ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้

การปรับเปลี่ยน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงรายงาน

หัวข้อนี้อธิบายเทคนิคที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับเปลี่ยนรายงาน Access ที่มีอยู่ Access สองมุมมองที่คุณสามารถใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงรายงานของคุณ: มุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ ตัวเลือกของคุณว่าจะใช้มุมมองใดขึ้นอยู่กับงานที่เฉพาะเจาะจงที่คุณพยายามทํางานให้เสร็จ คุณอาจใช้ทั้งสองมุมมองเพื่อเปลี่ยนแปลง

คุณต้องการทำอะไร

เข้าใจมุมมองเค้าโครง

มุมมองเค้าโครงคือมุมมองที่ใช้งานง่ายที่สุดเพื่อใช้ในการปรับเปลี่ยนรายงาน และสามารถใช้กับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณต้องการกับรายงานใน Access ได้ ในมุมมองเค้าโครง รายงานจะเรียกใช้จริง เพื่อให้คุณสามารถดูข้อมูลของคุณเหมือนกับที่ปรากฏขึ้นเมื่อพิมพ์ออกมา อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานในมุมมองนี้ เนื่องจากคุณสามารถดูข้อมูลในขณะที่คุณปรับเปลี่ยนรายงานได้ จึงเป็นมุมมองที่มีประโยชน์มากในการตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์ เพิ่มระดับการจัดกลุ่ม หรือการเริ่มงานอื่นๆ ที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏและความยากง่ายในการอ่านของรายงาน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานสมุดโทรศัพท์ลูกค้าในมุมมองเค้าโครง

รายงานในมุมมองเค้าโครง

รายงานที่คุณเห็นในมุมมองเค้าโครงจะไม่ตรงกับรายงานที่พิมพ์ ตัวอย่างเช่น ไม่มีตัวแบ่งหน้าในมุมมองเค้าโครง นอกจากนี้ ถ้าคุณใช้ การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อจัดรูปแบบรายงานของคุณด้วยคอลัมน์ คอลัมน์จะไม่แสดงในมุมมองเค้าโครง อย่างไรก็ตาม มุมมองเค้าโครงจะให้ประมาณรายงานที่พิมพ์ได้ใกล้เคียงมาก ถ้าคุณต้องการดูว่ารายงานจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา ให้ใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์

งานบางอย่างไม่สามารถถูกแสดงในมุมมองเค้าโครงและต้องให้คุณสลับไปยังมุมมองออกแบบ ในบางสถานการณ์ Access จะแสดงข้อความบอกคุณว่า คุณต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบเพื่อเปลี่ยนแปลงเฉพาะ

เข้าใจมุมมองออกแบบ

มุมมองออกแบบจะให้มุมมองโดยละเอียดของโครงสร้างรายงานของคุณ คุณสามารถดูแถบส่วนหัวและส่วนท้ายของรายงาน หน้า และกลุ่มได้ รายงานไม่ได้เรียกใช้ในมุมมองออกแบบดังนั้นคุณจึงไม่เห็นข้อมูลหลักในขณะใช้งาน อย่างไรก็ตาม มีงานบางอย่างที่คุณสามารถแสดงในมุมมองออกแบบได้ง่ายกว่าในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถ:

  • เพิ่มตัวควบคุมต่างๆ ลงในรายงานของคุณ เช่น ป้ายชื่อ รูปภาพ เส้น และสี่เหลี่ยมผืนผ้า

  • แก้ไขแหล่งควบคุมกล่องข้อความในกล่องข้อความโดยไม่ต้องใช้แผ่นคุณสมบัติ

  • เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติบางอย่างที่ไม่สามารถใช้งานได้ในมุมมองเค้าโครง

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานสมุดโทรศัพท์ลูกค้าในมุมมองออกแบบ

รายงานในมุมมองออกแบบ

สลับระหว่างมุมมอง

Access มีวิธีการมากมายในการสลับระหว่างมุมมอง ถ้ารายงานเปิดอยู่แล้ว คุณสามารถสลับไปยังมุมมองอื่นได้โดยเลือกเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

