การนำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปใช้กับเซลล์
ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อจํากัดชนิดของข้อมูลหรือค่าที่ผู้ใช้ใส่ลงในเซลล์ หนึ่งในการใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยทั่วไป คือการสร้างรายการดรอปดาวน์
ลองกันเลย!
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างกฎ
-
เลือก>ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
-
บนแท็บการตั้งค่าภายใต้อนุญาตให้เลือกตัวเลือก:
-
จํานวนเต็ม- เมื่อต้องการจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะจํานวนเต็ม
-
ทศนิยม- เมื่อต้องการจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะตัวเลขทศนิยม
-
รายการ- เพื่อเลือกข้อมูลจากรายการดรอปดาวน์
-
วันที่- เมื่อต้องการจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะวันที่เท่านั้น
-
เวลา- เมื่อต้องการจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะเวลาเท่านั้น
-
ความยาวข้อความ- เพื่อจํากัดความยาวของข้อความ
-
แบบปรับแต่งเอง – for custom formula.
-
-
ภายใต้ข้อมูลให้เลือกเงื่อนไข
-
ตั้งค่าอื่นๆ ที่ต้องมีโดยยึดตามสิ่งที่คุณเลือกเพื่ออนุญาตและข้อมูล
-
เลือกแท็บข้อความที่ป้อนค่าและปรับแต่งข้อความที่ผู้ใช้จะเห็นเมื่อใส่ข้อมูล
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือกเพื่อแสดงข้อความเมื่อผู้ใช้เลือกหรือโฮเวอร์เหนือเซลล์ที่เลือก
-
เลือกแท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดเพื่อปรับแต่งข้อความแสดงข้อผิดพลาด และเลือกสไตล์
-
เลือก ตกลง
ในตอนนี้ ถ้าผู้ใช้พยายามใส่ค่าที่ไม่ถูกต้อง การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด จะปรากฏขึ้น พร้อมกับข้อความแบบปรับแต่งเองของคุณ
ดาวน์โหลดตัวอย่างของเรา
ถ้าคุณสร้างแผ่นงานที่ต้องการให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูล คุณอาจต้องการจํากัดรายการในช่วงของวันที่หรือตัวเลขบางช่วง หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าใส่เฉพาะตัวเลขบวกเท่านั้น Excel สามารถจํากัดการใส่ข้อมูลลงในเซลล์บางเซลล์โดยใช้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้พร้อมท์ผู้ใช้ให้ใส่ข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อเลือกเซลล์ และแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
จํากัดการป้อนข้อมูล
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจํากัดรายการข้อมูล
-
บนแท็บ ข้อมูลให้คลิกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล >ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าปุ่มตรวจสอบความถูกต้องไม่พร้อมใช้งาน แผ่นงานอาจถูกป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กอาจถูกแชร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณถูกแชร์อยู่หรือแผ่นงานของคุณมีการป้องกัน For more information about workbook protection, see Protect a workbook.
-
ในกล่องอนุญาต ให้เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการอนุญาต และใส่เกณฑ์และค่าที่จํากัด
หมายเหตุ: กล่องที่คุณใส่ค่าที่จํากัดจะถูกติดป้ายตามข้อมูลและจํากัดเกณฑ์ที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกวันที่เป็นชนิดข้อมูลของคุณ คุณจะสามารถใส่ค่าที่จํากัดในกล่องค่าที่น้อยที่สุดและค่าสูงสุดที่มีป้ายชื่อวันที่เริ่มต้นและ วันที่สิ้นสุด
พร้อมท์ผู้ใช้เกี่ยวกับรายการที่ถูกต้อง
เมื่อผู้ใช้คลิกในเซลล์ที่มีความต้องการในการป้อนข้อมูล คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายว่าข้อมูลถูกต้องคืออะไร
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพร้อมท์ผู้ใช้เกี่ยวกับรายการข้อมูลที่ถูกต้อง
-
บนแท็บ ข้อมูลให้คลิกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล >ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าปุ่มตรวจสอบความถูกต้องไม่พร้อมใช้งาน แผ่นงานอาจถูกป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กอาจถูกแชร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณถูกแชร์อยู่หรือแผ่นงานของคุณมีการป้องกัน For more information about workbook protection, see Protect a workbook.
