หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง
เมื่อคุณเปิดตาราง หรือดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามAccess แสดงผลลัพธ์ตารางหรือคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางหรือคิวรีที่ข้อมูลผลลัพธ์ที่แสดงอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลถูกอ้างถึงโดยทั่วไปเป็นแผ่นข้อมูล คุณสามารถกำหนดลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูลเพื่อแสดงข้อมูลเฉพาะสำหรับการใช้เป็นรายงานอย่างง่าย
คุณต้องการทำสิ่งใด
เรียนรู้เกี่ยวกับแผ่นข้อมูล
แผ่นข้อมูลเป็นภาพ ของข้อมูลมีอยู่ในตาราง หรือผลลัพธ์ส่งกลับ โดยแบบสอบถาม จะแสดงเขตข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนจากตาราง ฟอร์ม หรือผลลัพธ์คิวรีในรูปแบบตาราง (แถวและคอลัมน์) ดังที่แสดงไว้ที่นี่
ตามค่าเริ่มต้น ตารางและคิวรีเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่ตารางหรือแบบสอบถาม แล้ว คลิ กเปิดบนเมนูทางลัดเมื่อต้องการเปิดตารางหรือแบบสอบถามเป็นแผ่นข้อมูล
เมื่อคุณนำรูปแบบที่ระบุลงในแถวและคอลัมน์ หรือเพิ่มแถวผลรวม แผ่นข้อมูลสามารถยังทำหน้าที่เป็นรายงานอย่างง่าย
จัดระเบียบข้อมูล ด้วยการปรับเปลี่ยน และการย้ายคอลัมน์หรือแถว
คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลเพื่อให้แผ่นข้อมูลได้ง่ายขึ้น เพื่อดู หรือ เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลจำเป็นในเวลาที่เฉพาะเจาะจง ส่วนนี้แสดงหลายวิธีที่คุณสามารถทำ
ปรับขนาดคอลัมน์หรือแถว
บางครั้ง ไม่รวมทั้งหมดของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลจะพอดีกับหน้าจอของคุณหรือพิมพ์ออกมา หรือคอลัมน์แต่ละรายการอาจใช้เนื้อที่มากกว่าที่จำเป็นสำหรับเนื้อหาของพวกเขา นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนความสูงของแถวเพื่อให้สามารถทำข้อความที่ไม่ตรงกับคอลัมน์บนบรรทัดใหม่
หลังจากที่คุณเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถปรับขนาดคอลัมน์แต่ละรายการด้วยตนเอง หรือปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับเนื้อหาโดยอัตโนมัติ
ปรับขนาดคอลัมน์ด้วยตนเอง
-
วางตัวชี้บนขอบของคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับขนาด
-
เมื่อตัวชี้เปลี่ยนเป็น ลูกศรแบบสองหัว ลากขอบของคอลัมน์จนกว่าจะได้ขนาดที่คุณต้องการ
ปรับขนาดคอลัมน์โดยอัตโนมัติ
-
เมื่อต้องการปรับขนาดคอลัมน์ให้เหมาะสมกับเนื้อหา วางตัวชี้บนขอบของคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับขนาด
-
เมื่อตัวชี้เปลี่ยนเป็น ลูกศรแบบสองหัว ดับเบิลคลิกที่ขอบของคอลัมน์
ปรับขนาดคอลัมน์หลายคอลัมน์
-
เมื่อต้องการปรับขนาดคอลัมน์หลายคอลัมน์ในเวลาเดียวกัน แป้น SHIFT ค้างไว้ เลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลาย ๆ แล้ว ปรับขนาดคอลัมน์ที่เลือก นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกทั้งแผ่นข้อมูล และปรับขนาดคอลัมน์ทั้งหมด
ปรับขนาดแถว
-
เมื่อต้องการปรับขนาดแถว วางตำแหน่งตัวชี้ระหว่างสองใด ๆ ระเบียนในแผ่นข้อมูล แล้วลากจนกระทั่งแถว ให้มีขนาดที่คุณต้องการ
คุณไม่สามารถปรับขนาดแถวแต่ละแถวแต่ละรายได้นั่นคือเมื่อคุณปรับขนาดแถว แถวทั้งหมดจะถูกปรับขนาดได้
ปรับขนาดแถวสูงเริ่มต้น
-
เมื่อต้องการปรับขนาดแถวสูงเริ่มต้น คลิกขวาที่ตัวเลือกระเบียน แล้ว คลิ กความสูงของแถวบนเมนูทางลัด
-
ในกล่องโต้ตอบความสูงของแถวเลือกกล่องกาเครื่องหมายสูงมาตรฐานนั้นแล้ว คลิกตกลง
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงความกว้างของคอลัมน์หรือความสูงของแถว โดยการคลิกปุ่มเลิกทำบนแถบเครื่องมือด่วน การเลิกทำการเปลี่ยนแปลง ปิดแผ่นข้อมูล แล้ว คลิกไม่ใช่เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังเค้าโครงของแผ่นข้อมูล คลิกไม่ใช่จะยังเลิกทำการเปลี่ยนเค้าโครงอื่นที่คุณทำ
