หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง
คุณสามารถออกแบบฟอร์ม Microsoft Office InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ คุณทำเช่นนี้ ด้วยการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเมื่อต้องการใช้กฎที่เริ่มต้นการกระทำในฟอร์มที่ยึดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ในการกรอกฟอร์ม
บทความนี้อธิบายถึงวิธีการออกแบบเทมเพลฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงมุมมองต่าง ๆ ของฟอร์มแบบ โดยขึ้นอยู่กับสถานะของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ตัวอย่าง ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่ม ฟอร์มจะแสดงมุมมองที่มีค่าใช้จ่ายที่ประกอบด้วยตารางเกิดซ้ำที่ผู้ใช้สามารถใส่ค่าใช้จ่าย เมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์ที่กำลังดำเนิน ฟอร์มจะแสดงมุมมองสรุปค่าใช้จ่ายที่แสดงค่าใช้จ่ายรวมไว้ในแต่ละประเภท เมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ ฟอร์มจะแสดงมุมมองเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงรายละเอียดบนเวลาชำระคืนเงินโดยประมาณ
เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟอร์มเพื่อตอบสนองต่อสถานะเวิร์กโฟลว์ คุณต้องทำงานบนไซต์Microsoft Office SharePoint Server 2007 หรือไซต์Windows SharePoint Services 3.0 ที่ฟอร์มที่อยู่ และงานใน InfoPath บนไซต์ SharePoint คุณต้องสร้างเวิร์กโฟลว์และไซต์ชนิดเนื้อหา และใน InfoPath คุณต้องเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลลงในเทมเพลตฟอร์ม สร้างกฎ และประกาศเทมเพลตฟอร์ม
หมายเหตุ: บทความนี้ใช้ตัวอย่างที่ถูกประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ นอกจากนี้คุณยังสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเครือข่ายที่แชร์ หรือสร้างไลบรารีเอกสารใหม่เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังไซต์ SharePoint ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศเทมเพลตฟอร์มที่ในส่วนดูเพิ่มเติม
ในบทความนี้
แนะนำการใช้เวิร์กโฟลว์กับฟอร์มของ InfoPath
เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้อื่นทำงานร่วมกันบนเอกสาร และจัดการโครงการงาน ด้วยการใช้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะบนเอกสารและรายการในMicrosoft Office SharePoint Server 2007 ไซต์หรือไซต์Windows SharePoint Services 3.0 เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรที่ยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน และพวกเขาจะปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรและประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งช่วยให้บุคคลที่ดำเนินเน้นงานเหล่านี้ในการทำงานแทนที่ จะจัดการเวิร์กโฟลว์
คุณสามารถเปิดใช้งานฟอร์ม InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ คุณทำเช่นนี้ ด้วยการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเมื่อต้องการใช้กฎที่เริ่มต้นการกระทำในฟอร์มโดยยึดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ในการกรอกฟอร์ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดใช้งานฟอร์มจะแสดงเมื่อสถานะของเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ และ จึง ข้อมูลในฟอร์มไม่ควรเปลี่ยนมุมมองแบบอ่านอย่างเดียว
เวิร์กโฟลว์จะต้องเพิ่มไปยัง SharePoint รายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาเพื่อทำให้พร้อมใช้งานบนเทมเพลตฟอร์ม InfoPath เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสำหรับไซต์จะขึ้นอยู่กับชนิดของไซต์และว่าเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองถูกสร้างขึ้น โดยใช้Microsoft Office SharePoint Designer 2007 แตกต่างกันไป
บทความนี้ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อแสดงให้เห็นถึงวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์กับเทมเพลตฟอร์ม InfoPath เวิร์กโฟลว์การอนุมัติกำหนดเส้นทางฟอร์ม InfoPath ที่ถูกบันทึกไปยังไลบรารีให้กับกลุ่มของบุคคลเพื่อขออนุมัติ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาของเอกสาร และจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติในไลบรารีเอกสารหรือฟอร์ม