  • คลิกขวาที่แท็บเอกสารหรือแถบชื่อเรื่องของรายงาน แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิกปุ่ม มุมมอง เพื่อ สลับระหว่างมุมมองที่พร้อมใช้งาน อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิกลูกศร ภายใต้มุมมอง แล้วเลือกหนึ่งในมุมมองที่พร้อมใช้งานจากเมนู

  • คลิกขวาในพื้นที่ว่างของตัวรายงาน แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการ ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ คุณต้องคลิกขวาที่ภายนอกตารางออกแบบ

  • คลิกไอคอนมุมมองขนาดเล็กไอคอนใดไอคอนหนึ่งบนแถบสถานะ Access

ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ให้ดับเบิลคลิกรายงานในบานหน้าต่างนําทางเพื่อเปิดรายงานในมุมมองรายงาน เมื่อต้องการเปิดรายงานในมุมมองอื่น ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

หมายเหตุ: ถ้าคุณปรับเปลี่ยนรายงานที่คุณใช้ การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อสร้างหลายคอลัมน์ (ตัวอย่างเช่น รายงานป้ายจ่าหน้าจดหมาย) คุณจะสามารถดูได้เฉพาะคอลัมน์ใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เท่านั้น เมื่อคุณดูรายงานในมุมมองรายงานหรือมุมมองเค้าโครง Access จะแสดงข้อมูลในคอลัมน์เดียว

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

ส่วนนี้อธิบายเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนรายงานทั่วไปบางส่วนที่คุณสามารถแก้ไขได้ในมุมมองเค้าโครง

เปลี่ยนความกว้างคอลัมน์หรือเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง

  1. คลิกรายการในคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ รายการเพื่อระบุว่าเลือกเขตข้อมูลแล้ว

  2. ลากขอบขวาหรือซ้ายของเส้นขอบจนกว่าคอลัมน์จะกว้างตามที่คุณต้องการ

เปลี่ยนความสูงของแถวหรือเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง

  1. คลิกรายการในแถวที่คุณต้องการปรับ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ รายการเพื่อระบุว่าเลือกเขตข้อมูลแล้ว

  2. ลากขอบบนหรือด้านล่างของเส้นขอบจนกระทั่งแถวมีความสูงตามที่คุณต้องการ

เพิ่มเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

    รายการของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะแสดงขึ้น ถ้ามีเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น เขตข้อมูลเหล่านี้จะแสดงภายใต้เขตข้อมูล ที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น:

  • ลากเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูล ลงในรายงาน เมื่อคุณย้ายเขตข้อมูล พื้นที่ที่ถูกเน้นจะระบุที่ที่จะวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกแต่ละ เขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลที่คุณต้องการ ปล่อยแป้น CTRL แล้วลากเขตข้อมูลลงในรายงาน เขตข้อมูลจะถูกวางอยู่ติดกัน

ด้านบนของหน้า

การเข้าใจเค้าโครงตัวควบคุม

เค้าโครงตัวควบคุมคือเส้นบอกแนวที่จัดแนวตัวควบคุมของคุณตามแนวนอนและแนวตั้ง เพื่อให้รายงานของคุณมีลักษณะที่เหมือนกัน คุณสามารถคิดว่าเค้าโครงตัวควบคุมเป็นตารางที่แต่ละเซลล์ของตารางมีตัวควบคุมได้ ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่ม เอาออก หรือจัดเรียงตัวควบคุมในเค้าโครงตัวควบคุม

เค้าโครงตัวควบคุมมีสองแบบคือแบบตารางและแบบเรียงซ้อน

  • ในเค้าโครงตัวควบคุมแบบตาราง ตัวควบคุมจะถูกจัดเรียงเป็นแถวและคอลัมน์เหมือนกับสเปรดชีต ที่มีป้ายชื่อที่ด้านบน เค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางจะครอบคลุมสองส่วนของรายงานเสมอ ส่วนใดก็ตามที่มีตัวควบคุมอยู่ ป้ายชื่ออยู่ในส่วนด้านบน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางพื้นฐาน

    เค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางพื้นฐาน

  • ในเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ตัวควบคุมจะถูกจัดเรียงตามแนวตั้ง เหมือนที่คุณอาจเห็นบนฟอร์มกระดาษ ที่มีป้ายชื่อทางด้านซ้ายของแต่ละตัวควบคุม เค้าโครงแบบเรียงซ้อนจะอยู่ภายในส่วนรายงานเดียวเสมอ ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเค้าโครงตัวควบคุมแบบเรียงซ้อนพื้นฐาน

