การเปลี่ยนชนิดเนื้อหาของรายการหรือไลบรารี

คุณต้องการทำสิ่งใด

• เพิ่มเทมเพลตเอกสารให้กับชนิดเนื้อหา

• ทำการเปลี่ยนแปลงคอลัมน์สำหรับชนิดเนื้อหา

• เพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหา

• ทำให้กับชนิดเนื้อหาแบบอ่านอย่างเดียว

• ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหา

• เปลี่ยนการตั้งค่าแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารสำหรับชนิดเนื้อหา

• เอาชนิดเนื้อหาออกจากรายการหรือไลบรารี

เพิ่มแม่แบบเอกสารลงในชนิดเนื้อหา

คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์แม่แบบเอกสารได้เฉพาะกับชนิดเนื้อหาเอกสารเท่านั้น (ชนิดเนื้อหาใดๆ ที่รับจากชนิดเนื้อหาแม่ของเอกสาร) การกำหนดความสัมพันธ์แม่แบบเอกสารกับชนิดเนื้อหาทำให้คุณสามารถแน่ใจได้ว่า เมื่อผู้สร้างได้สร้างเอกสารใหม่ที่เป็นชนิดเนื้อหานี้ เอกสารต่างๆ จะยึดตามแม่แบบเดียวกันทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจใช้แม่แบบเอกสารที่เฉพาะเจาะจงสำหรับสัญญาทางกฎหมาย ถ้าคุณกำหนดความสัมพันธ์แม่แบบเอกสารนี้กับชนิดเนื้อหาที่องค์กรของคุณใช้สำหรับสัญญาทางกฎหมาย สัญญาทางกฎหมายใหม่อื่นๆ ที่สร้างโดยใช้ชนิดเนื้อหานี้ก็จะยึดตามแม่แบบเอกสารสัญญาทางกฎหมายนี้ทั้งหมด

1. ไปที่ไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการปรับปรุงชนิดเนื้อหาด้วยแม่แบบเอกสาร

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ ไลบรารี แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี

3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

   หมายเหตุ: ถ้าไลบรารีเอกสารไม่ได้ถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่ปรากฏบนเพจ กำหนดเอง สำหรับไลบรารี

4. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าขั้นสูง

5. ถ้าแม่แบบเอกสารที่คุณต้องการใช้ถูกเก็บไว้ในที่ใดที่หนึ่งบนไซต์ของคุณ ให้คลิก ใส่ URL ของแม่แบบเอกสารที่มีอยู่ แล้วพิมพ์ URL ของแม่แบบที่คุณต้องการใช้

   คุณสามารถใช้ URL ที่สัมพันธ์กับตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์หรือทรัพยากรโฟลเดอร์ เทมเพลตเอกสารอาจถูกจัดเก็บไว้ในตัวใดตัวหนึ่งตำแหน่งเริ่มต้นไซต์ทรัพยากรhttp://Server ชื่อชื่อ / / เอกสารไซต์ไลบรารีชื่อ/ฟอร์ม/เนื้อหาชนิด /หรือตำแหน่งที่ตั้งของไลบรารีที่มีการตั้งค่าเพื่อเก็บเทมเพลตเอกสารเฉพาะ ได้

   ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของชนิด URL ที่คุณสามารถใช้ได้ ตัวอย่างเหล่านี้จะถือว่าโฟลเดอร์ทรัพยากรแม่แบบเอกสารเริ่มต้น (โฟลเดอร์ที่มีแฟ้มสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์) มีตำแหน่งที่ตั้งอยู่ที่ http://ชื่อเซิร์ฟเวอร์/ไซต์/ชื่อไลบรารีเอกสาร/ฟอร์ม/ชื่อชนิดเนื้อหา/ และแม่แบบเอกสารมีชื่อว่า Docname.doc

1. ถ้าคุณต้องการอัปโหลดแม่แบบเอกสารที่คุณต้องการใช้ ในส่วน แม่แบบเอกสาร ให้คลิก อัปโหลดแม่แบบเอกสารใหม่ แล้วคลิก เรียกดู ในกล่องโต้ตอบ เลือกแฟ้ม ให้เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มที่คุณต้องการใช้ จากนั้นให้เลือกแฟ้ม แล้วคลิก เปิด

2. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนแปลงคอลัมน์สำหรับชนิดเนื้อหา