แต่ละเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนด โดยสถานะที่ไม่ซ้ำกันด้วยชื่อที่สื่อความหมาย เช่นความคืบหน้าใน ชื่อสำหรับสถานะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ — ซึ่งจะพร้อมใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้Microsoft Office SharePoint Server 2007 ซึ่งมีสถานะสำหรับความคืบหน้าในยกเลิก และเสร็จสมบูรณ์ สถานะของเวิร์กโฟลว์สามสถานะ — ซึ่งจะพร้อมใช้งานในWindows SharePoint Services 3.0 ซึ่งสามารถกำหนด โดยบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในไลบรารีหรือรายการ ในขณะที่เวิร์กโฟลว์อื่นใช้สถานะมาตรฐานเช่นความคืบหน้าใน สถานะที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้ แม้ว่าจะสามารถมองเห็นได้ให้กับผู้ใช้ชื่อสื่อความหมาย สถานะเวิร์กโฟลว์จะถูกแทนด้วยการเขียนโปรแกรม โดยค่าตัวเลข เมื่อต้องการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเพื่อตอบสนองเป็นสถานะเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจง คุณต้องทราบค่าตัวเลขสำหรับสถานะเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้ นี่คือเนื่องจาก InfoPath ใช้ค่าตัวเลขของเวิร์กโฟลว์เพื่อเริ่มการกระทำ เช่นสลับมุมมอง
ขณะที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถเปิดใช้งานแบบเทมเพลตฟอร์ InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ แม้ว่าบทความนี้อธิบายถึงวิธีการเปิดใช้งานแบบเทมเพลตฟอร์รายงานค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงมุมมองที่ระบุโดยขึ้นอยู่กับสถานะโดยอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ โดยการเพิ่มการกระทำเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเปิดใช้งานฟอร์มเพื่อแสดงมุมมองที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถเปิดใช้งานเพื่อแสดงข้อความในกล่องโต้ตอบแสดงคำแนะนำเหล่านั้น และแทนที่จะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะ
หมายเหตุ: ถ้าคุณเปิดใช้งานการกระทำอื่นที่ไม่ใช่กับที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณอาจจำเป็นต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่า เทมเพลฟอร์มของคุณสามารถทำงานอย่างถูกต้องกับเวิร์กโฟลว์ที่คุณใช้
ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเข้ากันได้
ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างแบบเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ โปรดจำไว้ว่าเอกสารแถบการกระทำ ซึ่งจะมองเห็นได้ในการกรอกฟอร์มในเอกสาร Microsoft Office รวมทั้งฟอร์ม InfoPath จะไม่ปรากฏในเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ที่ผู้ใช้กรอกลงในเว็บเบราว์เซอร์ . อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถใช้ฟอร์มโดยใช้เบราว์เซอร์กับเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเปลี่ยนสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับฟอร์มดังกล่าว ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถใช้การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์โดยใช้ไซต์ SharePoint ในส่วนดูเพิ่มเติม
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
ให้แน่ใจว่าต่อไปนี้ก่อนที่จะทำงานในบทความนี้:
-
ติดต่อผู้ดูแลระบบฟาร์มเพื่อยืนยันว่า มีการติดตั้ง และเปิดใช้งานสำหรับไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
-
ให้แน่ใจว่า คุณมีอย่างน้อยหนึ่งดีไซน์ระดับสิทธิ์ สำหรับไซต์ SharePoint ระดับสิทธิ์นี้เป็นสิ่งจำเป็น เพื่อประกาศเทมเพลตฟอร์ม และ เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์
-
สร้างเทมเพลตฟอร์ม มีหลายมุมมอง และแต่ละมุมมองเพื่อแสดงชนิดของข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละสถานะเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง ตัวอย่างเช่น สำหรับมุมมองที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถตั้งค่าตัวควบคุมในมุมมองการอ่านอย่างเดียว