    เค้าโครงตัวควบคุมแบบเรียงซ้อนพื้นฐาน

คุณสามารถมีเค้าโครงตัวควบคุมได้หลายแบบโดยพิมพ์บนรายงาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเค้าโครงแบบตารางเพื่อสร้างแถวของข้อมูลของแต่ละระเบียน จากนั้นเค้าโครงแบบเรียงซ้อนอย่างน้อยหนึ่งเค้าโครงที่อยู่ข้างใต้ซึ่งมีข้อมูลเพิ่มเติมจากระเบียนเดียวกัน

สร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมคอลัมน์โดยอัตโนมัติในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • คุณสร้างรายงานใหม่ได้ ด้วยการคลิก รูปปุ่ม รายงาน ในกลุ่ม รายงาน บนแท็บ สร้าง

  • คุณสร้างรายงานใหม่ได้ด้วยการคลิก รูปปุ่ม รายงานเปล่าในกลุ่ม รายงาน บนแท็บ สร้าง แล้วลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ในรายงานที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่โดยเลือกวิธีต่อไปนี้:

  1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครง

  2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วเลือกตัวควบคุมเหล่านั้น

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บจัดเรียงในกลุ่ม ตารางให้คลิก แบบตารางหรือแบบเรียงซ้อน

    • คลิกขวาที่ตัวควบคุมหรือตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครงแล้วคลิกแบบตาราง หรือแบบเรียงซ้อน

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมและเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกลงในเค้าโครงนั้น

สลับเค้าโครงตัวควบคุมจากตารางเป็นแบบเรียงซ้อน หรือจากแบบเรียงซ้อนเป็นตาราง

เมื่อต้องการสลับเค้าโครงทั้งหมดจากเค้าโครงชนิดหนึ่งไปใช้เค้าโครงอื่น:

  • เลือกเค้าโครงตัวควบคุมโดยการคลิกตัวเลือกเค้าโครงสีส้มที่มุมบนซ้ายของเค้าโครง

    เซลล์ทั้งหมดในเค้าโครงจะถูกเลือก

  • เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ชนิด เค้าโครงที่คุณต้องการ (แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน)

    • คลิกขวาที่เค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปที่ เค้าโครงแล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการ

Access จะจัดเรียงตัวควบคุมใหม่เป็นชนิดเค้าโครงที่คุณเลือก

แยกเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งเค้าโครงออกเป็นสองเค้าโครง

คุณสามารถแยกเค้าโครงตัวควบคุมออกเป็นสองเค้าโครงได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการย้ายไปยังเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บจัดเรียงในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการเป็นเค้าโครงใหม่ (แบบตารางหรือแบบเรียงซ้อน)

    • คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครงแล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการให้กับเค้าโครงใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่ และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกลงในเค้าโครงนั้น

จัดเรียงตัวควบคุมในเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

  • คุณสามารถย้ายตัวควบคุมภายในเค้าโครงตัวควบคุมได้โดยการลากตัวควบคุมนั้นไปยังสถานที่ที่คุณต้องการ เมื่อคุณลากเขตข้อมูล แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุที่ที่จะวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

  • คุณสามารถย้ายตัวควบคุมจากเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งไปยังเค้าโครงตัวควบคุมอื่นที่มีชนิดเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลากตัวควบคุมจากเค้าโครงแบบเรียงซ้อนหนึ่งไปยังอีกเค้าโครงแบบเรียงซ้อนได้ แต่ไม่สามารถลากไปยังเค้าโครงแบบตารางได้

เพิ่มตัวควบคุมลงในเค้าโครงตัวควบคุม

เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่จาก บานหน้าต่างรายการ เขตข้อมูลลงในเค้าโครงตัวควบคุมที่มีอยู่    

  • เพียงลากเขตข้อมูลจาก บานหน้าต่างรายการ เขตข้อมูลไปยังเค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุที่ที่เขตข้อมูลจะถูกวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