คุณสามารถระบุคุณสมบัติหรือ Metadata ที่คุณต้องการเก็บรวบรวมไว้สำหรับรายการของชนิดเนื้อหาที่ระบุได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ลงในชนิดเนื้อหานั้น ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการติดตามชุดของ Metadata ที่เจาะจงสำหรับใบสั่งซื้อทั้งหมด เช่น หมายเลขบัญชี หมายเลขโครงการ และผู้จัดการโครงการ เป็นต้น ถ้าคุณเพิ่มคอลัมน์สำหรับหมายเลขบัญชี หมายเลขโครงการ และผู้จัดการโครงการลงในชนิดเนื้อหาของใบสั่งซื้อ ผู้ใช้จะถูกพร้อมท์เพื่อให้ข้อมูล Metadata นี้สำหรับรายการของชนิดเนื้อหาดังกล่าว

ถ้าคุณมีรายการหรือไลบรารีที่มีรายการของชนิดเนื้อหาที่แตกต่างกันหลายชนิด คุณสามารถเก็บรวบรวม Metadata ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับรายการของแต่ละชนิดเนื้อหาได้ด้วยการเพิ่มคอลัมน์ให้กับชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องโดยตรงแทนที่จะเพิ่มให้กับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงคอลัมน์สำหรับชนิดเนื้อหาได้หลายวิธีด้วยกัน คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

• เพิ่มคอลัมน์

• เอาคอลัมน์ออก

• เปลี่ยนลำดับคอลัมน์

• กำหนดเป็นคอลัมน์จำเป็น ตัวเลือก หรือซ่อนอยู่

เพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหา

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสามารถระบุกระบวนการทางธุรกิจสำหรับรายการและเอกสารต่าง ๆ ในไซต์ องค์กรที่สามารถใช้เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ และจัดการบางอย่างทั่วไปกระบวนการทางธุรกิจ เช่นการอนุมัติเอกสาร หรือตรวจทาน ด้วยการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหา คุณสามารถช่วยให้แน่ใจว่า รายการทั้งหมดของชนิดเนื้อหานั้นอยู่ภายใต้กระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา ที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่มต้นบนรายการแต่ละรายการของชนิดเนื้อหานั้น

คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาของรายการหรือไลบรารีได้เฉพาะเมื่อมีการปรับใช้เวิร์กโฟลว์สำหรับไซต์หรือพื้นที่ทำงานของคุณเท่านั้น ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่พร้อมใช้งาน ให้ติดต่อผู้ดูแลส่วนกลางของคุณ

1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงชนิดเนื้อหา

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ แล้วคลิก การตั้งค่ารายการ

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี

3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

   หมายเหตุ: ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้รับการตั้งค่าให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่แสดงขึ้นในเพจ กำหนดเอง สำหรับไลบรารีนั้น

4. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

5. คลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

6. ในเพจ เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ในส่วน เวิร์กโฟลว์ ให้คลิกแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้

7. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์

8. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

   • คุณสามารถใช้รายการงานเริ่มต้นหรือคุณสามารถสร้างรายการงานใหม่ขึ้นมาได้ ถ้าคุณใช้รายการงานเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและแสดงงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการงาน

   • สร้างรายการงานใหม่ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้เกี่ยวข้องหรือเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญหรือข้อมูลที่เป็นความลับที่คุณต้องการเก็บไว้แยกต่างหากจากรายการงานทั่วไป

   • สร้างรายการงานใหม่ถ้าองค์กรของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือถ้าเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

9. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

   คุณสามารถใช้รายการประวัติเริ่มต้น หรือจะสร้างรายการใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณอาจต้องการสร้างรายการประวัติที่แยกกันสำหรับเวิร์กโฟลว์แต่ละเวิร์กโฟลว์

10. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ระบุว่าจะให้เวิร์กโฟลว์เริ่มอย่างไร เมื่อใด และโดยใคร

    หมายเหตุ: ตัวเลือกเฉพาะอาจไม่พร้อมใช้งานถ้าไม่ได้รับการสนับสนุนโดยแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือก

11. คลิก ตกลง หรือ ถัดไป

12. ในเพจ กำหนดเวิร์กโฟลว์เอง ให้เลือกตัวเลือกเพิ่มเติมอื่นที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ทำชนิดเนื้อหาให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว

1. ไปยังรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการทำให้ชนิดเนื้อหาเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ แล้วคลิก การตั้งค่ารายการ

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี

3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว

   หมายเหตุ: ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้ถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่ปรากฏบนเพจ กำหนดเอง สำหรับรายการหรือไลบรารี

4. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าขั้นสูง

5. ในส่วน อ่านอย่างเดียว ภายใต้ ชนิดเนื้อหานี้ควรเป็นแบบอ่านอย่างเดียวหรือไม่ ให้คลิก ใช่

6. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหา

คุณสามารถนำไปใช้ในนโยบายคอลเลกชันไซต์ที่มีอยู่ลงในชนิดเนื้อหารายการ อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลใหม่ที่เกี่ยวข้องกับชนิดเนื้อหาของรายการที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น

เปลี่ยนการตั้งค่าแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารสำหรับชนิดเนื้อหา

แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารซึ่งซึ่งจะแสดงขึ้นในโปรแกรมMicrosoft Office 2010 ต่อไปนี้: Word, Excel และ PowerPoint ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถดู และเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของชนิดเนื้อหาสำหรับเอกสารที่ถูกบันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสารได้โดยตรงภายในสำนักงาน โปรแกรมที่ใช้เพื่อแก้ไขเอกสาร ตัวอย่างเช่น ถ้าชนิดเนื้อหาเอกสารสำหรับไลบรารีที่ระบุมีสถานะคอลัมน์ ผู้ใช้สามารถดูสถานะคุณสมบัติในแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารใน Word เมื่อพวกเขาแก้ไขเอกสาร พวกเขายังสามารถใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารเพื่อเปลี่ยนค่าของคุณสมบัติสถานะจากแบบร่างเป็นขั้นสุดท้าย เมื่อเอกสารถูกบันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์ คุณสมบัตินี้ถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติในคอลัมน์สถานะสำหรับไลบรารี

1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงชนิดเนื้อหา

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ แล้วคลิก การตั้งค่ารายการ

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี

3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร

   หมายเหตุ: ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้รับการตั้งค่าให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่แสดงขึ้นในเพจ กำหนดเอง สำหรับรายการหรือไลบรารีนั้น

4. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร

5. ในส่วน แม่แบบแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการใช้แม่แบบเริ่มต้นที่แสดงคุณสมบัติ (คอลัมน์) ที่ได้กำหนดไว้สำหรับชนิดเนื้อหา ให้คลิก ใช้แม่แบบเริ่มต้นสำหรับโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office

   • ถ้าต้องการใช้แม่แบบแบบกำหนดเองที่มีอยู่ ให้คลิก ใช้แม่แบบแบบกำหนดเองที่มีอยู่ (URL, UNC หรือ URN) แล้วพิมพ์เส้นทางไปยังตำแหน่งที่ตั้งของแม่แบบนั้น

   • เมื่อต้องการอัปโหลดแม่แบบแบบกำหนดเองที่มีอยู่ (XSN) ให้คลิกอัปโหลดแม่แบบแบบกำหนดเองที่มีอยู่ (XSN) เพื่อที่จะใช้ แล้วคลิก เรียกดู เพื่อหาตำแหน่งที่ตั้งแม่แบบที่คุณต้องการใช้

     หมายเหตุ: ถ้าคุณวางแผนที่จะอัปโหลดแม่แบบด้วยวิธีนี้ คุณต้องเอา URL การประกาศออกจากแม่แบบใน InfoPath ก่อนที่คุณประกาศและอัปโหลดแม่แบบ

   • เมื่อต้องการสร้างแผงแบบกำหนดเองใน InfoPath ให้คลิก สร้างแม่แบบแบบกำหนดเองใหม่

     ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ InfoPath จะเริ่มทำงานและแสดงแม่แบบเริ่มต้นที่คุณสามารถกำหนดเองเพื่อที่จะสร้างแผงแบบกำหนดเองได้

6. ในส่วนแสดงเสมอ ระบุว่า คุณต้องการให้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารนี้แสดงขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเอกสารของชนิดเนื้อหานี้จะเปิด หรือบันทึกไว้ภายในโปรแกรมOffice 2010 ก่อน

7. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เอาชนิดเนื้อหาออกจากรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเอาชนิดเนื้อหาออกจากรายการหรือไลบรารี ผู้ใช้จะไม่สามารถสร้างรายการใหม่ที่เป็นชนิดเนื้อหานั้นในรายการหรือไลบรารีได้อีกต่อไป การเอาชนิดเนื้อหาออกจากรายการหรือไลบรารีจะไม่ลบรายการใดๆ ที่ได้สร้างขึ้นไว้แล้วจากชนิดเนื้อหานั้น

1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเอาชนิดเนื้อหาออก

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ แล้วคลิก การตั้งค่ารายการ

   • ถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี

3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเอาออก

   หมายเหตุ: ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้รับการตั้งค่าให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่แสดงขึ้นในเพจ กำหนดเอง สำหรับรายการหรือไลบรารีนั้น

4. ภายใต้ การตั้งค่า คลิก ลบชนิดเนื้อหานี้

5. เมื่อถูกถามว่าคุณแน่ใจว่าต้องการลบชนิดเนื้อหานี้หรือไม่ ให้คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า