ทำงานอย่างชาญฉลาด: การจัดกำหนดการและเข้าร่วมการประชุมออนไลน์

คุณต้องการทำสิ่งใด

• จัดกำหนดการประชุมออนไลน์

• ตั้งค่าการเข้าถึงการประชุมและตัวเลือกผู้นําเสนอ

• เริ่มการประชุมที่ไม่ได้จัดกําหนดการไว้โดยใช้ประชุมทันที

• เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ตามกําหนดการ

• เข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้จัดกําหนดการไว้

• เชื่อมต่อการประชุมเสียง

  • เลือกตัวเลือกการเชื่อมต่อเสียงในครั้งแรกที่คุณใช้ Lync Online

  • เปลี่ยนตัวเลือกเสียงเริ่มต้นของคุณ

• เชิญบุคคลที่ไม่ได้ติดตั้ง Lync

จัดกำหนดการประชุมออนไลน์

เมื่อต้องการสร้างคําเชิญเข้าร่วมการประชุมแบบออนไลน์ ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ใน Microsoft® Outlook ® Calendar บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ใหม่ ให้คลิก การประชุมแบบออนไลน์ใหม่(ใน Microsoft® Outlook ® 2010) หรือ การประชุมแบบออนไลน์ (ใน Microsoft® Office Outlook® 2007)

2. ในการเรียกประชุม ในกล่อง ถึง ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมการประชุม โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

3. ในการเรียกประชุม ในกล่อง เรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสําหรับการประชุม

4. (ไม่บังคับ) ในเนื้อความของการเรียกประชุม เหนือลิงก์ เข้าร่วมการประชุมแบบออนไลน์ ให้พิมพ์รายละเอียดการประชุมเพิ่มเติม

   อย่าปรับเปลี่ยนข้อความที่มีอยู่ในการเรียกประชุม การทําเช่นนั้นอาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมได้

5. (ไม่บังคับ) ในการเรียกประชุม บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม แสดง ให้คลิก ผู้ช่วยจัดกําหนดการ ใช้ ระบบจัดการกําหนดการ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะพร้อมใช้งานในระหว่างเวลาที่คุณเลือก

6. ในการเรียกประชุม ในกลุ่ม การประชุมแบบออนไลน์ ให้คลิก ตัวเลือกการประชุม แล้วยอมรับหรือเปลี่ยนตัวเลือกเริ่มต้นตามที่ต้องการ

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าการเข้าถึงการประชุมและตัวเลือกผู้นําเสนอ

ตัวเลือกการประชุมออนไลน์เริ่มต้นจะดีที่สุดสําหรับการประชุมขนาดเล็กหรือเซสชันการแชร์และการทํางานร่วมกันกับบุคคลภายในองค์กรของคุณ ถ้าคุณกําลังจัดกําหนดการการประชุมแบบออนไลน์กับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ หรือการประชุมของคุณมีขนาดใหญ่ผิดปกติ ให้ใช้กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการประชุมแบบออนไลน์ เพื่อช่วยคุณระบุสิ่งต่อไปนี้

• ใครควรรออยู่ใน ล็อบบี้ ก่อนที่จะได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุมหรือไม่ (ใช้ได้เฉพาะสําหรับการประชุมที่ใช้เสียง VoIP เท่านั้น)

• ใครควรมีสิทธิ์ ผู้นำเสนอ ในระหว่างการประชุมหรือไม่

เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือกการเข้าถึงและผู้นําเสนอ ให้ทําดังต่อไปนี้:

1. ในการเรียกประชุมที่คุณสร้างขึ้น บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม การประชุมแบบออนไลน์ ให้คลิก ตัวเลือกการประชุม

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการประชุม ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย กําหนดการเข้าถึงและผู้นําเสนอสําหรับการประชุมนี้ด้วยตนเอง

3. ภายใต้ การเข้าถึง และ ผู้นําเสนอ ให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับขนาดและชนิดของการประชุมที่คุณกําลังจัดกําหนดการ สําหรับคําแนะนํา ให้ดูสกรีนช็อตและตารางในตอนท้ายของขั้นตอนนี้