เมื่อต้องการเพิ่มตัวควบคุมที่มีอยู่ลงในเค้าโครงตัวควบคุมที่มีอยู่    

  1. เลือกตัวควบคุมแรกที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครงตัวควบคุม

  2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วเลือกตัวควบคุมเหล่านั้น คุณสามารถเลือกตัวควบคุมในเค้าโครงตัวควบคุมอื่นๆ ได้

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ ให้ลากเขตข้อมูลที่เลือกไปยังเค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุที่ที่เขตข้อมูลจะถูกวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

    • ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองเค้าโครง ให้ต่อไปนี้

      1. บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดของเค้าโครงที่คุณเพิ่ม ถ้าคุณเพิ่มไปยังเค้าโครงแบบตารางให้คลิก แบบตาราง ถ้าคุณจะเพิ่มไปยังเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ให้คลิกเรียงซ้อน

        Access จะสร้างเค้าโครงใหม่ และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกลงในเค้าโครงนั้น

      2. ลากเค้าโครงใหม่ไปยังเค้าโครงที่มีอยู่ แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุที่ที่เขตข้อมูลจะถูกวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

เอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุม

การเอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุมจะช่วยให้คุณสามารถวางตัวควบคุมที่ใดก็ได้บนรายงานโดยไม่มีผลกระทบต่อการวางตําแหน่งของตัวควบคุมอื่นๆ

  1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออกจากเค้าโครง เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมหลายตัว ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออก เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมทั้งหมดในเค้าโครง ให้คลิกกล่องตัวเลือกเค้าโครงที่มุมบนซ้ายของเค้าโครง

  2. คลิกขวาที่หนึ่งในตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครงแล้วคลิก เอา เค้าโครงออก

    Access จะเอาตัวควบคุมที่เลือกออกจากเค้าโครง

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ตัวควบคุมถูกแทรกลงในเค้าโครงตัวควบคุมเมื่อคุณย้าย ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้วลากตัวควบคุมไปยังจุดที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

ลบเขตข้อมูลหรือคอลัมน์

  1. คลิกเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ที่จะลบ หรือคลิกป้ายชื่อหรือส่วนหัวของคอลัมน์

    Access จะวาดเส้นขอบรอบๆ รายการเพื่อระบุว่ารายการนั้นถูกเลือกอยู่

  2. กด DELETE

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ใช้กลุ่ม ขนาดหน้ากระดาษและ เค้าโครงหน้ากระดาษ บนแท็บ การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเปลี่ยนขนาด การวางแนว ระยะขอบ และอื่นๆ

  1. คลิกแท็บ การตั้งค่า หน้ากระดาษ

  2. ในกลุ่ม ขนาดหน้า กระดาษ ให้คลิก ขนาด เพื่อเลือกขนาดกระดาษอื่น

  3. ในกลุ่ม ขนาดหน้า กระดาษ ให้คลิก ระยะ ขอบ เพื่อปรับเปลี่ยนระยะขอบของรายงาน

  4. ในกลุ่มเค้าโครงหน้ากระดาษให้คลิก แนวตั้งหรือแนวนอน เพื่อเปลี่ยนการวางแนวกระดาษ

เปลี่ยนการจัดรูปแบบของเขตข้อมูล

  1. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  2. บนแท็บ รูปแบบ ให้ใช้เครื่องมือในกลุ่ม ฟอนต์ เพื่อปรับใช้การจัดรูปแบบที่คุณต้องการ

ผูกกล่องข้อความกับเขตข้อมูลอื่น (เปลี่ยนแหล่งตัวควบคุมของตัวควบคุม)

  1. คลิกภายในคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแหล่งข้อมูลตัวควบคุม

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ รายการเพื่อระบุว่าเลือกเขตข้อมูลแล้ว

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดงอยู่ในปัจจุบัน ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่ง ตัวควบคุม เป็นเขตข้อมูลใหม่ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลจากรายการดรอปดาวน์ หรือคุณสามารถพิมพ์นิพจน์ในกล่อง

เปลี่ยนแหล่งระเบียนของรายงาน

  1. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดงขึ้น ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  2. ในรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกรายงาน

  3. ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ข้อมูล

  4. ในรายการ ดรอป ดาวน์แหล่งระเบียน ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้กับแหล่งระเบียน หรือคลิก ปุ่มตัวสร้าง เพื่อแสดงตัวสร้างคิวรี

    หมายเหตุ: ถ้ารายงานยึดตามตารางในปัจจุบัน Access จะถามว่าคุณต้องการสร้างคิวรีโดยยึดตามตารางหรือไม่ คลิกใช่ เพื่อแสดงตัวสร้างคิวรีและสร้างคิวรี หรือคลิกไม่ใช่ เพื่อยกเลิกการดําเนินการ ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างคิวรี คิวรีใหม่จะกลายเป็นแหล่งระเบียนของรายงาน ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นเป็นคิวรี "ฝังตัว" ซึ่งเป็นคิวรีที่เก็บอยู่ในคุณสมบัติ RecordSource ของรายงาน แทนที่จะเป็นวัตถุคิวรีที่แยกต่างหาก

ตัดข้อความในเขตข้อมูล

  1. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดงขึ้น ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการตัดข้อความ แล้วคลิกคุณสมบัติ หรือเพียงคลิกที่เขตข้อมูลเพื่อเลือก

  2. บนแท็บ รูปแบบของ แผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ CanGrowเป็นใช่

เพิ่มเส้นตาราง

ถ้าตัวควบคุมของคุณอยู่ในเค้าโครงตัวควบคุม คุณสามารถเพิ่มเส้นตารางเพื่อให้แยกสีระหว่างตัวควบคุมได้อย่างชัดเจนมากขึ้น

  1. คลิกเขตข้อมูลใดๆ ในเค้าโครงตัวควบคุม

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบเขตข้อมูลเพื่อระบุว่าได้เลือกเส้นขอบนั้นแล้ว

  2. บนแท็บจัดเรียงในกลุ่มตารางให้คลิกเส้นตาราง

  3. เลือกสไตล์ของเส้นตารางที่คุณต้องการจากรายการดรอปดาวน์

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเพิ่มเส้นตารางโดยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลใดๆ ในเค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปยังเค้าโครง ชี้ไปยังเส้นตารางแล้วเลือกชนิดของเส้นตารางที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนโลโก้หรือรูปอื่นๆ

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่มโลโก้ลงในรายงานโดยใช้เครื่องมือโลโก้ และวิธีปรับขนาดตัวควบคุมรูปหรือรูปภายในตัวควบคุมรูป

เพิ่มโลโก้

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ ท้ายกระดาษ ให้คลิกโลโก้

    กล่องโต้ตอบแทรกรูปภาพ จะปรากฏขึ้น

  • เรียกดูโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์โลโก้ของคุณ แล้วดับเบิลคลิกที่ไฟล์

    Access จะเพิ่มโลโก้ที่มุมบนซ้ายของรายงาน

ปรับขนาดตัวควบคุมที่มีโลโก้หรือรูปอื่นๆ

  1. คลิกตัวควบคุมที่มีรูป

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบตัวควบคุมเพื่อระบุว่าได้เลือกเส้นขอบนั้นแล้ว

  2. วางตัวชี้บนเส้นขอบ เมื่อตัวชี้กลายเป็นลูกศรสองหัว คุณสามารถลากไปในทิศทางที่ระบุโดยลูกศรเพื่อขยายตัวควบคุมรูปให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง

โปรดทราบว่าค่าเริ่มต้นของคุณสมบัติโหมดขนาดของรูปคือ คลิปซึ่งหมายความว่ารูปจะมีขนาดเดียวกันไม่ว่าคุณจะสร้างตัวควบคุมรูปมีขนาดใหญ่หรือเล็กมากน้อยเท่าใด ถ้าคุณต้องการให้รูปมีขนาดใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงเมื่อคุณปรับขนาดตัวควบคุม ให้สร้างดังต่อไปนี้

ปรับขนาดโลโก้หรือรูปภายในตัวควบคุม

  1. เลือกรูปภาพ

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บ รูปแบบของ แผ่นคุณสมบัติ ให้ ตั้งค่าคุณสมบัติ โหมดขนาด เป็นตัวเลือกที่คุณต้องการ:

