บทความนี้จะอธิบายวิธีการแสดงตัวอย่างและพิมพ์รายงานที่สร้างขึ้นด้วยหรือเปิดใน Microsoft Access บทความนี้ยังมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนการตั้งค่าการพิมพ์ที่ใช้กันทั่วไป เช่น ระยะขอบและจํานวนคอลัมน์บนหน้าที่พิมพ์
คุณต้องการทำอะไร
การแสดงตัวอย่างรายงาน
เมื่อคุณต้องการดูลักษณะที่รายงานของคุณจะปรากฏเมื่อพิมพ์ ให้ใช้ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ถ้าคุณแสดงตัวอย่างรายงานที่สร้างขึ้นใน Access ปุ่มการนําทางระเบียนจะปรากฏในตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Access
เริ่มการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
-
ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด
หรือ
ถ้ารายงานเปิดอยู่ ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับรายงาน แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์
-
คลิกปุ่มการนําทางระเบียนเพื่อย้ายไปมาระหว่างหน้าในรายงาน
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ปุ่มนําทาง ให้ดูบทความ ฉันจะค้นหาระเบียนที่ระบุได้อย่างไร
แสดงตัวอย่างหลายหน้า
ถ้ารายงานเปิดอยู่ ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารสําหรับรายงาน แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์
-
บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ย่อ/ขยาย ให้คลิก สองหน้า เพื่อแสดงตัวอย่างรายงานของคุณครั้งละสองหน้า
หรือ
ในกลุ่ม ย่อ/ขยาย ให้คลิก หน้าเพิ่มเติม แล้วเลือกตัวเลือก
-
คลิกปุ่มการนําทางระเบียนเพื่อย้ายไปมาระหว่างหน้าในรายงาน
-
เมื่อต้องการย้อนกลับไปแสดงตัวอย่างหน้าเดียว ในกลุ่ม ย่อ/ขยาย ให้คลิก หนึ่งหน้า
ปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์
คุณสามารถพิมพ์รายงานหลังจากแสดงตัวอย่าง หรือปิดการแสดงตัวอย่างถ้าคุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลงกับรายงานก่อนที่จะพิมพ์
-
บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ปิดการแสดงตัวอย่าง ให้คลิก ปิดการแสดงตัวอย่าง
พิมพ์รายงานอย่างรวดเร็ว
ถ้าคุณต้องการพิมพ์หน้าทั้งหมดในรายงานโดยไม่ทําการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของรายงาน เช่น ระยะขอบ หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และการวางแนว (แนวตั้งหรือแนวนอน) คุณสามารถใช้ตัวเลือก พิมพ์ด่วน
-
ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก พิมพ์
หรือ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปุ่ม พิมพ์ด่วน พร้อมใช้งานในแถบเครื่องมือด่วน เมื่อต้องการเพิ่มปุ่มลงในแถบเครื่องมือ ให้คลิกลูกศรลงที่ส่วนท้ายของแถบเครื่องมือ แล้วคลิก พิมพ์ด่วน
บน แถบเครื่องมือด่วน ให้คลิก พิมพ์ด่วน
พิมพ์หน้าที่เลือกจากรายงาน
ในรายงาน คุณสามารถจํากัดสิ่งที่คุณพิมพ์เท่านั้นโดยการเลือกช่วงของหน้า
-
คลิก ไฟล์ แล้วคลิก พิมพ์
-
บนพื้นที่พิมพ์ของตัวเลือก ไฟล์ ให้คลิกตัวเลือก พิมพ์ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ พิมพ์
-
เมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะข้อมูลบางส่วนในรายงาน ภายใต้ ช่วงการพิมพ์ ให้คลิก หน้า แล้วใส่ค่าในกล่องจาก และ ถึง
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะหน้า 5 ของรายงาน ให้พิมพ์ 5 ทั้งในกล่อง จาก และ ถึง
ถ้าคุณเป็นเจ้าของสิทธิ์ที่จําเป็นในการเปลี่ยนการออกแบบของรายงาน คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมในวิธีที่รายงานของคุณพิมพ์โดยการเปลี่ยนเค้าโครงเหมือนพิมพ์ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ (คลิก ตั้งค่า เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ )
เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ
คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเปลี่ยนตัวเลือกการพิมพ์ต่างๆ รวมถึงระยะขอบด้านบนและด้านล่าง และ Access จะพิมพ์เฉพาะข้อมูลในรายงานของคุณหรือไม่ Access มีสองวิธีในการแสดงกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ คุณสามารถเริ่มต้นจากภายในกล่องโต้ตอบ พิมพ์ หรือคุณสามารถเริ่มจากแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเริ่มตัวอย่างก่อนพิมพ์
ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการแสดงกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ
เริ่มกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ จากกล่องโต้ตอบ พิมพ์
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง คุณไม่จําเป็นต้องเปิดรายงาน แม้ว่าคุณจะสามารถทําได้ถ้าคุณจําเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณกําลังจะพิมพ์เป็นข้อมูลปัจจุบัน
-
คลิก ไฟล์ แล้วคลิก พิมพ์
-
บนพื้นที่พิมพ์ของตัวเลือก ไฟล์ ให้คลิกตัวเลือก พิมพ์ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ พิมพ์
-
คลิก ตั้งค่า เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ
-
ตั้งค่าหรือเปลี่ยนตัวเลือกในกล่องโต้ตอบ ตามต้องการ ดูบทความ ตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์ใน Access สําหรับรายการคําอธิบายตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมด
เริ่มกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ จากแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์
Access จะเปิดรายงานในตัวอย่างก่อนพิมพ์
-
บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิกปุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ
-
ตั้งค่าหรือเปลี่ยนตัวเลือกในกล่องโต้ตอบ ตามต้องการ ดูบทความ ตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์ใน Access สําหรับรายการคําอธิบายตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมด
เลือกตัวเลือกการพิมพ์
ทําตามขั้นตอนในส่วนนี้เมื่อคุณต้องการพิมพ์บางหน้าในรายงาน หรือเมื่อคุณต้องการเลือกเครื่องพิมพ์หรือเปลี่ยนการตั้งค่าการพิมพ์ เช่น ระยะขอบหรือคอลัมน์
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกรายงานที่คุณต้องการพิมพ์
-
คลิก ไฟล์ แล้วคลิก พิมพ์
-
บนพื้นที่พิมพ์ของตัวเลือก ไฟล์ ให้คลิกตัวเลือก พิมพ์ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ พิมพ์
-
เปลี่ยนการตั้งค่ารูปแบบหน้ากระดาษหรือตัวเลือกการพิมพ์อื่นๆ หรือการเลือกเครื่องพิมพ์ตามต้องการ แล้วคลิก ตกลง เพื่อพิมพ์รายงานของคุณ