4. คลิก เสียง และ โทร เพื่อดูข้อมูลการประชุมทางเสียงของคุณ ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือก เสียงและโทร นั่นหมายความว่าการประชุมของคุณจะใช้เสียง VoIP เท่านั้น และการประชุมทางเสียง PSTN (เครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ) ไม่ได้เปิดใช้งานสําหรับองค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ IT ของคุณ

ตัวเลือกการเข้าถึงจะควบคุมว่าผู้เข้าร่วมคนใดต้องรอใน ล็อบบี้ ก่อนที่จะได้รับการยอมรับจากผู้นําเสนอ

ตารางต่อไปนี้อธิบายแต่ละตัวเลือกอย่างละเอียด

ตัวเลือกผู้นําเสนอจะควบคุมว่าผู้เข้าร่วมคนใดจะได้รับสิทธิ์ ผู้นำเสนอ โดยอัตโนมัติเมื่อคุณจัดกําหนดการการประชุม

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายรายละเอียดแต่ละตัวเลือกเหล่านี้

ด้านบนของหน้า

เริ่มการประชุมที่ไม่ได้จัดกําหนดการไว้โดยใช้ประชุมทันที

 เมื่อต้องการเริ่มการประชุมที่ไม่ได้จัดกําหนดการไว้โดยใช้คําสั่ง ประชุมทันที ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในหน้าต่างหลักของ Lync ให้คลิกลูกศร แสดงเมนู แล้วคลิก ประชุมทันที

2. ในหน้าต่างการสนทนากลุ่ม ให้คลิกเมนู ตัวเลือกบุคคล แล้วเลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการเชิญบุคคลจากรายการที่ติดต่อของคุณ ให้คลิก เชิญตามชื่อ หรือโทร หมายเลข ให้เลือกที่ติดต่ออย่างน้อยหนึ่งรายการ แล้วคลิก ตกลง

   • เมื่อต้องการเชิญบุคคลโดยการส่งข้อความอีเมล ให้คลิก เชิญทางอีเมล คัดลอกข้อมูลการประชุม แล้วกรอกการเรียกประชุม

ด้านบนของหน้า

เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ตามกําหนดการ

เมื่อต้องการเข้าร่วมการประชุมตามกําหนดการ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ในปฏิทิน Outlook ให้เปิดการประชุมที่คุณต้องการเข้าร่วม

2. ในการเรียกประชุม ให้คลิก เข้าร่วมการประชุมแบบออนไลน์

ด้านบนของหน้า

เข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้จัดกําหนดการไว้

คุณอาจได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้จัดกําหนดการหรือ ประชุมทันที หรือเข้าร่วมการประชุมที่กําลังดําเนินการอยู่:

• ในพื้นที่แจ้งให้ทราบที่ปรากฏขึ้นที่ด้านขวาสุดของแถบงาน ให้คลิก เข้าร่วม

ด้านบนของหน้า

เชื่อมต่อการประชุมเสียง

คุณสามารถกําหนดค่า Lync ให้เชื่อมต่อกับเสียงการประชุมด้วยวิธีเดียวกันทุกครั้ง หรือให้พร้อมท์คุณสําหรับตัวเลือก

เชิญบุคคลที่ไม่ได้ติดตั้ง Lync

บุคคลภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณสามารถเข้าร่วมการประชุม Lync จากคอมพิวเตอร์ที่ไม่ได้ติดตั้ง Lync ไว้ได้

เมื่อบุคคลที่คุณเชิญเปิดการเรียกประชุม แล้วคลิกลิงก์ เข้าร่วมการประชุมแบบออนไลน์ พวกเขาจะเห็นตัวเลือกต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งตัวเลือก ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณ หรือองค์กรของบุคคลที่คุณกําลังเชิญถูกกําหนดค่าไว้อย่างไร

สําหรับรายละเอียด ให้ดูที่ เข้าร่วมจากคอมพิวเตอร์ที่ไม่มี Lync Online ติดตั้งอยู่ ใน วิธีใช้ Lync Online ที่ Office.com

ด้านบนของหน้า