-
บนแท็บ ข้อความที่ใส่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ ถูกเลือก
-
ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องของข้อความของคุณ
-
ในกล่อง ใส่ ข้อความ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดง
แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
ถ้าคุณมีการจํากัดข้อมูลและผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายข้อผิดพลาดได้
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดของคุณ
-
บนแท็บ ข้อมูลให้คลิกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล >ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าปุ่มตรวจสอบความถูกต้องไม่พร้อมใช้งาน แผ่นงานอาจถูกป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กอาจถูกแชร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณถูกแชร์อยู่หรือแผ่นงานของคุณมีการป้องกัน For more information about workbook protection, see Protect a workbook.
-
บนแท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องของข้อความของคุณ
-
ใน กล่องข้อความ ข้อผิดพลาด ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงถ้ามีการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เมื่อต้องการ
บนเมนู ป ็อปอัพสไตล์ ให้เลือก
ต้องให้ผู้ใช้แก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะดําเนินการต่อ
หยุด
แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง และต้อง ให้พวกเขาเลือก ใช่ หรือ ไม่ใช่ เพื่อระบุว่าพวกเขาต้องการใช้ต่อหรือไม่
คำเตือน
แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่อนุญาตให้พวกเขาดําเนินการต่อหลังจากยกเลิกข้อความเตือน
สำคัญ
จํากัดการป้อนข้อมูล
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจํากัดรายการข้อมูล
-
บนแท็บ ข้อมูล ภายใต้ เครื่องมือให้คลิก ตรวจสอบความถูกต้อง
หมายเหตุ: ถ้าไม่สามารถใช้คำสั่งตรวจสอบความถูกต้องได้ แสดงว่าแผ่นงานมีการป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กถูกแชร์อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
-
บนเมนูป็อปอัพ อนุญาต ให้เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการอนุญาต
-
บนเมนู ป ็อปอัพข้อมูล ให้เลือกชนิดของการจํากัดเกณฑ์ที่คุณต้องการ แล้วใส่ค่าที่จํากัด
หมายเหตุ: กล่องที่คุณใส่ค่าที่จํากัดจะถูกติดป้ายตามข้อมูลและจํากัดเกณฑ์ที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกวันที่เป็นชนิดข้อมูลของคุณ คุณจะสามารถใส่ค่าที่จํากัดในกล่องค่าที่น้อยที่สุดและค่าสูงสุดที่มีป้ายชื่อวันที่เริ่มต้นและ วันที่สิ้นสุด
พร้อมท์ผู้ใช้เกี่ยวกับรายการที่ถูกต้อง
เมื่อผู้ใช้คลิกในเซลล์ที่มีความต้องการในการป้อนข้อมูล คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายว่าข้อมูลถูกต้องคืออะไร
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพร้อมท์ผู้ใช้เกี่ยวกับรายการข้อมูลที่ถูกต้อง
-
บนแท็บ ข้อมูล ภายใต้ เครื่องมือให้คลิก ตรวจสอบความถูกต้อง
หมายเหตุ: ถ้าไม่สามารถใช้คำสั่งตรวจสอบความถูกต้องได้ แสดงว่าแผ่นงานมีการป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กถูกแชร์อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
-
บนแท็บ ข้อความที่ใส่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ ถูกเลือก
-
ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องของข้อความของคุณ
-
ในกล่อง ใส่ ข้อความ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดง
แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
ถ้าคุณมีการจํากัดข้อมูลและผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายข้อผิดพลาดได้
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดของคุณ
-
บนแท็บ ข้อมูล ภายใต้ เครื่องมือให้คลิก ตรวจสอบความถูกต้อง
หมายเหตุ: ถ้าไม่สามารถใช้คำสั่งตรวจสอบความถูกต้องได้ แสดงว่าแผ่นงานมีการป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กถูกแชร์อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
-
บนแท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องของข้อความของคุณ
-
ใน กล่องข้อความ ข้อผิดพลาด ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงถ้ามีการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เมื่อต้องการ
บนเมนู ป ็อปอัพสไตล์ ให้เลือก
ต้องให้ผู้ใช้แก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะดําเนินการต่อ
หยุด
แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง และต้อง ให้พวกเขาเลือก ใช่ หรือ ไม่ใช่ เพื่อระบุว่าพวกเขาต้องการใช้ต่อหรือไม่
