การจัดเค้าร่าง (จัดกลุ่ม) ข้อมูลในเวิร์กชีต

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเค้าร่างมีป้ายชื่อในแถวแรก (เช่น, ภูมิภาค) มีข้อเท็จจริงที่คล้ายกันในแต่ละคอลัมน์และช่วงที่คุณต้องการเค้าร่างไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างเปล่า

2. ถ้าคุณต้องการแถวรายละเอียดที่มีการจัดกลุ่มของคุณสามารถมีแถวสรุปที่สอดคล้องกันซึ่งจะเป็นผลรวมย่อย เมื่อต้องการสร้างสิ่งต่อไปนี้ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • แทรกแถวสรุปโดยใช้คำสั่ง ผลรวมย่อย    

     ใช้คำสั่งผลรวมย่อยซึ่งจะแทรกฟังก์ชันผลรวมย่อยทันทีที่ด้านล่างหรือด้านบนของแต่ละกลุ่มของแถวรายละเอียดและสร้างเค้าร่างให้กับคุณโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันผลรวมย่อยให้ดูที่ฟังก์ชันผลรวมย่อย

   • แทรกแถวสรุปของคุณเอง    

     แทรกแถวสรุปของคุณเองด้วยสูตรที่ด้านล่างหรือด้านบนของแต่ละกลุ่มของแถวรายละเอียด ตัวอย่างเช่นภายใต้ (หรือด้านบน) แถวของข้อมูลยอดขายสำหรับเดือนมีนาคมและเมษายนให้ใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อผลรวมย่อยของยอดขายสำหรับเดือนเหล่านั้น ตารางในภายหลังในหัวข้อนี้จะแสดงตัวอย่างนี้

3. ตามค่าเริ่มต้น Excel จะค้นหาแถวสรุปที่อยู่ด้านล่างรายละเอียดที่พวกเขาสรุปแต่คุณสามารถสร้างได้เหนือแถวรายละเอียด ถ้าคุณสร้างแถวสรุปที่อยู่ใต้รายละเอียดให้ข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป (ขั้นตอนที่ 4) ถ้าคุณสร้างแถวสรุปของคุณที่ด้านบนของแถวรายละเอียดของคุณบนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ

   

   กล่องโต้ตอบการตั้งค่าจะเปิดขึ้น

   

   จากนั้นในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายสรุปแถวทางด้านล่างรายละเอียดแล้วคลิกตกลง

4. จัดเค้าร่างข้อมูลของคุณ ให้ทำตามวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

   จัดเค้าร่างข้อมูลโดยอัตโนมัติ

   1. เลือกเซลล์ในช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจัดเค้าร่าง

   2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกลูกศรภายใต้จัดกลุ่มแล้วคลิกเค้าร่างอัตโนมัติ

      

   จัดเค้าร่างข้อมูลด้วยตนเอง

   สิ่งสำคัญ: เมื่อคุณจัดกลุ่มระดับเค้าร่างด้วยตนเองจะดีที่สุดที่จะมีข้อมูลทั้งหมดที่แสดงอยู่เพื่อหลีกเลี่ยงการจัดกลุ่มแถวอย่างไม่ถูกต้อง

   1. เมื่อต้องการจัดเค้าร่างภายนอก (ระดับ 1) ให้เลือกแถวทั้งหมดของกลุ่มภายนอกจะมี (เช่นแถวรายละเอียดและถ้าคุณเพิ่มแถวสรุป)

      1แถวแรกมีป้ายชื่อและไม่ได้ถูกเลือกไว้ 2. เนื่องจากเป็นกลุ่มภายนอกให้เลือกแถวทั้งหมดที่มีผลรวมย่อยและรายละเอียด 3. อย่าเลือกผลรวมทั้งหมด

   2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง ให้คลิก จัดกลุ่ม จากนั้นในกล่องโต้ตอบกลุ่มให้คลิกแถวแล้วคลิกตกลง

      เคล็ดลับ: ถ้าคุณเลือกทั้งแถวแทนที่จะเป็นเพียงเซลล์ Excel จะจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติโดยใช้กล่องโต้ตอบกลุ่มโดยอัตโนมัติไม่ได้เปิด