-
สร้างไลบรารีเอกสารหรือฟอร์ม และตรวจสอบให้แน่ใจว่า ไลบรารีที่ถูกตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด
ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติกับไลบรารี
สถานการณ์นี้เน้นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ แต่คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นถ้าคุณต้องการ ถ้าคุณใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น ตัวเลือกสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้นอาจแตกต่างจากที่อธิบายไว้ในบทความนี้
-
เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์
-
บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด
เช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร
-
ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
-
คลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์
-
บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ในส่วนเวิร์กโฟลว์ คลิกการอนุมัติ
-
ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์
-
ในส่วนรายการงาน ระบุรายการงานเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้
หมายเหตุ:
-
คุณสามารถใช้รายการงาน เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างคิวรีใหม่ ถ้าคุณใช้รายการงาน เริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหา และดูงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย โดยใช้มุมมองงานของฉัน ของรายการงาน
-
ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ หรือมีความสำคัญที่คุณต้องการเก็บแยกต่างหากจากรายการงาน ทั่วไป คุณควรสร้างรายการงานใหม่
-
ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือถ้าเวิร์กโฟลว์จะเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก คุณควรสร้างรายการงานใหม่ ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์
-
-
-
ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์
คุณสามารถใช้รายการประวัติ เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างคิวรีใหม่ ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณสามารถสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์
-
เมื่อต้องการอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเอง เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์นี้ให้เริ่มด้วยตนเอง โดยผู้ใช้การรับรองความถูกต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการ ในส่วนตัวเลือกการเริ่มต้น
-
เมื่อต้องการจำเป็นต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์ เลือกกล่องกาเครื่องหมายจำเป็นต้องมีสิทธิ์สำหรับจัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์
-
ระบุตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุณต้องการ รวมถึงเมื่อคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่ม จากนั้น คลิกถัดไป
-
บนหน้ากำหนดเวิร์กโฟลว์ ระบุตัวเลือกที่คุณต้องการ รวมถึงวิธีการกำหนดเส้นทางงาน เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นค่า และวิธีเวิร์กโฟลว์เสร็จ แล้ว คลิกตกลง
เลือกตัวเลือกในส่วนต่อไปนี้ คุณไม่จำเป็นต้องระบุตัวเลือกในส่วนทุก:
งานเวิร์กโฟลว์
เมื่อต้องการ
ให้ทำสิ่งนี้
มอบหมายงานทั้งหมดผู้เข้าร่วมในครั้งเดียว (แบบขนานเวิร์กโฟลว์)
เลือกผู้เข้าร่วมทั้งหมดพร้อมกัน (แบบขนาน)
มอบหมายงานการเข้าร่วมหนึ่งครั้ง ต้องว่า หนึ่งร่วมทำงานก่อนที่ผู้เข้าร่วมถัดไปได้รับงาน (เวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่อง)
เลือกผู้เข้าร่วมหนึ่งครั้ง (แบบต่อเนื่อง)
อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานของพวกเขาให้บุคคลอื่น
เลือกกล่องกาเครื่องหมายมอบหมายงานให้กับบุคคลอื่น
อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์การร้องขอการเปลี่ยนแปลงไปยังเอกสารหรือรายการ ต้องมีอนุมัติการเปลี่ยนแปลงก่อนที่งานเสร็จสมบูรณ์