คำเตือน
แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่อนุญาตให้พวกเขาดําเนินการต่อหลังจากยกเลิกข้อความเตือน
สำคัญ
เพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเซลล์หรือช่วง
หมายเหตุ: สองขั้นตอนแรกในส่วนนี้จะมีไว้เพื่อเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดใดๆ ขั้นตอนที่ 3-7 โดยเฉพาะในการสร้างรายการดรอปดาวน์
-
เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
-
บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
-
ในแท็บ การตั้งค่า ในกล่อง อนุญาต ให้เลือก รายการ
-
ในกล่อง แหล่งข้อมูล ให้พิมพ์ค่ารายการของคุณ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น พิมพ์ต่>,เฉลี่ย,สูง
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ดรอปดาวน์ภายในเซลล์ แล้ว ไม่เช่นนั้น คุณจะไม่เห็นลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากเซลล์
-
เมื่อต้องการระบุวิธีที่คุณต้องการจัดการกับค่าว่าง (ช่องว่าง) ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ละเว้นช่องว่าง
-
ทดสอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบทำงานอย่างถูกต้อง ให้ลองใส่ข้อมูลทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องลงในเซลล์เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าของคุณกำลังทำงานดังที่คุณต้องการ และข้อความของคุณปรากฏตอนที่คุณต้องการ
หมายเหตุ:
-
หลังจากที่คุณสร้างรายการดรอปดาวน์แล้ว ให้ตรวจสอบว่ารายการทำงานตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการตรวจสอบดูว่าเซลล์นั้น กว้าง พอที่จะแสดงรายการทั้งหมดหรือไม่
-
เอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออก - เลือกเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องที่คุณต้องการลบ แล้วไปที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล>และในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้กดปุ่ม ล้างทั้งหมดแล้วคลิกตกลง
การเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดอื่นๆ
ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดอื่นๆ และแสดงวิธีเพิ่มชนิดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเวิร์กชีตของคุณ
|
เมื่อต้องการทำเช่นนี้: |
ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ |
|---|---|
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นจำนวนเต็มภายในขีดจำกัด |
|
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นเลขทศนิยมภายในขีดจำกัด |
|
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นวันที่ภายในช่วงวันที่ |
|
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นเวลาภายในกรอบเวลา |
|
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นข้อความภายในความยาวที่กำหนด |
|
|
คำนวณค่าที่อนุญาตโดยอิงจากเนื้อหาของเซลล์อื่น |
|
ในกลุ่ม ตัวเลข บนแท็บ หน้าแรก
ตัวอย่างของสูตรในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ:
-
ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ตัวเลือก แบบเอง ที่คุณเขียนสูตรเพื่อตั้งค่าเงื่อนไขของคุณ คุณไม่ต้องกังวลว่ากล่องข้อมูลจะแสดงอะไร เนื่องจากปิดใช้งานด้วยตัวเลือก แบบปรับแต่งเอง
-
สกรีนช็อตในบทความนี้ถูกถ่าย Excel 2016; แต่ฟังก์ชันการ Excel สำหรับเว็บ เหมือนกัน
|
เมื่อต้องการตรวจสอบ |
ใส่สูตรนี้ |
|---|---|
|
เซลล์ที่มีรหัสผลิตภัณฑ์ (C2) จะเริ่มต้นด้วยคำนำหน้ามาตรฐาน "ID-" และอักขระต้องมีความยาวอย่างน้อย 10 ตัว (9 ตัวขึ้นไป) |
=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9) 
|
|
เซลล์ที่มีชื่อผลิตภัณฑ์ (D2) มีเฉพาะข้อความ |
=ISTEXT(D2) 
|
|
เซลล์ที่มีวันเกิน (B6) ต้องมีค่ามากกว่าค่าปีที่ตั้งค่าไว้ในเซลล์ B4 |
=IF(B6<=(TODAY()-(365*B4)),TRUE,FALSE) 
|
|
ข้อมูลทั้งหมดในช่วงเซลล์ A2:A10 จะมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน |
=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1 
หมายเหตุ: คุณต้องใส่สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเซลล์ A2 ก่อน จากนั้นคัดลอก A2 ไปยัง A3:A10 เพื่อให้อาร์กิวเมนต์ที่สอง COUNTIF ตรงกับเซลล์ปัจจุบัน นั่นคือส่วน A2)=1 จะเปลี่ยนเป็น A3)=1, A4)=1 และอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม |
|
ตรวจสอบว่าข้อมูลอีเมลแอดเดรสในเซลล์ B4 มีสัญลักษณ์ @ |
=ISNUMBER(FIND("@",B4)) 
|
ยังไม่พอใช่ไหม
เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