      

      สัญลักษณ์เค้าร่างจะปรากฏด้านข้างของกลุ่มบนหน้าจอ

   3. อีกทางหนึ่งคือเค้าร่างกลุ่มภายในกลุ่มที่ซ้อนกันซึ่งเป็นแถวรายละเอียดสำหรับส่วนที่กำหนดของข้อมูลของคุณ

      หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่จำเป็นต้องสร้างกลุ่มภายในให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ f ด้านล่าง

      สำหรับกลุ่มที่ซ้อนกันภายในแต่ละกลุ่ม ให้เลือกแถวรายละเอียดที่ติดกับแถวที่มีแถวสรุป

      1คุณสามารถสร้างกลุ่มได้หลายกลุ่มในแต่ละระดับภายใน ที่นี่มีสองส่วนที่ถูกจัดกลุ่มไว้แล้วที่ระดับ2 2. ส่วนนี้จะถูกเลือกและพร้อมที่จะจัดกลุ่ม 3. อย่าเลือกแถวสรุปสำหรับข้อมูลที่คุณกำลังจัดกลุ่ม

   4. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง ให้คลิก จัดกลุ่ม

      

      จากนั้นในกล่องโต้ตอบกลุ่มให้คลิกแถวแล้วคลิกตกลง สัญลักษณ์เค้าร่างจะปรากฏด้านข้างของกลุ่มบนหน้าจอ

      เคล็ดลับ: ถ้าคุณเลือกทั้งแถวแทนที่จะเป็นเพียงเซลล์ Excel จะจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติโดยใช้กล่องโต้ตอบกลุ่มโดยอัตโนมัติไม่ได้เปิด

   5. ทำการเลือกและจัดกลุ่มแถวภายในต่อไป จนกระทั่งคุณได้สร้างระดับทั้งหมดที่คุณต้องการในเค้าร่างนั้น

   6. ถ้าคุณต้องการยกเลิกการจัดกลุ่มแถว ให้เลือกแถว แล้วบนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง ให้คลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม

      นอกจากนี้คุณยังสามารถยกเลิกการจัดกลุ่มส่วนของเค้าร่างได้โดยไม่ต้องเอาระดับทั้งหมดออก กด SHIFT ค้างไว้ขณะที่คุณคลิ หรือ สำหรับกลุ่มจากนั้นบนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกยกเลิกการจัดกลุ่ม

      สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณยกเลิกการจัดกลุ่มเค้าร่างในขณะที่ข้อมูลรายละเอียดถูกซ่อนแถวรายละเอียดอาจยังคงถูกซ่อนไว้ เมื่อต้องการแสดงข้อมูลให้ลากผ่านหมายเลขแถวที่มองเห็นที่อยู่ติดกับแถวที่ซ่อนอยู่ จากนั้นบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มเซลล์ให้คลิกรูปแบบแล้วชี้ไปที่ซ่อน &ยกเลิกการซ่อนแล้วคลิกยกเลิกการซ่อนแถว

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละแถวของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเค้าร่างมีป้ายชื่อในคอลัมน์แรกที่มีข้อเท็จจริงที่คล้ายกันในแต่ละแถวและช่วงไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างเปล่า

2. แทรกคอลัมน์สรุปที่มีสูตรต่างๆ ของคุณ ติดกับด้านขวาหรือด้านซ้ายกลุ่มของคอลัมน์รายละเอียดแต่ละกลุ่ม ตารางที่แสดงรายการในขั้นตอนที่4ด้านล่างแสดงตัวอย่าง

   หมายเหตุ: เมื่อต้องการจัดเค้าร่างข้อมูลตามคอลัมน์ คุณต้องมีคอลัมน์สรุปที่มีสูตรที่อ้างอิงเซลล์ในคอลัมน์รายละเอียดแต่ละคอลัมน์ของกลุ่มนั้น

3. ถ้าคอลัมน์สรุปของคุณอยู่ทางด้านซ้ายของคอลัมน์รายละเอียดบนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ

   

   กล่องโต้ตอบการตั้งค่าจะเปิดขึ้น

   

