การสร้างรายงานอย่างง่าย

คุณต้องการทำอะไร

• เลือกแหล่งระเบียน

• สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

• สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

• สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ

• สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน

• ทำความเข้าใจตัวควบคุม

• ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

• ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

• เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

• บันทึกงานของคุณ

• ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

• การดูรายงานของคุณ

• พิมพ์รายงานของคุณ

• ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

เลือกแหล่งระเบียน

รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ดึงมาจากตารางหรือคิวรี ตลอดจนข้อมูลที่จัดเก็บด้วยการออกแบบรายงาน เช่น ป้ายชื่อ ส่วนหัว และกราฟิก ตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลต้นแบบเรียกอีกอย่างว่าแหล่งระเบียนของรายงาน ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมทั้งหมดมีอยู่ในตารางเดียว ให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งระเบียน ถ้าเขตข้อมูลอยู่ในตารางมากกว่าหนึ่งตาราง คุณจําเป็นต้องใช้คิวรีอย่างน้อยหนึ่งคิวรีเป็นแหล่งระเบียน คิวรีเหล่านั้นอาจมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจจําเป็นต้องสร้างคิวรีใหม่โดยเฉพาะเพื่อให้ตรงกับความต้องการของรายงานของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานเป็นวิธีที่เร็วที่สุดสําหรับคุณในการสร้างรายงาน เนื่องจากจะสร้างรายงานทันทีโดยไม่มีการพร้อมท์ให้คุณใส่ข้อมูล รายงานนี้จะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือคิวรีต้นแบบ เครื่องมือรายงานอาจไม่สร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ขัดเงาที่คุณต้องการในที่สุด แต่จะมีประโยชน์มากในฐานะวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว จากนั้นคุณสามารถบันทึกรายงานและปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นฐานของรายงาน

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงาน

   Access จะสร้างรายงานและแสดงในมุมมองเค้าโครง

3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึกแล้วปิดทั้งรายงานและตารางหรือคิวรีต้นแบบที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียน ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ปรากฏในรายงานของคุณได้มากขึ้น คุณยังสามารถระบุวิธีการจัดกลุ่มและเรียงลําดับข้อมูล และคุณสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากกว่าหนึ่งรายการ โดยที่คุณได้ระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและคิวรีไว้ล่วงหน้าแล้ว

• บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

• ทําตามคําแนะนําบนหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

  เมื่อคุณแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นรายงานตามที่จะปรากฏในการพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มการขยายเพื่อขยายรายละเอียดได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ

ใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อเพื่อสร้างป้ายชื่อสำหรับขนาดป้ายชื่อมาตรฐานต่างๆ อย่างง่ายดาย

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เปิดตารางหรือคิวรีที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับป้ายชื่อของคุณโดยการดับเบิลคลิก

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายชื่อ

3. ทําตามคําแนะนําบนหน้าของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

Access จะแสดงป้ายชื่อของคุณใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อให้คุณสามารถดูป้ายผนึกได้ตามที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมแถบเลื่อนบนแถบสถานะ Access เพื่อขยายรายละเอียดได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูที่ส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เครื่องมือรายงานหรือตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือรายงานเปล่าเพื่อสร้างรายงานตั้งแต่เริ่มต้น วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วมากในการสร้างรายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณวางแผนที่จะใส่เฉพาะบางเขตข้อมูลในรายงานของคุณ ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการใช้เครื่องมือ รายงานเปล่า

• บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงานว่าง

  รายงานเปล่าจะแสดงในมุมมองเค้าโครง และบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลจะแสดงทางด้านขวาของหน้าต่าง Access

• ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฎบนรายงาน

• ลากแต่ละเขตข้อมูลลงในรายงานทีละหนึ่งรายการ หรือกด CTRL ค้างไว้ แล้วเลือกหลายเขตข้อมูล แล้วลากลงในรายงานพร้อมกัน

• ใช้เครื่องมือในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบรายงาน เพื่อเพิ่มโลโก้ ชื่อเรื่อง หมายเลขหน้า หรือวันที่และเวลาลงในรายงาน

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน

ใน Access การออกแบบรายงานจะถูกแบ่งเป็นส่วนๆ คุณสามารถดูรายงานของคุณในมุมมองออกแบบเพื่อดูส่วนต่างๆ ของรายงานได้ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่มีประโยชน์ คุณต้องเข้าใจวิธีการทํางานของแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกที่จะวางตัวควบคุมจากการคํานวณจะกําหนดวิธีที่ Access คํานวณผลลัพธ์ รายการต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปของชนิดส่วนและการใช้งาน:

