นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์ข้อความ

ในบทความนี้

• เกี่ยวกับไฟล์ข้อความและรูปแบบที่ได้รับการสนับสนุน

• นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความ

• ฉันควรทราบอะไรอีกบ้างที่เกี่ยวกับการนำเข้า

• การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า

• ลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

• แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่ลิงก์

เกี่ยวกับไฟล์ข้อความและรูปแบบที่ได้รับการสนับสนุน

ไฟล์ข้อความมีอักขระที่อ่านได้ที่ไม่จัดรูปแบบ เช่น ตัวอักษรและตัวเลข และอักขระพิเศษ เช่น แท็บ ตัวดึงข้อมูลบรรทัด และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ Access สนับสนุนส่วนขยายของชื่อไฟล์ต่อไปนี้ .txt .csv .asc และ .tab

เมื่อต้องการใช้ไฟล์ข้อความเป็นไฟล์ต้นฉบับสําหรับการนําเข้าหรือการลิงก์ เนื้อหาของไฟล์จะต้องถูกจัดระเบียบในลักษณะที่ตัวช่วยสร้างการนําเข้าและการลิงก์สามารถแบ่งเนื้อหาออกเป็นชุดระเบียน (แถว) และแต่ละระเบียนลงในคอลเลกชันของเขตข้อมูล (คอลัมน์) ไฟล์ข้อความที่ได้รับการจัดระเบียบอย่างถูกต้องจะอยู่ในประเภทใดชนิดหนึ่งในสองชนิดต่อไปนี้:

• ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่น    ในไฟล์ที่ใช้ตัวคั่น แต่ละระเบียนจะปรากฏบนบรรทัดที่แยกต่างหาก และเขตข้อมูลจะถูกคั่นด้วยอักขระตัวเดียว ที่เรียกว่าตัวคั่น ตัวคั่นสามารถเป็นอักขระใดก็ได้ที่ไม่ปรากฏในค่าเขตข้อมูล เช่น แท็บ เครื่องหมายอัฒภาค เครื่องหมายจุลภาค ช่องว่าง และอื่นๆ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของข้อความที่คั่นด้วยจุลภาค

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• ไฟล์ที่มีความกว้างคงที่     ในไฟล์ที่มีความกว้างคงที่ แต่ละระเบียนจะปรากฏบนบรรทัดที่แยกต่างหาก และความกว้างของแต่ละเขตข้อมูลจะยังคงสอดคล้องกันระหว่างระเบียน ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลแรกของทุกระเบียนจะมีความยาวเจ็ดอักขระเสมอ เขตข้อมูลที่สองของทุกระเบียนจะมีความยาว 12 อักขระเสมอ และอื่นๆ ถ้าความยาวจริงของค่าของเขตข้อมูลแตกต่างจากระเบียนหนึ่งไปยังอีกระเบียนหนึ่ง ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของข้อความที่มีความกว้างคงที่

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

ด้านบนของหน้า

นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความ

ถ้าเป้าหมายของคุณคือการจัดเก็บข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดที่อยู่ในไฟล์ข้อความในฐานข้อมูล Access คุณควรนําเข้าเนื้อหาของไฟล์ลงในตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลที่นําเข้า และการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํากับข้อมูลจะไม่มีผลต่อไฟล์ข้อความต้นฉบับ

ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุวิธีการจัดระเบียบไฟล์ต้นฉบับ และระบุว่าคุณต้องการสร้างตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่

ในตอนท้ายของการดําเนินการนําเข้า คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการนําเข้าเป็นข้อกําหนดได้ ข้อกําหนดการนําเข้าจะช่วยให้คุณทําซ้ําการดําเนินการในภายหลังได้โดยไม่ต้องทําตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความทุกครั้ง

