ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้

การนับในรายงาน

การนับรวมระเบียนที่อยู่ในรายงานจะเป็นประโยชน์อย่างมาก ในรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป คุณสามารถแสดงการนับของระเบียนในแต่ละกลุ่มได้ หรือคุณสามารถเพิ่มหมายเลขบรรทัดให้กับแต่ละระเบียนเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างถึงแต่ละระเบียน บทความนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มการนับและหมายเลขบรรทัดลงในรายงานของคุณทีละขั้นตอน

คุณต้องการทำอะไร

นับจํานวนระเบียนในรายงานหรือกลุ่ม

มุมมองเค้าโครงมอบวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเพิ่มการนับลงในรายงานของคุณ

นับระเบียนโดยใช้มุมมองเค้าโครง

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

  2. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับ เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าระเบียนทั้งหมดถูกนับให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณทราบว่าไม่มีค่าใดๆ เช่น เขตข้อมูล ID

  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกล่มและผลรวม ให้คลิก ผลรวม 

  4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการนับระเบียนทั้งหมดในรายงานโดยไม่เกี่ยวกับว่ามีค่าในเขตข้อมูลที่เลือกหรือไม่ให้คลิก นับระเบียน

    • เมื่อต้องการนับเฉพาะระเบียนที่มีค่าในเขตข้อมูลที่เลือก ให้คลิกนับค่า

      หมายเหตุ: ค่า Count ไม่พร้อมใช้งานกับเขตข้อมูลของชนิดข้อมูลต่อไปนี้

      • ข้อความยาว (Memo)

      • วัตถุ OLE

      • ไฮเปอร์ลิงก์

      • สิ่งที่แนบมา

  5. Access เพิ่มกล่องข้อความลงในส่วน ส่วนท้ายของรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุม เป็นนิพจน์ที่ใช้ฟังก์ชันCount ถ้ามีระดับการจัดกลุ่มในรายงานของคุณ Access จะเพิ่มกล่องข้อความลงในส่วนท้ายของกลุ่มแต่ละกลุ่มที่คํานวณแบบเดียวกันด้วย

    หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อสร้างการนับในเขตข้อมูลที่ระบุ Access จะสร้างนิพจน์ที่นับเฉพาะระเบียนที่เขตข้อมูลนั้นไม่ใช่ Null ตัวอย่างเช่น ถ้ามีระเบียน 10 ระเบียนในรายงาน และคุณได้เพิ่มจํานวนนับลงในเขตข้อมูลที่มีค่า Null สามค่า กล่องข้อความจํานวนจะแสดง 7ระเบียนตัวเลขที่มีค่าที่ไม่ใช่ Null คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการเพิ่มนับเฉพาะกับเขตข้อมูลที่ไม่อนุญาตให้ใช้ Null (เช่น เขตข้อมูล ID) หรือคุณสามารถแก้ไขแหล่งตัวควบคุมของกล่องข้อความเพื่อให้นับระเบียนทั้งหมดเสมอว่ามีค่า Null หรือไม่ วิธีทำ:

  6. เลือกกล่องข้อความที่แสดงการนับ ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  7. คลิกแท็บ ข้อมูล

  8. ในกล่องคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุม ให้ลบนิพจน์แล้วพิมพ์=Count(*)

  9. บันทึกรายงานและสลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อดูผลลัพธ์

นับระเบียนโดยใช้มุมมองออกแบบ

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเพิ่มนับระเบียนทั้งหมดในรายงาน ให้คลิกส่วนท้ายของรายงานหรือส่วนหัวที่คุณต้องการวางกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการเพิ่มนับของระเบียนทั้งหมดในแต่ละกลุ่มของรายงานที่มีการจัดกลุ่ม ให้คลิกส่วนท้ายของกลุ่มที่คุณต้องการวางกล่องข้อความ

  4. เลือกกล่องข้อความ แล้วกด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  5. คลิกแท็บ ข้อมูล

  6. ในกล่องคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุม ให้พิมพ์=Count(*)

    วิธีนี้ นิพจน์Count เพื่อนับระเบียนทั้งหมดในรายงานหรือกลุ่ม แม้ว่าบางเขตข้อมูลในระเบียนบางระเบียนจะเป็น Null เมื่อต้องการนับระเบียนเฉพาะที่เขตข้อมูลที่ระบุไม่ใช่ Null (ตัวอย่างเช่น SupplierName) ให้ใช้นิพจน์ต่อไปนี้แทน: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหมายเลขบรรทัดให้กับแต่ละระเบียนในรายงานหรือกลุ่ม

คุณสามารถแสดงรายการหมายเลขในรายงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ในรายงานยอดขายตามผลิตภัณฑ์ คุณอาจต้องการให้ "1" มาก่อนรายการแรกในกลุ่มผลิตภัณฑ์ "2" เพื่อมาก่อนรายการที่สอง และอื่นๆ เมื่อเริ่มกลุ่มผลิตภัณฑ์ถัดไป การนับเริ่มต้นใหม่ และ "1" จะมาก่อนรายการแรก

การจัดลำดับเลขรายการในรายงาน

คุณสามารถคํานวณตัวเลขรายการในรายงานของคุณโดยใช้ตัวควบคุมที่คํานวณและตั้งค่าคุณสมบัติ ผลรวม สะสม

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

  3. ในส่วนรายละเอียดของรายงาน ให้ลากตัวชี้เพื่อสร้างกล่องข้อความ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่ากว้างพอที่จะรองรับหมายเลขรายการมากที่สุด

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณอาจมีหนึ่งร้อยใบสั่งซื้อ คุณจะต้องมีช่องว่างอย่างน้อยสามอักขระ (100) ถ้าป้ายชื่อปรากฏขึ้นถัดจากกล่องข้อความ ให้ลบป้ายชื่อด้วยการคลิกแล้วกด DELETE ถ้าคุณวางกล่องข้อความใกล้กับระยะขอบซ้าย ป้ายชื่ออาจถูกซ่อนภายใต้กล่องข้อความ ใช้จุดจับการย้ายที่มุมบนซ้ายของกล่องข้อความ ให้ลากกล่องข้อความไปทางขวาเพื่อให้คุณสามารถดูป้ายชื่อได้ จากนั้น คุณสามารถคลิกป้ายชื่อ แล้วกด DELETE

  4. เลือกกล่องข้อความ ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  5. คลิกแท็บทั้งหมด ในกล่องคุณสมบัติชื่อ ให้พิมพ์ชื่อ เช่นtxtItemNumber

  6. คลิกแท็บ ข้อมูล

  7. ในกล่อง คุณสมบัติ ผลรวม สะสม ให้เลือก เหนือกลุ่ม

  8. ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้พิมพ์=1

  9. คลิกแท็บ รูปแบบ

  10. ในกล่อง คุณสมบัติ รูปแบบ ให้พิมพ์ #. (เครื่องหมายปอนด์ตามด้วยเครื่องหมายมหัพภาพ)

    การนี้จะจัดรูปแบบหมายเลขบรรทัดด้วยช่วงเวลาตามด้วยตัวเลข

  11. บันทึกรายงานและสลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อดูผลลัพธ์

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×