   จากนั้นในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าให้ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมายสรุปคอลัมน์ทางด้านขวาของรายละเอียดแล้วคลิกตกลง

4. เมื่อต้องการจัดเค้าร่างข้อมูลให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   จัดเค้าร่างข้อมูลโดยอัตโนมัติ

   1. เลือกเซลล์หนึ่งในช่วงนั้น

   2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกลูกศรที่อยู่ด้านล่างของกลุ่มแล้วคลิกเค้าร่างอัตโนมัติ

   จัดเค้าร่างข้อมูลด้วยตนเอง

   สิ่งสำคัญ: เมื่อคุณจัดกลุ่มระดับเค้าร่างด้วยตนเองจะเป็นการดีที่สุดที่จะมีข้อมูลทั้งหมดที่แสดงเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดกลุ่มคอลัมน์อย่างไม่ถูกต้อง

   1. เมื่อต้องการจัดเค้าร่างภายนอก (ระดับ 1) ให้เลือกคอลัมน์สรุปทั้งหมดรวมทั้งข้อมูลรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง

      1. คอลัมน์ A ประกอบด้วยป้ายชื่อ 2. เลือกคอลัมน์รายละเอียดและผลรวมย่อยทั้งหมด โปรดสังเกตว่าถ้าคุณไม่ได้เลือกทั้งคอลัมน์เมื่อคุณคลิกกลุ่ม(บนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่าง) กล่องโต้ตอบกลุ่มจะเปิดขึ้นและขอให้คุณเลือกแถวหรือคอลัมน์ 3. อย่าเลือกคอลัมน์ผลรวมทั้งหมด

   2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง ให้คลิก จัดกลุ่ม

      

      สัญลักษณ์เค้าร่างจะปรากฏที่ด้านบนของกลุ่ม

   3. เมื่อต้องการจัดเค้าร่างในกลุ่มคอลัมน์รายละเอียดภายในกลุ่มที่ซ้อนกัน (ระดับ2หรือสูงกว่า) ให้เลือกคอลัมน์รายละเอียดที่อยู่ติดกับคอลัมน์ที่มีคอลัมน์สรุป

      1คุณสามารถสร้างกลุ่มได้หลายกลุ่มในแต่ละระดับภายใน ที่นี่มีสองส่วนที่ถูกจัดกลุ่มไว้แล้วที่ระดับ2 2. คอลัมน์เหล่านี้จะถูกเลือกและพร้อมที่จะจัดกลุ่ม โปรดสังเกตว่าถ้าคุณไม่ได้เลือกทั้งคอลัมน์เมื่อคุณคลิกกลุ่ม(บนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่าง) กล่องโต้ตอบกลุ่มจะเปิดขึ้นและขอให้คุณเลือกแถวหรือคอลัมน์ 3. อย่าเลือกคอลัมน์สรุปสำหรับข้อมูลที่คุณกำลังจัดกลุ่ม

   4. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง ให้คลิก จัดกลุ่ม

      

      สัญลักษณ์เค้าร่างจะปรากฏด้านข้างของกลุ่มบนหน้าจอ

5. ทำการเลือกและจัดกลุ่มคอลัมน์ภายในต่อไป จนกระทั่งคุณได้สร้างระดับทั้งหมดที่คุณต้องการในเค้าร่างนั้น

6. ถ้าคุณต้องการยกเลิกการจัดกลุ่มคอลัมน์ ให้เลือกคอลัมน์ จากนั้นบนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง ให้คลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม

นอกจากนี้คุณยังสามารถยกเลิกการจัดกลุ่มส่วนของเค้าร่างได้โดยไม่ต้องเอาระดับทั้งหมดออก กด SHIFT ค้างไว้ขณะที่คุณคลิ หรือ สำหรับกลุ่มจากนั้นบนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกยกเลิกการจัดกลุ่ม

ถ้าคุณยกเลิกการจัดกลุ่มเค้าร่างในขณะที่ข้อมูลรายละเอียดถูกซ่อนอยู่คอลัมน์รายละเอียดอาจยังคงถูกซ่อนไว้ เมื่อต้องการแสดงข้อมูลให้ลากไปตามตัวอักษรคอลัมน์ที่มองเห็นได้ที่อยู่ติดกับคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มเซลล์ให้คลิกรูปแบบแล้วชี้ไปที่ซ่อน &ยกเลิกการซ่อนแล้วคลิกยกเลิกการซ่อนคอลัมน์

1. ถ้าคุณไม่เห็นสัญลักษณ์เค้าร่าง และ ให้ไปที่ตัวเลือก>ไฟล์>ขั้นสูงจากนั้นภายใต้ตัวเลือกการแสดงสำหรับเวิร์กชีตนี้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงสัญลักษณ์เค้าร่างถ้ามีการใช้เค้าร่างแล้วคลิกตกลง

2. ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • แสดงหรือซ่อนข้อมูลรายละเอียดสำหรับกลุ่ม    

     เมื่อต้องการแสดงข้อมูลรายละเอียดภายในกลุ่มให้คลิกปุ่ม สำหรับกลุ่มหรือกดALT + SHIFT + =

   • เมื่อต้องการซ่อนข้อมูลรายละเอียดสำหรับกลุ่มให้คลิกปุ่ม สำหรับกลุ่มหรือกดALT + SHIFT +-

   • ขยายหรือยุบเค้าร่างทั้งหมดไปที่ระดับใดระดับหนึ่ง    

     ในสัญลักษณ์เค้าร่าง ให้คลิกหมายเลขของระดับที่คุณต้องการ ข้อมูลรายละเอียดในระดับที่ต่ำกว่าจะถูกซ่อนไว้

     ตัวอย่างเช่น ถ้าเค้าร่างมีสี่ระดับ คุณสามารถซ่อนระดับที่สี่ในขณะที่แสดงระดับที่เหลือได้ด้วยการคลิก

   • แสดงหรือซ่อนข้อมูลรายละเอียดที่จัดเค้าร่างทั้งหมด    

     เมื่อต้องการแสดงข้อมูลรายละเอียดทั้งหมดให้คลิกที่ระดับต่ำสุดใน สัญลักษณ์เค้าร่าง ตัวอย่างเช่นถ้ามีสามระดับให้คลิก

   • เมื่อต้องการซ่อนข้อมูลรายละเอียดทั้งหมด ให้คลิก

สำหรับแถวที่มีการจัดเค้าร่าง Microsoft Excel จะใช้สไตล์เช่น RowLevel_1 และ RowLevel_2 สำหรับคอลัมน์ที่มีการจัดเค้าร่าง Excel จะใช้สไตล์เช่น ColLevel_1 และ ColLevel_2 สไตล์เหล่านี้ใช้รูปแบบตัวหนาตัวเอียงและรูปแบบอื่นๆเพื่อแยกความแตกต่างของแถวหรือคอลัมน์สรุปในข้อมูลของคุณ การเปลี่ยนลักษณะแต่ละสไตล์เหล่านี้จะถูกกำหนดคุณสามารถนำข้อความและรูปแบบเซลล์ที่แตกต่างกันไปใช้เพื่อกำหนดลักษณะที่ปรากฏของเค้าร่างของคุณเองได้ คุณสามารถนำสไตล์ไปใช้กับเค้าร่างได้เมื่อคุณสร้างเค้าร่างหรือหลังจากที่คุณสร้างเค้าร่างหรือหลังจากที่คุณสร้างเค้าร่าง

ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

นำสไตล์ไปใช้กับแถวหรือคอลัมน์สรุปใหม่โดยอัตโนมัติ    

1. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ

   

   กล่องโต้ตอบการตั้งค่าจะเปิดขึ้น

   

2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สไตล์อัตโนมัติ

นำสไตล์ไปใช้กับแถวหรือคอลัมน์สรุปที่มีอยู่    

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการนำสไตล์ไปใช้

2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ

   

   กล่องโต้ตอบการตั้งค่าจะเปิดขึ้น

   

3. เลือกกล่องกาเครื่องหมายสไตล์อัตโนมัติแล้วคลิกนำสไตล์ไปใช้

   