เลือกกล่องกาเครื่องหมายร้องขอการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะทำงานนั้น ๆ
ค่าเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น
เมื่อต้องการ
ให้ทำสิ่งนี้
ระบุรายการเริ่มต้นของผู้เข้าร่วมสำหรับอินสแตนซ์ทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์นี้
พิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการรวมไว้เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ หรือคลิกผู้อนุมัติ แล้วเลือกบุคคล และกลุ่มจากบริการไดเรกทอรี
หมายเหตุ:
-
คั่นระหว่างชื่อ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
-
ถ้าคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์นี้เป็นเวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่อง เพิ่มชื่อของผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ในลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย
มอบหมายงานเดียวกับกลุ่ม แทนที่การมอบหมายงานแต่ละรายการสำหรับสมาชิกของกลุ่มทุกคน
เลือกตัวการมอบหมายงานแบบเดียวกับแต่ละกลุ่มใส่ (ขยายกลุ่ม) กล่องกาเครื่องหมายไว้
อนุญาตให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์เพื่อเปลี่ยน หรือเพิ่มผู้เข้าร่วม
เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงลงในรายการผู้เข้าร่วมเมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้
ระบุข้อความเริ่มต้นที่ปรากฏขึ้นกับแต่ละงาน
พิมพ์ข้อความหรือคำแนะนำในกล่องข้อความ
ระบุวันครบกำหนดสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบขนาน
ใส่วันภายใต้งานจะครบกำหนด โดย (แบบขนาน)
ระบุระยะผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่องมีการทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์
ภายใต้กำหนดให้แต่ละบุคคลระยะเวลาเพื่อเสร็จสิ้นงานของพวกเขา (แบบต่อเนื่อง) ต่อไปนี้ พิมพ์ตัวเลข นั้นแล้ว เลือกวัน หรือสัปดาห์ เป็นการเพิ่มเวลา
ระบุรายการของบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งเตือน (ไม่การมอบหมายงาน) เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์
ภายใต้การแจ้งให้ผู้อื่น พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการได้รับ แจ้ง หรือคลิกสำเนาถึง และเลือกบุคคลและกลุ่มจากบริการไดเรกทอรี
หมายเหตุ: คั่นระหว่างชื่อ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
เวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์
เมื่อต้องการ
ให้ทำสิ่งนี้
ระบุว่า เวิร์กโฟลว์แบบขนานเสร็จสิ้นเมื่อตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงของผู้เข้าร่วมงานของพวกเขาทำให้เสร็จสมบูรณ์
เลือกกล่องกาเครื่องหมายตามจำนวนของงานเสร็จ และจากนั้น พิมพ์หมายเลข
ระบุว่า เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้วเมื่อเอกสารหรือรายการถูกปฏิเสธ
เลือกกล่องกาเครื่องหมายถูกปฏิเสธเอกสาร
ระบุว่า เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้วเมื่อเอกสารหรือรายการถูกเปลี่ยนแปลง
เลือกกล่องกาเครื่องหมายถูกเปลี่ยนแปลงเอกสาร
กิจกรรมของเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ภายหลัง
เมื่อต้องการ
ให้ทำสิ่งนี้
อัปเดสถานะการอนุมัติสำหรับเอกสารหรือรายการไปหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์
เลือกตัวอัปเดสถานะการอนุมัติ (ใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา) กล่องกาเครื่องหมายไว้
หมายเหตุ:
-
ถ้าคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ กล่องกาเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น
-
ถ้าคุณไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้เนื่องจากคุณไม่ต้องให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นสำหรับไลบรารีเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อทำให้ เวิร์กโฟลว์นี้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหารองที่ผู้ใช้สามารถเริ่มด้วยตนเอง
-
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลกับเทมเพลตฟอร์ม
กระบวนงานต่อไปนี้อธิบายวิธีการเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลรองที่แบบสอบถามสถานะเวิร์กโฟลว์ของเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ 1 เชื่อมต่อข้อมูลรองนี้มีข้อมูลที่เปิดใช้งานกฎในฟอร์มการสลับมุมมองตามสถานะของเวิร์กโฟลว์
-
ใน InfoPath บนเมนูเครื่องมือ คลิกการเชื่อมต่อข้อมูล
-
ในกล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกเพิ่ม
-
ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกสร้างการเชื่อมต่อใหม่ คลิกรับข้อมูล แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง คลิกรายการหรือไลบรารี SharePoint แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint
-
ในรายการเลือกรายการหรือไลบรารี คลิกชื่อของไลบรารีเอกสารที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติในขั้นตอนที่ 1 แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในรายการเลือกเขตข้อมูล เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากชื่อของเขตข้อมูลที่ตรงกับชื่อเวิร์กโฟลว์
ชื่อของเขตข้อมูลอาจไม่ตรงชื่อเวิร์กโฟลว์ ถ้าชื่อเขตข้อมูลเริ่มต้น ด้วยอักขระพิเศษไม่ใช่ตัวอักษรหรือเครื่องหมายขีดล่าง ชื่อของเวิร์กโฟลว์จะสามารถกำหนดเองในรายการ
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมายรวมข้อมูลสำหรับฟอร์มที่ใช้งานอยู่เท่านั้น แล้ว คลิ กถัดไป
-
ล้างกล่องกาเครื่องหมายเก็บสำเนาของข้อมูลในเทมเพลตฟอร์ แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องใส่ชื่อสำหรับกล่องนี้การเชื่อมต่อข้อมูล พิมพ์ชื่อที่ใช้อธิบายสำหรับการเชื่อมต่อข้อมูลรองนี้ ชื่อนี้คือ สิ่งที่แสดงในรายการแหล่งข้อมูล ในบานหน้าต่างงานแหล่งข้อมูล
-
เมื่อต้องการเรียกใช้แบบสอบถาม โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ฟอร์มเปิดอยู่ โดยผู้ใช้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายดึงข้อมูลเมื่อเปิดฟอร์มโดยอัตโนมัติ
-
ที่หน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น
-
ในกล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกปิด
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มกฎลงเทมเพลตฟอร์มเพื่อแสดงมุมมองที่ระบุ
เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตฟอร์ม คุณสามารถใช้กฎโดยอัตโนมัติแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าของเขตข้อมูล คิวรีส่งฟอร์มข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อข้อมูล สลับมุมมอง หรือเปิด หรือปิดฟอร์มในการตอบสนองเหตุการณ์และเงื่อนไขบางอย่าง เหตุการณ์สามารถรวมการเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหรือกลุ่มในแหล่งข้อมูล คลิกปุ่ม การแทรกส่วนการทำซ้ำ หรือแถวในแบบตารางเสริมแถว หรือการเปิดหรือส่งฟอร์ม เงื่อนไขสามารถรวมคำนวณ นิพจน์ XPath และบทบาทของผู้ใช้ เงื่อนไขสามารถรวมว่าค่าของเขตข้อมูลว่างเปล่า อยู่ภายในช่วงที่ระบุ เท่ากับค่าของเขตข้อมูลอื่น หรือเริ่มต้นด้วย หรือประกอบด้วยอักขระบางอย่าง
ในกรณีนี้ คุณจะสร้างกฎเพื่อสลับมุมมองโดยยึดตามสถานะเวิร์กโฟลว์
-
บนเมนูเครื่องมือ คลิกตัวเลือกฟอร์ม
-
ในรายการประเภท คลิกเปิด และบันทึก ไว้
-
ภายใต้ลักษณะการทำงานที่เปิด คลิกกฎ
-
ในกล่องโต้ตอบกฎสำหรับการเปิดฟอร์ม คลิกเพิ่ม
-
ในกล่องชื่อ พิมพ์ชื่อสำหรับกฎ
ตัวอย่าง พิมพ์สลับมุมมอง
-
เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขเมื่อกฎควรเรียกใช้ คลิกตั้งค่าเงื่อนไข
-
ภายใต้นำกฎเมื่อเงื่อนไขนี้เป็นจริง ในกล่องแรก คลิกเลือกเขตข้อมูลหรือกลุ่ม
-
ในรายการแหล่งข้อมูล คลิกชื่อของแหล่งข้อมูลรองที่คุณเพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ 2 แล้ว คลิ กตกลง
-
คลิกที่ชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะเวิร์กโฟลว์
คุณอาจต้องขยายโฟลเดอร์ในหน้าต่างจนกว่าคุณเห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการ
-
ในกล่องโต้ตอบเงื่อนไข ในรายการสอง คลิกเท่ากับ
-
ในรายการสาม คลิกชนิดของตัวเลข แล้ว พิมพ์ค่าที่สอดคล้องกับสถานะเวิร์กโฟลว์