ย้ายคอลัมน์
คุณสามารถเปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลอย่างรวดเร็ว ด้วยการลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งต่าง ๆ ภายในแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจทำสิ่งนี้เพื่อให้แน่ใจว่า คอลัมน์ที่เฉพาะเจาะจงเสมอยังคงอยู่ในมุมมอง
-
คลิกส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์ หรือค้างแป้น SHIFT เพื่อเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลาย ๆ จากนั้น ลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งใหม่
เปลี่ยนชื่อคอลัมน์
อาจมีโอกาสเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์เพื่อให้ได้อธิบายถึงข้อมูลประกอบด้วยได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่าง ถ้าคอลัมน์ประกอบด้วยที่อยู่อีเมลที่มีชื่อว่า EMAdd คุณอาจต้องการทำให้คอลัมน์หัวเรื่องได้ง่ายขึ้นเพื่อทำความเข้าใจ โดยการเปลี่ยนที่อยู่อีเมล เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเปลี่ยนชื่อคอลัมน์บนเมนูทางลัด และ แล้ว พิมพ์ชื่อใหม่ ตัวอย่าง พิมพ์ที่อยู่อีเมล
การแสดงหรือซ่อนคอลัมน์
ถ้าคุณต้องการแสดง หรือพิมพ์เฉพาะบางคอลัมน์สำหรับแผ่นข้อมูลของคุณ คุณสามารถซ่อนคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องแสดง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังทำงานกับฐานข้อมูลของข้อมูลที่ติดต่อ คุณอาจต้องการดูเฉพาะเต็มชื่อและอีเมลที่อยู่สำหรับที่ติดต่อแต่ละรายการได้ คุณสามารถสร้างมุมมองนี้ได้ โดยการซ่อนคอลัมน์อื่น ๆ ทั้งหมด
การซ่อนคอลัมน์
-
คลิกส่วนหัวของคอลัมน์คุณต้องการซ่อน
เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน SHIFT ค้างไว้ และคลิกส่วนหัวของคอลัมน์เพิ่มเติม
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเลือกคอลัมน์ที่ไม่ติดกัน เลือกคอลัมน์เพิ่มเติมใด ๆ และซ่อนที่แยกต่างหาก
-
คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้ว คลิ กซ่อนเขตข้อมูลบนเมนูทางลัด
แสดงคอลัมน์
-
คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ใด ๆ แล้ว คลิ กยกเลิกซ่อนเขตข้อมูลบนเมนูทางลัด
-
ในกล่องโต้ตอบยกเลิกซ่อนคอลัมน์เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากแต่ละคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แสดง แล้ว คลิ กปิด
เปลี่ยนสีพื้นหลังและสไตล์ของเส้นตาราง
เมื่อต้องการใช้แผ่นข้อมูล คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพลักษณะที่ปรากฏของข้อมูล โดยการเปลี่ยนรูปแบบ เช่นสไตล์เส้นตารางหรือสีพื้นหลัง หรือ โดยการสร้างสีที่แตกต่างกันสำหรับแถวที่สลับ
ตั้งค่าลักษณะเส้นตาราง
-
บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มการจัดรูปแบบข้อความคลิกลูกศรอยู่ถัดจากปุ่มเส้นตาราง
-
คลิกสไตล์เส้นตารางที่คุณต้องการ
ตั้งค่าสีพื้นหลัง
-
บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มการจัดรูปแบบข้อความคลิกลูกศรอยู่ถัดจากปุ่มสีพื้นหลัง
-
คลิกสีพื้นหลังที่คุณต้องการ
เปลี่ยนสีพื้นหลังของแถวแบบสลับ
คุณสามารถตั้งค่าสีพื้นหลังของแถวที่สลับในแผ่นข้อมูลขึ้นอยู่กับสีพื้นหลังเริ่มต้น ด้วยการตั้งค่าสีพื้นหลังตัวสลับ คุณสามารถทำให้ง่ายต่อการแยกความแตกต่างระหว่างแถวที่อยู่ติดกัน
-
บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มการจัดรูปแบบข้อความคลิกลูกศรอยู่ถัดจากปุ่มสีแถวอื่น
-
คลิกสีพื้นหลังที่คุณต้องการนำไปใช้
เปลี่ยนรูปแบบข้อความ
หลังจากที่คุณเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของข้อความ รวมถึงการจัดรูปแบบ โปรดสังเกตว่า การเปลี่ยนแปลงของคุณถูกนำไปใช้กับทั้งแผ่นข้อมูล ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงของคุณปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในครั้งถัดไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล อย่าลืมคลิกใช่เมื่อคุณปิดแผ่นข้อมูล และได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงเค้าโครง