เตรียมไฟล์ต้นฉบับ

1. เปิดไฟล์ข้อความต้นฉบับในตัวแก้ไขข้อความ เช่น Notepad

   หมายเหตุ: คุณสามารถนําเข้าไฟล์ข้อความได้เพียงไฟล์เดียวเท่านั้นระหว่างการดําเนินการนําเข้า เมื่อต้องการนําเข้าหลายไฟล์ ให้ทําซ้ําการดําเนินการนําเข้าสําหรับแต่ละไฟล์

2. ตรวจทานเนื้อหาของไฟล์ข้อความต้นฉบับและทำตามคำอธิบายในตารางนี้

   องค์ประกอบ	คำอธิบาย
   ใช้ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งอย่างสม่ําเสมอ ถ้ามีการกําหนดเขตไฟล์ ให้ระบุตัวคั่น ถ้าไฟล์มีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลมีความกว้างเท่ากันในทุกระเบียน
   ตัวระบุข้อความ	ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่นบางไฟล์อาจมีค่าเขตข้อมูลที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ตามที่แสดงไว้ที่นี่: "เปรมวดี อรพรรณ",25,4/5/2017,"กรุงเทพ" "วิโรจน์ เพชรเด่นลาภ",27,2018,"นนทบุรี" อักขระที่อยู่ภายในค่าเขตข้อมูลจะเรียกว่าตัวระบุข้อความ ไม่จําเป็นต้องใช้ตัวระบุข้อความ แต่เป็นสิ่งจําเป็นถ้าอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เป็นจริง: ตัวคั่นฟิลด์จะปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของค่าฟิลด์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเครื่องหมายจุลภาคถูกใช้เป็นตัวคั่นเขตข้อมูล และ New York, Chicago เป็นค่าเขตข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องใส่ค่าภายในตัวระบุหนึ่งคู่ ดังนี้ "นิวยอร์ก ชิคาโก" คุณต้องการให้ Access ดำเนินการกับค่าที่ไม่ใช่ข้อความ เช่น 0452934 และ 0034539 เป็นค่าข้อความ และเก็บค่านั้นไว้ในเขตข้อมูลข้อความ ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุว่าไฟล์ใช้ตัวระบุหรือไม่ และถ้าใช้ ให้ระบุอักขระที่ทำหน้าที่เป็นตัวระบุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ตัวระบุข้อความเดียวกันตลอดทั้งไฟล์ และมีเพียงค่าข้อความอยู่ภายในตัวระบุ
   จำนวนของเขตข้อมูล	จำนวนของเขตข้อมูลต้นฉบับจะต้องไม่มากกว่า 255 เนื่องจาก Access ไม่สามารถรองรับเขตข้อมูลในตารางได้มากกว่า 255 เขตข้อมูล
   การข้ามระเบียนและค่า	ถ้าคุณสนใจเฉพาะบางส่วนของไฟล์ข้อความ ให้แก้ไขไฟล์ต้นฉบับก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า คุณไม่สามารถข้ามระเบียนระหว่างการดําเนินการนําเข้าได้ ถ้าคุณกําลังเพิ่มข้อมูลลงในตารางใหม่ คุณสามารถข้ามบางเขตข้อมูลได้ แต่ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณกําลังผนวกเนื้อหาลงในตารางที่มีอยู่ เมื่อคุณผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ โครงสร้างของข้อมูลต้นฉบับจะต้องตรงกับโครงสร้างของตารางปลายทาง กล่าวคือ ข้อมูลต้นฉบับต้องมีจํานวนคอลัมน์เท่ากับตารางปลายทาง และชนิดข้อมูลของข้อมูลต้นฉบับต้องตรงกับชนิดข้อมูลของตารางปลายทาง
   บรรทัดและเขตข้อมูลว่าง	ลบบรรทัดว่างที่ไม่จําเป็นทั้งหมดในไฟล์ ถ้ามีเขตข้อมูลว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่หายไป ถ้าคุณกําลังวางแผนที่จะผนวกระเบียนกับตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางยอมรับค่า Null เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติเขตข้อมูลที่จำเป็นถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้
   อักขระส่วนเกิน	รีวิวและเอาอักขระส่วนเกินออก เช่น แท็บ อักขระเลื่อน และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่
   ชนิดข้อมูล	เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการนําเข้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลต้นฉบับมีชนิดข้อมูลเดียวกันในทุกบรรทัด Access จะสแกน 25 แถวแรกของไฟล์เพื่อกําหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง เราขอแนะนําให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวต้นฉบับ 25 แถวแรกไม่รวมค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกันในเขตข้อมูลใดๆ นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ไม่ใช่ข้อความที่ถือว่าเป็นค่าข้อความอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ถ้าไฟล์ต้นฉบับมีค่าผสมในแถวที่อยู่หลังจากแถวที่ 25 การดําเนินการนําเข้าอาจข้ามค่าเหล่านั้นหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สําหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นําเข้า ในบทความนี้
   ชื่อเขตข้อมูล	สําหรับไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าไฟล์ไม่มีชื่อของเขตข้อมูล คุณควรวางไว้ในแถวแรก ระหว่างการดําเนินการนําเข้า คุณสามารถระบุให้ Access ถือว่าค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลได้ เมื่อคุณนําเข้าไฟล์ข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้คุณเลือกใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล หมายเหตุ: เมื่อคุณผนวกไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่นกับตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของแต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทุกประการ ถ้าชื่อของคอลัมน์แตกต่างจากชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดําเนินการนําเข้าจะล้มเหลว เมื่อต้องการค้นหาชื่อของเขตข้อมูล ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบ

3. ถ้าไฟล์ต้นฉบับเปิดอยู่ ให้ปิดไฟล์ การเปิดไฟล์ต้นฉบับต่อไปอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลระหว่างการดําเนินการนําเข้า

เริ่มขั้นตอนการนำเข้าใน Access

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จัดเก็บข้อมูลที่นําเข้า ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า

2. ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ให้ตัดสินใจเลือกว่าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่

   • สร้างตารางใหม่    ถ้าคุณเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นําเข้าลงในตารางนั้น ถ้ามีตารางที่มีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access จะเขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นําเข้า

   • ผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่    ถ้าคุณกําลังเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ กระบวนการนําเข้าจะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่ระบุ

     ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าการดําเนินการผนวกส่วนใหญ่ล้มเหลวเนื่องจากข้อมูลต้นฉบับไม่ตรงกับการตั้งค่าโครงสร้างและการตั้งค่าเขตข้อมูลของตารางปลายทาง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบ แล้วรีวิวสิ่งต่อไปนี้:

     • แถวแรก    ถ้าแถวแรกของไฟล์ข้อความต้นฉบับไม่มีชื่อเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตําแหน่งและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ตรงกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง สําหรับไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ลําดับของคอลัมน์และเขตข้อมูลไม่จําเป็นต้องตรงกัน แต่ชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์จะต้องตรงกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทุกประการ เมื่อคุณนําเข้าไฟล์ข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้คุณเลือกใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล

     • เขตข้อมูลที่หายไปหรือเขตข้อมูลที่เกินมา    ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลไม่ได้อยู่ในตารางปลายทาง ให้เพิ่มเขตข้อมูลเหล่านั้นก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า อย่างไรก็ตาม ถ้าตารางปลายทางมีเขตข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในไฟล์ต้นฉบับ คุณไม่จําเป็นต้องลบเขตข้อมูลเหล่านั้นออกจากตารางตราบใดที่ตารางยอมรับค่า Null

       เคล็ดลับ: เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติเขตข้อมูลที่จำเป็นถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้