การตั้งค่า

คำอธิบาย

คลิป

รูปยังคงมีขนาดเหมือนเดิม โดยไม่เกี่ยวกับขนาดของตัวควบคุมรูปที่มีขนาดใหญ่หรือเล็ก ถ้าคุณสร้างให้ตัวควบคุมรูปมีขนาดเล็กกว่ารูปภาพ รูปภาพจะถูกตัด

ยืด

รูปจะถูกยืดออกทั้งแนวตั้งและแนวนอนเพื่อให้ตรงกับขนาดของตัวควบคุมรูป อัตราส่วนกว้างยาวดั้งเดิมของรูปจะไม่ถูกเก็บรักษา ดังนั้นการตั้งค่านี้จึงสามารถส่งผลให้เกิดรูปผิดส่วน ได้ เว้นแต่ว่าคุณตั้งค่าความสูงและความกว้างของตัวควบคุมรูปอย่างแม่นย้>

ย่อ/ขยาย

เมื่อปรับขนาดตัวควบคุมรูป รูปจะถูกปรับให้มีขนาดใหญ่ที่สุดเท่าที่เป็นไปได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่ออัตราส่วนกว้างยาวดั้งเดิมของรูป

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือแก้ไขชื่อรายงาน

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่มหรือแก้ไขป้ายชื่อที่มีชื่อของรายงาน

เพิ่มชื่อเรื่องลงในรายงาน

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ ท้ายกระดาษ ให้คลิกชื่อเรื่อง

    ป้ายชื่อใหม่จะถูกเพิ่มลงในส่วนหัวของรายงาน และใส่ชื่อรายงานให้คุณเป็นชื่อเรื่องของรายงาน

  • เมื่อสร้างป้ายชื่อแล้ว ข้อความในป้ายชื่อจะถูกเลือกไว้ให้คุณ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนข้อความ คุณสามารถเริ่มพิมพ์ชื่อเรื่องที่คุณต้องการได้

  • กด ENTER เมื่อคุณเสร็จสิ้น

แก้ไขชื่อเรื่องรายงาน

  1. ดับเบิลคลิกที่ป้ายชื่อที่มีชื่อรายงานเพื่อวางเคอร์เซอร์ในป้ายชื่อ

  2. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นชื่อเรื่องรายงาน แล้วกด ENTER เมื่อคุณเสร็จสิ้น

เพิ่มหมายเลขหน้า วันที่ปัจจุบัน หรือเวลาปัจจุบัน

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเพิ่มหมายเลขหน้าลงในรายงาน และวิธีการเพิ่มวันที่ปัจจุบันหรือเวลาปัจจุบัน

เพิ่มหมายเลขหน้า

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัว กระดาษ/ ท้ายกระดาษ ให้คลิก หมายเลขหน้า

    กล่องโต้ตอบ หมายเลขหน้า จะแสดงขึ้น

  • เลือกรูปแบบ ตําแหน่ง และการจัดแนวที่คุณต้องการกับหมายเลขหน้า

  • ล้างกล่องกา เครื่องหมาย แสดง จํานวนหน้าแรก ถ้าคุณไม่ต้องการหมายเลขบนหน้าแรก

  • คลิก ตกลง

    หมายเลขหน้าจะถูกเพิ่มลงในรายงาน สลับไปยังตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูลักษณะตัวเลขเมื่อคุณพิมพ์รายงาน

เพิ่มวันที่หรือเวลา

  • บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิกวันที่และเวลา

    กล่องโต้ตอบวันที่และเวลา จะปรากฏขึ้น

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมวันที่ ถ้าคุณไม่ต้องการให้รวมวันที่

  • ถ้าคุณต้องการรวมวันที่ ให้คลิกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการ

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมเวลา ถ้าคุณไม่ต้องการให้รวมเวลา

  • ถ้าคุณต้องการรวมเวลา ให้คลิกรูปแบบเวลาที่คุณต้องการ

    ตัวอย่างของวันที่และเวลาในรูปแบบที่คุณเลือก จะปรากฏใน พื้นที่ ตัวอย่างของกล่องโต้ตอบ

  • คลิก ตกลง

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

ในบางกรณี คุณไม่สามารถปรับเปลี่ยนบางอย่างกับรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง และต้องใช้มุมมองออกแบบแทนได้

