การป้องกันและการรักษาความปลอดภัยใน Excel

ต่อไปนี้คือตัวเลือกต่างๆ ที่สามารถใช้ในการป้องกันข้อมูล Excel ของคุณ:

• ระดับไฟล์: หมายถึงการล็อกไฟล์ Excel โดยการตั้งรหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดหรือปรับเปลี่ยนได้ คุณมีสองตัวเลือก ดังต่อไปนี้:

  • การเข้ารหัสลับไฟล์: เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ แสดงว่าคุณต้องการตั้งรหัสผ่านและล็อกไฟล์ Excel ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปิดไฟล์ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel

  • การตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์: คุณจะต้องตั้งรหัสผ่านเพื่อใช้ในการเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการมอบการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงแบบแก้ไขได้ให้กับผู้ใช้รายอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel

  • ทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย: ใช้ตัวเลือกนี้ ถ้าคุณต้องการทำเครื่องหมายไฟล์ Excel ของคุณเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือเอาการป้องกันออกจากเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอของคุณ

  • จำกัดการเข้าถึง: ถ้าองค์กรของคุณมีสิทธิ์ที่ตั้งค่าโดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) คุณสามารถนำสิทธิ์ IRM ที่พร้อมใช้งานไปใช้กับเอกสารของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือเอาการป้องกันออกจากเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอของคุณ

  • ลายเซ็นดิจิทัล: คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในไฟล์ Excel ของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือนำลายเซ็นดิจิทัลออกในไฟล์ Office

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองที่ถูกต้องจากผู้ออกใบรับรอง (CA)

• ระดับเวิร์กบุ๊ก: คุณสามารถล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กได้โดยการตั้งรหัสผ่าน การล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กคือการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเพิ่ม ย้าย ลบ ซ่อน หรือเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

• ระดับเวิร์กชีต: คุณสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำภายในเวิร์กชีตได้ด้วยการป้องกันแผ่นงาน คุณสามารถระบุสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำภายในแผ่นงานได้ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญในเวิร์กชีตจะไม่ได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มแถวและคอลัมน์ หรือเรียงลำดับและใช้ ตัวกรองอัตโนมัติ เท่านั้น เมื่อเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงานแล้ว คุณสามารถป้องกันองค์ประกอบอื่นๆ เช่น เซลล์ ช่วง สูตร และตัวควบคุม ActiveX หรือฟอร์มได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กชีต ให้ดู ป้องกันเวิร์กชีต

ฉันควรใช้การป้องกันระดับไหน

• เมื่อต้องการควบคุมระดับการเข้าถึงไฟล์ Excel ของผู้ใช้ ให้ใช้การป้องกันระดับไฟล์ สมมติว่าคุณมีรายงานสถานะประจำสัปดาห์ของสมาชิกทีมในไฟล์ Excel และคุณไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกทีมสามารถเปิดไฟล์ได้ คุณมี 2 ตัวเลือก ดังนี้:

  • ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปิดไฟล์ของคุณ: คุณสามารถเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ได้ โดยวิธีนี้เป็นเทคนิคที่ใช้กันบ่อยที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณจะล็อกไฟล์ด้วยรหัสผ่านและจะไม่มีใครเปิดไฟล์ได้ นอกจากคุณ

  • ถ้าคุณต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงแบบแก้ไขได้ให้กับผู้ใช้รายอื่นๆ: หรือ คุณอาจต้องการให้ผู้จัดการในทีมสามารถแก้ไขรายงานสถานะประจำสัปดาห์ได้ แต่ให้สมาชิกทีมสามารถเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น คุณสามารถป้องกันไฟล์ Excel ได้โดยการระบุรหัสผ่านสองรหัส: รหัสหนึ่งสำหรับเปิด และอีกรหัสหนึ่งสำหรับปรับเปลี่ยน จากนั้น คุณสามารถแชร์รหัสผ่านที่เหมาะสมให้กับทีม โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการมอบการเข้าถึงระดับไหนให้กับพวกเขา

• เมื่อต้องการควบคุมวิธีการทำงานกับเวิร์กชีตของผู้ใช้ภายในเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กบุ๊ก สมมติว่าเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีหลายเวิร์กชีต และแต่ละเวิร์กชีตก็ตั้งชื่อตามสมาชิกทีม คุณอาจต้องการยืนยันว่าสมาชิกทีมแต่ละคนสามารถเพิ่มข้อมูลลงในเวิร์กชีตของพวกเขาได้ แต่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กชีตอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊ก ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเวิร์กชีตใหม่ หรือย้ายเวิร์กชีตภายในเวิร์กบุ๊ก

• เมื่อต้องการควบคุมวิธีการทำงานภายในแต่ละเวิร์กชีต ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กชีต สมมติว่าแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกัน อย่างเช่น แถวหัวเรื่องหรือเค้าโครงรายงาน และคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลง คุณสามารถระบุให้ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชันเพียงบางอย่างในแผ่นงานได้ โดยการป้องกันเวิร์กชีตของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบสิทธิ์ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูล แต่ไม่อนุญาตให้พวกเขาลบแถวหรือคอลัมน์ แทรกไฮเปอร์ลิงก์ หรือเรียงลำดับข้อมูล

คุณสามารถใช้การป้องกันข้อมูล Excel ของคุณได้มากกว่าหนึ่งระดับโดยขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกว่าจะใช้ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทั้งหมดหรือการผสมผสานตัวเลือก ซึ่งทั้งหมดล้วนขึ้นอยู่กับระดับรักษาความปลอดภัยที่คุณต้องการใช้กับข้อมูล Excel ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ที่แชร์ และเปิดใช้งานการป้องกันเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต ขณะที่ใช้เฉพาะการป้องกันเวิร์กชีตกับเวิร์กบุ๊กส่วนตัว เพื่อป้องกันไม่ให้คุณลบสูตรโดยไม่ได้ตั้งใจ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน Excel Tech Community ขอความช่วยเหลือใน Answers community หรือแนะนำฟีเจอร์ใหม่หรือการปรับปรุงบน Excel User Voiceได้เสมอ