     • คีย์หลัก    ถ้าตารางมีเขตข้อมูลคีย์หลัก ไฟล์ต้นฉบับต้องมีคอลัมน์ที่มีค่าที่เข้ากันได้กับเขตข้อมูลคีย์หลัก นอกจากนี้ ค่าคีย์ที่นําเข้าต้องไม่ซ้ํากัน ถ้าระเบียนที่นําเข้ามีค่าคีย์หลักที่มีอยู่แล้วในตารางปลายทาง การดําเนินการนําเข้าจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณต้องแก้ไขข้อมูลต้นฉบับเพื่อให้มีค่าคีย์ที่ไม่ซ้ํากัน แล้วเริ่มการดําเนินการนําเข้าอีกครั้ง

     • เขตข้อมูลที่ทำดัชนี    ถ้าคุณสมบัติ ดัชนี ของเขตข้อมูลในตารางถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในไฟล์ข้อความต้นฉบับต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน

3. ตําแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการนําเข้า/ลิงก์ข้อความจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชัน Access ของคุณ:

   • ถ้าคุณกำลังใช้ Access หรือ Access 2019 เวอร์ชันล่าสุดของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มนำเข้าและลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากไฟล์ > ไฟล์ข้อความ

   • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access, 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คลิก ไฟล์ข้อความ

4. Access เปิดกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก – ไฟล์​​ข้อความ

   

5. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลจากภายนอก - ไฟล์ข้อความ ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อของไฟล์ต้นฉบับ

6. ระบุวิธีการที่คุณจะเก็บข้อมูลที่นำเข้า

   • เมื่อต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้เลือก นําเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง

   • เมื่อต้องการผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ให้เลือก ผนวกสำเนาของระเบียนไปยังตาราง แล้วเลือกตารางจากรายการดรอปดาวน์

     หมายเหตุ: เมื่อต้องการลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่ลิงก์ ให้ดูในส่วน ลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ ต่อไปในบทความนี้

7. คลิก ตกลง

   Access จะสแกนเนื้อหาของไฟล์และแนะนําวิธีการจัดระเบียบไฟล์ ถ้าไฟล์ใช้ตัวคั่นเพื่อแยกฟิลด์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก ใช้ตัวคั่น ถ้าไฟล์มีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก ความกว้างคงที่ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าไฟล์ของคุณมีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่หรือเป็นตัวคั่น ให้ดูส่วนก่อนหน้า เตรียมไฟล์ต้นฉบับ

   หมายเหตุ: ถ้าไฟล์ข้อความต้นฉบับมีแท็บหรืออักขระพิเศษอื่นๆ จะถูกแสดงในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเป็นกล่องขนาดเล็กระหว่างคอลัมน์ของข้อมูล

8. คลิก ถัดไป

   ข้อมูลที่ตัวช่วยสร้างแสดงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกตัวเลือกใช้ตัวคั่น หรือตัวเลือกความกว้างคงที่

   ใช้ตัวคั่น

   เลือกหรือระบุอักขระที่ใช้คั่นค่าเขตข้อมูล - Tab, เครื่องหมายอัฒภาค, เครื่องหมายจุลภาค, ช่องว่าง หรืออื่นๆ ถ้าไฟล์ใช้ตัวระบุข้อความ ในกล่อง ตัวระบุข้อความ ให้เลือกเครื่องหมายอัญประกาศคู่ (") หรือเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ถ้าแถวแรกของไฟล์ต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวแรกมีชื่อเขตข้อมูล จากนั้นคลิก ถัดไป

   ความกว้างคงที่

   ตัวช่วยสร้างจะแสดงเนื้อหาของแฟ้ม ถ้า Access ตรวจพบโครงสร้างคอลัมน์ในข้อมูล จะวางเส้นแนวตั้งในข้อมูลเพื่อแยกเขตข้อมูล ตรวจทานโครงสร้างที่แนะนําโดยตัวช่วยสร้าง และถ้าจําเป็น ให้ทําตามคําแนะนําบนหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อเพิ่ม เอาออก หรือปรับบรรทัด จากนั้นคลิก ถัดไป

9. ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูล ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 13 ถ้าคุณกําลังนําเข้าข้อมูลไปยังตารางใหม่ ให้คลิก ถัดไป ในขั้นตอนนี้ คุณควรตรวจทานคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่แสดงในตัวช่วยสร้าง

   หมายเหตุ: หน้าตัวช่วยสร้างที่คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าจะไม่แสดง ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนลงในตารางที่มีอยู่

10. คลิกคอลัมน์ในครึ่งล่างของหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ตรวจทานและเปลี่ยนชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางถ้าคุณต้องการ

    Access จะตรวจทาน 25 แถวแรกในแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนําชนิดข้อมูลเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้ามีค่าชนิดต่างๆ เช่น ค่าข้อความและตัวเลข ใน 25 แถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนําชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดในคอลัมน์หรือส่วนใหญ่ ซึ่งมักจะเป็นชนิดข้อมูล Text แม้ว่าคุณสามารถเลือกชนิดข้อมูลอื่นได้ โปรดจําไว้ว่าค่าที่เข้ากันไม่ได้กับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกละเว้นหรือแปลงอย่างไม่ถูกต้อง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นําเข้า ต่อไปในบทความนี้

11. เมื่อต้องการสร้างดัชนีบนเขตข้อมูล ให้ตั้งค่า ดัชนี เป็น ใช่ เมื่อต้องการข้ามคอลัมน์ต้นฉบับไปเลย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องนําเข้าเขตข้อมูล (ข้าม) แล้วคลิก ถัดไป

12. ถ้าระเบียนถูกเพิ่มลงในตารางใหม่ ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุคีย์หลักสําหรับตาราง ถ้าคุณเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลัก Access จะเพิ่มเขตข้อมูล AutoNumber เป็นเขตข้อมูลแรกในตารางปลายทาง และใส่รหัสที่ไม่ซ้ํากันให้โดยอัตโนมัติ โดยเริ่มต้นด้วย 1 คลิก ถัดไป

    หมายเหตุ: หน้าตัวช่วยสร้างที่คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าจะไม่แสดง ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนลงในตารางที่มีอยู่

13. Access จะแสดงหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ถ้าคุณกําลังนําเข้าระเบียนลงในตารางใหม่ ให้ระบุชื่อสําหรับตารางปลายทาง ในกล่อง นําเข้าไปยังตาราง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับตาราง ถ้ามีตารางอยู่แล้ว พร้อมท์จะถามคุณว่าคุณต้องการเขียนทับเนื้อหาที่มีอยู่ของตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อดําเนินการต่อ หรือ ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่ออื่นสําหรับตารางปลายทาง

    ปุ่ม ขั้นสูง มีไว้ทำอะไร

    ปุ่ม ขั้นสูง ในตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความจะทําให้คุณสามารถสร้างหรือเปิดข้อกําหนดการนําเข้าในรูปแบบที่ใช้โดย Access เวอร์ชันก่อนหน้าได้ ถ้าคุณไม่มีข้อกําหนดการนําเข้าจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้า (ก่อน Access 2007) เราไม่แนะนําให้คุณใช้ปุ่ม ขั้นสูง แต่ถ้าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการนําเข้านี้ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนงานนี้ได้ในส่วนถัดไป

14. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อนำเข้าข้อมูล

    Access พยายามนําเข้าข้อมูล ถ้ามีการนําเข้าข้อมูลใดๆ ตัวช่วยสร้างจะแสดงกล่องโต้ตอบที่บอกให้คุณทราบถึงสถานะของการดําเนินการนําเข้า ในทางกลับกัน ถ้าการดําเนินการล้มเหลวโดยสมบูรณ์ Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนําเข้าไฟล์

15. เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูล เปรียบเทียบข้อมูลในตารางกับไฟล์ต้นฉบับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลดูเหมือนถูกต้อง

ฉันควรทราบอะไรอีกบ้างที่เกี่ยวกับการนำเข้า

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีบันทึกรายละเอียดการนำเข้าของคุณลงในข้อกำหนดที่คุณสามารถใช้ใหม่ในภายหลัง ให้ดูบทความ การบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกให้เป็นข้อกำหนด