• ส่วนหัวรายงาน     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์เพียงครั้งเดียวที่ส่วนเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวของรายงานสําหรับข้อมูลที่โดยปกติจะปรากฏบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคํานวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวของรายงาน ผลรวมที่คํานวณจะเป็นของทั้งรายงาน ส่วนหัวรายงานจะถูกพิมพ์ก่อนส่วนหัวของหน้า

• ส่วนหัวของหน้า     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ด้านบนของทุกหน้า ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อทําซ้ําชื่อรายงานบนทุกหน้า

• ส่วนหัวของกลุ่ม     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่จุดเริ่มต้นของกลุ่มระเบียนใหม่แต่ละกลุ่ม ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่มีการจัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคํานวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวม Sum ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมจะเป็นค่าสําหรับกลุ่มปัจจุบัน

• รายละเอียด     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์หนึ่งครั้งสําหรับทุกแถวในแหล่งระเบียน ส่วนนี้เป็นตำแหน่งที่คุณวางตัวควบคุมซึ่งสร้างเนื้อความหลักของรายงาน

• ส่วนท้ายของกลุ่ม     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มของระเบียน ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปสําหรับกลุ่ม

• ส่วนท้ายของหน้า     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ส่วนท้ายของทุกหน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า

• ส่วนท้ายของรายงาน     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์เพียงครั้งเดียวที่ส่วนท้ายของรายงาน ใช้ส่วนท้ายของรายงานเพื่อพิมพ์ผลรวมของรายงาน หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ สำหรับรายงานทั้งหมด

  หมายเหตุ: ในมุมมองออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตาม เมื่อพิมพ์หรือแสดงตัวอย่างรายงาน ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏ เหนือ ส่วนท้ายของหน้า หลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้ายหรือบรรทัดรายละเอียดบนหน้าสุดท้าย

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจตัวควบคุม

ตัวควบคุมคือวัตถุที่แสดงข้อมูล ดําเนินการ และช่วยให้คุณสามารถดูและทํางานกับข้อมูลที่ปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่น ป้ายชื่อและรูป Access สนับสนุนตัวควบคุมสามชนิด ได้แก่ ผูก ไม่ถูกผูก และคํานวณ:

• ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ค่าสามารถเป็นได้ทั้งข้อความ วันที่ ตัวเลข ค่าใช่/ไม่ใช่ รูปภาพ หรือกราฟ กล่องข้อความเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ชนิดที่ใช้กันทั่วไป ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความบนฟอร์มที่แสดงนามสกุลของพนักงานอาจได้รับข้อมูลนี้จากเขตข้อมูล นามสกุล ในตาราง พนักงาน

• ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งข้อมูล (เขตข้อมูลหรือนิพจน์) เป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยมผืนผ้า และรูปภาพได้ ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานเป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้

• ตัวควบคุมจากการคํานวณ     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นนิพจน์แทนที่จะเป็นตัวควบคุมจากการคํานวณ คุณสามารถระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมด้วยการกําหนด นิพจน์ เป็นแหล่งข้อมูลสําหรับตัวควบคุม นิพจน์คือการผสมผสานของตัวดําเนินการ (เช่น = และ + ) ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันที่ส่งกลับค่าเดียว และค่าคงที่ ตัวอย่างเช่น นิพจน์ต่อไปนี้จะคํานวณราคาของสินค้าที่มีส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์ ด้วยการคูณค่าในเขตข้อมูล ราคาต่อหน่วย ด้วยค่าคงที่ (0.75)

  = [ราคาต่อหน่วย] * 0.75

  นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าของรายงาน หรือจากตัวควบคุมในรายงาน

เมื่อคุณสร้างรายงาน การเพิ่มและจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดก่อนอาจมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าตัวควบคุมเหล่านั้นเป็นส่วนใหญ่ของตัวควบคุมในรายงาน จากนั้นคุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้และตัวควบคุมจากการคํานวณที่ดําเนินการออกแบบให้เสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบรายงาน

คุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลด้วยการระบุเขตข้อมูลที่ตัวควบคุมได้รับข้อมูล คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ผูกอยู่กับเขตข้อมูลที่เลือกได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเขตข้อมูลของตารางหรือคิวรีต้นแบบของรายงาน เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถผูกเขตข้อมูลกับตัวควบคุมโดยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลในตัวควบคุมหรือในกล่องสําหรับค่า แหล่งตัวควบคุม ในแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติจะกําหนดคุณลักษณะของตัวควบคุม เช่น ชื่อ แหล่งของข้อมูล และรูปแบบของตัวควบคุม

การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตัวควบคุมด้วยเหตุผลสองประการ:

• ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะมีป้ายชื่อที่แนบ และป้ายชื่อจะใช้ชื่อของเขตข้อมูล (หรือคำอธิบายที่ระบุไว้สำหรับเขตข้อมูลนั้นในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่า) เป็นคำอธิบายตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องพิมพ์คำอธิบายด้วยตนเอง

• ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะสืบทอดการตั้งค่าต่างๆ ที่เหมือนกับเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีย่อย (เช่น สําหรับคุณสมบัติ รูปแบบ, ตําแหน่งทศนิยม และ รูปแบบการป้อนข้อมูล) ดังนั้น คุณจึงสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติเหล่านี้สําหรับเขตข้อมูลยังคงเหมือนเดิมเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างตัวควบคุมที่ผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณสร้างตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้แล้ว และต้องการผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมเป็นชื่อของเขตข้อมูล สําหรับรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติ ControlSource ให้ค้นหาวิธีใช้สําหรับ "แหล่งตัวควบคุม"

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

หลังจากที่คุณสร้างรายงาน คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบได้โดยการทํางานในมุมมองเค้าโครง การใช้ข้อมูลรายงานจริงเป็นแนวทางของคุณ คุณสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ จัดเรียงคอลัมน์ใหม่ และเพิ่มระดับการจัดกลุ่มและผลรวมได้ คุณสามารถวางเขตข้อมูลใหม่ในการออกแบบรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมของรายงานได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

Access จะแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนของรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ 

• กด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

คุณยังสามารถปรับแต่งการออกแบบรายงานของคุณได้ด้วยการทํางานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมและเขตข้อมูลใหม่ลงในรายงานได้โดยการเพิ่มลงในตารางออกแบบ แผ่นคุณสมบัติทําให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติจํานวนมากที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อกําหนดรายงานของคุณเองได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

Access จะแสดงรายงานในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนที่อยู่ในรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ 

• กด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า

เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

ตัวควบคุมบางตัวจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น ตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกซึ่งถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในรายงานของคุณ ตัวควบคุมอื่นๆ จํานวนมากสามารถสร้างในมุมมองออกแบบได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบรายงาน

บันทึกงานของคุณ

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณพิมพ์หรือดูรายงาน ถ้าความต้องการในการรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่คล้ายกันโดยยึดตามการออกแบบของต้นฉบับได้

ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ซ้ําแล้วซ้ําอีกได้ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณดูหรือพิมพ์รายงาน ถ้าความต้องการในการรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่คล้ายกันโดยยึดตามการออกแบบของต้นฉบับได้

การดูรายงานของคุณ

มีหลายวิธีในการดูรายงานของคุณ วิธีที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทํากับรายงานและข้อมูล:

• ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวไปยังข้อมูลที่ปรากฎบนรายงานก่อนที่จะพิมพ์ หรือถ้าคุณต้องการคัดลอกข้อมูลจากรายงานไปยังคลิปบอร์ด ให้ใช้มุมมองรายงาน

• ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงไปยังการออกแบบของรายงานในขณะที่กำลังดูข้อมูล ให้ใช้มุมมองเค้าโครง

• ถ้าคุณเพียงต้องการดูลักษณะของรายงานเมื่อพิมพ์ ให้ใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงานในขณะที่รายงานนั้นเปิดอยู่ในมุมมองใดก็ได้ หรือแม้แต่ในขณะที่รายงานปิดอยู่ ก่อนที่คุณจะพิมพ์ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษอีกครั้ง เช่น ระยะขอบหรือการวางแนวหน้ากระดาษ Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษกับรายงาน ดังนั้นคุณจึงต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว คุณสามารถตั้งค่าได้อีกครั้งในภายหลัง ถ้าความต้องการในการพิมพ์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลง

ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานของคุณถึงผู้รับเป็นข้อความอีเมลแทนที่จะพิมพ์สำเนาเอกสาร:

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกรายงานเพื่อเลือก บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก อีเมล 

2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งวัตถุเป็น ในรายการ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ ให้คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการใช้

3. ทำให้กล่องโต้ตอบที่เหลือเสร็จสมบูรณ์

4. ในแอปพลิเคชันอีเมล ให้พิมพ์รายละเอียดข้อความแล้วส่งข้อความ

ด้านบนของหน้า