ตัวอย่างเช่น สำหรับมุมมองที่แสดงเมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ พิมพ์5
ค่าตัวเลขสำหรับสถานะเวิร์กโฟลว์ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
สถานะ
ค่าตัวเลข
กำลังดำเนินการ
2
เสร็จสมบูรณ์
5
ยกเลิก
15
อนุมัติ
16
ถูกปฏิเสธ
17
หมายเหตุ:
-
ค่าตัวเลขสำหรับสถานะในเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ อาจแตกต่างกัน
-
ค่าสถานะเวิร์กโฟลว์ใน InfoPath เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ซึ่งหมายความ ว่า คุณไม่สามารถออกแบบเทมเพลตฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนสถานะของเวิร์กโฟลว์นี้ ด้วยการใส่ค่าลงในตัวควบคุมบนฟอร์มเองด้วยตนเอง
-
-
คลิก ตกลง
-
ในกล่องโต้ตอบกฎ คลิกเพิ่มแอคชัน
-
ภายใต้การกระทำ คลิกสลับมุมมอง
-
ภายใต้มุมมอง คลิกชื่อของมุมมองที่คุณต้องการแสดงเมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์ตรงกับสถานะสำหรับเงื่อนไขนี้ นั้นแล้ว คลิกตกลง
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพิมพ์2ในขั้นตอน 11 คลิกชื่อของมุมมองที่คุณต้องการแสดงเมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์จะเท่ากับยู่
-
ในกล่องโต้ตอบกฎ คลิกตกลง
-
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 ถึง 16 เพื่อสร้างกฎเพิ่มเติมในการสลับมุมมองที่เหมาะสมที่แต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์
ขั้นตอนที่ 4: ประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์
เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์ม คุณสามารถประกาศไปยังไลบรารีเอกสาร หรือประกาศเป็นชนิดเนื้อหาไซต์ที่สามารถใช้ในหลายไลบรารีเอกสารทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน เนื่องจากคุณได้สร้างไลบรารีเอกสาร และกำหนดเวิร์กโฟลว์ คุณต้องประกาศเทมเพลตฟอร์เป็นชนิดเนื้อหา เวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์ชนิดเนื้อหาไซต์แม่แบบฟอร์มในไลบรารีที่คุณสร้างขึ้น
นอกเหนือจากเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์การประกาศ คุณยังสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเครือข่ายที่แชร์ หรือสร้างแบบใหม่ไลบรารีเอกสาร เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังไซต์ SharePoint ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศเทมเพลตฟอร์มที่ในส่วนดูเพิ่มเติม
-
ในเมนู ไฟล์ ให้คลิก บันทึก
-
ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลตฟอร์ จากนั้น คลิกบันทึก
-
เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างงานตัวตรวจสอบการออกแบบ คลิกตรวจสอบการออกแบบ บนเมนูเครื่องมือ
-
ถ้ามีข้อผิดพลาดแสดงบานหน้าต่างงานตัวตรวจสอบการออกแบบ แก้ไขข้อผิดพลาดดังกล่าว แล้ว คลิ กรีเฟรช เพื่อดูว่าข้อผิดพลาดยังคงอยู่
-
บนเมนูไฟล์ คลิกประกาศ
-
ในตัวช่วยสร้างการประกาศ คลิกไปใน SharePoint server มี หรือไม่มี InfoPath Forms Services แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องใส่ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint หรือ InfoPath Forms Services พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการประกาศเทมเพลตของคุณฟอร์ม แล้ว คลิ กถัดไป
-
เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถกรอกฟอร์มนี้ โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานแบบฟอร์มนี้เพื่อกรอก โดยใช้เบราว์เซอร์
-
คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์ (ขั้นสูง), แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง คลิกสร้างชนิดเนื้อหาใหม่
-
ในรายการชนิดของเนื้อหาฐานบน คลิกฟอร์ม นั้นแล้ว คลิกถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับชนิดเนื้อหาใหม่ แล้ว คลิ กถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องระบุตำแหน่งที่ตั้งและชื่อไฟล์เทมเพลตฟอร์ พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint แล้ว คลิ กเรียกดู
-