คุณสามารถใช้คำสั่งเพิ่มเติมในกลุ่มการจัดรูปแบบข้อความบนแท็บหน้าแรกได้ทำการเปลี่ยนแปลงลักษณะแบบอักษรในแผ่นข้อมูล
-
คลิกเซลล์ใด ๆ ในแผ่นข้อมูล
-
บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มการจัดรูปแบบข้อความเลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:
-
เมื่อต้องการเปลี่ยนแบบอักษร พิมพ์ หรือคลิกฟอนต์ในกล่องฟอนต์
-
เมื่อต้องการเปลี่ยนขนาดฟอนต์ พิมพ์ หรือคลิกขนาดฟอนต์ในกล่องขนาดฟอนต์
-
เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะแบบอักษร คลิกปุ่มตัวหนาItalicหรือขีดเส้นใต้(หรือการผสมกันของสาม)
-
เมื่อต้องการเปลี่ยนสีฟอนต์ คลิกลูกศรอยู่ถัดจากปุ่มสีฟอนต์นั้นแล้ว เลือกสีจากชุดแบบสี
-
สรุปข้อมูล ด้วยการเพิ่มแถวผลรวม
ด้วยการเพิ่มแถวผลรวมลงในแผ่นข้อมูล คุณสามารถดูผลรวมสำหรับคอลัมน์จากการคำนวณอย่างรวดเร็ว นอกจากการรวมคอลัมน์ของข้อมูล คุณสามารถใช้แถวผลรวมเพื่อทำการคำนวณอื่น ๆ เช่นการค้นหาค่าเฉลี่ย นับจำนวนของรายการในคอลัมน์ และการค้นหาค่ามากที่สุด หรือต่ำสุดในคอลัมน์ของข้อมูล
เมื่อต้องการแสดงแถวผลรวม ทำต่อไปนี้:
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม
แถวใหม่ปรากฏที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล ตัวที่มีคำทั้งหมดในคอลัมน์แรก
-
คลิกเซลล์ใด ๆ ที่อยู่ในแถวเดียวกับเซลล์ที่ประกอบด้วยคำทั้งหมด
-
คลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้น แล้ว คลิ กชนิดของการคำนวณที่คุณต้องการแสดงในเซลล์นั้น
รายการของฟังก์ชันหรือชนิดของการคำนวณที่พร้อมใช้งานขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูล ของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์ประกอบด้วยค่าสกุลเงิน คุณเห็นรายการของฟังก์ชันที่นำไปใช้กับการคำนวณสกุลเงิน เช่นค่าต่ำสุดและสูงสุด
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คุณลักษณะแถวผลรวม ดูบทความการแสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม
นำการเรียงลำดับ และการกรอง
เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วบางอย่างเพิ่มเติมที่สามารถทำให้แผ่นข้อมูลของคุณง่ายต่อการดู หรือพิมพ์ ได้ ตัวอย่างเช่น ในภาพประกอบต่อไปนี้ ชื่อบริษัทจะเรียงลำดับตามลำดับตัวอักษร
-
เมื่อต้องการนำการเรียงลำดับ คลิกขวาคอลัมน์ (หรือคลิกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์), แล้ว คลิกตัวเลือกการเรียงลำดับที่คุณต้องการ
-
เมื่อต้องการนำตัวกรอง คลิกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับค่าคุณต้องการแสดง อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิตัวกรองข้อความหรือตัวกรองตัวเลขเมื่อต้องการสร้างตัวกรองเพิ่มเติมโดยละเอียด
บันทึกการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงของคุณ
หลังจากที่คุณเปลี่ยนเค้าโครงและลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูล คุณจำเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงที่เก็บไว้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล เมื่อคุณปิดแผ่นข้อมูลหลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงเค้าโครง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ถ้าคุณคลิกใช่การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไว้ และถูกนำไปใช้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล ถ้าคุณคลิกไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงถูกละทิ้ง และแผ่นข้อมูลเปิดขึ้น ด้วยการตั้งค่าเริ่มต้นเค้าโครง (หรือการตั้งค่าการบันทึกครั้งล่าสุด) อยู่ถัดเวลาที่คุณเปิดเอกสาร