คุณยังสามารถใช้การจัดรูปแบบอัตโนมัติเพื่อจัดรูปแบบข้อมูลที่จัดเค้าร่าง

1. ถ้าคุณไม่เห็นสัญลักษณ์เค้าร่าง และ ให้ไปที่ตัวเลือก>ไฟล์>ขั้นสูงจากนั้นภายใต้ตัวเลือกการแสดงสำหรับเวิร์กชีตนี้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงสัญลักษณ์เค้าร่างถ้ามีการใช้เค้าร่าง

2. ใช้สัญลักษณ์เค้าร่าง และ เพื่อซ่อนข้อมูลรายละเอียดที่คุณไม่ต้องการคัดลอก

   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน แสดงหรือซ่อนข้อมูลที่จัดเค้าร่าง

3. เลือกช่วงของแถวสรุป

4. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก ค้นหาและเลือก แล้วคลิก ไปที่

   

5. คลิก ไปที่แบบพิเศษ

6. คลิก เซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น

7. คลิก ตกลง แล้วคัดลอกข้อมูลดังกล่าว

ซ่อนเค้าร่าง

• ไปที่ตัวเลือก>ไฟล์>ขั้นสูงจากนั้นภายใต้ตัวเลือกการแสดงสำหรับเวิร์กชีตนี้ให้ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงสัญลักษณ์เค้าร่างถ้ามีการใช้เค้าร่าง

เอาเค้าร่างออก

1. คลิกเวิร์กชีต

2. หนึ่งแท็บข้อมูลในกลุ่มเค้าร่างให้คลิกยกเลิกการจัดกลุ่มแล้วคลิกล้างเค้าร่าง

   

   สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณเอาเค้าร่างออกในขณะที่ข้อมูลรายละเอียดถูกซ่อนไว้ แถวรายละเอียดหรือคอลัมน์รายละเอียดอาจยังคงซ่อนอยู่ เมื่อต้องการแสดงข้อมูลนั้น ให้ลากผ่านหมายเลขแถวหรือตัวอักษรของคอลัมน์ที่มองเห็นได้ที่อยู่ติดกับแถวและคอลัมน์ที่ถูกซ่อนไว้ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ ให้คลิก รูปแบบ ชี้ไปที่ ซ่อนและยกเลิกการซ่อน แล้วคลิก ยกเลิกการซ่อนแถว หรือ ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์

สมมติว่าคุณต้องการสร้างรายงานสรุปข้อมูลของคุณที่แสดงผลรวมของแผนภูมิที่รวมอยู่ในแผนภูมิของผลรวมเหล่านั้นเท่านั้น โดยทั่วไปแล้วคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

1. การสร้างรายงานสรุป

   1. จัดเค้าร่างข้อมูลของคุณ

      สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน สร้างเค้าร่างของแถว หรือ สร้างเค้าร่างของคอลัมน์

   2. ซ่อนรายละเอียดด้วยการคลิกสัญลักษณ์เค้าร่าง และ เพื่อแสดงเฉพาะผลรวมดังที่แสดงในตัวอย่างต่อไปนี้ของเค้าร่างแถวดังนี้

      

   3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน แสดงหรือซ่อนข้อมูลที่จัดเค้าร่าง

2. แผนภูมิรายงานสรุป

   1. เลือกข้อมูลสรุปที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิ

      ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการให้แผนภูมิผลรวม Buchanan และ Davolio เท่านั้นแต่ไม่รวมผลรวมทั้งหมดให้เลือกเซลล์ A1 ถึง C19 ดังที่แสดงในตัวอย่างด้านบน

   2. คลิInsertกแทรกแผนภูมิ> >แผนภูมิที่แนะนำจากนั้นคลิกแท็บแผนภูมิทั้งหมดแล้วเลือกชนิดแผนภูมิของคุณ

      

      ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเลือกตัวเลือกคอลัมน์แบบกลุ่มแผนภูมิของคุณจะมีลักษณะดังนี้

      

      ถ้าคุณแสดงหรือซ่อนรายละเอียดในรายการของข้อมูลที่จัดเค้าร่าง แผนภูมินั้นจะถูกอัปเดตให้แสดงหรือซ่อนข้อมูลนั้นด้วย