เพิ่มหมายเลขบรรทัด

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

  2. คลิกในพื้นที่เปิดของส่วนที่คุณต้องการให้หมายเลขบรรทัดปรากฏขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นส่วนรายละเอียด คุณจะย้ายกล่องข้อความไปยังสถานที่สุดท้ายในภายหลัง

    เมื่อคุณคลิกรายงาน Access จะสร้างกล่องข้อความใหม่ที่ไม่ถูกผูก

  3. คลิกป้ายชื่อ (ทางด้านซ้ายของกล่องข้อความใหม่) แล้วกด DELETE

  4. คลิกหนึ่งครั้งในกล่องข้อความใหม่เพื่อเลือก แล้วคลิกอีกครั้งเพื่อวางตําแหน่งเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ

  5. พิมพ์ =1 แล้วกด ENTER

  6. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  7. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ผลรวม สะสม เป็น เกินทั้งหมด

    หมายเหตุ: ถ้านี่คือรายงานที่มีการจัดกลุ่ม และคุณต้องการให้การล้เลขเริ่มที่ 1 ของแต่ละกลุ่ม ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ เป็น เหนือกลุ่ม

  8. ปรับขนาดกล่องข้อความให้เล็กลงโดยการวางตําแหน่งตัวชี้ไว้เหนือจุดจับปรับขนาดที่ขอบขวาของกล่องข้อความ แล้วลากไปทางซ้าย ปล่อยพื้นที่ว่างให้เพียงพอกับหมายเลขบรรทัดที่มากที่สุดที่คุณคาดว่าจะเห็นในรายงานนี้

  9. ถ้าต้องการ ให้เพิ่มพื้นที่ให้กับกล่องข้อความที่ขอบด้านซ้ายสุดของส่วนรายละเอียดโดยการลากตัวควบคุมที่มีอยู่ในส่วนนั้นไปทางขวา หรือโดยการปรับขนาดตัวควบคุมซ้ายสุดในส่วนนั้น

  10. ลากกล่องข้อความใหม่ไปยังสถานที่ที่คุณต้องการให้อยู่ในรายงาน

  11. สลับไปยังมุมมองรายงาน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หรือมุมมองเค้าโครงเพื่อดูหมายเลขบรรทัด

การที่ส่วนหัวของกลุ่มจะปรากฏที่ด้านบนของแต่ละหน้า

เพื่อให้กลุ่มที่ครอบคลุมหลายหน้า เห็นว่าส่วนหัวของกลุ่มจะปรากฏที่ด้านบนของแต่ละหน้าเพื่อให้คุณสามารถดูว่าข้อมูลนั้นอยู่ในกลุ่มใดได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเลือกส่วนหัวของกลุ่มในมุมมองเค้าโครง แต่การสลับไปยังส่วนหัวของกลุ่มในมุมมองออกแบบจะง่ายขึ้น

  1. ดับเบิลคลิกตัวเลือกส่วนส่วนหัวของกลุ่ม (แถบแนวนอนเหนือส่วนหัวของกลุ่ม)

  2. บนแท็บรูปแบบของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ทําซ้ําส่วนเป็นใช่

เปิดรายงานย่อยในหน้าต่างมุมมองออกแบบ

เมื่อคุณเปิดรายงานในมุมมองออกแบบ รายงานย่อยใดๆ ที่อยู่ในรายงานนั้นจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบด้วย อย่างไรก็ตาม รายงานย่อยแต่ละรายงานจะแสดงอยู่ภายในตัวควบคุมรายงานย่อย ไม่ใช่เป็นหน้าต่างแยกต่างหาก เนื่องจากตัวควบคุมรายงานย่อยมักจะเล็กเกินกว่าจะสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดาย จึงมักจะสะดวกกว่าที่จะเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างของรายงานย่อยแล้วแก้ไข เมื่อต้องการเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ ให้เลือกเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • เลือกรายงานย่อย จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก รายงานย่อย ในหน้าต่างใหม่

  • คลิกหนึ่งครั้งภายนอกตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกรายงานย่อยไว้ แล้วคลิกขวาภายในตัวควบคุมรายงานย่อย แล้วคลิกรายงานย่อย ในหน้าต่างใหม่

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×