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าที่บันทึกไว้ ให้ดูบทความ การเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดกำหนดการข้อกำหนดเพื่อเรียกใช้เวลาที่เฉพาะเจาะจง ให้ดูบทความ การจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนชื่อข้อกำหนด ลบข้อกำหนด หรืออัปเดตชื่อของไฟล์ต้นฉบับในข้อกำหนด ให้ดูบทความ จัดการงานข้อมูล

การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า

ถ้าคุณเห็นข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนําเข้าแฟ้ม แสดงว่าการดําเนินการนําเข้าล้มเหลวโดยสมบูรณ์ ในทางกลับกัน ถ้าการดําเนินการนําเข้าแสดงหน้าที่พร้อมท์ให้คุณบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการ การดําเนินการจะถูกจัดการเพื่อนําเข้าข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วน ข้อความสถานะยังกล่าวถึงชื่อของตารางบันทึกข้อผิดพลาดที่ประกอบด้วยคําอธิบายของข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดําเนินการนําเข้า

เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องสังเกตว่า แม้ว่าข้อความบอกสถานะจะระบุว่าการดำเนินการประสบความสำเร็จแล้ว คุณควรตรวจทานเนื้อหาและโครงสร้างของตารางเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องก่อนที่จะเริ่มใช้งานตารางนั้น

เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดถูกเพิ่มลงในตารางเรียบร้อยแล้วหรือไม่ จากนั้นคุณควรเปิดตารางในมุมมองออกแบบเพื่อตรวจทานชนิดข้อมูลและการตั้งค่าคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล

ตารางต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนที่คุณสามารถใช้ในการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการตรวจทานตารางบันทึกข้อผิดพลาดจากหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางมีสามเขตข้อมูล คือ ข้อผิดพลาด เขตข้อมูล และแถว แต่ละแถวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเฉพาะ และเนื้อหาของเขตข้อมูลข้อผิดพลาดจะช่วยคุณแก้ไขปัญหา

ทำรายการสตริงข้อผิดพลาดและคำแนะนำการแก้ไขปัญหาให้สมบูรณ์

ด้านบนของหน้า

ลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

คุณสามารถใช้การลิงก์เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในไฟล์อื่นโดยไม่ต้องนําเข้า — เมื่อทําเช่นนั้น คุณสามารถดูข้อมูลล่าสุดทั้งในโปรแกรมดั้งเดิมและในไฟล์ Access โดยไม่ต้องสร้างและเก็บรักษาสําเนาใน Access ถ้าคุณไม่ต้องการคัดลอกเนื้อหาของไฟล์ข้อความลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ แต่ยังคงต้องการเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานที่ยึดตามข้อมูลนั้น คุณควรลิงก์ไฟล์ข้อความแทนการนําเข้า

เมื่อคุณลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ Access จะสร้างตารางใหม่ที่ลิงก์ไปยังไฟล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทํากับไฟล์ต้นฉบับจะปรากฏในตารางที่ลิงก์ อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่สอดคล้องกันใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือโครงสร้างของข้อมูล คุณควรเปิดไฟล์ต้นฉบับและทําการเปลี่ยนแปลงในไฟล์นั้น

แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่ลิงก์

ถึงแม้ว่าคุณจะสามารถดูข้อความ การจัดทำลิงก์ตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณควรเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอว่าแถวและคอลัมน์ทั้งหมดแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง

ถ้าคุณเห็นข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องที่ใดก็ได้ในตาราง ให้ดําเนินการแก้ไขตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้ แล้วลองลิงก์อีกครั้ง โปรดจําไว้ว่าคุณจะไม่สามารถเพิ่มค่าลงในตารางที่ลิงก์ได้โดยตรง เนื่องจากตารางเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ด้านบนของหน้า