรือผู้เขียนสามารถขอรับการอนุมัติได้ทันที ในกรณีนี้สถานะของเอกสารจะอยู่ระหว่างการพิจารณา

การเช็คเอาท์และการเช็คอินของแผน

คุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้สามารถเช็คเอาท์เอกสารจากไลบรารีเอกสารก่อนที่จะแก้ไขเอกสารได้ ประโยชน์ของการเช็คเอาท์และเช็คอินมีดังต่อไปนี้:

• การควบคุมที่ดียิ่งขึ้นเมื่อมีการสร้างเวอร์ชันเอกสาร เมื่อเอกสารถูกเช็คเอาท์ผู้เขียนสามารถบันทึกเอกสารได้โดยไม่ต้องทำการตรวจสอบ ผู้ใช้อื่นของไลบรารีเอกสารจะไม่สามารถดูการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้และไม่มีการสร้างเวอร์ชันใหม่ เวอร์ชันใหม่ (ที่มองเห็นได้สำหรับผู้ใช้อื่น) จะถูกสร้างขึ้นเมื่อผู้เขียนตรวจสอบในเอกสารเท่านั้น การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้เขียนมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและการควบคุม

• การจับภาพ metadata ที่ดียิ่งขึ้น เมื่อมีการเช็คอินเอกสารผู้เขียนสามารถเขียนข้อคิดเห็นที่อธิบายการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารได้ การดำเนินการนี้จะสร้างระเบียนย้อนหลังที่ต่อเนื่องของการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร

ถ้าโซลูชันของคุณจำเป็นต้องมีผู้ใช้ในการเช็คอินและเช็คเอาท์เอกสารเพื่อแก้ไขคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ที่สนับสนุนการดำเนินการเหล่านี้ได้ ผู้ใช้สามารถเช็คเอาท์เอกสารยกเลิกการเช็คเอาท์และเช็คอินเอกสารจากแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ได้

เมื่อเอกสารถูกเช็คเอาท์จะถูกล็อกสำหรับการแก้ไขแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลโดยผู้ใช้ เมื่อผู้ใช้บันทึกการแก้ไขไปยังไฟล์นี้การเปลี่ยนแปลงจะถูกอัปโหลดและบันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นส่วนตัวของผู้ใช้และไม่สามารถมองเห็นบุคคลอื่นได้ เมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะเช็คอินเอกสารแล้วการเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะแสดงให้ผู้อื่นเห็นและเผยแพร่

จากแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ผู้ใช้ยังสามารถเลือกที่จะออกจากเอกสารที่เช็คเอาท์บนเซิร์ฟเวอร์ได้โดยการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการแก้ไขเนื้อหา