ในกล่องโต้ตอบเรียกดู เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ที่คุณต้องการประกาศเทมเพลตฟอร์เป็นชนิดเนื้อหาไซต์ นั้น ในกล่องชื่อไฟล์ พิมพ์ชื่อของเทมเพลตฟอร์ และคลิกบันทึก
-
คลิก ถัดไป
-
เลือกเขตข้อมูลในแบบฟอร์มที่คุณต้องการให้ปรากฏเป็นคอลัมน์ในมุมมองเริ่มต้นของไลบรารีเอกสาร
วิธีการมีดังนี้
-
คลิก เพิ่ม
-
เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นคอลัมน์ในไลบรารีเอกสาร แล้ว เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
พิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์ในกล่องชื่อคอลัมน์
-
เลือกคอลัมน์ของไซต์ในรายการจัดกลุ่มคอลัมน์ของไซต์ เลือกชื่อในรายชื่อคอลัมน์ นั้นแล้ว คลิกตกลง
ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลจากการเกิดซ้ำเพื่อแสดงข้อมูลในไลบรารีเอกสาร คุณสามารถกำหนดวิธีที่คุณต้องการแสดงเขตข้อมูลในไลบรารีเอกสาร โดยการคลิกค่าในรายการฟังก์ชัน คุณสามารถเลือกว่าจะแสดงค่าแรกในเขตข้อมูล ค่าสุดท้ายในเขตข้อมูล หรือการนับจำนวนเขตข้อมูลทั้งหมด หรือจะผสานค่าทั้งหมดเข้าด้วยกัน
-
-
คลิก ตกลง
-
-
คลิก ถัดไป
-
บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ตรวจสอบว่า ข้อมูลที่แสดงไว้ที่ถูกต้อง นั้นแล้ว คลิกประกาศ
-
คลิกปิด แล้ว ตรวจสอบว่า เทมเพลตของคุณฟอร์มอยู่กับชนิดเนื้อหาบนไซต์ SharePoint
วิธีการมีดังนี้
-
เปิดไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์
-
บนเมนูการกระทำในไซต์ ที่มุมบนด้านขวาของไซต์ คลิกการตั้งค่าไซต์
-
ในการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรี คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์
แม่แบบฟอร์มของคุณควรอยู่ภายใต้ชนิดเนื้อหาของ InfoPath ในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์
-
ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มชนิดเนื้อหาไปยังไลบรารีเอกสาร
ชนิดเนื้อหาทำให้เป็นไปได้สำหรับองค์กรที่จัดระเบียบ จัดการ และจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน ด้วยการกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับชนิดเอกสารเฉพาะ องค์กรสามารถมั่นใจว่า แต่ละกลุ่มของเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถตั้งค่ารายการหรือไลบรารีเพื่อให้ประกอบด้วยรายการหลายรายการชนิดหรือชนิดเอกสาร โดยการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี
หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี คุณจำเป็นอย่างน้อยระดับสิทธิ์ที่ออกแบบสำหรับรายการหรือไลบรารีนั้น
ก่อนที่คุณเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ไลบรารีที่ถูกตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด
อนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด
-
บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร
-
ใต้ การตั้งค่าทั่วไป คลิก การตั้งค่าขั้นสูง
-
ในส่วนชนิดเนื้อหา เลือกใช่ เพื่ออนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด แล้ว คลิ กตกลง
-
ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีนั้นใน เปิดใช้ด่วน
หมายเหตุ: ถ้าชื่อของรายการหรือไลบรารีของคุณปรากฏ คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์ นั้นแล้ว คลิกชื่อของรายการหรือไลบรารีของคุณ
-
บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร
-
ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิก เพิ่มจากชนิดเนื้อหาของไซต์ที่มีอยู่
-
ในรายการเลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จาก ในส่วนชนิดเนื้อหาที่เลือก เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเลือกชนิดเนื้อหาไซต์
-
ในรายการชนิดเนื้อหาไซต์ที่พร้อมใช้งาน คลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้อง นั้นแล้ว คลิกเพิ่ม เพื่อย้ายชนิดเนื้อหาที่เลือกลงในรายการชนิดเนื้อหาเมื่อต้องการเพิ่ม
-
เมื่อต้องการเพิ่มชนิดเนื้อหาเพิ่มเติม ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 และ 5 แล้ว คลิ กตกลง
ตอนนี้ เมื่อผู้ใช้สร้างฟอร์มใหม่ในไลบรารีนี้ มุมมองของฟอร์มจะแสดงตามสถานะของเวิร์กโฟลว์
